KPA ‘ s seneste HRCI-godkendte “undersøgelser uden tøven” gik ned i historiebøgerne som værende vores mest populære internetinar nogensinde! Det blev også co-hostet af FordHarrison, KPA ‘ s partnering advokatfirma.
naturligvis havde arbejdsgivere, der deltog i internettet, mange spørgsmål. Nedenfor er de mest almindelige spørgsmål, som vores eksperter blev stillet, og deres bedste praksis svar.
e: Hvad er HR ‘ s ansvar, når en medarbejder klager over en anden medarbejder, der chikanerer ham/hende, men så siger klageren, at han/hun bare udlufter og ikke ønsker at indgive en ‘officiel’ klage?
A: Hver gang en klage eller bekymring bliver gjort opmærksom på HR eller ledelse, har du pligt til fuldt ud at undersøge sagen. Selvom medarbejderne angiver, at de ” bare udlufter.”Hvis der sker upassende opførsel, vil du være sikker og adressere den så hurtigt som muligt for at forhindre fremtidige problemer eller krav.
e: Hvis vi ikke stiller den anklagede det direkte spørgsmål om, ” chikanerede du Nancy?”, hvad skal så være vores spørgsmål?
A: du skal starte med at stille mere generelle spørgsmål, såsom: “Fortæl mig om dit samarbejde med Nancy?”eller” fortæl mig om dine daglige interaktioner med Nancy.”Du kan derefter flytte til et mere spidst spørgsmål om situationen:” Fortæl mig om en hændelse, der skete på datoen mellem dig og Nancy.”
prøv at undgå at sætte den anklagede i defensiven ved direkte at spørge: “Har du seksuelt chikaneret Nancy?”
K: Har arbejdsgiveren pligt til at anmelde seksuel chikane til politiet?
A: Nej, arbejdsgiveren har ikke pligt til at rapportere seksuel chikane til politiet. Imidlertid, hvis det resulterer i seksuelt overgreb, du skal rapportere det til politiet og opfordre offeret til at indgive en politirapport. Som arbejdsgiver vil du være sikker på, at du beskytter hele din arbejdsplads.
spørgsmål: er det gyldigt at spørge den anklagede, om de er villige til at underkaste sig en polygraf, selvom arbejdsgiveren ikke planlægger at gøre det?
A: Nej, hvis arbejdsgiveren ikke har til hensigt at administrere en polygraptest, vil jeg ikke anbefale at stille spørgsmålet. Hvis medarbejderen siger ja, og arbejdsgiveren ikke følger op, viser det manglende troværdighed fra arbejdsgiverens side.
spørgsmål: baseret på NLRB, har vi lov til at anmode offeret om at holde tingene fortrolige?
A: Der var en domstolsafgørelse i 2017 om undersøgelser og fortrolighed, hvor National Labor Relations Board (NLRB) annoncerede en ny regel, der forbyder arbejdsgivere at bruge tæppepolitikker, der forhindrer medarbejderdiskussioner vedrørende igangværende undersøgelser.
NLRB erklærede, at en arbejdsgiver kun kan forbyde diskussioner om igangværende undersøgelser, hvis den fra sag til sag viser, at den har en legitim og væsentlig forretningsbegrundelse, der opvejer en medarbejders afsnit 7-rettigheder.
i løbet af en given undersøgelse skal arbejdsgiveren afgøre, om vidner har brug for beskyttelse, beviserne er i fare for at blive ødelagt, vidnesbyrd er i fare for at blive fremstillet, eller der var behov for at forhindre en dækning.
for yderligere information om dette emne kan du henvise til:
NLRB begrænsninger af Arbejdsgiveranmodninger om fortrolighed i Arbejdspladsundersøgelser forbliver efter DC Circuit Decision
spørgsmål: skal vores undersøgelsesspørgsmål og svar skrives/registreres ordret, eller kan vi opsummere svarene?
A: dine spørgsmål skal være fuldt skrevet og dokumenteret. Svarene kan opsummeres. Men hvis der er en sætning eller et citat, der er et vigtigt stykke af undersøgelsen, skal du fuldt ud dokumentere det med citater og notere, at det er et direkte tilbud.
spørgsmål: er det OK at bede medarbejderne om at udfylde en indledende skriftlig klageformular, hvis de kommer ind på mit kontor for at tale om en situation, der skete på arbejdspladsen?
A: Ja, det ville blive betragtet som en bedste praksis at få medarbejderen til at indgive en skriftlig klage til arbejdsgiveren. Medarbejderen skal underskrive og datere den skriftlige erklæring.
du kan coache dem til at give så mange detaljer som muligt om situationen og navngive eventuelle vidner.
spørgsmål: Hvad er dine anbefalinger vedrørende vidner, der skriver udsagn som en del af samtaleprocessen?
