Kilometererstattung für Mitarbeiter

22 Februar, 2021

AKTUALISIERT FEBRUAR 22, 2021 • 7 MIN READ

Als Angestellter in Australien erhalten Sie möglicherweise von Ihrem Arbeitgeber eine Autozulage für arbeitsbedingte Fahrzeugkosten oder werden von Ihrem Arbeitgeber für diese Kosten erstattet. Wenn Ihr Arbeitgeber keine dieser Optionen anbietet, sind Sie möglicherweise auch berechtigt, Ihre Autokosten jedes Jahr von Ihrer Steuererklärung abzuziehen.

Dieser Leitfaden richtet sich an diejenigen, die mehr über die Erstattung von Meilen für Mitarbeiter erfahren möchten. Wir haben einen separaten Leitfaden für KFZ-Steuerabzüge vom australischen Finanzamt (ATO) sowie Anleitungen für Unternehmer und Selbstständige verfasst. Wir geben einen Überblick über:

• Welche Autokosten kann ich erstattet bekommen?
• Kilometererstattungsregeln für Arbeitnehmer;
• Was Sie von Ihrem Arbeitgeber erwarten können;
• So verfolgen und protokollieren Sie Kilometerstände; und
• So melden Sie am Ende des Steuerjahres.

Gibt es Regeln zur Kilometererstattung für Mitarbeiter?

Während jeder Arbeitgeber seine eigenen Regeln und Einschränkungen hat, was genau erstattet oder durch eine KFZ-Beihilfe abgedeckt werden kann, sollten Sie Folgendes beachten:

Wenn Sie Ihr eigenes Auto benutzen (einschließlich eines geleasten oder gemieteten Autos im Rahmen eines Mietvertrags), können Sie alle arbeitsbezogenen Reisekosten von Ihrem Arbeitgeber oder in Ihrer Steuererklärung geltend machen.

Wenn Sie das Fahrzeug einer anderen Person (oder einen Firmenwagen) für Arbeitszwecke verwenden, können Sie die tatsächlichen Ausgaben (z. B. Kraftstoff und Parken) als arbeitsbezogene Reisekosten von Ihrem Arbeitgeber oder in Ihrer Steuererklärung geltend machen.

Wenn Ihre Reise teilweise privat war, können Sie nur den arbeitsbezogenen Teil beanspruchen.

In Australien ist ein Auto definiert als ein Kraftfahrzeug (ausgenommen Motorräder und ähnliche Fahrzeuge), das eine Last von weniger als einer Tonne und weniger als neun Passagiere befördern kann.

Kann ich meine 4WD-, Motorrad- oder Nutzfahrzeugkosten erstattet bekommen?

Während viele Fahrzeuge mit Allradantrieb in der obigen Definition enthalten sind, schließt die Belastungsgrenze von einer Tonne viele Lieferwagen und Nutzfahrzeuge aus. Sie sollten sich bei Ihrem Arbeitgeber erkundigen, ob er diesbezüglich Bedingungen hat.

Soweit es das Finanzamt betrifft, können arbeitsbedingte Aufwendungen für diese Art von Fahrzeugen sowie Motorräder über eine D2-Forderung „Arbeitsbedingte Reisekosten“ von Ihrer Steuererklärung abgezogen werden. Arbeitsbezogene Aufwendungen für Autos (wie oben definiert) werden über die Forderung D1 „Arbeitsbezogene Fahrzeugkosten“ verbucht.

Wann kann ich eine KFZ-Aufwandsentschädigung geltend machen?

Sie können grundsätzlich die Erstattung Ihrer Autokosten verlangen, wenn Sie Ihr eigenes Auto für Ihre Arbeit benutzen. Die Kraftstofferstattung ist eines der Dinge, die Sie als Mitarbeiter möglicherweise in Anspruch nehmen können. Einige Beispiele für arbeitsbezogene Reisen sind:

• Teilnahme an Besprechungen oder Konferenzen außerhalb Ihres üblichen Arbeitsplatzes
• Abholung von Vorräten oder Lieferung von Gegenständen
• Direkte Reise zwischen zwei getrennten Arbeitsplätzen (z. B. wenn Sie einen zweiten Arbeitsplatz haben)
• Reisen von Ihrem üblichen Arbeitsplatz oder zu Hause zu einem alternativen Arbeitsplatz (z. B. einem Büro oder einer Baustelle eines Kunden)
• Wenn Ihre Arbeit als “ wanderarbeit“ – Wenn Sie beispielsweise für Ihren Job regelmäßig jeden Tag an mehr als einem Ort arbeiten müssen, bevor Sie nach Hause gehen

