Del 1 i en serie af 3 – oprindeligt skrevet i 2014 og opdateret i 2018
den traditionelle tilgang til at vælge og engagere leverandører er blevet mindre overbevisende og mindre meningsfuld for forsigtige kunder. De vender sig uundgåeligt til den Almægtige RFP (anmodning om forslag). Og der er noget at sige om en overgang til virksomhedssalg, eller “capture” – processen, som den omtales af Shipley-disciple og regeringsentreprenører.
oprettelse og reaktion på RFP ‘ er kan dog let blive komplekse, besværlige og tidskrævende bestræbelser for enhver virksomhed. De kræver organisation, overlegen kommunikation og mange års erfaring med at forstå vanskelighederne ved sourcing. For mange i personalebranchen har RFP ‘ er praktisk taget erstattet traditionelt salg og sourcing; i det mindste er de nu indviklet vævet ind i disse processer. Og vi vil gerne hjælpe.
i denne serie vil vi kaste lys over, hvornår du skal bruge eller undgå RFP ‘ er og bedste praksis, der kan anvendes til den frygtede RFP-proces, uanset om du er et MSP-eller personalebureau, der modtager et kundebud og ønsker at sikre dig, at du får en bedre proces og dermed en bedre gevinstrate, eller hvis du er den enhed, der udsteder budet til potentielle talentleverandører.
Hvornår skal man bruge RFP ‘er
RFP’ er skal bruges, når et projekt er tilstrækkeligt komplekst, kræver meget teknisk information, anmoder om hårde data til analyse og sammenligning og derved garanterer et formelt forslag fra en leverandør. De bruges bedst, når du virkelig har brug for at sammenligne svar og leverandører objektivt. En almindelig fejl er at sende en RFP, fordi det synes lettere at sidde gennem salgspladser, eller fordi folk siger, at det er den “rigtige ting at gøre for optrædener” eller “god form.”Hvis du ved ud over rimelig tvivl, hvilken leverandør(er) du sandsynligvis vil vælge fra starten, skal du invitere dine identificerede kundeemner til at præsentere deres løsninger.
som eksempel, hvis du forsøger at vælge mellem to kendte og tidligere identificerede bemandingsleverandører, skal du planlægge disse folk for at demonstrere deres evner i en præsentation. Vurdere, hvordan hver leverandør skræddersy sine løsninger til dine specifikke mål og kultur. Mødet kan være et online video-hangout eller personlig samtale. Det er bedst ikke at stole på et konferenceopkald, fordi du vil have en form for synlighed-et middel til at undersøge de interpersonelle interaktioner. Måle kropssprog og tillid oplægsholdere, især som svar på spørgsmål.
inviter derefter et formelt forslag til et bud. Vi kalder det en anmodning om tilbud (TILBUDSANMODNING). Og ærligt, det er alt, hvad en TILBUDSANMODNING skal være. Fyld det ikke med RFP-spørgsmål. Vi går ikke ned ad den vej i dette tilfælde, husker du? Vi taler om priser her. Du har set alt andet, du har brug for at se.
når projektet og den forventede salgscyklus påtager sig kompleksiteter, der strækker sig ud over omfanget af en traditionel “lad os lave frokost” – tilgang, giver RFP-processen god mening. Med et forslag får du øget synlighed i tilbudsgiverens centrale tilbud og kernekompetencer, relativt faste prismodeller, omfattende svar på afgørende spørgsmål og et robust dokument, der egner sig til mere dybdegående analyse af dine interessenter.
hvornår skal man undgå RFP ‘ er
RFP-processen falder hurtigt fra hinanden, når den bruges for ofte, unødigt eller udelukkende som salgsværktøj. Så ofte som tilbudsgivere savner pointen med et forslag, indkøb fagfolk glip af det punkt, når crafting deres RFP ‘ er. Undgå at bruge en alt for kompliceret RFP-proces til at løse enkle spørgsmål, der kunne have været besvaret kortfattet og direkte gennem et traditionelt salgsmøde. I sidste ende risikerer du at fremmedgøre potentielle tilbudsgivere, der opfatter din overdreven tillid til unødvendigt papirarbejde og bureaukrati, nægter at deltage. Selvom du ikke er klar over det, kan du skade dine chancer for at finde den perfekte leverandør. Men hvis du opererer i et stærkt reguleret miljø eller i den offentlige sektor, hvor RFP ‘ er er mandat, stræber du efter at holde dine spørgsmål relevante, direkte og målrettede til programmet.
hvis du vælger at udnytte denne proces som en bredere fiskeriekspedition, er du mindre tilbøjelig til at lokke fisk til din krog. Og dem, der bider, vil sandsynligvis blive kastet tilbage snart nok.
Leder du efter en RFP værktøjskasse? Her er det.
for at gøre RFP ‘er til en smertefri og effektiv måde for MSP’ er at nå deres mål, er vi stolte af at præsentere en komplet RFP-værktøjskasse, som kan tjene som et godt udgangspunkt for din næste sourcing-runde. På trods af de formelle processer, uendelige former og arcane RFP gobbledygook, den fremherskende tankegang, du kan vedtage for at vinde, er Ockhams barbermaskine: den enkleste og mest direkte tilgang er sandsynligvis den bedste. Vi har derfor udarbejdet en sund fornuft pakke, der leverer resultater på en enkel måde. Vi forstår også, at ingen skal give dig en RFP-skabelon og sige “bare brug dette, som det er.”Pointen med vores værktøjssæt er at give dig et fast, tilpasseligt fundament, hvorfra du kan lave en unik RFP, skræddersyet til din virksomheds behov og ledsaget af værktøjer til at hjælpe med evaluering, scoring og prisfastsættelse.
i anden del af vores serie undersøger vi nogle specifikke bedste fremgangsmåder inden for gennemsigtighed og informationsdeling, der kan hjælpe dig med at få de mest meningsfulde svar fra enhver RFP, du udsteder til bemandingsleverandører.
Læs del 2: Forenkle din RFP proces ved at tilføje disse ting til din RFP.