Wir alle verwenden E-Mails, aber wie viele wissen tatsächlich, wie man eine E-Mail gut adressiert? Die Ethik und die richtige Art der Adressierung von E-Mails zu kennen, ist entscheidend, wenn es um offizielle Geschäfte geht, bei denen eine falsche Adressierung eines Empfängers Sie disqualifizieren oder inkompetent erscheinen lässt.
Wir werden uns zunächst die Ethik der E-Mail-Kommunikation ansehen, bevor wir uns mit der korrekten Ansprache eines unbekannten Empfängers in einer E-Mail befassen. Wenn Sie die Grundlagen der E-Mail-Etikette kennen, können Sie das richtige Adressformat voll und ganz schätzen.
Inhaltsverzeichnis
Ethik in einer professionellen E-Mail zu berücksichtigen
Wenn es um professionelle E-Mails geht, müssen Sie viel formeller sein als beim Schreiben normaler E-Mails. Die Regel, die die Art der von Ihnen gesendeten E-Mails regelt, wird als E-Mail-Etikette bezeichnet. Es hilft Ihnen, das Senden von fremden und irrelevanten informativen E-Mails zu vermeiden. Mit anderen Worten, es lehrt Sie, wie Sie angemessen kommunizieren können.
Mit diesen einfachen Regeln unten, würden Sie die Dos und Don’ts in einer professionellen E-Mail kennen.
1. Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Adresse.
Wenn Sie Ihre persönliche E-Mail-Adresse für Beschäftigungsaktivitäten verwenden, stellen Sie sicher, dass die E-Mail Ihren vollständigen Namen enthält. ein Beispiel ist [email protected]
Es ist mehr geeignet für professionelle verwenden. Im Gegensatz zur Verwendung von Spitznamen, Handles, obskuren Referenzen oder Initialen wie [email protected] oder [email protected] .
Wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, sollten Sie die E-Mail-Adresse des Unternehmens verwenden. Es ist gut, zwei separate E-Mail-Adressen zu haben, eine für den persönlichen Gebrauch und die andere für geschäftliche oder berufliche Zwecke. Es ermöglicht Ihnen, unabhängige und persönliche E-Mail-Nachrichten von Geschäftskorrespondenz zu halten.
Stellen Sie für den professionellen Einsatz sicher, dass Ihr E-Mail-Konto bei Google Mail, Yahoo oder Hotmail signiert ist, da diese am beliebtesten sind.
2. Wählen Sie die richtigen E-Mail-Begrüßungen
Vermeiden Sie umgangssprachliche Begrüßungsstile, als würden Sie einen alten Freund einholen, insbesondere in E-Mails. Dazu gehören informelle Begrüßungen wie ‚Hey‘, ‚What sap‘ oder ‚Yo‘ in einer professionellen E-Mail-Umgebung. Sie sind zu entspannt und unangemessen. Außerdem hätte Ihr Empfänger einen schlechten Eindruck von Ihnen.
Wenn Sie etwas unbeschwerter sein möchten, können Sie ‚Hallo‘ oder ‚Hallo‘ verwenden, wenn Sie Ihren Empfänger ansprechen. Es gibt mehr zu E-Mail-Begrüßung als nur Hallo oder Hallo und so weiter. Wie Sie weiter in den Artikel lesen, Wir würden ansprechen, welche E-Mail-Anreden Sie verwenden sollten.
3. Halten Sie einen professionellen Ton
Wenn es um E-Mails geht, ist es schwierig zu wissen, wie Sie wahrgenommen werden. Sie können sympathisch sein, aber trotzdem professionell bleiben. Sie müssen Situationen vermeiden, in denen Ihre Worte aufgrund kultureller Unterschiede falsch interpretiert oder falsch kommuniziert werden können, insbesondere in Ihren E-Mails.
Vermeiden Sie auch Humor, wenn Sie möchten, dass Ihre Nachricht ernst genommen wird. Ihre Nachricht könnte ohne den richtigen Ton oder Gesichtsausdruck verloren gehen. Oft sind gesprochene und als lustig empfundene Wörter beim Schreiben anders. Vermeiden Sie auch die Verwendung negativer Sätze oder extremer Wörter, insbesondere wenn dies anders beabsichtigt ist, da Sie dadurch verärgert, besorgt oder ängstlich wirken.
