Ein schrittweises Disziplinarverfahren – von der mündlichen Abmahnung bis zur Entlassung

Die Entlassung eines Mitarbeiters ist eine ernste Angelegenheit.

Es kann sehr schwerwiegende Folgen haben, die weit über den einfachen Verlust eines Einkommens oder Arbeitsplatzes hinausgehen.

Es kann auch ein erhebliches gesellschaftliches Stigma haben.

Aus diesem Grund sind das Employment Appeals Tribunal, der Rights Commissioner Service und die Zivilgerichte und andere Stellen so sehr daran interessiert, dass ein Arbeitnehmer faire Verfahren und natürliche Gerechtigkeit erhält.

Zweck eines Disziplinarverfahrens ist es, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die erforderlichen Verhaltens- und Kompetenzstandards erreichen. Ein Disziplinarverfahren sollte nicht einfach strafend sein.

Bevor überhaupt ein Disziplinarverfahren eingeleitet wird, sollte der Mitarbeiter informell über sein Verhalten, seine Anwesenheit, seine Arbeitsstandards oder was auch immer das Problem verursacht, informiert werden.

Informelle Beratung

Das vordisziplinäre Verfahren Informelle Beratung sollte durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter die erwarteten Standards kennt, und sollte von einem Vorgesetzten / Manager durchgeführt werden.

Dem Mitarbeiter sollte

1. Mitgeteilt werden, was verbessert werden muss (z. B. Zeitmessung, Anwesenheit, Verhalten, Arbeitsstandards)
2. Gelegenheit zur Erläuterung gegeben
3. Angesichts eines Aktionsplans zur Herbeiführung der erforderlichen Verbesserung
4. Angesichts einer schriftlichen Notiz, die sowohl vom Vorgesetzten / Manager als auch vom Mitarbeiter unterzeichnet wurde, über die vereinbarten Maßnahmen.

Wenn diese informelle Beratung nicht die erforderliche Verbesserung bewirkt, wird das formelle Disziplinarverfahren eingeleitet.

Viele Arbeitgeber sind sich jedoch nicht sicher, wie sie ein Disziplinarverfahren an ihrem Arbeitsplatz umsetzen können, ohne sich einem Anspruch auf missbräuchliche Entlassung auszusetzen.

Faire Verfahren und natürliche Gerechtigkeit

Werfen wir einen Blick auf ein schrittweises Verfahren, das sicherstellen soll, dass der Mitarbeiter natürliche Gerechtigkeit und faire Verfahren erhält.

Und sollte sicherstellen, dass der Arbeitgeber keinen Fall wegen ungerechtfertigter Entlassung wegen Nichtbeachtung fairer Verfahren verliert.

SI 146 von 2000-Gesetz über Arbeitsbeziehungen, 1990 (Verhaltenskodex für Beschwerden und Disziplinarverfahren) (Erklärung) Order, 2000 ist nicht obligatorisch und enthält nur Richtlinien.

Es wäre jedoch ein Fehler des Arbeitgebers, die Grundsätze des Kodex nicht anzuwenden, da jedes 3rd-Parteigericht oder -gericht unbeeindruckt ist, ohne dass dem Arbeitnehmer ein Verfahren zur Verfügung gestellt wird, das faire Verfahren zur Gewährleistung von Fairness und natürlicher Gerechtigkeit vorsieht.

Auch ohne Disziplinarverfahren am Arbeitsplatz hat der Arbeitnehmer Anspruch auf faire Verfahren und natürliche Gerechtigkeit, und der Verhaltenskodex sollte dies gewährleisten, wenn er befolgt wird.

Die wichtigsten Punkte zu diesem Verfahren sind wie folgt:

• Alle Arbeitgeber sollten Verfahren zur Behandlung von Beschwerden und Disziplinarangelegenheiten vereinbart haben
• Alle Manager und Vorgesetzten sollten diese Verfahren kennen und anwenden
• Arbeitnehmervertreter sollten in der Lage sein, Arbeitnehmer in Schwierigkeiten zu unterstützen
• Alle auftretenden Probleme sollten fair behandelt werden, wobei der Arbeitnehmer die Möglichkeit haben sollte, in seinem Namen Erklärungen abzugeben
• eine Reihe von sanktionen vorgesehen und berücksichtigt werden
• Warnungen sollten nach einer bestimmten Zeit aus dem Datensatz des Mitarbeiters entfernt werden.

Die Grundprinzipien des fairen Verfahrens sind

1. Das Verfahren ist fair und rational
2. Die Grundlage für das Disziplinarverfahren ist klar, dh der Mitarbeiter weiß, was er falsch gemacht hat
3. Die Strafen sind klar
4. Ein interner Beschwerdemechanismus ist vorhanden.

