glat intern og ekstern kommunikation er en af hjørnestenene i den daglige forretningsdrift. I dag bliver Voice Over Internet Protocol (VoIP) i stigende grad den gyldne regel for moderne virksomhedskommunikation. Kort sagt, det er en gennemprøvet teknologi, der giver folk mulighed for at foretage telefonopkald via internetforbindelsen. Udviklet i 1995 har det udviklet sig til at blive mere stabilt og pålideligt med udviklingen af bredbånd og forvandlet til go-to-løsningen for flere og flere virksomheder, når de opgraderer deres telefonsystemer.
denne dybdegående guide vil lede dig gennem stort set alt om VoIP og hjælpe dig med at få mest muligt ud af det.
hurtige Links
- Hvad er VoIP?
- Hvordan virker VoIP?
- hvad er fordelene ved VoIP?
- “har min virksomhed brug for et VoIP-telefonsystem?”
- ting at overveje, når du vælger et VoIP-system?
- VoIP telefonsystem Købervejledning
Hvad er VoIP (Voice Over Internet Protocol)?
traditionelt bærer ældre telefonsystemer stemmesignaler ved hjælp af analoge telefonlinjer, så det kræver opsætning af kredsløbskabler for at foretage og modtage opkald. Under denne omstændighed bruges et stykke specialudstyr kaldet privat Filialudveksling til at forbinde interne telefonudvidelser til det offentlige telefonnetværk.
i stedet for at sende datapakker over et traditionelt kredsløbskoblet netværk, VoIP, forkortelsen for Voice Over Internet Protocol, undertiden også kaldet IP-telefoni, er en teknologi, der konverterer stemme til digitale signaler, der kan overføres via internet digitale datapakker via dit lokale netværk/anden infrastruktur for at aktivere telefonopkald. VoIP bruger RTP (Real-time protocol) for at sikre, at disse pakker bliver leveret rettidigt. Du kan bruge enten et ethernet-kabel eller en højhastigheds-trådløs forbindelse til VoIP.
her er en kort video, der hjælper dig med at forstå, hvad VoIP er på et minut.
Hvordan Virker VoIP?
som nævnt ovenfor fungerer VoIP grundlæggende ved at konvertere analoge telefonsignaler til digitale signaler for at lette telefoni over Internettet. Lad os nu dykke lidt dybere ind i processen.
SIP-protokol og SIP-Trunking
Voice Over IP fungerer ved hjælp af protokolteknologier, og SIP er en protokol, der muliggør VoIP. Session Initiation Protocol (SIP) er en kommunikationsprotokol for VoIP-opkald og andre tekst-og multimediesessioner, såsom instant messaging og video. SIP trunking, baseret på SIP-protokollen, er dybest set en tjeneste, der er etableret praktisk talt over dine internetforbindelser og leveret af Internettelefonitjenesteudbydere (ITSP), hvilket eliminerer den fysiske forbindelse til et telefonselskab.
udstyr, du muligvis har brug for for at bruge VoIP
VoIP-telefonsystemer (PB)
et VoIP-telefonsystem (privat Filialudveksling) er et forretningstelefonsystem, der letter telefonopkald via virksomhedens LAN-eller van-datanetværk snarere end gennem de kredsløbskoblede netværk.
VoIP er tilgængelig i to implementeringsmuligheder – on-premises og cloud-baseret. Med en lokal stemmeløsning installeres udstyret og kører på stedet på dit kontor eller datacenter, mens et cloud-system leveres helt over Internettet og administreres helt off-site af en tjenesteudbyder.
VoIP-telefoner eller IP-telefoner
VoIP-telefoner eller IP-telefoner er de fysiske kontortelefoner, som du kan bruge med et VoIP-telefonsystem. Visuelt adskiller de sig ikke meget fra de traditionelle, stationære telefoner, du finder hjemme eller på dit skrivebord. På grund af dette er det ret nemt for medarbejderne at tilpasse sig nyere VoIP-telefoner. Den ene grundlæggende forskel er, at de er internetaktiverede, hvad enten det er via trådløst internet eller Ethernet. De tildeles IP-adresser for at lette opkald via dit netværk.
mobiltelefoner, computere, netværksklare enheder
ud over IP-telefoner kan du også få adgang til VoIP-telefonsystemer ved hjælp af din egen mobile enhed, computer og andre netværksklare enheder med VoIP-apps eller softphone-applikation installeret. I dag kan du foretage og modtage forretningstelefonopkald når som helst og hvor som helst ved hjælp af dine egne internetforbundne enheder uden at bekymre dig om at miste VoIP-opkaldskvalitet. Medarbejdere er ikke længere bundet til en bordtelefon og kan bruge enhver enhed efter eget valg.
