selvom verden kan bevæge sig mere og mere mod papirløse kontorer, virkeligheden er de fleste virksomheder stadig opererer med en masse papirarbejde. Mens masser af dokumenter skal opbevares, ved du, at der er meget, der kan kasseres. Nogle dokumenter med lav risiko kan potentielt smides ud eller genanvendes, men mange dokumenter med høj risiko indeholder følsomme oplysninger, der kan sætte dig og din virksomhed i fare, hvis de opnås af nogen for ondsindet hensigt.
Hvilke Dokumenter Skal Jeg Makulere?
at holde styr på makulerings-og opbevaringsperioderne for forskellige dokumenter kan føles som et fuldtidsjob helt alene. Så hvilke dokumenter skal du makulere, og hvornår skal du makulere dem?
mens din virksomhed kan variere, er der visse dokumenter, der skal makuleres for din egen sikkerhed. For nu skal vi holde os til fem slags dokumenter, der skal være højt på din liste.
- kreditkort-og brugsregninger
- kontoudtog
- I-9-formularer
- V-2 og V-4 formularer
- Skatteregistreringer
kreditkortopgørelser og brugsregninger er dokumenter, der skal være højt på nogens liste til makulering. Regninger af denne art har tendens til at have meget følsomme oplysninger. Så når betalingen er bekræftet, og du ikke længere behøver at henvise til regningen, skal du sørge for, at dokumentet er ødelagt.
så fristende som det kan være at holde fast i den slags regninger, selv efter at have bekræftet betaling og opløsning, er den bedste måde at forhindre identitetstyveri fra disse dokumenter at ødelægge dem. Når det er sagt, hvis disse regninger er relevante for dine selvangivelser, gælder nedenstående retningslinjer for makulering.
det anbefales at hænge på kontoudtog i et år og derefter makulere dem. Det samme gælder for lønstubber. Igen er dette dokumenter, der har den slags vigtige økonomiske oplysninger, der identificerer tyve, der leder efter.
hvis du søger at modtage dine kontoudtog online – eller regninger for den sags skyld – vil du sørge for, at din virksomhed går papirløst sikkert.
I-9-skatteformularerne bekræfter en medarbejders identitet og skal opbevares i enten tre år eller i 1 år efter opsigelsen af en medarbejder, alt efter hvad der er den længere tid, så generelt vil det være tre år. Disse dokumenter indeholder alle de oplysninger, som nogen har brug for for at stjæle en persons identitet og skal destrueres sikkert og sikkert.
du skal sikkert ødelægge V-2 og V-4 dokumenter efter at have holdt fast i dem i fire år. Igen er dette personaledokumenter, der indeholder meget følsomme oplysninger såsom CPR-numre og skatte-ID-koder.
en virksomhed skal holde på skatteregistreringer i tre år, da du kan ændre en selvangivelse inden for den tidsramme. Syv år er det konventionelle nummer, fordi hvis IRS skulle revidere dig, ville de have brug for disse oplysninger, før du sikkert kan ødelægge disse dokumenter.
Skal Jeg Makulere Udsagn Fra Lukkede Konti?
Ja. Når du har bekræftet, at kontoen er lukket, og pengene er overført (eller fjernet), skal du ødelægge udsagn og andre følsomme oplysninger relateret til kontoen. Det samme gælder for udløbne kreditkort og anden lignende dokumentation. Imidlertid, hvis nogen af disse poster kunne kræves til en revision, så gælder skattereglerne og bør destrueres, efter at denne periode er gået.
Hvordan Bortskaffer Du Forretningsdokumenter?
mens nogle mennesker føler sig trygge ved at bruge en hjemmekontor shredder til at tage sig af deres dokument ødelæggelse behov, er de ikke udstyret til den store mængde dokumenter mange virksomheder har. Personlig makulering kan også være tidskrævende, og de er ikke så sikre som at bruge en professionel service. Korrekt ødelæggelse af dokumenter er ikke bare noget at gøre ud af venlighed af dit hjerte enten… det er loven.
Lagerkvarterer er eksperter i håndtering af dine dokument ødelæggelse behov
de professionelle på lager kvartaler er udstyret til at hjælpe dig med at håndtere alle dine dokument sikkerhed og ødelæggelse behov. Vi tilbyder sikker dokumentopbevaring for at holde følsomt materiale offsite. Vi har også mobile shredding enheder til at komme lige til dit kontor, afhente dine dokumenter onsite, og ødelægge dem med det samme for at give dig ro i sindet. Du kan planlægge vores mobile shredding enheder regelmæssigt for at holde dit kontor sikkert og decluttered. Kontakt informationsspecialisterne i Lagerkvarteret i dag for et gratis tilbud.