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Richtig geschriebene, klare Arbeitsabläufe helfen Ihnen, ein gleichbleibend hochwertiges Produkt zu erzielen und Ihr Team zu schützen.
Wenn Ihre Anweisungen unklar sind oder für mehrere Interpretationen offen sind, kann etwas schief gehen. Dies schadet Ihrer Produktqualität und könnte die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter gefährden — beides kostet Sie letztendlich Geld.
Befolgen Sie diese fünf einfachen Schritte, um das Risiko schlechter Ergebnisse für Ihr Team und Ihr Unternehmen zu verringern.
Kennen Sie Ihr Publikum
Schreiben Sie mit Blick auf Ihr Publikum. Gehen Sie nicht davon aus, dass der Leser weiß, wovon Sie sprechen. Sie werden höchstwahrscheinlich ein breites Spektrum an Altersgruppen, Erfahrungen, verschiedenen Kulturen und Sprachen sowie unterschiedliche Fähigkeiten haben, neue Dinge zu lernen.
Gehen Sie den Prozess sorgfältig an; Sie versuchen nicht, die Anweisungen, die Sie geben, zu verdummen. Sie haben dieser Person bereits einen Job gegeben, der auf einer bestimmten Fähigkeit und Erfahrung basiert. Schreiben Sie Ihre Arbeitsabläufe in diesem Sinne.
Vergessen Sie nicht, diejenigen, die es seit Jahren tun, sind oft diejenigen, die die schriftlichen Verfahren am ehesten ignorieren, weil sie ‚wissen, wie es gemacht wird‘.
Der Prozess und die Methoden haben sich möglicherweise geändert, seit sie sie ursprünglich gelernt haben. Die ständige Verbesserung der Verfahren ist wichtig, um die Konsistenz der Produktqualität und die Sicherheit am Arbeitsplatz zu gewährleisten.
Break it down
Jeder große oder komplexe Prozess oder jedes Projekt kann immer in immer kleinere Schritte zerlegt werden. Niemand hat jemals gesagt: ‚Lasst uns einen Large Hadron Collider bauen‘ und dann am nächsten Tag mit dem Bau begonnen. Komplexe Projekte und Abläufe werden immer auf diskrete Teile reduziert, die bearbeitet und verstanden werden können, und Ihre Prozesse unterscheiden sich nicht.
Jedes Mal, wenn Sie den nächsten Schritt in der Prozedur auflisten, fragen Sie sich, warum, und denken Sie daran, dass ‚Weil wir es immer so gemacht haben‘ die völlig falsche Antwort ist! Wenn Sie den Prozess in ausreichend kleine Schritte unterteilt haben, ist es viel einfacher, Menschen zu trainieren und zu erkennen, wann die Person, die Sie trainieren, es geschafft hat.
Fotos verwenden
Jemanden zu bitten, eine Prozedur zu lesen, ist ein Anfang. Wenn Menschen Informationen lesen oder hören, werden sie sich wahrscheinlich nur drei Tage später an bis zu 10% davon erinnern. Zeigen Sie ihnen ein Bild neben den gleichen Informationen und sie behalten bis zu 65% davon drei Tage später.
Verwenden Sie immer Fotos als integralen Bestandteil Ihrer Verfahren.
Stellen Sie sicher, dass sie klar sind und tatsächlich veranschaulichen, was Sie vermitteln möchten.
Verwenden Sie Fotos, um:
- Spezifische Ausrüstung identifizieren
- Prozessschritte identifizieren
- Um die Einrichtung der Ausrüstung zu erklären
- Spezifische wichtige Details des Verfahrens hervorheben
- Potenzielle Gefahren hervorheben
Sie müssen:
- Klar genug sein, um das Gerät oder den Prozess zu identifizieren
- In der Lage sein, in Schwarzweiß fotokopiert zu werden, ohne Kontext oder Details zu verlieren
- Kein Hintergrundgewirr
- Markieren Sie wichtige Punkte mit Pfeilen und Text
- Verwenden Sie Text sparsam, aber mit genügend Details, um das Element oder den Prozessschritt zu identifizieren
Fragen Sie die Experten
Die Kenntnis des Prozesses ist entscheidend. Sprechen Sie häufig mit denen, die diese Aufgaben ausführen, und finden Sie heraus, wie sie sie ausführen und ob sie der Meinung sind, dass sie verbessert werden könnten.
Fragen Sie diejenigen, die den Prozess in- und auswendig kennen, welche Schritte speziell hervorgehoben werden müssen. Dies sind die Schritte, die, wenn sie falsch gemacht werden, den größten Schaden anrichten — für die Person, die die Aufgabe ausführt, oder für das Produkt, an dem gearbeitet wird.
Buy-In von denen zu bekommen, die die Arbeit tatsächlich machen werden, ist wichtig. Wenden Sie sich an sie und sie übernehmen die Verantwortung, sobald die Verfahren in Gebrauch sind.
Testen Sie es
Probieren Sie es aus. Geben Sie das neue Verfahren an die Person weiter, die die Aufgabe ausführen wird, und erhalten Sie deren Feedback, ob es funktioniert und Sinn macht. Entsprechend modifizieren. Wiederholen, bis es richtig ist.
Erfassen Sie die Kompetenz Ihrer Mitarbeiter in jedem Verfahren und prüfen Sie regelmäßig. Dies sind Live-Dokumente für den täglichen Gebrauch; nicht geschrieben, abgemeldet und in einem Regal gelassen.
Warum all dies wichtig ist
Sie möchten ein Produkt von gleichbleibend hoher Qualität herstellen. Wenn Sie aufgeschrieben haben, wie Sie es erreichen können, können Sie diese Informationen an jeden weitergeben, den Sie beschäftigen, und Sie erhalten die gewünschten Ergebnisse.
Wenn jeder Schritt eines jeden Prozesses aufgezeichnet wird und etwas schief geht, können Sie leicht feststellen, wo Fehler gemacht wurden und warum.
Sie müssen diese Informationen zur Einhaltung von Normen und Gesetzen aufzeichnen.
Ihre Arbeitsabläufe stellen sicher, dass Sie konsistente Qualität, Sicherheit und Compliance mit einem Satz von Dokumenten erreichen.
Wenn das alles nach viel Arbeit klingt, liegt das daran, dass es so ist, aber die Belohnungen sind riesig.
Wenn Sie wissen, dass Sie es tun müssen, aber keine Zeit haben, rufen Sie uns an. Wir erledigen dies gerne für Sie oder besprechen Möglichkeiten, um den Prozess intern zu vereinfachen.
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