A: Vi opfordrer stærkt til at indsamle skriftlige erklæringer fra anklageren, anklagede og eventuelle vidner. Disse udsagn hjælper med at sikkerhedskopiere dine samtaleanvisninger.
e: Er der nogen bekymringer med at have adspurgte underskrive på noterne fra diskussionen efter samtalen for at kontrollere, at noterne er korrekte?
A: der er ikke noget problem med at bede de adspurgte om at underskrive deres skriftlige erklæringer. Faktisk, det betragtes som en bedste praksis at få samtaler til at underskrive og datere den skriftlige erklæring.
spørgsmål: Hvad er din anbefaling om opbevaring af dokumentation?
A: du skal have undersøgelsesdokumentation, så længe medarbejderen er en aktiv medarbejder og mindst 3 år efter deres opsigelsesdato.
spørgsmål: Har du nogen tanker om optagelse af samtaler?
A: Vi anbefaler ikke at optage samtaler.
spørgsmål: Hvor lang tid skal en undersøgelse tage? Når en klager er meget ked af det og ønsker, at det skal tages hånd om nu, hvordan håndterer jeg det?
A: en undersøgelse bør starte umiddelbart efter du bliver opmærksom på en situation. Afhængigt af hvor mange Vidner der er involveret, og hvor mange mennesker der skal afhøres, bør en undersøgelse tage 24-72 timer.
e: På hvilket tidspunkt efter at have modtaget en skriftlig eller e-mailet klage fra en chikaneret medarbejder, lader du den tiltalte vide, at der er et chikane krav mod dem? Venter du, indtil undersøgelserne finder sted?
A: Du er ikke forpligtet til at oplyse kravets specifikationer eller den person, der fremlagde kravet. Vi anbefaler, at du ikke videregiver disse oplysninger for at beskytte mod gengældelse og potentiel tilbageslag.
under dine samtaler anbefaler vi, at du fokuserer på at stille spørgsmål omkring den eller de situationer, der rapporteres.
e: Hvis vidner diskuterer en samtale / undersøgelse med holdkammerater, kan vi disciplinere dem for at gøre det?
A: du vil sikre dig, at du har givet den korrekte offentliggørelse under din undersøgelsessamtale. Understrege, at alle oplysninger, der deles under undersøgelsesprocessen, skal forblive fortrolige og ikke bør drøftes med nogen uden for samtalen.
hvis medarbejderen overtræder denne politik, kan de disciplineres.
spørgsmål: er du i stand til at tvinge et vidne til at deltage i en efterforskning, hvis han/hun blev navngivet af de chikanerede som vidne? Hvad gør du, når potentielle vidner nægter at være involveret?
A: hvis medarbejdere nægter at deltage i en arbejdspladsundersøgelse, kan de opsiges af årsag.
der var en retssag i 2016, Gilman mod Marsh & McLennan Cos. 15-0603-cv (L), hvor den amerikanske appelret besluttede, at en medarbejder kan opsiges af årsag, hvis de nægter at deltage i en undersøgelse.
den anden circuit court udtalte, at den afgørende faktor var, om kendelserne om at samarbejde i samtalerne var rimelige. I så fald kunne medarbejderne korrekt opsiges af grund til at nægte at “adlyde en direkte, utvetydig, rimelig ordre fra arbejdsgiveren.”
spørgsmål: Hvad gør du, når adfærden er rapporteret, og ledelsen ikke adresserer adfærden, og den fortsætter?
A: hvis den person, som kravet blev fremsat til, ikke gør noget for at undersøge kravet, kan medarbejderen tage kravet til et andet ledelsesmedlem, eller de kan tage det direkte til det gældende statsagentur eller EEOC. Hvis du er medlem af ledelsen og er opmærksom på et krav, har du et ansvar for at tage det til et højere ledelsesniveau eller en ejer.
spørgsmål: jeg gik til EEOCS hjemmeside og kunne ikke finde de typer spørgsmål, de bruger i en undersøgelse. Eller skulle jeg have klikket på linket for at indsende en rapport?
A: linket for at få adgang til intervju-spørgsmålene på EEOC-siden er eeoc.gov/policy/docs/harassment.html. spørgsmålene er placeret omkring halvvejs gennem siden.
spørgsmål: Hvad hvis ingen har lov til at klage til HR? I vores organisation får medarbejderne at vide, at de ikke kan kontakte HR for noget, og de kan kun gå til deres vejleder, selv når de har et problem med deres vejleder.