VoIP-porte
en VoIP-Port er en udstyrsenhed, der konverterer traditionel telefontrafik (analog eller digital) til datapakker, der tillader forbindelser mellem ældre telefoniinfrastruktur og IP-baseret kommunikation, der fungerer som en bro mellem et IP-netværk, PSTN (offentligt skiftet telefonnetværk) og mobilnetværket.
Hvad er fordelene ved VoIP?
moderne virksomheder nyder at bruge VoIP-telefontjeneste over traditionelle telefonlinjer, fordi de kan få meget mere værdi end bare at forbedre virksomhedskommunikation. Nedenfor er et par af de mange måder VoIP fordele virksomheder.
omkostningsbesparelser
VoIP er en budgetvenlig måde at oprette et forretningskommunikationssystem på. VoIP-tjenester kan være baseret på en direkte IP-forbindelse til din telefonudbyder, simpelthen på din eksisterende internetforbindelse eller en kombination af begge. Derfor reducerer det omkostningerne ved interne opkald i din organisation til stort set ingen, reducerer i høj grad udgifterne til eksterne og internationale forretningsopkald, hvilket sparer en betydelig mængde investeringer i køb af traditionelle telefonlinjer, installation og løbende vedligeholdelse.
lokale og skybaserede VoIP-systemer er begge omkostningseffektive, men har nogle forskelle med hensyn til omkostningerne. Selvom du skal betale helt på forhånd for et op-lokaler-system, det beskytter dig mod risikoen for gebyrforhøjelser og betyder lavere månedlige omkostninger, når udgifterne er dækket. Hvad angår de skybaserede hosted VoIP-tjenester, går du normalt med en Opeks-model med mere overkommelige månedlige eller årlige gebyrer og lave indledende udstyrsomkostninger.
hvis dine tale-og dataløsninger i øjeblikket er adskilte, kan du spare penge ved at kombinere de to under en udbyder. Ud over de omkostningsbesparelser, vil du også være i stand til at konsolidere både internet service og telefoni support.
let at installere
sammenlignet med traditionelle telefonsystemer kan installation og konfiguration af VoIP-systemer være super let. Traditionelt kræver kontortelefoner med et fastnetsystem fysiske linjer for at modtage telefontjeneste. VoIP-telefonsystemer eliminerer behovet for at installere fysiske telefonlinjer. Alt du skal gøre er at forbinde IP-telefoner til virksomhedens netværk via Ethernet-linjer.
endnu bedre, hvis du har brug for dit IT-personale til at prioritere vigtigere og indtægtsskabende projekter i stedet for at styre telefonsystemet, overlader hostede telefontjenester arbejdet til tjenesteudbyderen, og der er ingen grund til at bekymre sig om netværksproblemer. Det ville også være gavnligt for små virksomheder og nystartede virksomheder, der mangler teknisk ekspertise eller ressourcer.
klar stemmekvalitet
da Voice Over IP først blev introduceret, var dens opkaldskvalitet faktisk utilfredsstillende. Langt væk er de dage takket være udviklingen af bredbånd og Voice over Internet Protocol-teknologien i sig selv. Den “dårlige opkaldskvalitet” er sandsynligvis den største misforståelse om VoIP nu.
vær sikker, så længe du har en hurtig og stabil internetforbindelse. De fleste VoIP-udbydere tilbyder et stort antal forskellige protokoller og codecs for at sikre HD-lydkvalitet. Med en robust løsning og korrekt implementering kan stemmekvaliteten af VoIP være lige så god eller endda bedre end de fastnetbaserede opkald. Du kan ikke engang se forskel.
mobilitet & geografisk fleksibilitet
VoIP gør det muligt for virksomheder at udvide deres kommunikationssystem til fjernkontorer og on-the-go-medarbejdere via SIP-aktiverede enheder. For fjernarbejdere er kontoret, uanset hvor de gør det, så længe internetforbindelsen er tilgængelig.
