Microsoft Word ist eines der am häufigsten verwendeten Programme in Unternehmen heute. Untersuchungen zeigen, dass fast 600.000 Unternehmen in den USA Office 365 und damit Microsoft Word als primäres Textverarbeitungsprogramm verwenden.
Während das Schreiben von Dokumenten die Hauptfunktion von Microsoft Word ist, kann es Ihrem Unternehmen auf viele andere Arten dienen.
Was ist Microsoft Word?
Microsoft Word ist Teil der größeren Microsoft Office-Suite, die auch PowerPoint und Excel enthält. Es gibt verschiedene Versionen, darunter Home & Business, Home & Student und Professional.
„Microsoft Word ist das beliebteste und kompatibelste Textverarbeitungsprogramm, das auf allen Plattformen verfügbar ist“, sagte Colin Palfrey, Chief Marketing Officer bei Majesty Coffee. „Die Dateien sind auf allen Geräten vorwärts- und rückwärtskompatibel und bieten einen universellen Standard für Autoren.“
Was sind die geschäftlichen Anwendungen für Microsoft Word?
Wenn man bedenkt, dass Microsoft Word so viele Funktionen und Features hat, ist es kein Wunder, dass die Menschen begonnen haben, es mehr und mehr für ihre Geschäftstätigkeit zu nutzen.
„Das Schreiben von offiziellen Vorschlägen und Verträgen ist ein großer Teil dessen, wofür ich MS Word verwende“, sagte Palfrey. „Ich entwerfe auch E-Mails in MS Word, um sicherzustellen, dass die Formatierung und Grammatik / Syntax korrekt sind.“
Im Folgenden finden Sie einige der spezifischen Möglichkeiten, wie Sie Microsoft Word in Ihre Geschäftsprozesse integrieren können.
Gemeinsame Nutzung von Dokumenten
Da Microsoft Word mit jeder Plattform oder jedem Gerät kompatibel ist, können Dokumente, die Sie in der Textverarbeitung erstellen, für jeden freigegeben werden, auch für diejenigen, die kein Microsoft Word-Abonnement haben.
„Für mich ist es eine großartige Funktion, die Präsentationen, die ich auf einem Mac erstellt habe, auf jedem Gerät anzeigen zu können, da alle meine Geräte dieselbe Datei anzeigen können“, sagte Palfrey.
Vorlagenoptionen
Microsoft Word verfügt über Tausende von integrierten und herunterladbaren Vorlagen, mit denen Sie auf einfache Weise mit Geschäftsdokumenten wie Briefen, Berichten und Vorschlägen beginnen können. Hier sind einige der beliebtesten MS Word-Vorlagen für geschäftliche Zwecke:
- Kalender
- Geschäftsbrief
- Lebensläufe und Anschreiben
- Newsletter
- Geschäftsbericht
- Geschäftsvorschläge
- Rechnung
- Budget
- Broschüren und Flyer
- Ankündigung des Ruhestands
- Zertifikate (z. B. Mitarbeiter des Monats)
- Referenzschreiben
- Marketingmaterialien
- Mitarbeiterberichte
“ MS Word bietet Vorlagen für die Erstellung von Besprechungsprotokollen bis hin zu Produktbroschüren „, sagte Allan Borch, Gründer von Dotcom Dollar.
Vertragserstellung
Mit Microsoft Word können Sie Ihren eigenen Vertrag oder eigene Vertragsvorlagen erstellen. Das Programm verfügt zwar nicht über eine herunterladbare Vorlage für Geschäftsverträge, Es ist jedoch einfach genug, eine Vorlage mit einem Stil zu finden, den Sie an anderer Stelle mögen, kopieren und in ein neues Dokument einfügen, und stecken Sie Ihre Informationen ein. (Beachten Sie, dass unabhängig davon, welchen Weg Sie mit Ihren Verträgen einschlagen, es wichtig ist, dass sie von einem Anwalt überprüft werden.)
Teamzusammenarbeit
Mit den Freigabeoptionen können Sie Dokumente an Kollegen senden, an denen sie arbeiten können. Sie können ihre Änderungen nachverfolgen, sodass Sie leichter sehen können, was sie hinzugefügt oder entfernt haben. Nachverfolgte Änderungen ermöglichen es ihnen auch, Notizen und Fragen an die Ränder zu schreiben, die von anderen Personen beantwortet werden können, die an dem Dokument arbeiten.
