Was verstehen wir unter Bestandsverwaltung?
Bestandsverwaltung ist der Prozess der Bestellung, Handhabung, Lagerung und Verwendung der nicht kapitalisierten Vermögenswerte eines Unternehmens – auch bekannt als Inventar. Für einige Geschäfte bezieht dieses Rohstoffe und Komponenten mit ein, während andere möglicherweise nur fertige auf Lagereinzelteile beschäftigen, die für Verkauf bereit sind.
In jedem Fall kommt es bei der Bestandsverwaltung auf das Gleichgewicht an – die richtige Menge an Lagerbeständen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben. Und dieser Leitfaden wird Ihnen helfen, genau das zu erreichen.
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Retail inventory Management
Einzelhandel ist der allgemeine Begriff, der verwendet wird, um Unternehmen zu beschreiben, die physische Produkte an Verbraucher verkaufen. Obwohl es nicht nur für den Einzelhandel gilt, spielt die Bestandsverwaltung in dieser Branche tendenziell eine größere Rolle als in jeder anderen.
In diesem Handbuch konzentrieren wir uns daher hauptsächlich auf das Bestandsmanagement aus Einzelhandelsperspektive.
Einzelhandel kann in mehrere Bereiche aufgeteilt werden:
- Offline. Wo ein Unternehmen über ein stationäres Geschäft oder einen physischen Standort verkauft.
- Online. Wenn ein Unternehmen über das Internet über eine E-Commerce-Website oder einen Marktplatz verkauft.
- Mehrkanal. Wo ein Unternehmen an mehreren verschiedenen Orten verkauft, in der Regel eine Kombination aus Online-Websites und Marktplätzen.
- Omnichannel. Wo ein Unternehmen eine einheitliche, integrierte Erfahrung für Kunden über all die verschiedenen Online- und Offline-Kanäle bietet, auf denen es verkauft.
Unternehmen können sich auch für den Handel über Großhandelskanäle entscheiden. Dies beinhaltet den Verkauf von Inventar (in der Regel in großen Mengen) direkt Business-to-Business (B2B) oder die Teilnahme am B2B-E-Commerce.
Das Inventar eines Unternehmens muss daher so verwaltet werden, in welchem dieser Einzelhandelsmodelle es tätig ist.
Bestandsverwaltung in Aktion
Wir haben die breite Definition der Bestandsverwaltung behandelt. Aber worum geht es eigentlich, wenn es darum geht, ein gutes Bestandsmanagement zu ermöglichen?
Fazit:
Sie möchten den Lagerbestand jederzeit im Gleichgewicht halten, ohne jemals zu viel oder zu wenig von jedem Produkt auf Lager zu haben.
Das klingt einfach, ist es aber selten. In Wirklichkeit kommt es bei einer guten Bestandsverwaltung auf das Verständnis an:
- Arten von Inventar. So wissen Sie, welche Art von Inventar sich wo befindet und haben vollen Überblick darüber.
- Bestandsprognose. Sie wissen also, wie viel Lagerbestand benötigt wird, um die Nachfrage in einem bevorstehenden Zeitraum zu befriedigen.
- Inventar kaufen. So wissen Sie, wann und wie Sie Bestellungen erstellen, um neue Bestände nachzubestellen.
- Inventar lagerung. Sie wissen also, wie viel von jedem Inventargegenstand angemessen untergebracht werden kann und wohin er gesendet werden muss.
- Bestandsanalyse. So können Sie Metriken verwenden, um im Laufe der Zeit fundiertere Entscheidungen über Ihr Inventar zu treffen.
- Handhabungstechniken. So können Sie Inventar schnell und effizient an Ihren verschiedenen Standorten einbuchen, wegräumen, kommissionieren, verpacken und versenden.
- Mehrkanalverfolgung. So haben Sie einen Überblick darüber, wo genau sich Ihr Inventar befindet, sowie über Ergänzungen (Käufe) und Subtraktionen (Verkäufe & Verkäufe), um einer Live-Bestandszahl so nahe wie möglich zu kommen.
