Mobile Geräte sind allgegenwärtig und zu einem festen Bestandteil unseres Lebens geworden. Können Sie sich vorstellen, ohne Ihr Handy zu leben? Wir fragen uns wirklich, was wir getan haben, bevor diese lebensverändernden Geräte in unsere Hände kamen! Heute nutzen wir unsere Smartphones für viele Routineaufgaben wie das Abrufen von E-Mails, die Kommunikation mit Familie und Freunden, Telefonkonferenzen, Einkäufe, Bankgeschäfte und vieles mehr. Wäre es nicht schön, wenn wir es auch auf alle arbeitsbezogenen Kommunikationen ausdehnen könnten? Es ist praktisch, über unser Smartphone auf alle unsere Outlook-Informationen einschließlich Aufgaben, Kalender und Kontakte zuzugreifen, damit wir unabhängig von unserem physischen Standort den Überblick über unsere Arbeitsverpflichtungen behalten können. Dies ist auch gut für Organisationen, da es die Produktivität ihrer Mitarbeiter steigern kann. Aber ist das möglich? Ja, über ein Protokoll namens Exchange ActiveSync.
Was ist Exchange ActiveSync?
Microsoft
Exchange ActiveSync ist ein proprietäres Protokoll, das Ihr Mobilgerät mit Ihrem Exchange-Postfach synchronisiert, sodass Sie auf Ihre E-Mails, Kalender, Kontakte, Aufgaben und vieles mehr zugreifen können. Es basiert auf XML und kommuniziert mit einem mobilen Gerät über HTTP oder HTTPS.
Dieses von Microsoft entwickelte Protokoll ist standardmäßig aktiviert, wenn Sie Exchange 2016 installieren.
Darüber hinaus ist dieses Protokoll so konzipiert, dass es auch in Netzwerken mit hoher Latenz und geringer Bandbreite gut funktioniert, sodass Sie von jedem Ort der Welt aus auf alle Ihre Informationen zugreifen können, auch wenn die Signalstärke von mobilen Daten oder WLAN nicht so groß ist.
Microsoft hat so ziemlich über alles nachgedacht Exchange ActiveSync, einschließlich des Sicherheitsaspekts, da Sie vertrauliche Informationen über das offene Internet austauschen. Aus diesem Grund werden standardmäßig Standardverschlüsselungsdienste verwendet. Sie können Exchange ActiveSync auch so konfigurieren, dass die SSL-Verschlüsselung (Security Sockets Layer) für die Kommunikation zwischen Exchange Server und Ihrem Mobilgerät verwendet wird.
Neben diesen Aspekten finden Sie hier einen detaillierten Einblick in die Funktionen von Exchange ActiveSync.
Funktionen von Exchange ActiveSync
Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Funktionen von Exchange ActiveSync.
- Unterstützt HTML-Nachrichten.
- Erleichtert das Gruppieren von E-Mail-Nachrichten nach Konversation.
- Gibt die Möglichkeit, eine Konversation zu synchronisieren oder nicht zu synchronisieren.
- Synchronisiert SMS-Nachrichten (Short Message Service) mit dem Postfach eines Benutzers.
- Unterstützt die Anzeige des Nachrichtenantwortstatus.
- Ruft Nachrichten basierend auf der Internetgeschwindigkeit so schnell wie möglich ab.
- Gibt Informationen über Teilnehmer in einer Besprechung.
- Unterstützt die umfangreiche Suche aller Informationen auf Exchange Server.
- Ermöglicht das Zurücksetzen der PIN
- Schützt das Gerät mit erweiterten Kennwortrichtlinien.
- Können Sie automatische Antworten einrichten, wenn Sie von der Arbeit oder aus dem Büro sind.
- Unterstützt die Aufgabensynchronisierung.
- Gibt Verfügbarkeitsinformationen von Kontakten an.
Diese Funktionen verbessern die Benutzerfreundlichkeit von Exchange ActiveSync erheblich und machen es zu einem praktischen Tool für alle, die den Überblick über das Geschehen bei der Arbeit behalten möchten, auch wenn sie unterwegs sind.
Wie verwende ich Exchange ActiveSync?
Da Exchange ActiveSync standardmäßig aktiviert ist, ist kein separater Installationsvorgang erforderlich. Alle Benutzer, die Exchange Server 2016 oder Exchange Online verwenden, können ihr Mobilgerät automatisch mit dem Exchange Server synchronisieren.
Steuerung für Exchange-Administratoren
Microsoft
Als Exchange-Administrator können Sie die Einstellungen steuern und verwalten, wie Mitarbeiter diese Funktion verwenden. Im Allgemeinen sind unten einige Aspekte aufgeführt, die Sie steuern können.
- Aktivieren oder deaktivieren Sie Exchange ActiveSync für Benutzer jederzeit.
- Legen Sie Sicherheitsrichtlinien fest, z. B. die minimale Kennwortlänge, die maximalen Versuche für fehlgeschlagene Kennwörter usw.
- Führen Sie eine Fernlöschung durch, um alle Daten von einem verlorenen oder gestohlenen Mobiltelefon zu löschen, damit die vertraulichen Informationen des Unternehmens nicht in die falschen Hände geraten.
- Exportieren Sie Benutzerdaten in viele Formate.
- Erstellen Sie eine Vielzahl von Berichten, um Probleme zu identifizieren und den Überblick über verschiedene Nutzungsmetriken zu behalten.
- Richten Sie Gerätezugriffsregeln ein, um die Typen mobiler Geräte einzuschränken, die mit Exchange Server synchronisiert werden können.
Als Exchange-Administrator haben Sie mit diesen Funktionen die vollständige Kontrolle darüber, wer wie auf den Exchange-Server der Organisation zugreift.