Seriendruck
Mit dieser Funktion können Sie eine Vielzahl von Dokumenten erstellen, die für jede empfangende Person personalisiert werden können. Dies kann ein E-Mail-Newsletter, eine Besprechungseinladung oder allgemeine Geschäftskorrespondenz sein.
In diesem Fall muss dem Dokument eine Art Tabelle oder Liste zugeordnet sein, damit Microsoft Word weiß, welche Namen und Adressen in die Platzhalter eingefügt werden sollen.
Was sind einige andere Verwendungen für Microsoft Word?
Microsoft Word kann nicht nur geschäftlich, sondern auch zum Spaß und zur allgemeinen Bequemlichkeit verwendet werden. Sie können diese Office-Software für eine Vielzahl anderer Aufgaben verwenden, als einen Brief zu schreiben, einen Aufsatz zu schreiben oder ein Memo zu verfassen.
Kalender
Microsoft Office enthält Kalendervorlagen, die Sie anpassen können. Wenn Sie keinen der Microsoft-Kalender verwenden möchten, können Sie Ihren eigenen erstellen und in der Software nach Ihren Wünschen anpassen. Indem Sie einfach das Layout eines Dokuments in Querformat ändern und eine Tabelle einfügen, die sieben Spalten breit und fünf oder sechs Zeilen lang ist, können Sie einen ganzseitigen Monatskalender erstellen, um Ihren Zeitplan zu verfolgen.
Um einen kleineren Kalender zu erstellen, können Sie stattdessen die Hochformatausrichtung verwenden und eine Kopfzeile oben auf der Seite mit dem Kalenderteil unten auf der Seite einfügen. Sie können sogar Bilder, Wasserzeichen oder andere Illustrationen einfügen, um es anzupassen, bevor Sie es auf Ihren Kühlschrank schlagen.
Briefpapier oder Briefkopf
Mit der großen Auswahl an Cliparts, die Microsoft Office enthält, können Sie ganz einfach persönliches Briefpapier oder professionelle Briefköpfe erstellen. Zuerst wählen Sie einen Voll- oder Teilrahmen aus, der auf der Seite eingefügt werden soll. Von dort aus können Sie es mit Ihren eigenen Bildern, Wasserzeichen und verschiedenen Schriftarten anpassen, um die Seite zu verschönern. Microsoft Word enthält auch Briefpapier- und Briefkopfvorlagen, die Sie verwenden können, wenn Sie keine eigenen erstellen möchten.
Postkarten
Anstatt für teure Postkarten auf Ihrer Reise zu bezahlen, können Sie warten, bis Sie nach Hause kommen, und sie selbst mit Bildern von Ihrer eigenen Kamera erstellen. Microsoft Word macht es einfach, Postkarten mit einem 4 x 6-Zoll-Setup zu erstellen. Indem Sie auf die Registerkarte Seitenlayout klicken und dann die Größe des Dokuments in die Postkartengröße ändern, können Sie es anpassen. Sie können die Postkarte sogar auf Foto oder Karton ausdrucken, um sie haltbarer zu machen, wenn Sie sie per Post versenden.
Newsletter
Dank der mehrspaltigen Funktion in Microsoft Word können Sie ganz einfach Familien- oder Geschäfts-Newsletter erstellen. Wählen Sie zuerst Hoch- oder Querformat. Sie können es dann beliebig anpassen. Sie können Spalten hinzufügen und eine durchgezogene Linie dazwischen setzen, um eine deutlichere Trennung zu erzielen. Microsoft Office enthält einige gebrauchsfertige Newsletter-Vorlagen, mit denen Sie arbeiten können, wenn Sie sich nicht die Zeit nehmen möchten, Ihre eigenen zu erstellen.
Flyer oder Einladungen
Egal, ob Sie einen Flyer für einen Hofverkauf oder eine Arbeitsfeier oder eine Einladung für die Geburtstagsfeier Ihres Kindes benötigen, Sie können ihn ganz einfach in Microsoft Word erstellen. Wenn Sie kreativ sein möchten, können Sie mit einem leeren Dokument beginnen und einen Flyer oder eine Einladung von Grund auf neu erstellen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, können Sie aus vielen gebrauchsfertigen Flyer- und Einladungsvorlagen in Microsoft Office auswählen, um sie schnell zu erstellen.
Egal, ob Sie E-Mails verfassen, Vorschläge schreiben oder eine der vielen in Microsoft Word verfügbaren Vorlagen anpassen, es besteht kein Zweifel am Wert des Textverarbeitungsprogramms für geschäftliche Zwecke.