opdateret September 2020
HR spørgsmål:
Vi har modtaget en masse CV ‘ er for nylig – nogle har været til stillinger, vi har sendt, og nogle er uopfordrede. Skal vi beholde alle disse CV ‘er, og i bekræftende fald, hvor længe har vi brug for at beholde CV’ er og applikationer?
HR svar:
lad os først tage fat på, hvad vi skal gøre med uopfordrede genoptagelser. Du er ikke forpligtet til at gemme uopfordrede CV ‘ er; det er dog vigtigt at være i overensstemmelse med din tilgang. Hvis der er uopfordrede CV ‘er, som du har opbevaret til yderligere overvejelse, er din bedste tilgang at beholde alle uopfordrede CV’ er i samme tidsrum, som du beholder dine anmodede CV ‘ er.
for CV ‘ er og ansøgninger, som du har modtaget i forbindelse med en jobåbning, er der et par føderale love, der kræver, at arbejdsgivere beholder ansættelsesansøgninger og relaterede dokumenter i en periode på et til to år fra datoen for ansættelsesbeslutningen (den dato, hvor stillingen blev besat, ikke bogført). Arbejdsgivere er ansvarlige for at følge de føderale love, som de er omfattet af, samt eventuelle kontraktlige krav, de måtte have (dvs.fagforeningskontrakter), der kan kræve yderligere tid til at føre poster.
et andet vigtigt punkt at bemærke vedrørende ansøgerens journalføring er, at du er forpligtet til at opretholde ikke kun beskæftigelse ansøgninger om en stilling, men hele ansættelse rekord. Ansættelse af poster kan omfatte ting som applikationer, genoptages, screeningsværktøjer og vurderinger, baggrundskontrol, og referencekontrol. Alt, hvad du bruger til at hjælpe dig med en ansættelsesbeslutning, betragtes som en del af dine ansættelsesregistre.
større føderale love, der adresserer krav til opbevaring af arbejdsoptegnelser, inkluderer:
- afsnit VII i Civil Rights Act of 1964-kræver, at arbejdsgivere fører forskellige ansættelsesregistre, herunder jobansøgninger, i et år fra datoen for ansøgningen blev modtaget.
- aldersdiskrimination i beskæftigelsesloven-kræver, at arbejdsgivere beholder ansættelsesansøgninger i et år. Der er sprog, imidlertid, der angiver, om du er opmærksom på, at ansøgeren er over 40 år, du skal beholde det så længe som to år.
- amerikanere med handicaploven-kræver, at arbejdsgivere opbevarer jobansøgninger og dokumenter i et år. Der er en vis variation baseret på, om ansøgningerne er anmodet om eller uopfordret, men den maksimale tilbageholdelse er to år.
- bekendtgørelse 11246-hvis du er en offentlig entreprenør og har mindre end 150 ansatte eller en kontrakt på mindst $150.000, skal du opbevare disse poster i et år. Hvis du har mindst 150 ansatte eller mere og en kontrakt på $150.000, skal du opbevare posterne i to år. Hvis du har et CV ved hånden fra en tidligere søgning og beslutter at overveje det til en ny position måneder nede ad vejen, skal du beholde det CV eller ansøgning i den krævede tid baseret på den sidste visning af dokumentet (dvs., 1-2 år efter udfyldningsdatoen for den anden position).
en advarsel – hvis der er en diskriminationsafgift eller ulovlig ansættelsespraksis anlagt mod arbejdsgiveren, skal ansættelsesansøgninger bevares, indtil sagen når en løsning. Dette kan blive vanskeligt, hvis nogen hævder forskelsbehandling, fordi de ikke fik en forfremmelse; arbejdsgiveren er derefter forpligtet til at opbevare alle ansøgninger, der er modtaget til denne forfremmelse, indtil kravet er løst. Med en langvarig retssag og retssager kan dette være en længere tid.
generelt er god praksis at opbevare CV ‘ er og ansøgninger fra ikke-ansatte personer i to år efter den dato, hvor ansættelsesprocessen er afsluttet for en stilling (dvs.fra det tidspunkt, hvor den nye medarbejder begynder at arbejde). Husk at konsultere statslige love ud over føderale regler, når du bestemmer, hvor længe du skal føre medarbejderregistre.
Recordkeeping kan være en skræmmende opgave, især når du forsøger at rense gamle poster og vedligeholde de relevante dem til at forblive kompatibel. strategisk HR inc. forstår din frustration og har mange gennemprøvede tips om recordkeeping-herunder en handy Recordkeeping Desktop Reference til at hjælpe dig med at beslutte, hvad at holde og hvad at kaste. Besøg vores juridiske Compliance & Recordkeeping Services for at lære mere om, hvordan vi kan hjælpe dig med at få dine ansættelsesjournaler i orden.