Um nachweisen zu können, dass faire Verfahren befolgt wurden (in anderen Fällen als bei grobem Fehlverhalten und / oder Unehrlichkeit), sollten Warnungen an den Mitarbeiter ausgegeben werden, in denen die Ursache der Beschwerde gegen ihn dargelegt wird. (In Fällen von Unehrlichkeit ist keine Abmahnung erforderlich)

Durchführung eines formellen Disziplinarverfahrens

Die Schritte im Disziplinarverfahren folgen im Allgemeinen abgestuften Schritten, einschließlich einer mündlichen Abmahnung, einer schriftlichen Abmahnung, einer endgültigen schriftlichen Abmahnung und einer Entlassung. Bei grobem oder schwerem Fehlverhalten ist es jedoch zulässig, mit Stufe 4 des Verfahrens zu beginnen.

Der Arbeitgeber sollte jedoch andere Sanktionen als die nukleare Kündigungsoption in Betracht ziehen. Alternativen können eine Versetzung in einen anderen Teil des Arbeitsplatzes, eine andere Rolle oder eine Herabstufung sein.

Denken Sie daran, dass ein Angestellter bis zur Untersuchung wegen Entgelts suspendiert werden kann, aber nur bis zur Berufung gegen eine Entlassung ohne Entgelt suspendiert wird.

Stufe 1 – Mündliche Abmahnung

Generell sollte ein Mitarbeiter bei einem ersten Verstoß eine mündliche Abmahnung erhalten.

Auch wenn der Arbeitgeber „nur“ mündlich abmahnt, ist dies immer noch Teil eines formellen Disziplinarverfahrens, und die Grundsätze der natürlichen Gerechtigkeit, der fairen Verfahren und der Gerechtigkeit / Fairness würden jederzeit gelten.

Dies würde ein Treffen mit dem Mitarbeiter beinhalten, zu dem der Mitarbeiter einen Kollegen oder einen anderen Vertreter mitbringen könnte. Es besteht kein Recht, einen gesetzlichen Vertreter mitzubringen, es sei denn, der Arbeitgeber stimmt zu.

Dies kann ein Gewerkschaftsvertreter sein, auch wenn der Arbeitgeber die Gewerkschaft möglicherweise nicht offiziell anerkennt oder mit ihr in Kontakt tritt. Seine Rolle wird als Protokollant und Zeuge sein, kein Anwalt oder Sprecher.

In der Besprechung sollte der Mitarbeiter über das Problem informiert und aufgefordert werden, zu antworten und seine Handlungen zu erklären.

Es sollte keine Eile geben, vom Arbeitgeber beurteilt zu werden, da das Treffen untersuchend ist.

Nach der Besprechung sollte dem Mitarbeiter ein Bestätigungsschreiben ausgehändigt werden. Dieses Schreiben bestätigt, dass der Mitarbeiter eine mündliche / mündliche Abmahnung erhalten hat. Es sollte auch die vom Arbeitnehmer geforderten Verbesserungen in Bezug auf das Verhalten, das zur Warnung geführt hat, und den Zeitrahmen, innerhalb dessen die Verbesserung vorgenommen werden muss, enthalten.

In diesem Schreiben sollte auch angegeben werden, dass die Nichtverbesserung zur 2. Stufe des Disziplinarverfahrens und letztendlich zur Entlassung führt.

Es sollte auch der Zeitraum angegeben werden, für den es in der Akte des Mitarbeiters verbleibt, wonach es entfernt wird. 3 Monate wären eine angemessene Frist für diese 1. mündliche Warnung, um in den Akten zu bleiben, aber es könnte für 6 Monate bleiben.

Wenn ein Angestellter bis zu einer Untersuchung suspendiert wurde, ist es wichtig, dass er weiß, wie lange die Suspendierung dauern wird, und die Untersuchung muss innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens stattfinden. „Verzögerte Gerechtigkeit ist verweigerte Gerechtigkeit“.

Sobald dieses Disziplinarverfahren eingeleitet wurde, sollte der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer helfen, sein Verhalten oder seine Leistung zu verbessern, je nachdem, was die Ursache des Problems an 1. Stelle war.

Der Arbeitgeber sollte die Einzelheiten dieses 3-monatigen Überwachungszeitraums aufzeichnen, und eine Umschulung oder ein Umzug sollte in Betracht gezogen werden, wenn dies möglich und angemessen ist.

Wenn sich der Arbeitnehmer jedoch nicht verbessert oder die Aktivität wiederholt wird, die die mündliche Abmahnung an 1. Stelle verursacht hat, kann der Arbeitgeber eine erste schriftliche Abmahnung aussprechen.

