det er vigtigt at holde ejendom poster for en række økonomiske og juridiske årsager. Uanset om det er skattedokumenter, fremtidige låneansøgninger eller juridiske dokumenter, skal du sørge for at have adgang til en fysisk kopi af de relevante oplysninger. Men der er ingen endelig politik for, hvor længe man skal føre ejendomsposter: der er mange forskellige typer dokumenter, og nogle, som du kun behøver at beholde i en bestemt periode.
hvilke typer poster skal du føre?
der er to hovedkategorier af ejendomsposter, der skal bevares: permanente og midlertidige poster.
permanente poster
permanente poster er dem, der skal opbevares i hele din tid i ejendommen. Disse typer af dokumenter omfatter:
- stempelafgift jordskat
- skat af jordtransaktioner (kun tilgængelig i Danmark)
- købekontrakten
- Advokatbreve og dokumenter
- Pantdokumenter
- salgskontrakt
midlertidige optegnelser
midlertidige optegnelser vedrører driften af ejendommen samt regninger, kvitteringer og fakturaer på ejendommen. Disse omfatter:
- advokatsalærer
- sikkerhedskontrol af Gas og elektricitet
- rentebetalinger af realkreditlån
- Rådets skatte-og brugsregninger
- ejendomsforsikringsdokumenter
- generel reparation og vedligeholdelse
hvis du bruger en bygning til ikke-indenlandske formål (som en butik, kontor eller lager, for eksempel) skal du sandsynligvis betale forretningssatser. Disse er skat poster, der er også værd at holde på for varigheden af ejendommens brug.
så, hvor længe skal du holde ejendom optegnelser for?
midlertidige poster skal opbevares i tre til syv år, da dette vil hjælpe dig med at holde styr på dit pant (hvis du har en) og din ejendom mere generelt.
det kan være fristende at gemme alle dine poster digitalt, men det er vigtigt at opbevare originaler i et papirkopiformat. Hvis du skal gå til retten for noget at gøre med ejendommen, skal du have papirkopier af alle disse poster.
det er også virkelig vigtigt at gemme alle papirkopier på et sikkert sted, som omfatter indtrængende alarmer, branddetektion og CCTV. Hvis det ikke er en facilitet, der er umiddelbart tilgængelig for dig, kan du få advokater til at lægge dine dokumenter i sikker opbevaring, eller du kan outsource til en records management service. De bør også holdes i kronologisk rækkefølge for lettere hentning.
administration af dine ejendomsposter
det kan tage lidt tid at komme i vane med god dokumenthåndtering. Du skal oprette lagerplads til dine poster og en tidsplan for opbevaring og eventuel ødelæggelse. Brug lidt tid i begyndelsen af hver måned på at sortere og arkivere nye poster, i betragtning af om de er permanente eller midlertidige, og om de kan gemmes væk på ubestemt tid, eller om de regelmæssigt skal hentes.
hvis du skal gemme dine poster i lang tid, er det værd at investere i specialiserede arkivkasser for at beskytte dine dokumenter. Hvis du kun vil lave elektroniske kopier, skal du i det mindste sørge for at oprette flere sikkerhedskopier af dine filer. Det gentager dog, at du skal opbevare fysiske kopier af originale dokumenter, hvor det er muligt.
hvis du gerne vil have flere oplysninger om administration af dine ejendomsposter, kan du kontakte vores eksperter i administration af poster og dokumentscanning hos Access Records Management i dag. Vi kan hjælpe dig med at administrere og gemme alle dine poster, fra ejendom til forretning til personlig.
Oktober 24, 2019
oktober 21, 2019
Oktober 14, 2019
September 27, 2019