A: en af de vigtigste roller for menneskelige ressourcer er at støtte medarbejdere og hjælpe med at holde virksomheden i overensstemmelse med statslige og føderale ansættelseslove. Menneskelige ressourcer spiller en væsentlig rolle i at afbøde en virksomheds eksponering for potentielt ansvar for beskæftigelsesrelaterede spørgsmål.
vi opfordrer dig til at revidere din nuværende politik og opfordrer dig kraftigt til at gennemføre en åben dørpolitik. En væsentlig del af en effektiv kompatibel anti-chikane-politik er at give flere metoder til rapportering af krav, herunder ikke kun medarbejderens direkte leder, men også menneskelige ressourcer, ethvert medlem af ledelsen og eksterne agenturer.
kun at tillade medarbejdere at rapportere problemer til deres leder er meget begrænsende, især hvis problemet vedrører deres leder. Medarbejdere skal have mere end en mulighed for at rapportere problemer og bekymringer.
e: Hvordan kan du love medarbejderne, at der ikke vil være nogen gengældelse, hvis de, så snart vejlederne finder ud af medarbejderklager, planlægger folk forskelligt, behandler dem forskelligt, giver dem sværere opgaver osv.?
A: hvis en leder tager en negativ handling mod en medarbejder baseret på, at medarbejderen fremlægger en klage eller en bekymring vedrørende denne leder eller enhver anden person, skal lederen disciplineres og mindes om virksomhedens anti-gengældelsespolitik. Gengældelse mod en medarbejder for en beskyttet aktivitet er ulovlig og kan resultere i en meget kostbar retssag for virksomheden.
nedenfor er et link til EEOC med yderligere oplysninger om gengældelse.
gengældelse: overvejelser for føderale Agenturledere
spørgsmål: Hvad hvis det ikke er et verbalt problem med seksuel chikane, men det var en visuel lovovertrædelse? Også, hvad hvis medarbejderne fejler seksuel chikane som ” bare hest rundt?”
A: uanset om lovovertrædelsen er verbal eller visuel, vil du gerne undersøge sagen.
mens du foretager en undersøgelse, kan du bestemme oftere end ikke, at en chikane klage repræsenterer upassende arbejdspladsadfærd. Den medarbejder, der viser den upassende opførsel, skal rådgives og potentielt disciplineres.
dette er også en mulighed for at kommunikere forventningen til arbejdspladsadfærd til alle medarbejdere.
spørgsmål: Hvis en person klager over nogen, har den tiltalte ikke ret til at vide, hvem anklageren er, og den specifikke klage? Jeg ved, at du rådede til ikke at stille ledende spørgsmål og ikke bare åbent spørge “gjorde du det…?”, men på et tidspunkt skulle de Vide, hvad den nøjagtige klage er, og hvem der klagede, da der ikke skulle være nogen forventning om fortrolighed under en undersøgelse.
A: en undersøgelse skal altid holdes fortrolig, og kun dem, der gennemfører undersøgelsen, skal have de fulde detaljer.
en arbejdsgiver er ikke forpligtet til eller forpligtet til at oplyse, hvem der har indgivet en bekymring, og specifikationerne for bekymringen/klagen. Du ønsker at sikre fortroligt så meget som du overhovedet kan. Gengældelse og tilbageslag bekymringer bliver desto mere betydningsfulde, hvis anklageren og det specifikke krav blev videregivet til den tiltalte.
som sådan er du ikke forpligtet til at fortælle anklageren om de specifikke resultater af undersøgelsen eller den specifikke handling, der blev truffet, kun at en undersøgelse blev gennemført, og den passende handling blev truffet.
spørgsmål: Hvis en person, der fremsætter en klage, er vidne, er den tiltalte osv. under en undersøgelse går tilbage til deres arbejdsområde eller endda uden for arbejdet og diskuterer sagen, stillede spørgsmål, deres svar med andre potentielle vidner… kan arbejdsgiveren disciplinere dem, eller skal vi i det mindste gøre dem opmærksomme på, at deres aktivitet er blevet rapporteret og give dem en verbal advarsel. Jeg føler, at de på det tidspunkt måske allerede har forurenet andre vidner og endda forårsaget yderligere forstyrrelser i operationerne.
A: Du vil sikre dig, at du åbner dine undersøgelsessamtaler med erklæringen om fortrolighed og konsekvensen, hvis fortrolighed overtrædes.
hvis du er bekymret for fortrolighed, kan du placere de involverede personer på en betalt administrativ orlov, indtil din undersøgelse er afsluttet. Hvis en medarbejder placeres i administrativ orlov, du vil være sikker på, at du kommunikerer forventningen om fortrolighed og kommunikation med kolleger, mens du er på orlov.
hvis en medarbejder taler med kolleger eller andre vidner, vil du være sikker på at tage hurtig og øjeblikkelig disciplinær handling, som kan omfatte opsigelse. KPa ‘ s Vera HR tilbyder online og On-call adgang til et team af certificerede HR-eksperter med viden om både statslige og føderale love.
dette er blot en smagsprøve på de nyttige oplysninger, der deles på KPA ‘ s hjemmeside. Tilmeld dig en kommende session i dag.
- Del +
- Udskriv