papirarbejde kan være sådan en hovedpine. Det er dog også en integreret del af at køre din egen tandlægepraksis.
du er nødt til at beskæftige sig med de normale papirarbejde opgaver for at drive en virksomhed. Plus, du håndterer din patients medicinske journaler. Dette kan blive vanskeligt, når man overvejer statslige regler og privatlivslovgivning.
hvordan ser compliance ud? Hvor længe skal et tandkontor føre patientjournaler? Hvor kan du holde dem? Når du kan slippe af med dem, hvordan gør du det?
for at besvare disse spørgsmål, lad os tage et kig.
Hvorfor Er Tandjournaler Vigtige?
en komplet og nøjagtig tandrekord er meget gavnlig for patienten. Med oplysningerne i posten kan tandlæger yde den bedst mulige pleje-selvom de aldrig har set patienten før.
tandlægejournaler er også vigtige for dig som tandlæge. Hvis du nogensinde finder dig selv i den forkerte ende af en fejlbehandling, kan du præsentere posterne som bevis for at forsvare dig selv.
hvis du nogensinde har set et kriminaldrama på TV, kender du denne. Hver persons tænder er unikke for dem. Myndighederne kan således bruge tandlægejournaler til at identificere organer og savnede personer.
hvor lang tid skal et tandkontor føre patientjournaler?
det ville være rart, hvis der var et hurtigt og nemt svar på dette spørgsmål. Desværre er der ikke.
ikke kun varierer lovene efter stat, men de varierer også afhængigt af patienten. For at finde ud af de specifikke oplysninger til din stat, skal du kontakte Tandlægestyrelsen for din stat.
som en generel tommelfingerregel kræver de fleste stater, at du opbevarer poster i 5 til 7 år. Det faktiske krav kan dog være så lidt som 2 år op til 10.
Husk, at Medicare/Medicaid kræver 5 års tilbageholdelse til faktureringsformål. Således, selvom dit statskrav er mindre, skal du opretholde optegnelser for patienter, der bruger disse tjenester mindst 5 år.
andre særlige omstændigheder omfatter:
- mindreårige: du skal typisk føre poster i en bestemt periode efter myndighedsalderen
- en inkompetent patient: normalt indtil efter patientens død
- servicekonflikt: Ødelæg ikke posten, før tvisten er løst, selvom opbevaringsperioden er udløbet
når du har opbevaringsoplysningerne for din stat, skal du sørge for, at hele dit personale forstår og følger den korrekte protokol for hver type post. Du ønsker ikke at komme i problemer for at lade en rekord falde mellem revnerne.
Hvordan Skal Tandjournaler Opbevares?
på grund af privatlivets fred bør du ikke gemme tandlægejournaler, hvor andre mennesker kan få adgang til dem. Kun autoriseret personale, såsom dit kontorpersonale, kan få adgang til disse poster.
de fleste tandlægepraksis er små nok til, at onsite opbevaring af poster i papirform er let og praktisk. De skal dog opbevares på et sikkert sted.
privatlivslovgivning dikterer ikke, at posterne skal opbevares i aflåselige skabe. Men husk, at det er dit ansvar at sikre, at uautoriserede personer ikke får adgang til posterne.
således kan store institutioner bestemme, at det er sikrere at gemme poster i låste skabe. Størstedelen af tandlægepraksis, imidlertid, er små, og få mennesker har adgang til journalrummet. Du kan udføre din egen risikovurdering og bestemme, hvilken oplagringsmetode der passer til din praksis.
Hvad Hvis Jeg Løber Tør For Plads?
når du har været i erhvervslivet i et par år (eller hvis din praksis er en knusende succes!) du kan begynde at løbe tør for lagerplads. I så fald har du et par muligheder for at gøre ekstra plads.
den første og nemmeste er simpelthen at leje en offsite lagerenhed. Sørg for, at den facilitet, du vælger, er sikker og tæt nok til nem adgang. Du kan gemme inaktive patientjournaler der for at frigøre plads til de aktive i dit lager på stedet. Klik for mere information.
en anden måde at spare plads på er at konvertere poster til mikrofilm. Mikrofilm (eller mikrofiche) tager meget mindre plads end papiroptegnelser.
du kan også vælge en registreringstjeneste. Denne metode vil koste dig en hel del penge gennem årene. Plus, du bliver nødt til at sikre, at de korrekte formularer og aftaler udfyldes for at overholde privatlivslovgivningen.
elektronisk opbevaring er en anden god mulighed. Du bliver nødt til at sikre, at du vælger din lagringstjeneste omhyggeligt. Lad aldrig din patients optegnelser være sårbare over for et hackerangreb. Husk, at du er ansvarlig for deres fortrolighed og integritet.
Sådan slipper du af Tandjournaler
på grund af privatlivets fred kan du ikke bare smide tandjournaler i papirkurven og kalde det godt. Du skal følge en bestemt protokol og sikre, at din patients oplysninger holdes fortrolige. Dette gælder, selvom den patient, hvis optegnelser du slippe af med, er død.
den mest almindelige måde at sikre, at poster ødelægges fuldstændigt sikkert, er at makulere dem. Nogle praksis vælger at gøre dette selv, mens andre outsource arbejdet til en professionel makulering selskab. Husk, at ligesom med lagerfirmaet har du brug for en privatlivsaftale.
bare hvis du tænker en baggård bål er en god destruktion metode, vil vi lade dig vide det ikke er. Røntgenbillederne i dental records frigiver metaller, når de brændes, og det er ikke sundt for dig eller miljøet.
tjen i stedet lidt ekstra penge ved at inddrive og sælge sølvindholdet fra de gamle røntgenstråler.
indpakning
så hvor lang tid skal et tandkontor føre patientjournaler? Vi håber, at vi har hjulpet med at tage mysteriet ud af det.
Find ud af de specifikke tidslinjer fra din tilstand, og følg vores praktiske tip til opbevaring og opbevaring. Den rigtige protokol vil sikre, at du ikke åbner din tandlægepraksis for problemer med privatlivets fred.
glem ikke at tjekke resten af vores blog for flere gode tips og tricks til at køre den bedste tandpleje muligt!