- Bestandsbuchhaltung. So können Sie Ihr Inventar ordnungsgemäß in Finanzdokumenten erfassen.
- Lagerverwaltungssysteme. So können Sie den Bestandsverwaltungsprozess so weit wie möglich automatisieren.Auswahl eines Bestandsverwaltungssystems
Dies sind die Grundzutaten für ein qualitativ hochwertiges Bestandsmanagement. Und Sie müssen einen systematischen Ansatz verfolgen, um Ihr Unternehmen optimal für langfristiges Wachstum auszustatten.
Glücklicherweise gehen wir in den verschiedenen Kapiteln dieses Handbuchs ausführlich auf jeden dieser Punkte ein.
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Die Bedeutung der Bestandsverwaltung
Eine gute Bestandsverwaltung ist ein wesentlicher Bestandteil der Führung eines Einzelhandelsunternehmens. Ohne Inventar ist das Unternehmen wertlos, da es keine Lagerbestände mehr hat, aus denen Einnahmen generiert werden können.
Eine gute Bestandsverwaltung hilft bei der Bereitstellung eines nahtlosen Kundenerlebnisses, der Verbesserung des Cashflows und der Gewinnmaximierung, der Vermeidung von Schrumpfung und Verschwendung sowie der Optimierung des Fulfillment-Prozesses. All dies macht es zu einer zwingenden Aufgabe für ernsthafte Einzelhändler.
Ein Einzelhandelsgeschäft ist ohne sein Inventar nutzlos. Und obwohl es vielleicht nicht das aufregendste Thema ist, ist das Bestandsmanagement für die Langlebigkeit Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung.
Gute Bestandsführung hilft bei:
- Kundenerfahrung. Wenn Sie nicht genügend Lagerbestände haben, um Bestellungen auszuführen, kann dies zu Überverkäufen und letztendlich zu unzufriedenen Kunden führen.
- Verbesserung des Cashflows. Geld auf einmal in zu viel Inventar zu stecken bedeutet, dass es nicht für andere Dinge verfügbar ist – wie Gehaltsabrechnung oder Marketing. Ihre Lagerbestände fest im Griff zu haben, ist der Schlüssel zu einem guten Cashflow.
- Schrumpfung vermeiden. Wenn Sie zu viel falsches Inventar kaufen und / oder es nicht richtig lagern, kann dies dazu führen, dass es tot, verdorben oder gestohlen wird.
- Fulfillment optimieren. Richtig eingelagertes und gelagertes Inventar kann schneller und einfacher kommissioniert, verpackt und an Kunden versendet werden.
Was sind die vier Arten von Inventar?
Es gibt verschiedene Arten von Inventar, auf die ein Unternehmen stoßen kann, wenn es seine Bestände handhabt und kontrolliert. Die wichtigsten sind:
- Rohstoffe.
- WIP-Inventar (Work-in-progress).
- Fertigwaren.
- Wartung, Reparatur & Operationen (MRO) Waren.
Wir enthalten auch Verpackungsmaterialien als fünfte Art von Inventar, die ein E-Commerce-Händler möglicherweise im Auge behalten muss.
Wie verfolgen Sie Inventar?
Die Bestandsverfolgung kann auf verschiedene Arten erfolgen, von Stift & Papier über Online-Tabellenkalkulationen bis hin zu ausgewachsener Inventarsoftware. Wir behandeln jede Methode im Detail (einschließlich einer Tabellenkalkulationsvorlage) in unserem speziellen Kapitel zur Bestandsverfolgung.
Je mehr Vertriebskanäle Sie verkaufen (und je mehr Verkäufe Sie auf jedem einzelnen machen), desto schwieriger wird diese Praxis. Daher werden die meisten wachsenden Multichannel-Einzelhandelsunternehmen eine Art automatisiertes System in Betracht ziehen, um die Bestandsverfolgung für sie zu übernehmen.
Wie verwalten Sie Ihr Inventar effektiv?
