Das kürzlich von HRCI genehmigte Webinar „Untersuchungen ohne zu zögern“ von KPA ging als unser beliebtestes Webinar aller Zeiten in die Geschichtsbücher ein! Es wurde auch von FordHarrison, der Partneranwaltskanzlei von KPA, gemeinsam veranstaltet.
Natürlich hatten die Arbeitgeber, die am Webinar teilnahmen, viele Fragen. Nachfolgend finden Sie die häufigsten Fragen, die unseren Experten gestellt wurden, und ihre Best-Practice-Antworten.
Q: Was ist die Verantwortung der Personalabteilung, wenn ein Mitarbeiter eine Beschwerde über einen anderen Mitarbeiter einreicht, der ihn belästigt, aber dann sagt der Beschwerdeführer, dass er nur lüftet und keine offizielle Beschwerde einreichen möchte?
A: Jedes Mal, wenn eine Beschwerde oder ein Anliegen der Personalabteilung oder dem Management zur Kenntnis gebracht wird, sind Sie verpflichtet, die Angelegenheit vollständig zu untersuchen. Auch wenn die Mitarbeiter angeben, dass sie „nur entlüften.“ Wenn unangemessenes Verhalten auftritt, möchten Sie sicher sein und es so schnell wie möglich angehen, um zukünftige Probleme oder Ansprüche zu vermeiden.
Q: Wenn wir dem Angeklagten nicht die direkte Frage stellen: „Haben Sie Nancy belästigt?“, was sollte dann unsere Frage sein?
A: Sie sollten zunächst allgemeinere Fragen stellen, z. B.: „Erzählen Sie mir von Ihrer Arbeitsbeziehung mit Nancy?“ oder „Erzähl mir von deinen täglichen Interaktionen mit Nancy.“ Sie können dann zu einer genaueren Frage zur Situation übergehen: „Erzählen Sie mir von einem Vorfall, der an einem Datum zwischen Ihnen und Nancy passiert ist.“
Versuchen Sie zu vermeiden, den Angeklagten in die Defensive zu bringen, indem Sie direkt fragen: „Haben Sie Nancy sexuell belästigt?“
Q: Ist der Arbeitgeber verpflichtet, sexuelle Belästigung der Polizei zu melden?
A: Nein, der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, sexuelle Belästigung der Polizei zu melden. Wenn es jedoch zu sexuellen Übergriffen kommt, sollten Sie dies der Polizei melden und das Opfer ermutigen, einen Polizeibericht einzureichen. Als Arbeitgeber möchten Sie sicher sein, dass Sie Ihren gesamten Arbeitsplatz schützen.
F: Ist es gültig, den Angeklagten zu fragen, ob er bereit ist, sich einem Polygraphen zu unterwerfen, auch wenn der Arbeitgeber dies nicht plant?
EIN: Nein, wenn der Arbeitgeber nicht beabsichtigt, einen Polygraphentest durchzuführen, würde ich nicht empfehlen, die Frage zu stellen. Wenn der Arbeitnehmer Ja sagt und der Arbeitgeber dies nicht befolgt, zeigt dies einen Mangel an Glaubwürdigkeit des Arbeitgebers.
F: Basierend auf dem NLRB dürfen wir das Opfer auffordern, die Dinge vertraulich zu behandeln?
EIN: Im Jahr 2017 gab es ein Gerichtsurteil zu Ermittlungen und Vertraulichkeit, in dem das National Labor Relations Board (NLRB) eine neue Regel ankündigte, die es Arbeitgebern verbietet, pauschale Richtlinien zu verwenden, die Mitarbeitergespräche über laufende Ermittlungen ausschließen.
Der NLRB erklärte, dass ein Arbeitgeber Diskussionen über laufende Ermittlungen nur verbieten kann, wenn er von Fall zu Fall nachweist, dass er eine legitime und substanzielle geschäftliche Begründung hat, die die Rechte eines Arbeitnehmers nach Abschnitt 7 überwiegt.
Im Verlauf einer Untersuchung muss der Arbeitgeber feststellen, ob Zeugen Schutz benötigen, die Beweise in Gefahr sind, zerstört zu werden, Zeugenaussagen in Gefahr sind, gefälscht zu werden, oder ob eine Vertuschung verhindert werden musste.
Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie unter:
NLRB-Beschränkungen für Vertraulichkeitsanfragen des Arbeitgebers bei Untersuchungen am Arbeitsplatz bleiben nach der Entscheidung des DC Circuit bestehen
F: Sollten unsere Untersuchungsfragen und -antworten wörtlich geschrieben / aufgezeichnet werden oder können wir die Antworten zusammenfassen?