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Stufe 2 – Erste schriftliche Abmahnung

Die 1. schriftliche Abmahnung kann innerhalb der für die Überwachung vorgesehenen Frist nach der mündlichen Abmahnung erfolgen, sofern keine Verbesserung des Verhaltens oder der Leistung eintritt.

Vor der Ausstellung sollte der Mitarbeiter zu einer weiteren Besprechung eingeladen, über die Übertretung informiert und die Möglichkeit gegeben werden, zu antworten.

Die schriftliche Mahnung wird dann ausgestellt und dauert weitere 3 Monate. In dieser Warnung sollte auch die Art des Problems klar dargelegt, Lösungen wie Umschulungen vorgeschlagen und auf mögliche Sanktionen (einschließlich Entlassung) hingewiesen werden, wenn innerhalb der 3 Monate keine Besserung festgestellt wird.

Der Arbeitgeber sollte dem Arbeitnehmer erneut jede angemessene Unterstützung leisten, um ihm zu helfen, sein Verhalten und / oder seine Leistung zu verbessern. Der empo9yer muss sich aber auch seiner Sorgfaltspflicht gegenüber anderen Mitarbeitern bewusst sein.

Stufe 3 – Zweite schriftliche Mahnung

Wenn die erforderliche Verbesserung nicht innerhalb von 3 Monaten nach der 1. schriftlichen Mahnung erfolgt, kann eine 2. schriftliche Mahnung erteilt werden. Dies ist ausschließlich Sache des Arbeitgebers und es ist üblich, dass viele Arbeitgeber nur eine 1. und letzte schriftliche Abmahnung aussprechen.

Diese Warnung erfolgt auf ähnliche Weise wie die anderen 2 oben genannten Warnungen, aber Sie sollten einen Überwachungszeitraum von 6 Monaten in Betracht ziehen, um Verbesserungen zu ermöglichen.

Stufe 4 – Letzte schriftliche Mahnung

Wenn die erforderliche Verbesserung nicht eintritt, wird eine letzte schriftliche Mahnung mit einem Überwachungszeitraum von 12 Monaten erteilt.

Der Brief, der diese Warnung bestätigt, wird darauf hinweisen, dass, wenn es keine Verbesserung gibt oder wenn das schlechte Verhalten / die schlechte Leistung wiederholt wird, eine Entlassung erfolgt.

Dieses Abmahnschreiben wird das letzte vor der Entlassung sein, daher ist es wichtig, dass es gut verfasst ist, da es vom Arbeitnehmer und wahrscheinlich seinem Rechtsberater genau geprüft wird.

Dieses Schreiben sollte sich nur auf die Angelegenheiten beziehen, die bisher Gegenstand des Disziplinarverfahrens waren, nicht auf andere Angelegenheiten, die dem Arbeitnehmer nie vorgelegt wurden.

Stufe 5 – Entlassung oder Klage vor Entlassung

Wenn nach der letzten schriftlichen Abmahnung keine Besserung eintritt, ist die Entlassung das wahrscheinliche Ergebnis. Ein Treffen sollte einberufen und der Mitarbeiter und sein Vertreter eingeladen werden.

Der Arbeitgeber sollte den Arbeitnehmer an das Verhalten / Verhalten erinnern, das zu diesem Punkt geführt hat, die wiederholten Übertretungen / das Versäumnis, die Leistung ausreichend zu verbessern, und dass die Entlassung dem Disziplinarverfahren entspricht.

Dem Arbeitnehmer sollte die Möglichkeit gegeben werden, innerhalb von 14 Tagen Berufung einzulegen. Er sollte auch ein Schreiben erhalten, in dem die Entlassung und das Recht auf Berufung, die Frist für die Berufung und die Berufung bestätigt werden.

Grobes oder schwerwiegendes Fehlverhalten

Grobes oder schwerwiegendes Fehlverhalten wird normalerweise in der letzten Phase behandelt – Stufe 4 oder Stufe 5, je nachdem, wie viele Stufen Sie in Ihrem Verfahren verwenden.

Es gibt keine gesetzliche Definition von „grobem Fehlverhalten“, aber es würde im Allgemeinen umfassen

• Kriminelle Handlungen
• Diebstahl
• Vorsätzliche Sachbeschädigung
• Angriff
• Pflichtverletzung
• Schwere Verletzung des Gesundheits- und Sicherheitsverfahrens
• Betrügerisches Verhalten
• Verfälschung von Aufzeichnungen
• Missbrauch von Unternehmensrichtlinien / -verfahren
• Missbrauch von Vertrauen
• Schwere sexuelle Belästigung, Belästigung, Mobbing
• Schwere Verstöße gegen die Internet- / E-Mail-Richtlinie
• schutzpolitik
• Gewalttätiges Verhalten

Dies ist keine vollständige Liste und es kann andere Handlungen geben, die im Zusammenhang mit einem bestimmten Job oder einer bestimmten Branche als schwerwiegendes Fehlverhalten angesehen werden können.

