en sikker måde at forbedre effektiviteten af dit bestyrelse er at tage bedre minutter. Hvad gør minutter godt? Vi hører fra instruktører, at gode minutter er korte, lette at scanne og henvise til.
at tage klare og koncise mødenotater er afgørende for overholdelse og også for dine bestyrelsesmedlemmers fremtidige reference. Når alt kommer til alt opsummerer bestyrelsesmødeprotokoller ikke bare møder – de er en skriftlig optegnelse, der også giver deltagerne en forståelse af handlinger, der skal træffes som et resultat.
men hvis du er ny til din rolle som minutter taker eller du ønsker at forbedre effektiviteten af dine mødereferater, kan det være svært at vide, hvor man skal begynde. Lær hvordan du producerer klare, koncise og værdifulde mødereferater med vores komplette guide, der inkluderer:
- 10 enkle trin til, hvordan man tager minutter på bestyrelsesmøde
- bestyrelsesprotokoller mødeskabelon
- prøve bestyrelsesmødereferater
- 6 praktiske tip til mere effektive bestyrelsesminutter
10 enkle trin til, hvordan du tager minutter på bestyrelsesmøde
forstå din rolle & dit bestyrelses politikker
før du begynder, skal du have en klar forståelse af forventningerne til din rolle som mødeminuttager. Gennemgå Roberts ordensregler og dit bestyrelses specifikke politikker, og afklar derefter alt, hvad du er usikker på med din bestyrelsesformand eller manager.
Forbered din minutskabelon på forhånd
forberedelse af en skabelon på forhånd kan hjælpe dig med at holde orden, mens du tager minutter under et bestyrelsesmøde. Det kan gøre mødenotater meget lettere og hjælper dig med at spare tid ved at vide, hvilke sektioner og oplysninger der skal udfyldes. Brug af et ensartet format giver også en stand – in mulighed for at følge den samme effektive skabelon til velkendte minutter hvert møde.
for at forberede din skabelon skal du hente bestyrelsesmødedagsordenen, hvis det er muligt. Derefter, begynde at opbygge de følgende afsnit med de oplysninger, du har:
- mødetype, f.eks. almindelig eller speciel
- dato, tid og sted for mødet
- bestyrelsesformandens og sekretærens navn
- navne på forventede deltagere, inklusive talere og gæster
- oversigt over de tidligere bestyrelsesmødereferater og resultater
- alle dagsordenspunkter
- planlagt udsættelsestid
- eventuelle planlagte udøvende/in-kamerasessioner
hvis der er supplerende materialer, såsom rapporter eller uddelingskopier inkluderet i dagsordenen, skal du notere dem i de relevante afsnit.
brug for en skabelon til at starte? Hent Aprio board meeting minute skabelon her.
Medbring de materialer, du har brug for til bestyrelsesmødet
nogle bestyrelsessekretærer foretrækker at bruge en bærbar computer til at tage mødereferater, mens andre foretrækker gammeldags pen og papir. Uanset hvad du foretrækker, skal du sørge for at pakke og forberede de fornødenheder, du har brug for, inklusive notebook, netledning, pen osv. Du vil måske også sikre dig, at du har en backup-metode til at tage minutter, hvis din første mulighed mislykkes.
Sådan tager du minutter til et møde – under bestyrelsesmødet
Bemærk bestyrelsesmøde fremmøde
afhængigt af dit bestyrelses præference skal du deltage umiddelbart før bestyrelsesmødet begynder eller helt i begyndelsen. Nogle almindelige metoder til deltagelse inkluderer krydsning af navne på din skabelon til bestyrelsesmøde eller cirkulation af et loginark.
sørg for at notere eventuelle direktører, der ankommer sent. Det er vigtigt at have en nøjagtig optælling af, hvem der var og ikke var til stede for hver bevægelse.