A: Ihre Fragen sollten vollständig geschrieben und dokumentiert sein. Die Antworten können zusammengefasst werden. Wenn es jedoch einen Satz oder ein Zitat gibt, das ein wichtiger Teil der Untersuchung ist, sollten Sie dies vollständig mit Anführungszeichen dokumentieren und nicht vergessen, dass es sich um ein direktes Zitat handelt.
F: Ist es in Ordnung, Mitarbeiter zu bitten, ein erstes schriftliches Beschwerdeformular auszufüllen, wenn sie in mein Büro kommen, um über eine Situation bei der Arbeit zu sprechen?
A: Ja, es wäre eine bewährte Methode, wenn der Arbeitnehmer eine schriftliche Beschwerde beim Arbeitgeber einreichen würde. Der Mitarbeiter sollte die schriftliche Erklärung unterschreiben und datieren.
Sie können sie coachen, um so viele Details wie möglich über die Situation anzugeben und potenzielle Zeugen zu benennen.
F: Was sind Ihre Empfehlungen bezüglich Zeugen, die Aussagen als Teil des Interviewprozesses schreiben?
A: Wir empfehlen dringend, schriftliche Erklärungen des Anklägers, des Angeklagten und aller Zeugen zu sammeln. Diese Aussagen helfen Ihnen, Ihre Interviewnotizen zu sichern.
Q: Gibt es Bedenken, dass die Befragten die Notizen der Diskussion nach dem Interview abzeichnen, um zu überprüfen, ob die Notizen korrekt sind?
A: Es ist kein Problem, die Befragten zu bitten, ihre schriftlichen Erklärungen abzuzeichnen. Eigentlich, Es wird als bewährte Methode angesehen, wenn die Befragten die schriftliche Erklärung unterschreiben und datieren.
Q: Was ist ihre dokumentation retention empfehlung?
A: Sie sollten Untersuchungsunterlagen aufbewahren, solange der Mitarbeiter ein aktiver Mitarbeiter ist und mindestens 3 Jahre nach seinem Kündigungsdatum.
F: Haben Sie irgendwelche Gedanken zur Aufzeichnung von Interviews?
A: Wir empfehlen nicht, Interviews aufzunehmen.
F: Wie lange sollte eine Untersuchung dauern? Wenn ein Beschwerdeführer SEHR VERÄRGERT ist und möchte, dass er sich JETZT darum kümmert, wie gehe ich damit um?
A: Eine Untersuchung sollte sofort beginnen, nachdem Sie sich einer Situation bewusst geworden sind. Je nachdem, wie viele Zeugen beteiligt sind und wie viele Personen befragt werden müssen, sollte eine Untersuchung 24-72 Stunden dauern.
Q: Zu welchem Zeitpunkt, nachdem Sie eine schriftliche oder per E-Mail versandte Beschwerde von einem belästigten Mitarbeiter erhalten haben, Lassen Sie die beschuldigte Partei wissen, dass ein Belästigungsanspruch gegen sie besteht? Warten Sie, bis die Untersuchungen stattfinden?
A: Sie sind nicht verpflichtet, die Einzelheiten des Anspruchs oder die Person, die den Anspruch geltend gemacht hat, offenzulegen. Wir empfehlen Ihnen, diese Informationen nicht weiterzugeben, um sich vor Vergeltungsmaßnahmen und potenziellen Gegenreaktionen zu schützen.
Während Ihrer Interviews empfehlen wir Ihnen, sich darauf zu konzentrieren, Fragen zu der /den gemeldeten Situation (en) zu stellen.
Q: Wenn Zeugen ein Interview / eine Untersuchung mit Teamkollegen besprechen, können wir sie dafür disziplinieren?
A: Sie möchten sicherstellen, dass Sie während Ihres Untersuchungsinterviews die richtige Offenlegung vorgenommen haben. Betonen Sie, dass alle Informationen, die während des Untersuchungsprozesses weitergegeben werden, vertraulich bleiben und außerhalb des Interviews mit niemandem besprochen werden sollten.
Wenn der Mitarbeiter gegen diese Richtlinie verstößt, kann er diszipliniert werden.
F: Können Sie einen Zeugen zwingen, an einer Untersuchung teilzunehmen, wenn er / sie von den Belästigten als Zeuge benannt wurde? Was tun, wenn sich potenzielle Zeugen weigern, sich zu beteiligen?