Schweres/grobes Fehlverhalten sollte wie folgt behandelt werden:

1. Benachrichtigen Sie den Mitarbeiter unverzüglich über den Vorwurf

Dies würde erstens eine vorläufige Erfassung der Fakten und zweitens eine Einladung an den Mitarbeiter zur Teilnahme an einer Besprechung zur Feststellung des Vorwurfs beinhalten. Dem Arbeitnehmer sollte mitgeteilt werden, dass er einen Arbeitskollegen oder Gewerkschaftsvertreter zu diesem Treffen mitbringen kann.

Es ist wichtig, dass eine strikte Vertraulichkeit gewahrt bleibt, da der Arbeitnehmer bis zum Beweis des Gegenteils unschuldig ist und Anspruch auf den Schutz seines guten Namens hat.

2. Untersuchung

Es wird eine Untersuchung durchgeführt, und der Mitarbeiter kann bis zum Ergebnis dieser Untersuchung mit der Bezahlung suspendiert werden.

Es sollte so schnell wie möglich von einer Partei / Parteien mit dem erforderlichen Fachwissen durchgeführt werden, die Arbeitgeber und Arbeitnehmer zustimmen, und in Übereinstimmung mit dem Mandat für die Untersuchung. Das Mandat sollte

1. den Zeitrahmen der Untersuchung und
2. den Umfang der Untersuchung festlegen, d. h. entscheiden, ob der Vorwurf bestätigt wurde oder nicht.

Alle Sitzungen sollten schriftlich festgehalten und vertraulich behandelt werden.

Der Ermittler sollte in der Lage sein, jeden Mitarbeiter zu befragen, der die Untersuchung unterstützen kann.

Der Mitarbeiter, gegen den der Vorwurf erhoben wurde, sollte vor und während der Untersuchung Kopien aller schriftlichen Notizen erhalten, z. B. Zeugenaussagen, Einzelheiten des mutmaßlichen Fehlverhaltens, Notizen. Er sollte auch bei allen Sitzungen während des Untersuchungsprozesses vertreten sein dürfen.

Nach Abschluss der Untersuchung wird der Geschäftsleitung und dem Mitarbeiter ein schriftlicher Bericht vorgelegt, in dem die Entscheidung des Prüfers auf der Grundlage der Abwägung der Wahrscheinlichkeiten dargelegt wird.

Wenn der Vorwurf bestätigt wurde, findet ein weiteres Disziplinargespräch mit dem Mitarbeiter statt.

3. Disziplinaranhörung

Der Arbeitnehmer sollte schriftlich über die Disziplinarsitzung informiert und informiert werden

• Es handelt sich um eine formelle Disziplinarsitzung gemäß Stufe 4 oder 5 des Disziplinarverfahrens
• Zweck der Sitzung ist es, Vertretungen im Namen des Arbeitnehmers anzuhören und zu entscheiden, ob eine Disziplinarstrafe angemessen ist
• Das mögliche Ergebnis der Anhörung
• Das Recht, begleitet zu werden

Sobald Erklärungen abgegeben wurden und die Anhörung die Vorwürfe nicht erneut prüfen soll, wird das Treffen dann sein vertagt, damit der Entscheidungsträger entscheiden kann, welche Maßnahmen gegebenenfalls ergriffen werden sollen.

Die Sitzung wird erneut einberufen und die Entscheidung dem Mitarbeiter mitgeteilt, der auch über sein Recht informiert wird, gegen die Entscheidung Berufung einzulegen.

Schlussbemerkung

Keine der oben genannten Bestimmungen gilt für Situationen groben Fehlverhaltens, die zu einer sofortigen Entlassung führen können.

Auch schwerwiegendere Verhaltensverstöße können dazu führen, dass das Verfahren mit einer schriftlichen Abmahnung oder an einer anderen Stelle des Verfahrens eingeleitet wird.

Der entscheidende Punkt ist, dass es ein faires und transparentes Verfahren gibt und sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer wissen, wo sie stehen.

Ebenso wichtig ist, dass andere Mitarbeiter das Verfahren als fair und gerecht ansehen und dass sie faire Verfahren erhalten, wenn es ein Problem gibt.

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