implementeringen af et VoIP-system med flere steder kan ikke kun holde alle spredte grene forbundet problemfrit, men reducerer også de spiralformede omkostninger til opkald mellem kontorer. Softphones gør det muligt for medarbejderne at gøre deres kontorudvidelser mobile med en bred vifte af opkaldshåndteringsfunktioner ved hånden. Derudover gør cloud-telefonsystemer det nemt at forbinde geografisk spredte kontorer under et telefonsystem, og IT-administratoren kan nemt styre det fra ethvert sted.
skalerbarhed
skalerbarhed, som en af de mest værdifulde egenskaber for virksomheder, henviser til et systems evne til at håndtere en voksende mængde arbejdsbyrde, normalt ved at tilføje ressourcer til systemet uden at påvirke dets samlede ydeevne eller effektivitet.
VoIP er en skalerbar løsning, der kan vokse med din virksomhed, især den skybaserede VoIP-service, der giver større fleksibilitet for virksomheder med personalevækst eller reduktion. Stigningen og faldet i telefonudvidelser kan foretages med det samme, og virksomheder betaler kun for det, de har brug for, uden at købe ekstra udstyr eller nye dedikerede linjer. Det hele kan gøres, praktisk taget i realtid. Hvis du er en sæsonbestemt virksomhed med svingende kommunikationsbehov eller oplever hurtig vækst, kan en hostet model være en perfekt pasform til dig.
overflod af funktioner
VoIP-tjenester leverer en række funktioner, der enten ikke understøttes af traditionelle telefonsystemer eller kun er tilgængelige mod et ekstra gebyr. Disse funktioner er mere end’ekstra’. Mange virksomheder har fundet det nemt at bruge VoIP og blev mere konkurrencedygtige med den fulde suite af indbyggede funktioner. Nogle funktioner kan hjælpe virksomheder med at imødekomme vigtige sikkerheds-og sikkerhedsbehov, herunder muligheden for at oprette forbindelse til nødtjenester, mens du bruger Internet VoIP.
nedenfor er en liste over must-have VoIP-funktioner, der vil øge din forretningskommunikationseffektivitet:
-
viderestilling af opkald
når den kaldte part ikke er tilgængelig, hjælper viderestilling af opkald med at omdirigere indgående opkald til en anden ønsket destination, f.eks. Du kan også oprette forskellige regler for forskellige scenarier. Automatisk videresende telefonopkald til en anden udvidelse, når du har travlt, ringe til din mobiltelefon, når ingen besvarer opkald til din bordtelefon, og bede opkaldere om at efterlade stemmemeddelelser, når du er på ferie. Salgspersonale og feltpersonale behøver især ikke længere at bekymre sig om at være væk fra deres skriveborde.
-
Interactive Voice Response (IVR)
IVR hjælper selv små virksomheder med at tilbyde 24/7 kundeservice uden dyre menneskelige ressourcer. Når kunder ringer ind, vil forudindspillede hilsener lede dem til den mest passende destination med den mindste ventetid. Med IVR er du i stand til at automatisere kundeservice, give tilfredsstillende svar rettidigt, efterlade et godt indtryk på dine kunder og opbygge et professionelt firmabillede.
-
Ring Group
Inkluder en gruppe udvidelser i en ringgruppe, så når et opkald kommer ind, ringer alle tilgængelige udvidelser samtidigt eller sekventielt op til forskellige ringestrategier, du har oprettet. Det er meget nyttigt at dele og distribuere opkald effektivt blandt medarbejdere i bestemte afdelinger. Som et resultat øges dit teams samlede produktivitet, og det hurtigste svar på kundeopkald garanteres.
-
kø
det er et smart træk at lade et indgående opkald stå i kø, mens du venter på en tilgængelig agent. Bedre end at være på vent, gå til telefonsvarer eller få en travl tone, kunden informeres om, at der i øjeblikket ikke er nogen tilgængelig agent til at besvare opkaldet, og han eller hun står i kø lige nu. Det reducerer antallet af ubesvarede opkald samt den negative effekt af travle signaler på kundeoplevelsen. Ved at segmentere agenter i flere køer kan du endda tilbyde forskellige serviceniveauer for forskellige kundegrupper.