Der erste Schritt besteht darin, sich zu regelmäßigen und gut organisierten Prognosen zu verpflichten. Sie müssen eine solide Vorstellung davon haben, wie viel Inventar Sie zur Hand haben und planen, in einem bevorstehenden Zeitraum zu verkaufen, damit Sie den Nachschubbedarf planen können.
Sie müssen dann zeitnah neues Inventar kaufen, vorzugsweise basierend auf bestimmten Nachbestellungspunkten. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die richtige Organisationsstruktur in Ihrem Lager eingerichtet haben, um eine optimale Lagerung, minimale Schrumpfung und eine schnelle und systematische Erfüllung zu ermöglichen.
Eine gut eingerichtete Kalkulationstabelle oder ein automatisiertes System ist unerlässlich, um das Inventar über mehrere Vertriebskanäle hinweg zu verwalten. Auf diese Weise wissen Sie genau, wo sich das Inventar befindet, wie viel Sie zur Hand haben, und minimieren die Wahrscheinlichkeit, dass Sie das, was Sie haben, über- oder unterverkaufen.
Was sind die Methoden der Bestandsverwaltung?
Methoden untersuchen wir speziell in unserem Kapitel über Bestandsverwaltungstechniken. Aber hier sind ein paar High-Level-Beispiele für Methoden zur Bestandskontrolle:
- Wählen Sie eine geeignete Fulfillment-Option.
- Nehmen Sie Prognosen ernst.
- Nachbestellpunkte für jedes Produkt festlegen.
- Verwenden Sie EOQ für optimale Bestellmengen.
- Geben Sie jeder Variante einen eigenen Lagerplatz.
- Verkaufen Sie zuerst älteres Inventar.
- Priorisieren Sie mit ABC-Analyse.
- Verfolgen Sie immer Ihre Metriken.
- Überprüfen Sie die Genauigkeit mit regelmäßigen Zählungen.
- Automatisieren Sie so viel wie möglich.
Schlüsselbegriffe der Bestandsverwaltung
Die Bestandsverwaltung ist ein komplexes Thema. Und es gibt viele Systeme, Prozesse und allgemeine Teile, die in das Puzzle passen.
Hier ist ein Glossar mit Schlüsselbegriffen, auf die Sie wahrscheinlich stoßen werden:
| Durchschnittlicher Lagerbestand | Der durchschnittliche Lagerbestand über einen bestimmten Zeitraum, berechnet durch Addieren des Endinventars (EI) zum Anfangsinventar (BI) und Dividieren durch zwei. |
| Durchschnittliche Bestandskosten | Eine Bestandsbewertungsmethode, deren Wert auf den durchschnittlichen Kosten von Artikeln während eines Abrechnungszeitraums basiert. |
| Back order (BO) | Eine Bestellung für ein Produkt, das derzeit nicht vorrätig ist und daher für den Kunden noch nicht erfüllt werden kann. |
| Barcode-Scanner | Ein Gerät, mit dem Artikel über einen eindeutigen Barcode digital identifiziert und dann Inventar- und Fulfillment-Aufgaben wie Buchung, Kommissionierung, Zählung usw. ausgeführt werden. |
| Beginning Inventory (BI) | Der Wert eines nicht verkauften Lagerbestands zu Beginn eines Abrechnungszeitraums. |
| Bundles | Eine Gruppe einzelner Produkte in einem Inventar, die zusammengeführt werden, um unter einer einzigen SKU verkauft zu werden. |
| Transportkosten | Die Gesamtkosten, die mit dem Halten und Lagern von Inventar in einem Lager oder einer Einrichtung verbunden sind, bis es an den Kunden weiterverkauft wird. |
| Cost of goods sold (COGS) | Direkte Kosten für den Kauf und / oder die Herstellung von verkauften Waren, einschließlich aller darin enthaltenen Materialien, Arbeitskräfte, verwendeten Werkzeuge usw. Nicht enthalten sind indirekte Kosten wie Vertrieb, Werbung, Außendienstkosten usw. |
| Dead stock | Inventar, das lange genug nicht verkauft wird, um als veraltet und praktisch unverkäuflich zu gelten. |