Reisen Sie im Allgemeinen von zu Hause zur Arbeit ist nicht beanspruchbar, aber es gibt einige begrenzte Ausnahmen. Eine detailliertere Liste finden Sie in unserem Leitfaden zur Beantragung eines Steuerabzugs für Ihre Autokosten.

Ich habe also Anspruch auf Rückerstattung der Kilometerleistung. Was nun?

Dies hängt davon ab, ob das Fahrzeug Ihnen oder einer anderen Person gehört.

Ich besitze oder vermiete das Fahrzeug

Wenn Sie das Fahrzeug, das Sie geschäftlich fahren, besitzen oder leasen, haben Sie zwei Möglichkeiten (je nachdem, welche Ihr Arbeitgeber bevorzugt):

Ihr Arbeitgeber kann einen Kilometersatz (z. B. den ATO-Cent pro Kilometer) für Geschäftsreisen verwenden, anstatt alle Ihre Ausgaben erfassen zu müssen. Auf diese Weise sind die einzigen zusätzlichen Kosten, die Sie möglicherweise erfassen müssen, Dinge wie Parkkosten und Mautgebühren und nicht alle Kosten, die mit dem Besitz eines Autos verbunden sind.

Sie könnten auch eine Autozulage für Ihre arbeitsbezogenen Ausgaben bereitstellen, die Dinge wie Kraftstoff, Mietkosten, Wartung usw. abdeckt. Diese Zulage wird Ihnen als Gehalt ausgezahlt, wobei die Steuer entsprechend einbehalten wird. In Australien müssen Sie in der Regel keine Aufzeichnungen darüber führen, was Sie mit Ihrer Zulage tun, jedoch bleiben Ihre Autokosten für einen Steuerabzug berechtigt, so dass die Aufzeichnung für Ihre Steuererklärung unerlässlich ist.

Ihr Arbeitgeber sollte Ihnen mitteilen, welche Unterlagen er in beiden Fällen benötigt. Wenn sie einen Cent pro Kilometer Kilometerstand verwenden, sollten sie Sie wissen lassen, was die spezifische Rate ist. Bitte beachten Sie, wenn Sie Ihnen einen höheren Satz als den Steueramtssatz erstatten, müssen Sie den Überschuss bei der Abgabe Ihrer Steuererklärung am Ende des Geschäftsjahres als Einkommen deklarieren.

Zum Beispiel beträgt die Rate ab dem 1. Juli 2020 0,72 USD pro km. Wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen 1,00 USD pro km erstattet, muss der Überschuss von 0,28 USD pro km als Einkommen deklariert werden.

Wenn Ihr Arbeitgeber dies nicht zulässt, gibt es nichts zu sagen, dass Sie nicht mehrere Fahrzeuge verwenden können.

Das Fahrzeug wird von meinem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt

Wenn Sie ein Fahrzeug Ihres Arbeitgebers fahren, können Sie möglicherweise immer noch die Kosten für das Fahren und den Betrieb des Autos erstattet bekommen — zum Beispiel die Kosten für Benzin, Parken und Mautgebühren. Es ist üblich, dass Mitarbeiter eine Rückerstattung auf der Grundlage der Standard-PKW-Zulagensätze für Mitarbeiter erhalten (der von der ATO festgelegte Standardsatz).

Sie können in der Regel keine Cent pro km verwenden, da diese die Kosten für den Besitz eines Fahrzeugs ausmachen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Ihre arbeitsbezogenen Ausgaben aufzeichnen, da fast alle Arbeitgeber Quittungen oder Rechnungen benötigen

Ich bin auch selbstständig

Da Sie sowohl selbstständig als auch angestellt sind, müssen Sie für jeden separate Aufzeichnungen führen. Wir haben Sie mit unserem oben verlinkten Leitfaden für Selbstständige abgedeckt, und Sie sollten auch den Rest dieser Übersicht für Mitarbeiter lesen. Denken Sie daran, dass Sie als selbstständige Person Abzüge für alle Autokosten verlangen können, die während der Geschäftstätigkeit anfallen. Wenn Sie ein Fahrzeug haben, das Sie nur für Ihr Unternehmen verwenden, können Sie nicht nur Ihren Kilometerstand, sondern auch alle Betriebskosten für das Auto abziehen.

