- 29shares
korrekt skrevet, klare arbejdspladsprocedurer hjælper dig med at opnå et konstant produkt af høj kvalitet og holde dit team sikkert.
hvis dine instruktioner er uklare eller åbne for flere fortolkninger, vil tingene gå galt. Dette vil skade din produktkvalitet og kunne bringe dine arbejdstageres sikkerhed i fare—som begge i sidste ende vil koste dig penge.
Følg disse fem enkle trin for at reducere risikoen for dårlige resultater for dit team og din virksomhed.
Kend dit publikum
Skriv med dit publikum i tankerne. Antag ikke, at læseren ved, hvad du taler om. De vil sandsynligvis have en bred vifte af aldre, oplevelser, forskellige kulturer og sprog og forskellige evner til at lære nye ting.
gå omhyggeligt ind i processen; du forsøger ikke at ‘dumme ned’ de instruktioner, du giver. Du har allerede givet denne person et job baseret på en vis evne og erfaring. Skriv dine arbejdspladsprocedurer med det i tankerne.
glem ikke, dem, der har gjort det i årevis, er ofte dem, der mest sandsynligt ignorerer de skriftlige procedurer, fordi de ‘ved, hvordan det gøres’.
processen og metoderne kan meget vel have ændret sig, siden de oprindeligt lærte dem. Konstant forstærkning af procedurer er vigtig for at sikre konsistens i produktkvalitet og sikkerhed på arbejdspladsen.
opdel det
enhver stor eller kompleks proces eller projekt kan altid opdeles i mindre og mindre trin. Ingen har nogensinde sagt, ‘lad os bygge en Large Hadron Collider’, og derefter begyndte byggeriet den næste dag. Komplekse projekter og procedurer reduceres altid til diskrete dele, der kan arbejdes på og forstås, og dine processer er ikke anderledes.
hver gang du viser det næste trin i proceduren, spørg dig selv hvorfor, husk at ‘fordi vi altid har gjort det på den måde’ er helt det forkerte svar! Når du har opdelt processen i små nok trin, er det meget lettere at træne folk og genkende, når den person, du træner, har ‘fået det’.
brug fotografier
at bede nogen om at læse en procedure er en start, fortæller dem, hvordan man gør det hjælper med at få beskeden videre, give dem billeder, og du er det meste af vejen der. Når folk læser eller hører oplysninger, er det sandsynligt, at de kun vil huske op til 10% af det tre dage senere. Vis dem et billede sammen med de samme oplysninger, og de vil beholde op til 65% af det tre dage senere.
Brug altid fotografier som en integreret del af dine procedurer.
sørg for, at de er klare og faktisk illustrerer, hvad du forsøger at komme over.
brug fotografier til:
- Identificer specifikt udstyr
- Identificer procestrin
- for at forklare opsætningen af udstyret
- Fremhæv specifikke vigtige detaljer i proceduren
- Fremhæv potentielle farer
de skal:
- vær klar nok til at identificere udstyret eller processen
- være i stand til at blive fotokopieret i sort / hvid uden at miste kontekst eller detaljer
- ikke inkludere baggrundsrør
- Fremhæv nøglepunkter ved hjælp af pile og tekst
- Brug tekst sparsomt, men med nok detaljer til at identificere elementet eller procestrin
spørg eksperterne
kendskab til processen er kritisk. Tal med dem, der udfører disse opgaver ofte, og find ud af, hvordan de gør dem, og om de tror, de kunne forbedres.
spørg dem, der kender processen indefra og ud om, hvilke trin der skal fremhæves specifikt. Dette er de trin, der, hvis det gøres forkert, vil forårsage mest skade—for den person, der udfører opgaven eller for det produkt, der arbejdes på.
det er vigtigt at få buy-in fra dem, der rent faktisk vil gøre arbejdet. Rådfør dig med dem, og de vil tage ejerskab, når procedurerne er derude i brug.
Test det
prøv det. Giv den nye procedure til den person, der skal udføre opgaven, og få deres feedback om, hvorvidt det fungerer og giver mening. Ændre i overensstemmelse hermed. Gentag, indtil det er rigtigt.
Registrer dine medarbejderes kompetence i hver procedure og revision regelmæssigt. Disse er levende dokumenter til brug på daglig basis; ikke skrevet, underskrevet og efterladt på en hylde.
hvorfor alt dette er vigtigt
du vil producere et produkt af ensartet høj kvalitet. Når du har skrevet ned, hvordan du kan opnå det, kan du videregive disse oplysninger til alle, du ansætter, og du får de ønskede resultater.
når hvert trin i hver proces registreres, og noget går galt, kan du nemt finde ud af, hvor der blev lavet fejl, og hvorfor.
du skal registrere disse oplysninger for at overholde standarder og lovgivning.
dine arbejdspladsprocedurer sikrer, at du opnår ensartet kvalitet, sikkerhed og overholdelse af et sæt dokumenter.
hvis alt dette lyder som en masse arbejde, er det fordi det er, men belønningen er enorm.
hvis du ved, du har brug for at gøre det, men ikke har tid, ring til os. Vi vil med glæde gøre det for dig eller diskutere måder at hjælpe med at gøre processen lettere internt.
- 29aktier