udbud er måske mest almindelige i den offentlige sektor, med universiteter, råd, hospitaler og ministerier regelmæssigt bruger det til at skaffe varer og tjenesteydelser – hvad enten det er catering og sikkerhed, eller IT-udstyr og digital markedsføring.
der er også masser af spændende muligheder for at arbejde med store private virksomheder, især inden for byggeri, der er stærkt afhængige af entreprenører og underleverandører til at levere projekter.
hvis du ikke har nogen erfaring med udbudsprocesser, kan det være skræmmende at tage dine første skridt. Årsagen til, at der er så mange budskrivningsfirmaer derude, er fordi det tager tid og dygtighed at få det rigtigt. Men mange små virksomheder har set deres formuer forvandlet, når de sikre nye og gentage virksomhed som en godkendt leverandør, så din indsats kan helt sikkert betale sig.
uanset om du beslutter at ansætte nogen til at skrive dit bud eller planlægger at gøre det selv, viser denne guide dig, hvordan du byder på arbejde.
Hvad er udbud?
udbud er en formel proces, hvor virksomheder opfordres til at byde på kontrakter fra offentlige eller private organisationer, der har brug for specifikke færdigheder til et projekt, eller varer og tjenester løbende.
få organisationer har kapacitet til at gøre alt internt, så det giver mening for dem at outsource det til dem, der har ressourcer og ekspertise til at levere det på deres vegne. Virksomheder er altid på udkig efter specialister, der kan hjælpe dem med alt fra at opbygge en hjemmeside til en vej.
udbudsprocessen er designet til at være retfærdig og gennemsigtig. Når projekter finansieres offentligt, eller der simpelthen er store summer på spil, skal organisationer få den bedste værdi for pengene for skatteydere eller interessenter og demonstrere, at de ikke har tildelt kontrakter uretfærdigt.
udbud er heller ikke begrænset til store virksomheder – SMV ‘ er tegner sig for mere end 99,9% af erhvervsbefolkningen, og regeringen har forpligtet sig til at bruge en tredjedel af sit indkøbsbudget hos dem inden 2022.
udbudsprocessen forklaret
en god ting ved udbud er, at du ikke har brug for en række forretningskontakter for at vinde arbejde – en online søgning giver dig en god ide om de tilgængelige muligheder.
den britiske regering kører en Contracts Finder-tjeneste for enhver nuværende eller fremtidig offentlig sektor kontrakt til en værdi af mere end 10.000. Du kan søge efter de nyeste muligheder baseret på din branche, placering, værdi og endda om den er egnet til SMV ‘ er.
ved siden af Contracts Finder foreslår regeringens hjemmeside andre ruter, herunder Tenders Electronic Daily (TED) til arbejde i EU, den digitale markedsplads for udbydere af digitale tjenester og Small Business Research Initiative (SBRI). Det er også en god ide at kontakte dit lokale råd for at finde ud af, hvordan du bliver godkendt leverandør, og se efter meddelelser i relevante branchepublikationer.
offentlige kontrakter for Skotland, Danmark og Nordirland vises på separate hjemmesider, offentlige kontrakter Danmark, Sælg 2 Danmark og eSourcing NI og eTenders NI.
i modsætning til den offentlige sektor er der ingen one-stop-shop til at arbejde med den private sektor. Du kan finde ud af om muligheder ved arrangementer, på virksomhedens hjemmesider, i handelspublikationer eller ved at kontakte virksomheder direkte. Det er vigtigt at være proaktiv, så tag dig tid til at netværke, opbygge din virksomhedsprofil i relevante publikationer og sørg for, at din hjemmeside og sociale mediekanaler afspejler dine evner.
som med alt, hvad det betaler sig at være strategisk, da en scattergun-tilgang kun spiser i dine ressourcer uden at levere resultater. Se efter kontrakter, der matcher dine færdigheder og erfaring for at give dig selv den bedste chance for i det mindste at blive på listen.
det er lige så vigtigt at fastslå, hvilken værdi kontrakten vil bringe til din virksomhed – når alt kommer til alt er der ingen mening at sikre et projekt, hvis du kun dækker dine omkostninger.
tænk over, hvilke ressourcer du har brug for for at levere arbejdet til en høj standard, og om du bliver nødt til at investere i yderligere personale, inklusive agenturarbejdere, og nyt udstyr.