Anspruch auf Reisekosten ATO – wie viel kann ich geltend machen?

Denken Sie daran, dass Sie nicht die gesamte Zulage als Steuerabzug geltend machen können. Es kann nur die Summe Ihrer tatsächlichen Ausgaben geltend gemacht werden. Wenn Sie beispielsweise im Laufe des Jahres von Ihrem Arbeitgeber Reisekostenzuschüsse in Höhe von 1.700 USD erhalten, aber nur 1.000 USD für Reisen ausgegeben haben, können Sie in Ihrer Steuererklärung nur 1.000 USD an Reiseabzügen geltend machen.

Fordern Sie nur Reisekosten an, für die Sie einen Nachweis haben, da die ATO für alle Ihre Ausgaben einen Nachweis verlangen kann.

Arbeitsbezogene Ausgaben – welche Aufzeichnungen muss ich führen?

Wenn Sie von Ihrem Arbeitgeber die Erstattung von Meilen verlangen, wird er Sie über seine Anforderungen informieren – aber im Allgemeinen sollten Sie Ihre Kilometer, Parkkosten, Mautgebühren und andere Ausgaben, die Ihnen während Ihrer Arbeitsreise entstehen, aufzeichnen.

Wenn Sie das Auto sowohl für private als auch für geschäftliche Zwecke nutzen, müssen Sie den Kilometerstand, den Sie für jeden fahren, aufzeichnen, da Sie nur die Kosten für das arbeitsbedingte Fahren geltend machen können.

Denken Sie daran, dass die ATO von Ihnen verlangt, Quittungen und alles andere, was zur Berechnung eines Steuerabzugs verwendet wird, 5 Jahre lang aufzubewahren. Während ein Arbeitgeber möglicherweise nicht das gleiche Maß an Aufzeichnungen verlangt, empfehlen wir, den Anweisungen des ATO zu folgen, insbesondere wenn Sie der Meinung sind, dass Sie zum Steuerzeitpunkt Autokosten als Abzug geltend machen werden.

Gibt es einen Unterschied zwischen einer Kilometererstattung oder einer KFZ-Zulage?

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, sicherzustellen, dass Mitarbeiter für ihre Transportkosten entschädigt werden. Es gibt auch verschiedene Möglichkeiten, Auszahlungen zu strukturieren. Werfen wir einen Blick auf die beiden gängigsten Regelungen:

Autozulage

Eine Autozulage wird im Voraus gezahlt, normalerweise jeden Monat, und der Betrag wird von Ihrem Arbeitgeber festgelegt.

Manchmal gewährt Ihr Arbeitgeber einen Zuschuss für Teile Ihrer Ausgaben, z. B. Leasingzahlungen für das Auto, und erstattet anschließend andere Ausgaben. Das ist völlig in Ordnung.

Wenn Sie von Ihrem Arbeitgeber eine Kfz-Zulage erhalten, muss diese in Ihrer Zahlungsübersicht ausgewiesen werden, da Zulagen als steuerpflichtiges Einkommen gelten.

Der Erhalt einer Autozulage bedeutet nicht unbedingt, dass Sie keine relevanten Ausgaben von der ATO geltend machen können. Wenn Ihre Arbeitsreise die ATO-Kriterien für anrechenbare Arbeitsreisen erfüllt, können Sie möglicherweise weiterhin entweder die Cents per km-Methode oder die Logbuchmethode verwenden, um Ihre anrechenbaren Ausgaben abzuziehen.

Der Verwaltungsaufwand für die Zahlung einer Vergütung und die anschließende Abrechnung aller Ausgaben kann für ein Unternehmen umständlich sein. Stattdessen verwenden viele einen Cent pro Kilometer oder einen Standardkilometersatz. Im Rahmen einer Rückerstattungsvereinbarung für Cent pro Kilometer erhalten Sie für jeden Kilometer, den Sie geschäftlich fahren, eine Rückerstattung zu einem bestimmten Satz.