A: Wenn Mitarbeiter sich weigern, an einer Arbeitsplatzuntersuchung teilzunehmen, können sie aus wichtigem Grund gekündigt werden.
Es gab ein Gerichtsverfahren in 2016, Gilman v. Marsh & McLennan Cos. 15-0603-cv (L), in dem das US-Berufungsgericht entschied, dass ein Mitarbeiter aus wichtigem Grund gekündigt werden kann, wenn er sich weigert, an einer Untersuchung teilzunehmen.
Das Second Circuit Court erklärte, der entscheidende Faktor sei, ob die Anordnungen zur Zusammenarbeit bei den Interviews angemessen seien. Wenn ja, Die Mitarbeiter könnten ordnungsgemäß aus wichtigem Grund gekündigt werden, weil sie sich weigern, „einem direkten zu gehorchen, eindeutig, angemessene Anordnung des Arbeitgebers.“
F: Was tun Sie, wenn das Verhalten gemeldet wurde und das Management das Verhalten nicht anspricht und es fortgesetzt wird?
A: Wenn die Person, bei der der Anspruch geltend gemacht wurde, nichts unternimmt, um den Anspruch zu untersuchen, kann der Arbeitnehmer den Anspruch an ein anderes Mitglied der Geschäftsleitung oder direkt an die zuständige staatliche Behörde oder das EEOC richten. Wenn Sie ein Mitglied des Managements sind und sich eines Anspruchs bewusst sind, haben Sie die Verantwortung, ihn an eine höhere Managementebene oder einen Eigentümer weiterzuleiten.
F: Ich bin auf die Website der EEOC gegangen und konnte die Arten von Fragen, die sie in einer Untersuchung verwenden, nicht finden. Oder hätte ich auf den Link klicken sollen, um einen Bericht einzureichen?
A: Der Link zu den Interviewfragen auf der EEOC-Website lautet eeoc.gov/policy/docs/harassment.html . Die Fragen befinden sich etwa in der Mitte der Seite.
F: Was ist, wenn niemand eine Beschwerde bei HR einreichen darf? In unserer Organisation wird den Mitarbeitern mitgeteilt, dass sie sich wegen nichts an die Personalabteilung wenden können und nur zu ihrem Vorgesetzten gehen können, selbst wenn sie ein Problem mit ihrem Vorgesetzten haben.
A: Eine der Hauptaufgaben der Personalabteilung besteht darin, die Mitarbeiter zu unterstützen und das Unternehmen in Übereinstimmung mit den staatlichen und bundesstaatlichen Arbeitsgesetzen zu halten. Das Personalwesen spielt eine wichtige Rolle bei der Minderung der potenziellen Haftung eines Unternehmens für beschäftigungsbezogene Probleme.
Wir möchten Sie ermutigen, Ihre aktuelle Richtlinie zu überdenken und Sie nachdrücklich zu ermutigen, eine Politik der offenen Tür umzusetzen. Ein wesentlicher Teil einer wirksamen Richtlinie zur Bekämpfung von Belästigung besteht darin, mehrere Methoden zur Meldung von Ansprüchen bereitzustellen, darunter nicht nur der direkte Vorgesetzte des Mitarbeiters, sondern auch die Personalabteilung, jedes Mitglied des Managements und externe Agenturen.
Es ist sehr einschränkend, Mitarbeitern nur zu erlauben, Probleme an ihren Vorgesetzten zu melden, insbesondere wenn sich das Problem auf ihren Vorgesetzten bezieht. Mitarbeiter sollten mehr als eine Möglichkeit haben, Probleme und Bedenken zu melden.
Q: Wie können Sie Mitarbeitern versprechen, dass es keine Vergeltungsmaßnahmen geben wird, wenn die Vorgesetzten, sobald sie von Mitarbeiterbeschwerden erfahren, die Mitarbeiter anders einplanen, anders behandeln, ihnen härtere Aufgaben geben usw.?
A: Wenn ein Manager eine negative Maßnahme gegen einen Mitarbeiter ergreift, die darauf beruht, dass der Mitarbeiter eine Beschwerde oder ein Anliegen in Bezug auf diesen Manager oder eine andere Person vorbringt, sollte der Manager diszipliniert und an die Anti-Vergeltungs-Politik des Unternehmens erinnert werden. Vergeltungsmaßnahmen gegen einen Mitarbeiter für eine geschützte Aktivität sind illegal und können zu einer sehr kostspieligen Klage für das Unternehmen führen.