-
musik på Hold
telefonopkald kan blive sat på vent nogle gange, såsom intervallerne, mens du overfører et opkald til et andet nummer, eller ventetiden, når folk deltager i et konferenceopkald, eller ingen kan lide akavet tavshed, så bare uploade nogle lydfiler og tilpasse on-hold musik til at behage dine kunder og forbedre din virksomheds image.
-
opkald optagelse
VoIP telefonsystemer kan indstilles til automatisk at registrere og registrere hver telefonsamtale foretaget over systemet, herunder indgående og udgående opkald. Virksomheder udnytter normalt opkaldsoptagelser som trænings-eller coachingværktøj for at hjælpe med at løse tvister med henblik på gennemgang og bekræftelse for at overholde deres regler og for at spore, om kunderne er tilfredse eller ej. VoIP-teknologi gør dem alle forenklede.
“har min virksomhed brug for et VoIP-telefonsystem?”
vi forstår, at nogle virksomheder måske har brugt traditionelle telefonsystemer i ganske lang tid og er ikke sikre på, om et VoIP-telefonsystem giver mening for deres virksomheder. Der er faktisk betydelige forskelle mellem VoIP og traditionel fastnet. Her er nogle spørgsmål, du kan stille dig selv, før du træffer en informeret beslutning.
1) oplever dit land ISDN-afbrydelsen?
efterhånden som teknologien skrider frem og kravene til forretningskommunikation vokser hurtigt, kan de traditionelle PSTN-og ISDN-linjer næppe leve op til forventningerne fra nutidens virksomheder og gradvist glide længere og længere ind i forældelse. Nu sker ISDN-afbrydelsen over hele kloden. Som store teleselskaber successivt annoncerer at slukke ISDN og PSTN, Tyskland, Australien, Italien, og mange andre lande rundt om i verden oplever en transformation fra traditionelle fastnet til alle IP-løsninger.
hvis du er blandt trenden, er det kritisk f at finde en problemfri og pålidelig VoIP-løsning som reaktion på nedlukningen. Ellers kan du miste din telefontjeneste. Hvis du ikke står over for en øjeblikkelig ISDN-slukning, skal du være opmærksom på dette problem, da du måske finder ud af, at din egen nation kræver dette i fremtiden. Du kan komme foran den fremtidige udvikling ved at planlægge at implementere VoIP-teknologi før end senere.
2) har du medarbejdere, der arbejder hjemmefra?
siden udbruddet af COVID-19 har mange virksomheder, der tidligere var begrænset til traditionelle fastnet, opgraderet til VoIP-telefonsystemer for at lette et telearbejdsmiljø. Takket være VoIP kan fjernarbejdsstyrken foretage og modtage forretningsopkald med det samme nummer, de har på kontoret med deres egne enheder, og få adgang til de samme opkaldsfunktioner.
VoIP er blevet et must-have værktøj til fjernarbejde og også et stort skridt mod digital transformation. Ved at bruge en VPN-forbindelse (virtuelt privat netværk) sammen med VoIP-løsningen vil din samtale desuden blive afskærmet af en krypteringstunnel. En pålidelig VoIP-tjenesteudbyder skal være i stand til at give detaljerede oplysninger om, hvordan de sikrer fjern-og langdistancekommunikation for kunder, der bruger deres VoIP-løsninger.
3) kan dit nuværende analoge system imødekomme dine behov?
der er flere store problemer plager traditionelle telefontjenester.
først og fremmest kræver traditionelle PB ‘ er en høj forhåndsinvestering, herunder køb af telefonlinjer og udstyr (som også skal installeres af erfarne teknikere) samt løbende vedligeholdelsesgebyrer. Efter installationen kan det også være dyrt og vanskeligt at skalere systemet, når du oplever behovet for udvidelse, såsom en betydelig stigning i personale eller yderligere filialplaceringer.
desuden giver traditionelle telefonsystemer generelt kun grundlæggende opkaldsfunktioner og kan ikke klare mere sofistikerede forretningskommunikationsscenarier. Med et stigende antal mobile og fjerntliggende arbejdsstyrke er manglende mobilitet ved at blive en af dens største ulemper. Analoge telefontjenester er afhængige af fysiske linjer til at transmittere taletrafik, som kæder medarbejdere ved skriveborde til at håndtere forretningsopkald.
i modsætning til en moderne mulighed som VoIP er tilpasning og integration ret begrænset på ældre telefonsystemer. De er ikke i stand til at integrere i dagens forretningskommunikationsøkosystem, der består af en kompleks række avancerede applikationer, der efterlader taleopkald i jord fra resten af en virksomheds informationssystemer.