| Ending Inventory (EI) | Der Wert eines nicht verkauften Lagerbestands am Ende eines Abrechnungszeitraums. |
| First-in-First-Out (FIFO) | Eine Bestandsbewertungsmethode, die davon ausgeht, dass Aktien, die zuerst gekauft wurden, auch als erste verkauft werden. |
| Bestandsaufnahme | Auch als Bestandsaufnahme bezeichnet, ist dies der systematische Prozess der physischen Bestandsaufnahme, um die Genauigkeit zu überprüfen. |
| Bestandsschrumpfung | Bestandsschrumpfung ist ein Rechnungslegungsbegriff für Bestandsgegenstände, die gestohlen, über die verkaufsfähige Reparatur hinaus beschädigt oder auf andere Weise zwischen Kauf- und Verkaufsstelle verloren gegangen sind. |
| Bestandsbewertung | Der Prozess, unverkauften Lagerbeständen einen Geldwert zu geben, um sie als Unternehmenswert in Finanzunterlagen anzuzeigen. |
| Inventarvariante | Die Variationen eines einzelnen Produkts, die ein Unternehmen in seinem Inventar halten kann. Zum Beispiel ein T-Shirt in verschiedenen Farben und Größen. |
| Bestandssichtbarkeit | Die Fähigkeit einer Person oder eines Unternehmens, genau zu sehen, wo sich ihr Inventar befindet und wie es verwendet wird. |
| Last-in-First-Out (LIFO) | Eine Inventarbewertungsmethode, bei der davon ausgegangen wird, dass die zuletzt zu Ihrem Inventar hinzugefügten Produkte zuerst verkauft werden. |
| Vorlaufzeit | Die Zeit, die ein Lieferant benötigt, um neue Lagerbestände an den gewünschten Ort zu liefern, sobald eine Bestellung erteilt wurde. |
| Multichannel | Ein Einzelhandelsmodell, das an mehreren verschiedenen Orten verkauft, normalerweise online über eine Kombination aus Websites und Marktplätzen. |
| Omnichannel | Ein Einzelhandelsmodell, das über Multichannel hinausgeht und alle Online- und Offline-Vertriebskanäle eines Unternehmens in ein einheitliches Kundenerlebnis integriert. |
| Auftragserfüllung | Der Prozess, bei dem der Kundenauftrag von Ihrem Lager oder Distributionszentrum in seinen Besitz gelangt. |
| Auftragsmanagement | Der systematische Auftragsmanagementprozess hinter der Organisation, Verwaltung und Erfüllung aller Kundenaufträge, die in ein Unternehmen kommen. Von der Auftragsannahme über die Zahlungsabwicklung bis hin zur Kommissionierung, Verpackung, Versand, Retourenabwicklung und Kundenkommunikation. |
| Überverkauf | Annahme von Online-Bestellungen für ein Produkt, das sich als nicht vorrätig herausstellt (normalerweise durch schlechte Bestandsverwaltung). Das Verhindern von Überverkäufen ist der Schlüssel zu einem qualitativ hochwertigen Erlebnis für Online-Kunden. |
| Periodische Bestandsverwaltung | Eine Art Bestandssystem, bei dem manuelle Prozesse verwendet werden, um die Lagerbestände regelmäßig zu zählen und zu aktualisieren. |
| Perpetual Inventory Management | Eine Art Inventarsystem, bei dem Ihre Bestandsverfolgung automatisiert wird, damit sie ständig in Echtzeit aktualisiert wird. |
| Pipeline-Inventar | Jedes Inventar, das seinen endgültigen Bestimmungsort in den Lagerregalen eines Unternehmens noch nicht erreicht hat, sich aber derzeit irgendwo in der Lieferkette befindet – z. B. derzeit hergestellt oder vom Lieferanten versendet. |
| Bestellung (PO) | Ein Handelsdokument, das von einem Unternehmen an seinen Lieferanten erstellt wurde und in dem Mengen, Artikel und vereinbarte Preise für neue Produkte aufgeführt sind, die dem Lagerbestand hinzugefügt werden sollen. |
| Kundenauftrag (SO) | Ein Dokument, das erstellt wird, wenn ein Kunde einen Kauf tätigt, in dem angegeben wird, welche Produkte erhalten werden sollen und wie viel bezahlt wurde oder geschuldet ist. |
| Lagerhaltungseinheit (SKU) | Eine SKU ist ein eindeutiger alphanumerischer Code, der auf jede Variante im Inventar eines Unternehmens angewendet wird und dabei hilft, einen Produktkatalog einfach zu identifizieren und zu organisieren. |
| Supply Chain | Der gesamte Fluss, den ein Produkt oder eine Ware vom Ursprung bis zum Verbraucher durchläuft – einschließlich Rohstoffen, Fertigwaren, Großhändlern, Lagern und dem endgültigen Bestimmungsort. Ein Einzelhändler ist möglicherweise nur für bestimmte Teile dieser Lieferkette direkt verantwortlich, sollte sich dessen jedoch für die von ihm verkauften Produkte vollständig bewusst sein. |
| Third-Party Logistics (3PL) | Bezieht sich auf den Einsatz eines externen Dritten zur Abwicklung von Lagerhaltung, Inventur, Fulfillment und / oder Kundenservice im Auftrag eines Einzelhandelsunternehmens. |
Key Inventory Management Formeln
Es ist nicht nur gängige Terminologie, die Sie wissen müssen, wenn es um die Bestandsverwaltung kommt. Es gibt auch einige spezifische Formeln zu beachten.
Wir werden später in diesem Handbuch näher darauf eingehen, wie und wann diese Formeln verwendet werden. Aber hier ist ein kurzer Überblick, den Sie als Referenzpunkt verwenden können:
1) Lagerumschlag
Die Lagerumschlagquote misst, wie oft Ihr Inventar in einem bestimmten Zeitraum verkauft wird. Es handelt sich daher um eine kritische Analysemetrik, die zeigt, wie effektiv das Inventar insgesamt verwaltet wird.
Die Formel nimmt die Kosten der verkauften Waren (COGS) über einen bestimmten Zeitraum und dividiert sie durch den durchschnittlichen Lagerbestand über denselben Zeitraum.
Generell deuten höhere Lagerumschlagsraten auf eine bessere Leistung und Effizienz hin. Dies liegt daran, dass das Unternehmen seine Lagerbestände häufiger durchläuft – wodurch die Transportkosten pro Einheit minimiert werden.
Dies gibt einen Einblick in die Gesamteffizienz eines Unternehmens und seiner Lagerverwaltungsprozesse. Je höher die Lagerumschlagsrate ist, desto effizienter kann ein Unternehmen sein Inventar bewältigen.
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2) Sell through Rate
Sell Through Rate nimmt die Menge an Inventar, die ein Einzelhändler erhält, und vergleicht sie mit dem, was tatsächlich über einen bestimmten Zeitraum verkauft wird. Es wird normalerweise als Prozentsatz ausgedrückt:
Dies hilft zu analysieren, ob Ihre Investition in ein bestimmtes Produkt gut funktioniert. Niedrige Sell-Through-Raten zeigen an, dass Sie entweder überkauft oder zu hoch bewertet sind, während hohe Sell-Through-Raten darauf hinweisen, dass Sie möglicherweise zu wenig gekauft oder zu niedrig bewertet haben.
Es ist eine großartige Möglichkeit, Entscheidungen über zukünftige Abnahmemengen für ein Produkt oder von einem bestimmten Lieferanten zu treffen.
3) Days of inventory outstanding (DIO)
Days of inventory Outstanding (DIO) misst die typische Anzahl von Tagen, die der Bestand benötigt, um in Verkäufe umzuwandeln.
Es ist schwierig, Erkenntnisse aus nur einer Berechnung zu ziehen. Sie sollten sich jedoch mit typischen Branchenstandards befassen und auch verfolgen, ob Sie im Laufe der Zeit nach oben oder unten tendieren.
4) Sicherheitsbestand
Sicherheitsbestand ist der Ersatzbestand, der benötigt wird, um unerwartete Versorgungsprobleme und / oder plötzliche Nachfrageänderungen zu bewältigen.
Denken Sie daran, dass Sie genügend Sicherheitsbestand haben möchten, um die Nachfrage zu decken. Aber nicht so sehr, dass erhöhte Transportkosten den Cashflow belasten.
5) Nachbestellungspunkt
Der Nachbestellungspunkt hilft bei der Bestimmung, wann neues Inventar bestellt werden muss. Es ist ein bestimmter Zeitpunkt, der als Auslöser für die Nachbestellung dient, sobald der Lagerbestand auf dieses bestimmte Niveau gesunken ist.
Es ist wichtig, die Vorlaufzeit für die Lieferung neuer Bestände bei der Festlegung von Nachbestellungspunkten zu berücksichtigen. Es sollte genügend Vorrat übrig bleiben, um mit der Nachfrage Schritt zu halten, bevor das neu gekaufte Inventar zum Verkauf angeboten wird.
6) Wirtschaftliche Bestellmenge (EOQ)
EOQ ist eine Formel, mit der genau berechnet werden kann, wie viel Inventar bestellt werden muss. Es berücksichtigt die typische Nachfrage eines Unternehmens, Bestellkosten und Transportkosten, um eine möglichst wirtschaftliche Zahl zu liefern:
Dies ist offensichtlich eine ziemlich komplizierte Formel. Aber wir decken diese in größerer Tiefe in Kapitel 4: Einkauf Inventar.
Bestandsverwaltungssoftware
Eine Bestandsverwaltungssoftware oder ein Bestandssystem erledigt alle schweren Aufgaben für ein Einzelhandelsunternehmen, wenn es um sein Inventar geht. Es verfolgt Bestandszu- und -abzüge automatisch, ohne sich auf manuelle, Papier- oder Tabellenkalkulationsprozesse zu verlassen.
Systeme wie diese werden bei wachsenden Unternehmen immer beliebter, da sie die Herausforderungen des modernen Multichannel- und Omnichannel-Einzelhandels bewältigen.
Die Auswahl eines für Ihr Unternehmen geeigneten Bestandsverwaltungssystems kann ein schwieriger Prozess sein. Aber hier sind ein paar Hauptmerkmale einer guten Software:
- Echtzeit-Tracking. Synchronisiert eine Live-Bestandszahl über alle Vertriebskanäle und Lager hinweg.
- Prognose. Verwendet vergangene Verkaufsdaten, um den geschätzten Bestandsbedarf in die Zukunft zu projizieren.
- Einkauf. Hilft bei der Verwaltung aller Lieferanten und Bestellungen für eine schnelle und einfache Lagerauffüllung.
- Regeln & Automatisierungen. Ermöglicht die Erstellung von Bestandsregeln, z. B. um zu bestimmen, wie viel Bestand auf jedem Vertriebskanal angezeigt wird.
- Cloud-basiert. Zugriff von überall mit Daten, die niemals von Teammitgliedern überschrieben werden, die Änderungen vornehmen.
Viele Systeme (wie Veeqo) helfen auch bei der Verwaltung und Automatisierung einer Vielzahl anderer operativer Aufgaben – wie Vertrieb & Großhandelsaufträge, Kommissionierung & Verpackung, Versand und Rücksendung.
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Kann Veeqo die Bestandsverwaltung für mich übernehmen?
Ja! Die Bestandsverwaltungssoftware von Veeqo synchronisiert den Multichannel-Bestand, prognostiziert den Bedarf, organisiert den Lagerbestand, verwaltet Bestellungen und bietet auch die Möglichkeit, alles digital über einen Barcode-Scanner auszuführen. Es gibt auch Funktionen für die Abwicklung von Multichannel-Bestellungen und den Versand im selben System an
Dieser erste Leitfaden behandelt alle Grundlagen der Bestandsverwaltung. Aber es gibt noch viel mehr, das wir in den kommenden Kapiteln untersuchen werden, beginnend mit den verschiedenen Arten von Inventar, die Sie beachten müssen. Vielleicht möchten Sie auch mehr über die Bestandsberichterstattung erfahren.