4. Verwenden Sie gut definierte und kurze Betreffzeilen
Es ist ratsam, eine klare beschreibende Betreffzeile zu haben. Es wird Ihre E-Mail von den anderen unterscheiden. Außerdem erhalten Ihre Empfänger Informationen darüber, worum es in Ihrer E-Mail geht, bevor sie Ihre Nachricht lesen.
Es sollte maximal sechs Wörter haben und muss sehr kurz sein. Ihre Betreffzeile muss präzise und frei von Humor geschrieben sein.
Betreffzeilen müssen fett geschrieben werden. Dies hilft bei der einfachen Identifizierung, insbesondere wenn der Empfänger viele E-Mails im Posteingang hat. Wenn Sie keine Betreffzeile haben oder Ihrem Empfänger keine Vorstellung vom Inhalt Ihrer E-Mail geben, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mail nicht gelesen wird.
5. Überprüfen Sie Ihre Absatzlänge.
Eine E-Mail-Länge kann sehr schwierig sein, insbesondere wenn keine Zeichenanzahl vorhanden ist. Vermeiden Sie lange Absätze, als solche sechs bis zehn Absätze. Maximal fünf Absätze sollten Ihre E-Mail-Nachricht sein. Mit vier Sätzen in jedem Absatz.
Und stellen Sie sicher, dass in der E-Mail der Zweck Ihrer Nachricht klar angegeben ist. Da Ihre Betreffzeile Ihrem Leser einen Hinweis gibt, würde der Zweckkörper der E-Mail nur eine definierte und genaue Erklärung geben.
Wenn Sie viel zu sagen haben, kommunizieren Sie es über andere Kanäle. Eine E-Mail-Nachricht ist kein Telefon-Chat, über den Sie stundenlang sprechen können, bis Ihr Telefon tot ist.
Wenn es zu lang ist, verschiebt es den Empfänger aus. Seien Sie informativ und vermeiden Sie es, emotional zu sein.
6. Wählen Sie Ihre Interpunktionen sorgfältig aus.
Achten Sie auf die Satzzeichen, die Sie in Ihrer E-Mail verwenden. Jeder Satz sollte die entsprechenden Endpunktsatzzeichen haben; sei es ein Fragezeichen (?), Punkt (.), Komma (,), ein Ausrufezeichen (!), oder Semikolon (;).
Verwenden Sie Ausrufezeichen genauso sparsam wie Fragezeichen. Ausrufezeichen gelten als unprofessionell. Daher ist es am besten, sie nicht zu verwenden.
Verwenden Sie Semikolons (;), wo Sie zwei Sätze verbinden möchten, und Komma (,) als Konjunktion, um unabhängige Klauseln zu verbinden.
Fragezeichen (?) werden am Ende fragwürdiger Aussagen und ein Punkt am Ende jedes Satzes verwendet.
Ein Beispiel: Haben Sie mit der Personalabteilung gesprochen? Wenn sie bereit sind, zu den Bedingungen zu verhandeln, würde es eine Erhöhung ihrer Zulagen geben.
7. Korrigieren Sie Ihre Nachricht, bevor Sie die E-Mail senden.
Überprüfen Sie vor dem Drücken der Sendetaste auf Rechtschreibfehler, Subjekt-Verb-Übereinstimmung und andere Grammatikfehler.
Überprüfen Sie Ihren Satzfall. Verwenden Sie die Standardschriftgröße von 12 und die Schriftart von Calibri, Times New Roman oder Arial. Vermeiden Sie verrückte oder mehrfarbige Schriftarten mit Farben, die die Augen verletzen und eine Brille benötigen, bevor sie die Nachricht lesen können.