Udfyld din skabelon, efterhånden som bestyrelsesmødet skrider frem
når bestyrelsesmødet skrider frem, udfyld skabelonen til bestyrelsesmøde. Du kan vælge at organisere dine noter ved at skrive ned nummeret på det dagsordenspunkt, som hvert minut svarer til. Dette vil gøre det lettere for dig at forberede dit afsluttede mødeprotokolledokument efter mødet.
for hvert dagsordenspunkt, der kræver en beslutning, skal du sørge for at bemærke:
- de trufne handlinger og på hvilket tidspunkt
- den nøjagtige ordlyd af de trufne beslutningsforslag, resultatet og den person, der fremsatte beslutningsforslaget
- direktørerne, der stemte for, imod eller undlod at stemme om hvert af beslutningsforslagene
- eventuelle interessekonflikter og hvordan de blev håndteret
sørg også for at registrer, om de tidligere mødereferater blev godkendt, bemærkningerne til forretningsordenen og appellerne, eventuelle nye forretninger og eventuelle eksekutivmøder. Bemærk, at mødereferater ikke tages under udøvende sessioner, men det er vigtigt at have en oversigt over deres forekomst.
lad din skabelon guide dine minutter, og mens du skriver, prøv at fokusere på de kritiske punkter, mens du er så objektiv og klar som muligt. Det er nyttigt at fokusere på Temaer og resultater i stedet for at forsøge at optage diskussioner ordret. Ved, at det er helt acceptabelt at skrive “en diskussion af mulighederne fulgte.”Hvis du har brug for afklaring om noget, skal du sørge for at spørge.
Optag tidspunktet for mødet blev afbrudt
når mødet er afsluttet, skal du sørge for at fange timen for afbrydelse. Hvis datoen og tidspunktet for det næste møde er besluttet, bemærk det også.
Hent kopier af alle rapporter
hvis der blev præsenteret nye rapporter under mødet, eller hvis du mangler rapporter, skal du tale med den person, der præsenterede dem for at sikre, at du modtager en kopi, før mødet slutter.
Lær mere om Aprio Board Portal
efter bestyrelsesmødet
transkribere bestyrelsesmødereferater
prøv at skrive den “gode” kopi af dine bestyrelsesmødereferater, så snart du kan, når mødet er afsluttet, når detaljerne stadig er friske i dit sind. Tag dig tid til nøje at gennemgå de minutter, du har optaget, og tilføj om nødvendigt yderligere noter for klarhed. Sørg for, at hver handling, der træffes af bestyrelsen, indeholder en kort forklaring og begrundelse for beslutningen, og hvis du er usikker på noget, så spørg bestyrelsesformanden.
det er vigtigt at hjælpe med at håndhæve organisatorisk og ledelsesansvar. I bunden af mødereferatet skal du notere forpligtelserne til handlinger foretaget af ledelsesteamet og direktørerne, så bestyrelsesformanden kan holde dem ansvarlige.
endelig skal du vedlægge yderligere dokumenter eller rapporter med protokollen som et bilag eller i det mindste forklare, hvor de kan findes.
distribuer mødereferater
nogle bestyrelser vælger at distribuere deres afsluttede bestyrelsesmødereferater via e-mail eller papirkopi. Det er dog mest sikkert at bruge board portal. Bestyrelsesportaler giver dig også mulighed for sikkert at linke til supplerende dokumenter inden for dine minutter, og bestyrelsesmedlemmer kan direkte tilføje deres kommentarer til diskussion, hvis det er nødvendigt.
opbevar minutter til fremtidig reference
bestyrelsesmødereferater skal altid opbevares et sikkert sted og tilgængeligt til fremtidig reference. Mange bestyrelser vælger at gemme deres mødereferater online, men vær bare sikker på, at den metode, du vælger, er sikker, adgangskodebeskyttet og kun tilgængelig for bestyrelsesmedlemmer. Mange bordportalprogrammer giver dig mulighed for at gøre netop det.
derudover skal du sørge for at gemme yderligere dokumenter med dit afsluttede referat til din bestyrelses fremtidige reference og for bestyrelsesmedlemmer, der ikke kan deltage i mødet.