Kilometererstattung – ein Cent pro Kilometer Kilometersatz

Die einfachste Kilometererstattungsvereinbarung ist die Verwendung einer Pauschale pro gefahrenem Kilometer. Es soll alle Kosten für das Fahren Ihres persönlichen Autos für Unternehmen decken. Das ist, was die ATO-Rate tut; Es soll sowohl die Kosten für den Besitz (Fixkosten) als auch für das Fahren (variable Kosten) Ihres Fahrzeugs decken.

Es gibt viel zu sagen für die Verwendung eines Standardtarifs, vor allem, dass er einfach ist und einen ziemlich großen Verwaltungsaufwand vermeidet.

Beachten Sie, dass Ihr Arbeitgeber einen beliebigen Tarif festlegen kann – er muss nicht den ATO-Tarif verwenden. Bei Tarifen, die über dem ATO-Standardkilometersatz liegen, wird der Selbstbehalt besteuert.

Denken Sie auch daran, dass Sie nach der ATO-Methode Cent pro km maximal 5.000 km pro Jahr beanspruchen können. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Arbeitgeber, ob er Beschränkungen für seine Kilometererstattungssysteme für Arbeitnehmer festgelegt hat, da Sie andernfalls möglicherweise besser in der Lage sind, Ihre Meilen als Steuerabzug zurückzufordern.

Wird meine Kilometererstattung besteuert?

Dies hängt davon ab, wie Ihr Arbeitgeber Ihren Anspruch bearbeitet.

1. Wenn Ihr Arbeitgeber einen Freibetrag für Autokosten bereitstellt, wird dieser so besteuert, wie er in Ihrer Zahlungsübersicht ausgewiesen ist und in Ihrer Steuererklärung als Einkommen angegeben werden muss.
2. Wenn Ihr Arbeitgeber Ihre spezifischen Autokosten erstattet und diese in Ihrer Zahlungsübersicht besteuert werden, können Sie diese als Abzug in Ihrer Steuererklärung geltend machen.
3. Wenn Ihr Arbeitgeber Ihre spezifischen Autokosten erstattet und diese nicht besteuert werden, können Sie diese nicht als Abzug geltend machen, da Sie keine Steuern auf diese Ausgaben gezahlt haben.

Wie kann ich meinen Kilometerstand für die Rückerstattung einfach nachverfolgen?

Es gibt keine genauen Anforderungen, wie Sie den Kilometerstand verfolgen. Ihr Arbeitgeber verlangt möglicherweise, dass Sie eine bestimmte Methode verwenden oder bestimmte Aufzeichnungen bereitstellen, und er muss Sie darüber informieren. Viele Menschen müssen sich selbst entscheiden.

Die meisten Menschen nutzen eine App, um ihre Fahrten zu verfolgen und Kilometerberichte für sie zu erstellen. Abhängig von der App kann es sogar den Schmerz des Vergessens nehmen, eine Reise aufzuzeichnen. Driversnote ist eine solche App, aber es gibt mehrere ähnliche Produkte in Australien, und wir empfehlen Ihnen, nach einem zu suchen, das Ihrem Zweck entspricht.

Andere Alternativen sind Tabellenkalkulationen wie Excel oder Google Sheets, die Sie mit Ihrem Manager und / oder Buchhalter teilen können, aber dann müssen Sie möglicherweise Kilometerstände jede Reise notieren, um Ihren Kilometerstand genau herauszufinden.

Was ist ein Fair Car Allowance in Australien?

Für eine faire Autozulage in Australien können Sie die Standard-ATO-Tarife für das laufende Jahr verwenden. Die aktuellen ATO-Tarife finden Sie hier.

Das war’s für unseren Leitfaden zu den Grundlagen der Kilometererstattung für Mitarbeiter in Australien. Wir hoffen, wir haben geholfen 🙂

Glücklich tracking!

Dieses Material wurde nur zu allgemeinen Informationszwecken erstellt und sollte nicht als professioneller Rat von Driversnote verstanden werden. Sie sollten in Betracht ziehen, unabhängige Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung von einem Fachmann einzuholen, um zu überprüfen, wie sich diese Informationen auf Ihre eigenen Umstände beziehen. Relevante Gesetze ändern sich auch von Zeit zu Zeit.