Fortsæt læsning for at finde ud af mere om, hvorvidt et VoIP-telefonsystem giver mening for din virksomhed.
ting at overveje, når du vælger en VoIP-tjeneste?
det kan have en enorm indflydelse på din virksomhed, når du beslutter dig for en forretningskommunikationsløsning. VoIP kan være den bedste løsning, men det er vigtigt at foretage en nuværende tilstand og behovsanalyse først. Derefter kan du afgøre, om business VoIP fungerer for dig. Her er nogle tip, der hjælper dig med at bestemme dine behov og træffe smarte valg.
1) vil du beholde eksisterende udstyr? Understøtter det dine behov?
hvis du bruger den traditionelle PCB og med et begrænset budget til en komplet udskiftning af det eksisterende udstyr, skal du sørge for at vælge en VoIP-løsning, der giver dig mulighed for at tage en trinvis overgang. Om det nye VoIP-system er kompatibelt med dit traditionelle telefonsystem, hvordan man forbinder dem sammen, hvordan man sikrer, at opgraderingen ikke påvirker forretningskontinuiteten osv. Det er også vigtigt at kontrollere, at VoIP-udbydere du overvejer vil støtte dette udstyr. Dette er et stadium, hvor direkte kommunikation med VoIP-udbyderen er nøglen.
2) Hvilken slags unified communications kapaciteter tilbyder det?
VoIP-telefonsystemer tilbyder en række telefonfunktioner til håndtering af lydopkald, men kommunikation med kolleger og kunder er ikke kun begrænset til tale. Dette er grunden til unified communications introduceres til business kommunikation landskab og også hvorfor UC bør være en af de højeste prioriteter som du vurdere dine VoIP muligheder.
Unified communications på sin enkleste handler om at gøre et væld af kommunikationskanaler og muligheder til et enkelt adgangspunkt. Faktisk svarer de fleste UC-produkter på VoIP som et kernefundament, og mange VoIP-udbydere tilbyder nogle UC-funktioner i deres porteføljer for yderligere at udvide mulighederne og fleksibiliteten.
fælles UC funktioner omfatter:
- Unified Messaging
- Instant Messaging (snak)
- tilstedeværelse
- corporate Directory
- videokonferencer
- teamsamarbejde
3) er det muligt at integrere i andre platforme og værktøjer?
det er afgørende for virksomheder at forblive agile og klar i en sådan verden i hurtig forandring. Med flere og flere systemer, platforme og programmer, der vises på arbejdspladsen, forventer både ledere og medarbejdere at have en samlet og integreret løsning for at forbedre effektiviteten, hvorfor et VoIP-Systems evne til at integrere og problemfrit arbejde med andre løsninger bliver langt vigtigere end nogensinde.
med dit telefonisystem tilsluttet andre forretningsforbedrende værktøjer bliver det lettere for dig og dit team at kommunikere, samarbejde, engagere sig med hinanden og strømline den samlede arbejdsgang. Heldigvis er der VoIP-udbydere, der sikrer, at deres telefontjeneste er kompatibel med nogle populære samarbejdsværktøjer og kommunikationsværktøjer.
VOIP telefonsystem Købervejledning
når du handler efter VoIP, finder du, at der er en liste over VoIP-tjenesteudbydere, der konkurrerer om din opmærksomhed. Hvis du har brug for flere oplysninger for at hjælpe med at finde ud af, hvilken type telefonsystem der passer bedst til din organisation. Her er en guide til dig!
denne vejledning indeholder alle de vigtigste oplysninger og nyttige tips til at hjælpe dig med at træffe en informeret beslutning på en nemmere måde. Det hjælper dig med at forstå, hvordan VoIP-telefonsystemer fungerer, hvordan du vælger en VoIP-udbyder, og om dette foretrækkes frem for almindelig telefontjeneste. Bare klik for at hente!