skabelon til bestyrelsesmøde
sørg for, at disse væsentlige ting er inkluderet i din mødeminutskabelon:
- dato, klokkeslæt, sted
- type bestyrelsesmøde — ordinær, særlig eller årlig
- fremmøde af bestyrelsesformand, bestyrelsesmedlemmer, Sekretær og andre gæster
- hvis beslutningsdygtighedskravene er opfyldt
- godkendelse af tidligere mødereferater
- rapporter og præsentationer med navne og titler på præsentant
- handlingstrin påkrævet
- vedhæftede filer til præsentationer eller dokumenter, der cirkuleres
- afslutningsoversigt, der inkluderer et tidsstempel for udsættelse, den næste mødedato og-tid og godkendelsessignatur fra præsident
brug for en skabelon til at starte? Hent Aprio board meeting minute skabelon her.
prøve bestyrelsesmøde minutter
Raynor Inc.
Bestyrelsesmødeprotokoller: juni 2021
1:00 p.m. PST, ved Forstør, Vancouver, BC
Bestyrelsesdeltagere:
til stede: Carol Devoe, Ryan Santos, Nicholas Paulino, Keith Paulino, Diann Vilson, Dean Stephens, Tammy Burke
beklager: Cara Johnson
gæster: udøvende. Direktør Sheila Svanson, Charles Stall, rådgivende revisor
kvorum til stede? Ja
ring til ordre
- 1:00 p. m.af formand, Carol Devoe
forretningsordrer
rapporter
administrerende direktørs rapport leveret af Administrerende Direktør, Sheila Svanson
- Svanson præsenterede bestyrelsen en oversigt over virksomhedens forskellige mål, herunder opdateringer om marketinginitiativer, salg, nyansættelser og produktudvikling. Direktører stillede flere spørgsmål, som blev besvaret til deres tilfredshed, og diskussionen fulgte.
Finance Committee report leveret af formanden, Carol Devoe
- Devoe introducerede Charles, der gennemgik organisationens bogføringsprocedurer og fandt dem tilfredsstillende som forberedelse til den kommende årlige finansielle revision. Vi anbefaler, at vores virksomhed sikrer, at revisor leverer et ledelsesbrev sammen med revisionsfinansieringsrapporten.
- den næste kvartalsvise finansielle rapport vil være klar til at dele til næste måneds bestyrelsesmøde.
uafsluttet forretning
- minutter fra 14.maj 2021 blev ændret og godkendt
ny forretning
- Devoe meddelte, at hun for nylig havde ansat en ny sekretær, Karla Porter.
- Levis bekræftede, at Diann Vilson træder tilbage fra bestyrelsen af personlige grunde og efterlader et hul i Finansudvalget. Derudover rådede han bestyrelsen om, at Søgeudvalget modtog ugentlige opdateringer fra Søgekonsulenten, og at forespørgsler fra bestyrelsen var velkomne.
fremtidige handlingstrin
Devoe ansvarlig for at forberede næste kvartalsvise finansielle inden 15.juli 2021 forud for næste møde.
lukning
- møde afbrudt kl 2:30 p. m.
- næste mødedato: 26. juli 2021 kl 2:00 p. m.
minutter indsendt af: Tammy Burke
________________
præsidentens underskrift
nu hvor du har det grundlæggende og har set eksempler på bestyrelsesmødereferater, er her 6 yderligere tip til at gøre notatoptagelse mere effektiv.
Lær mere om Aprio Board Portal
6 Praktiske tips til mere effektive bestyrelsesmødereferater
forberedelse er alt.
forbered dig på det specifikke bestyrelsesmøde, du tager noter til. Dette vil guide dig til at vide, hvad der vil være relevant at opsummere og gøre opgaven meget lettere. Giv dig selv god tid til at gennemgå tidligere bestyrelsesmødereferater samt den kommende dagsorden. Sørg for at kende det kommende mødeformål – er det et regelmæssigt eller specielt møde, hvem der forventes at deltage, hvad der vil blive diskuteret og eventuelle dokumenter, der vil blive gennemgået eller cirkuleret.
mål for kortfattet og præcis.
gode minutter er en oversigt over, hvad der skete og blev aftalt, ikke en oversigt over alt, hvad der blev sagt. Så spring over den lange beskrivelse og hold minutter en kort og kortfattet oversigt over fakta og handlinger. For eksempel “vi udpegede , til , for , på”.