Verwenden Sie immer die Standardfarbe schwarz, nicht häufig fett oder kursiv. Vermeiden Sie Fehler, die Ihr Leser auf jeden Fall fangen. Verwenden Sie keine Emojis, Abkürzungen oder fügen Sie in Ihrer E-Mail den Vorbehalt ‚Von meinem Telefon gesendet‘ hinzu. Es ist sehr unprofessionell und gibt eine schlechte Wahrnehmung von Ihnen.
Überprüfen Sie abschließend, ob ein Signaturblock vorhanden ist, wenn Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des Empfängers korrekt eingegeben haben, bevor Sie auf die Schaltfläche ‚Senden‘ klicken.
So adressieren Sie eine E-Mail an eine unbekannte Person
Unabhängig davon, ob Sie den Namen oder das Geschlecht des Empfängers kennen oder nicht, ist es wichtig zu wissen, welche Anrede angemessen ist. Es wird bestimmt, ob der Empfänger Ihre E-Mail liest oder nicht. In diesem Abschnitt des Artikels, wir würden die besten Möglichkeiten, um über solche Situationen zu gehen identifizieren und den Fall des Sendens vermeiden, was Sie nicht beabsichtigen,, an die unbekannte Person.
Hier sind einige Tipps, die Sie beim Senden einer E-Mail an eine unbekannte Person beachten sollten:
1. Adressieren Sie den Empfänger mit dem Namen
Die beste Begrüßung beim Schreiben einer professionellen E-Mail besteht darin, den Empfänger mit seinem Namen anzusprechen. Wenn Sie das Geschlecht der Person nicht kennen, können Sie versuchen, die Details der Person herauszufinden, an die Sie Ihre E-Mail von der Firma senden.
Sie können beispielsweise ‚Dear ‚ oder ‚Dear ‚ verwenden, jedoch nicht nach mehrmaligem E-Mail-Austausch. Ebenfalls, es ist ein bisschen altmodisch und weniger formal. Deshalb, Eine höfliche und modernisierte Art, Ihren Empfänger anzusprechen, sollte sein, ‚Lieber Vorname‘ oder ‚Lieber Nachname.‘
Mit anderen Worten, ‚Sehr geehrte Frau Catherine‘ oder ‚Sehr geehrter Herr Jones. Auf diese Weise klingen Sie formeller als der altmodische Ton.
Für einen E-Mail-Austausch können Sie antworten, indem Sie ihn mit dem Namen ansprechen, den er in seiner vorherigen E-Mail an Sie verwendet hat.
2. An ein unbekanntes Geschlecht
Dies ist der schwierigste Teil beim Schreiben einer formellen E-Mail. Wenn Sie den Namen Ihres Empfängers nicht erhalten können, können Sie ‚Sehr geehrter Herr / Frau‘ verwenden, da dies weniger persönlich und höflich ist. Es wurde häufig in einem afrikanischen Kontext verwendet. Es ist neutral und kann daher auch verwendet werden, wenn Sie das Geschlecht des Empfängers nicht kennen.
Wenn Sie jedoch das Geschlecht des Empfängers kennen, können Sie entweder ‚DearMadam oder DearSir‘ verwenden, je nachdem, ob es sich um ihn oder sie handelt. Es ist auch eine der besten Optionen, wenn es um professionelle E-Mails und formelle Briefe geht.
3. Verwendung von Berufsbezeichnungen
Dies gilt, wenn Sie die Berufsbezeichnung des Empfängers kennen. Sie sollten Berufsbezeichnungen verwenden, die mit der Empfängerposition übereinstimmen. Zum Beispiel ‚Lieber Personalleiter‘ oder ‚An den Personalleiter‘. Dies teilt dem Empfänger mit, dass Sie sich der Position bewusst sind, die er innehat, und gibt Ihnen zusätzliche Gutschrift, wenn es um Bewerbungen geht.
Sie können auch den Namen des Unternehmens verwenden, wenn Sie den Titel des Empfängers nicht kennen. Ein klares Beispiel ist: ‚Dear Incorp Company. Dies zeigt, dass die E-Mail für das Unternehmen bestimmt ist. Dies zeigt die Nachricht, die Sie über das Unternehmen des Empfängers wissen, und dies gibt Ihnen auch Punkte, insbesondere wenn es sich um eine Bewerbung handelt.