Unten finden Sie einen Link zum EEOC mit zusätzlichen Informationen zu Vergeltungsmaßnahmen.
Vergeltung: Überlegungen für Manager von Bundesbehörden
F: Was ist, wenn es sich nicht um eine verbale sexuelle Belästigung handelt, sondern um eine visuelle Straftat? Ebenfalls, Was ist, wenn Mitarbeiter sexuelle Belästigung als „nur herumhorsen“ verwechseln?“
A: Unabhängig davon, ob die Straftat verbal oder visuell ist, werden Sie die Angelegenheit untersuchen wollen.
Bei der Durchführung einer Untersuchung können Sie in den meisten Fällen feststellen, dass eine Belästigungsbeschwerde unangemessenes Verhalten am Arbeitsplatz darstellt. Der Mitarbeiter, der das unangemessene Verhalten zeigt, sollte beraten und möglicherweise diszipliniert werden.
Dies ist auch eine Gelegenheit, allen Mitarbeitern die Erwartung an das Verhalten am Arbeitsplatz zu vermitteln.
F: Wenn eine Person eine Beschwerde gegen jemanden einreicht, hat der Angeklagte nicht das Recht zu wissen, wer der Ankläger ist und welche spezifische Beschwerde vorliegt? Ich weiß, dass Sie geraten haben, keine Leitfragen zu stellen und nicht nur offen zu fragen: „Haben Sie xyz gemacht …?“, aber irgendwann sollten sie wissen, was die genaue Beschwerde ist und wer sich beschwert hat, da während einer Untersuchung keine Vertraulichkeit erwartet werden sollte.
A: Eine Untersuchung sollte immer vertraulich behandelt werden und nur diejenigen, die die Untersuchung durchführen, sollten die vollständigen Details haben.
Ein Arbeitgeber ist nicht verpflichtet oder verpflichtet, offenzulegen, wer ein Anliegen und die Einzelheiten des Anliegens / der Beschwerde eingereicht hat. Sie möchten so viel wie möglich vertraulich behandeln. Vergeltungsmaßnahmen und Gegenreaktionen werden umso wichtiger, wenn der Ankläger und der spezifische Anspruch dem Angeklagten offengelegt wurden.
Als solches sind Sie nicht verpflichtet, dem Ankläger die spezifischen Ergebnisse der Untersuchung oder die spezifischen Maßnahmen mitzuteilen, die ergriffen wurden, sondern nur, dass eine Untersuchung durchgeführt und die entsprechenden Maßnahmen ergriffen wurden.
F: Wenn eine Person, die eine Beschwerde einreicht, Zeuge, Angeklagter usw. ist. während einer Untersuchung geht zurück zu ihrem Arbeitsbereich oder sogar außerhalb der Arbeit und bespricht den Fall, Fragen gestellt, ihre Antworten mit anderen potenziellen Zeugen … kann der Arbeitgeber sie disziplinieren oder sollten wir sie zumindest darauf aufmerksam machen, dass ihre Aktivität gemeldet wurde, und ihnen eine mündliche Warnung geben. Ich habe das Gefühl, dass sie zu diesem Zeitpunkt möglicherweise bereits andere Zeugen kontaminiert und sogar weitere Betriebsstörungen verursacht haben.
EIN: Sie möchten sicherstellen, dass Sie Ihre Ermittlungsinterviews mit der Erklärung zur Vertraulichkeit und den Konsequenzen bei Verletzung der Vertraulichkeit eröffnen.
Wenn Sie sich Sorgen um die Vertraulichkeit machen, sollten Sie die beteiligten Personen bis zum Abschluss Ihrer Untersuchung in bezahlten Verwaltungsurlaub nehmen. Wenn ein Mitarbeiter in den Verwaltungsurlaub versetzt wird, möchten Sie sicherstellen, dass Sie die Erwartung an Vertraulichkeit und Kommunikation mit Mitarbeitern während des Urlaubs kommunizieren.
Wenn ein Mitarbeiter mit Kollegen oder anderen Zeugen spricht, möchten Sie sicher sein, dass Sie unverzüglich Disziplinarmaßnahmen ergreifen, die eine Kündigung beinhalten können. Vera HR von KPA bietet Online- und Bereitschaftszugriff auf ein Team zertifizierter HR-Experten mit Kenntnissen der staatlichen und bundesstaatlichen Gesetze.
Dies ist nur ein Vorgeschmack auf die hilfreichen Informationen, die in den Webinaren von KPA ausgetauscht werden. Registrieren Sie sich noch heute für eine bevorstehende Sitzung.
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