Læg mærke til manglen på adjektiver, adverb, følelser eller farverigt sprog. Undgå akronymer og jargon – alle direktører er muligvis ikke bekendt med dine branchevilkår, juridisk og insider taler. Det kræver praksis og flittig redigering for de nye til notering. Sørg for at dobbelttjekke for:
- brug af simpelt sprog, der er let at fortolke
- korrekt grammatik og tegnsætning
- korrekt stavning
brug en objektiv stemme.
mødereferater skal være korte, faktabaserede og upartiske. Følg disse retningslinjer for at sikre, at dine minutter er objektive:
- Hold dig strengt til rapportering af fakta og beslutninger, mens du forbliver neutral i tonen.
- hold kritik, personlige argumenter eller uenigheder og politik væk fra posten.
- lad inaktiv chat, vittigheder, aktuelle begivenheder recaps eller personlige anekdoter ud af dine minutter. Mens chats kan bidrage til at forbedre bestyrelsesengagement, hvis de ikke har nogen værdi i regeringsførelse, skal du ikke dokumentere.
- Fjern alt, hvad der ville medføre unødigt ansvar.
hold bestyrelsesmedlemmer ansvarlige.
bestyrelsesmødereferater tjener som rekord for handlinger og beslutninger. En af de vigtigste opgaver for minut tager er at gøre det klart, hvilke opgaver, delegationer og deadlines er kommet ud af mødet for at holde bestyrelsesmedlemmer ansvarlige.
det kan være nyttigt at specielt formatere opløsninger eller følge op på handlinger i en tabel med fed eller understregning. Hver beslutning skal let forstås uden forklaring eller sammenhæng fra resten af protokollen. Tag det et skridt videre, og opsummer mødebeslutningerne i slutningen af dokumentet for nem tilbagekaldelse senere.
vær ikke bange for at bede om afklaring.
møder bevæger sig hurtigt og dækker meget jord. Hvis du går glip af noget, eller ting er uklare for dig, skal du straks søge afklaring, så du kan registrere nøjagtigt, hvad der blev besluttet, eller hvad det næste trin er. Nogle gange kan juridisk eller industrisprog være ukendt, så sørg for at stoppe og spørge, om du ikke er sikker.
Timing er nøglen.
skrivning og redigering af protokollen, så snart du kan, mens emnerne stadig er friske i dit sind, vil gøre notering lettere. Det sikrer også, at mødereferatet rundsendes til bestyrelsesmedlemmer til godkendelse rettidigt, når deres minder også er friske, og opgaver og deadlines er mest relevante.
forbedre effektiviteten af bestyrelsesmødeminutter med Aprio
nu hvor du ved, hvordan du tager minutter på et bestyrelsesmøde, kan du forbedre din effektivitet med de værktøjer, der leveres i bestyrelsesstyringsprogrammer som Aprio.
vidste du, at Aprio indeholder et minut builder værktøj? Denne funktion giver dig en skabelon til mødereferater for startkort, der udfylder emner som listen over deltagere, mødedato og placering og elementerne på dagsordenen for bestyrelsesmøde. Der er også mulighed for at inkludere praktiske hyperlinks til hurtig reference på individuelle dagsordenspunkter, hvilket gør hvert dokument i din pakke let tilgængeligt og delbart fra din sikre tavleportal.
med Aprio gemmes mødereferater i et centralt bibliotek, der er let søgbart, hvilket gør opgaven med at få godkendelser sikker og nem. Og med en praktisk kloningsfunktion kan administratorer nemt kopiere mødemapper og dokumenter for at spare tid og sikre konsistens med tavlepakker.
lad os vise dig, hvordan Aprio kan hjælpe dig med at tage minutter på et bestyrelsesmøde endnu hurtigere. Få en personlig demo.