Kontroller, at du ikke automatisk udelukkes, fordi du ikke har de rigtige færdigheder, kvalifikationer eller faglige akkrediteringer og, hvor det er relevant, faktor i omkostningerne ved at rejse til kundens placering. Nogle organisationer, som råd, beder dig om at registrere dig online, før du byder, så Identificer dine vigtigste udsigter og opret en konto for at spare tid og finde ud af om de nyeste projekter, der tilbydes tidligt.
som en del af udbudsprocessen vil både offentlige og private organisationer sandsynligvis tjekke din virksomheds kredit score for at se, hvor økonomisk stabil virksomheden er. En dårlig kreditvurdering er et advarselsskilt, som du muligvis ikke kan levere på dine løfter, fordi du ikke kan betale dine egne leverandører.
nogle gange kan et tilsyneladende mindre tilsyn, som ikke at opdatere dine oplysninger med Companies House, sænke din score og sætte dig i en ulempe. Kør en økonomisk sundhedstjek på din virksomhed ved hjælp af ekspertens My Business Profile-tjeneste forud for budgivning, og du vil straks se, hvilke faktorer der påvirker din score og begynde at forbedre den.
sidst, men ikke mindst, skal du beslutte, om du vil skrive dit bud internt eller bestille en professionel til at gøre det for dig. Selvom det kan virke mere omkostningseffektivt at gøre det selv, skal du huske, at du kan omdirigere ressourcer væk fra fakturerbart arbejde og måske mangler erfaring til at byde effektivt. At ansætte en professionel kan forbedre dine chancer, men det er også en ekstra udgift, der kun leverer afkast, hvis du sikrer kontrakten.
hvordan fungerer udbudsprocessen?
generelt er der to typer udbud – åben og begrænset.
hvad er åbne bud?
et åbent udbud indebærer at reagere på en annonceret mulighed, så sender indkøbsteamet en Invitation til udbud (ITT) eller RFP (anmodning om forslag).
hvad er begrænsede bud?
et begrænset udbud har tendens til at være en totrinsproces, hvor interesserede parter er på listen ved hjælp af et Prækvalifikationsspørgeskema. Dette skyldes normalt, at organisationen modtager et stort antal ansøgninger og hurtigt skal identificere dem, der opfylder deres krav. Typisk bliver du bedt om at indsende virksomheds-og økonomiske oplysninger samt detaljer om din oplevelse, evne, kapacitet og kvalitetsstandarder. Selvom udfyldning af en KVM kan føles som en anden bøjle at hoppe igennem, kan det spare dig tid på at byde på arbejde, som din virksomhed ikke ville være berettiget til.
skrivning af dit udbudsdokument
uanset om du er blevet inviteret til at byde direkte, er dit udbudsdokument en chance for at fremvise dine evner mere detaljeret og overskygge konkurrencen. Vær klar over, hvilken værdi du kan tilføje, og sørg for, at din erklæring er kortfattet, uden at scrimping på detaljer.
det siger sig selv, at du skal besvare alle spørgsmål og inkludere vigtige oplysninger som dine omkostninger, tidsramme, erfaring og hvordan du vil levere projektet. Du skal også give understøttende oplysninger, såsom en ISO-certificering. Selvom du ikke nødvendigvis taber, hvis du ikke har denne certificering, kan du tabe, hvis andre tilbudsgivere gør det.
med størstedelen af det hårde arbejde, pas på ikke at falde ned ved den sidste forhindring. Giv dig selv masser af tid og bede mindst en anden person, du stoler på, om at bevise din udbudsdokumentation for læsbarhed og stave-og grammatikfejl. Underbygge altid dine krav med beviser og husk, at du arbejder til en streng frist, så sørg for, at din ansøgning ankommer til tiden, ellers kasseres den.
Hvad sker der næste?
med dit bud indsendt, alt hvad du kan gøre er at vente med at høre, om du har vundet eller ej. ITT (licitation to licitation) angiver det scoringssystem, der vil blive brugt til at bedømme ansøgninger, og er generelt en opdeling mellem pris og kvalitet – for eksempel en vægt på 60% på pris og 40% på kvalitet. Et almindeligt anvendt scoringssystem er kendt som mest økonomisk fordelagtige bud (kød).
når indkøbsteamet har truffet en beslutning, kontaktes det vindende firma og begynder at arbejde på projektet i henhold til den aftalte tidsramme.
prøv dog ikke at være modløs, hvis du ikke vandt kontrakten, især ved dit første forsøg. Konkurrencen er hård og skrive Bud, som vi har set, er en færdighed, der kan tage år at perfektionere. Tænk i stedet på, hvad du kunne gøre bedre i fremtiden, og bed altid Om feedback – noget, som offentlige organisationer skal levere inden for 15 dage.
konstruktiv feedback giver dig drivkraft til at foretage forbedringer på tværs af din virksomhed og informere dine udbudsaktiviteter og sætte dig på rette spor til fremtidige gevinster.
Klik her for at finde ud af, hvordan vores My Business Profile service kan hjælpe dig med at forbedre din kredit score, før du starter udbudsprocessen.