af Nonprofit Risk Management Center
i tilfælde af at du har brug for at indgive et krav, kan du hurtigt lægge dine hænder på alle forsikringer, der kan dække en hændelse, inklusive udløbne krav?
forsikringspolicer dækker begivenheder, der behandles af krav, der præsenteres for transportøren på et eller andet tidspunkt i fremtiden. På det tidspunkt, hvor begivenheden udløser et krav, kan den oprindelige forsikringspolice, der dækker denne begivenhed, være udløbet, og den nye politik kan indeholde forskellige bestemmelser. De spørgsmål, du skal stille dig selv, er: “hvilken politik gælder—den gamle eller den nye? Og hvad giver den gældende politik præcist?”
nogle gange vil et ansvarskrav, der finder sted i politikperioden, ikke blive opdaget, før politikken udløber, måske år senere. Et godt eksempel på en sådan lang hale krav er tab fra svig, der er dækket af en forbrydelse forsikringspolice. Svindlen kan finde sted over en periode på år og ikke opdages før længe efter, at politikken er udløbet.
manglende politikker
hvad hvis du ikke kunne finde dine udløbne politikker? Kan du regne med din mægler eller agent til at have en kopi handy? I et overraskende antal tilfælde kan selv forsikringsselskaber ikke finde en kopi af udløbne politikker. Virksomheder, der ikke gør andet end arkæologi for at finde papirsporet til støtte for sådanne påstande, klarer sig ganske godt. Men hvorfor bruge pengene efter det faktum, når du kan sætte et simpelt system på plads, der vil holde dine politikker organiseret og tilgængelig?
Arkiveringspolitikker
forsvarlig risikostyringspraksis mandat at have et system til arkivering af udløbne politikker, men hvor længe skal udløbne politikker opbevares i arkivskabet?
statens love
statens love varierer, men kræver generelt, at forsikringsagenter opbevarer kopier af deres kunders politikker i 6-7 år. Da en nonprofit ikke altid kan regne med at have adgang til forsikringsagentens filer, når det er nødvendigt, bør hver nonprofit også opretholde kopier af udløbne politikker.
Nrmc-anbefalinger
Nonprofit Risk Management Center anbefaler, at en nonprofit ‘ s dokumentopbevaringspolitik skal kræve, at alle politikker undtagen krav, der er fremsat, opretholdes permanent. Nu hvor politikker er tilgængelige elektronisk (Du kan enten scanne dine politikker i dit computersystem eller anmode om, at forsikringsselskabet leverer politikken i elektronisk format), tager opbevaring meget mindre fysisk plads. I stedet for overfyldte arkivskabe eller bogreoler fyldt med 3-ringbind, kan du gemme politikker på din server. Selvfølgelig vil du have en sund backup-system på plads, vil arkivere papirkopier af politikker offsite og informere key office personale eller centrale frivillige, hvor sikkerhedskopier og papirkopier opretholdes. Du vil også ønsker at køre test af backup medier for at sikre, at de er i stand til at blive genindført i en nødsituation.