4. Eine generische E-Mail-Adresse
Wenn Sie eine E-Mail an eine generische E-Mail-Adresse senden, können Sie ‚To Whom It May Concern‘ verwenden. Es klingt passiv und ein bisschen aggressiv; je nach Kontext wurde es verwendet. In einigen Fällen könnte der Empfänger glauben, dass es ihn nicht betrifft, und das Lesen einstellen.
Es ist in Ordnung, es beim Schreiben von Anschreiben für Bewerbungen zu verwenden, da es sehr unpersönlich ist. Aber wenn es für Büro-E-Mails gedacht ist, möchten Sie vielleicht ‚Thankyouforyourtime‘ im Satz hinzufügen, um den Ton zu mildern.
5. Weniger formelle Begrüßungen verwenden
Unter keinen Umständen sollten Sie ‚Hallo‘, ‚Grüße an‘ oder ‚Hallo‘ oder ‚Hallo‘ verwenden, da dies nicht die besten Optionen sind, um E-Mails an eine unbekannte Person zu richten, insbesondere wenn Sie versuchen, formell zu bleiben. Sie können sie verwenden, wenn Sie den Empfänger kennen und wenn es sich um einen informellen Inhalt handelt.
Wenn Sie weniger formell oder streng bleiben möchten, sollten Sie mit ‚Hallo Name‘ oder Hallo Name gehen.‘ Mit anderen Worten, ‚HelloMrJames‘ oder ‚HiMrsLaura. Dies sind einfache und leichte Möglichkeiten, um Ihre E-Mail-Nachrichten zu beginnen. Wenn Ihr Empfänger eine Frau ist und Sie sich nicht sicher sind, ob sie verheiratet ist, um zu wissen, welchen Titel Sie verwenden sollen, Verwenden Sie am besten Ms, Dies gilt sowohl für verheiratete als auch für unverheiratete Frauen.
Fazit
Die Verwendung professioneller Begrüßungen ist sehr wichtig, da dies das erste ist, was der Empfänger in Ihrer E-Mail sieht. Dies bedeutet nicht, dass Sie Ihre E-Mail schön beginnen und schrecklich beenden sollten, was einen sauren Geschmack im Mund Ihres Empfängers hinterlässt. Die Verwendung der richtigen E-Mail-Abschlusszeile und der Abmeldung hinterlässt die richtigen Eindrücke, da dies das Letzte ist, was Ihr Empfänger liest.
Sie könnten mit ‚Danke‘, ‚Danke für Ihre Zeit‘, ‚Ich freue mich auf die Zusammenarbeit mit Ihnen‘, ‚Ich wünsche Ihnen einen wunderschönen Tag‘ oder ‚Ich freue mich auf unser nächstes Gespräch‘ als Schlusszeilen enden. Und mit guten Zeichen wie ‚Mit freundlichen Grüßen‘, ‚Mit freundlichen Grüßen oder freundlichen Grüßen‘, ‚Mit freundlichen Grüßen‘, ‚Respektvoll‘ oder ‚Herzlich, dann Ihre Unterschrift Block und Ihren vollständigen Namen.
Die Verwendung einer dieser Schlusszeilen und Abmeldungen würde Ihre Anrede und E-Mail-Nachricht ergänzen. Und es wird wahrscheinlich eine schnelle und positive Antwort beeinflussen.
Was sind Ihre Tipps zur E-Mail-Etikette und wie adressieren Sie E-Mails an ein unbekanntes Publikum?
Fünf wichtige Erkenntnisse;
- Wählen Sie Ihre Betreffzeile mit Bedacht aus. Es muss kurz und prägnant sein.
- Verwenden Sie professionelle Begrüßungs-, Schlusszeilen und Abmeldelinien.
- Bleiben Sie freundlich, formell und vermeiden Sie Sarkasmus in Ihrer Nachricht.
- Überprüfen Sie Ihre Grammatik, Zeichensetzung und Rechtschreibung.
- Überprüfen und beantworten Sie Ihre E-Mails häufig umgehend.