Erstellen eines Exchange ActiveSync-Profils
Sie müssen ein Exchange ActiveSync-Profil in Outlook erstellen, um auf Postfachinformationen auf Ihrem Mobilgerät zugreifen zu können. Hier ist, wie Sie es einrichten können.
- Gehen Sie zur Systemsteuerung und wählen Sie Mail. Klicken Sie auf „Profile anzeigen“
- Geben Sie Ihrem Profil einen Namen und drücken Sie Bestätigen.
- Wählen Sie „Manuelles Setup oder zusätzliche Servertypen“ und klicken Sie auf Weiter.
- Wählen Sie die zweite Option in diesem Bildschirm, nämlich „Outlook.com oder Exchange ActiveSync-kompatiblen Dienst.“ aufWeiter.
- Geben Sie im nächsten Fenster Ihren Namen, Benutzernamen, Kennwort und Servernamen ein und klicken Sie auf Weiter. Wenn der Benutzer nicht aus der primären Domäne stammt, müssen Sie auch den Domänennamen eingeben. Zum Beispiel, [email protected] .
- Outlook führt einige Tests durch, um die Verbindung zu überprüfen. Klicken Sie auf Schließen, nachdem Outlook alle Tests abgeschlossen hat.
- Klicken Sie abschließend auf Fertig stellen. Sie können nun von Ihrem Mobilgerät aus eine Verbindung zu Exchange Server herstellen.
Deaktivieren von Exchange ActiveSync
Microsoft
Als Exchange-Administrator können Sie Exchange ActiveSync jederzeit deaktivieren. Um es für die gesamte Organisation zu tun:
- Navigieren Sie zu Verwaltung > Internetinformationsdienste (IIS)-Manager.
- Erweitern Sie den IIS-Manager, doppelklicken Sie auf den Servernamen und doppelklicken Sie, um den Ordner „Anwendungspools“ zu erweitern.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf „MSExchangeSyncAppPool“ und wählen Sie „stop“ aus der Liste.
Dadurch sollte Exchange ActiveSync für die gesamte Organisation deaktiviert werden. Um es zu aktivieren, gehen Sie genauso vor, aber klicken Sie anstelle von „Stop“ im Rechtsklick-Menü auf „Start“.
Deaktivieren von Exchange ActiveSync für einen einzelnen Benutzer
Manchmal möchten Sie Exchange ActiveSync möglicherweise für einen einzelnen Benutzer und nicht für die gesamte Organisation aktivieren oder deaktivieren. Die Schritte für diesen Prozess sind:
- Öffnen Sie die Exchange-Verwaltungskonsole.
- Navigieren Sie zu „Empfängerkonfiguration“ und wählen Sie „Postfach.“
- Wählen Sie „Eigenschaften“ aus dem Aktionsbereich. Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste auf das Postfach des Benutzers klicken und „Eigenschaften“ auswählen.“
- Klicken Sie auf die Registerkarte „Mailbox-Funktionen“.
- Wählen Sie „Exchange ActiveSync“ und klicken Sie auf „Deaktivieren.“ Klicken Sie abschließend auf „OK“ und Sie sind fertig.
Sie können diesen Befehl auch in der Exchange-Verwaltungsshell ausführen, um Exchange ActiveSync für einen Benutzer zu deaktivieren.
Set-CASMailbox -Identity<SMTP Address of user> -MobileSyncEnabled $false
Gehen Sie zum Aktivieren genauso vor, wählen Sie jedoch anstelle von „Deaktivieren“ „Aktivieren“. Der Befehl in der Exchange-Verwaltungsshell lautet
Set-CASMailbox -Identity <SMTP Address of user> -ActiveSyncEnabled $true
Bitte beachten Sie, dass Sie eine Exchange-Organisationsadministratorrolle zum Aktivieren und Deaktivieren von Exchange ActiveSync benötigen.
Einschränkungen von Exchange ActiveSync
Obwohl Exchange ActiveSync ein großartiges Tool für den Zugriff auf Ihren Exchange-Server ist, weist es dennoch einige Einschränkungen auf, die Sie kennen sollten, bevor Sie es verwenden.
- Sie können keine zusätzlichen Aufgabenordner, Kontakte oder Kalenderinformationen erstellen. Sie können nur anzeigen, was bereits in Exchange Server verfügbar ist.
- Globale Adressliste wird nicht synchronisiert.
- Sie können keine Ordner freigeben. Dies ist angesichts des Sicherheitsaspekts der Organisation offensichtlich.
- Entwürfe, Notizen oder Vorgangsstatus können nicht synchronisiert werden.
- Zustellungs- und Lesebestätigungen funktionieren in ActiveSync nicht.
Trotz dieser Einschränkungen bietet Ihnen Exchange ActiveSync eine Menge Flexibilität, da Sie jederzeit über Ihr Mobilgerät auf Ihr Postfach zugreifen können.
Wie Sie sehen können, ist Exchange ActiveSync ein Protokoll, das von Microsoft entwickelt wurde, um die Kommunikation zwischen dem Exchange-Server der Organisation und dem mobilen Gerät eines Mitarbeiters zu erleichtern. Und wie bereits erwähnt, ist es Teil von Microsoft Exchange 2016, sodass keine zusätzliche Einrichtung erforderlich ist.
Aus der Sicht der Exchange-Administratoren gibt ihnen diese Funktion eine gute Kontrolle darüber, auf welche Informationen zugegriffen wird, und auch der Prozess zum Aktivieren und Deaktivieren von Exchange ActiveSync ist einfach. Aus diesen Gründen ist es wahrscheinlich eine großartige Ergänzung für das Arsenal an Tools eines Exchange-Administrators.
Ausgewähltes Bild: