Wenn Sie der persönliche Vertreter oder Testamentsvollstrecker des Nachlasses einer Person sind, müssen Sie die Gegenstände der verstorbenen Person sortieren und ihr persönliches Eigentum an die Personen verteilen, die im Testament der verstorbenen Person oder in einem separaten Memorandum über persönliches Eigentum genannt sind.
Während bestimmte Gegenstände des Eigentums einer verstorbenen Person, wie Schmuck, Fotografien, Gemälde, Silberwaren, Porzellan und Einrichtungsgegenstände, einfacher zu verteilen sind, weil es sich um Gegenstände handelt, die Familienmitglieder aufgrund ihres monetären und sentimentalen Wertes erhalten möchten, können andere Gegenstände wie Abschlüsse, Versicherungspolicen, Stromrechnungen und Steuererklärungen weniger einfach sein.
Welche Unterlagen sollten aufbewahrt werden?
Als Anwälte für Nachlassverwaltung empfehlen wir, die folgenden Dokumente aufzubewahren:
- Geburts- und Sterbeurkunde im Original (sowohl für die verstorbene Person als auch für einen vorverstorbenen Ehegatten);
- Original-Heiratsurkunde, Ehevertrag und Scheidungsurteil;Original-Aktien-, Anleihe- und andere Vermögenszertifikate;
- Einkommensteuererklärungen der letzten drei Jahre und Belege (z. B. Formular W-2, Formular 1099, Formular 1099-R, Quittungen für gemeinnützige Abzüge usw.);
- Schenkungssteuererklärungen;
- Erbschaftssteuererklärungen für einen verstorbenen Ehegatten;
- Überprüfen Sie Register, Bankkontoauszüge, Rentenkontoauszüge, Kreditkartenabrechnungen, medizinische Auszüge und Stromrechnungen für das Todesjahr (und für jedes vorherige Jahr, für das der Erblasser keine Einkommensteuererklärung eingereicht hat);
- Dokumente zur Altersvorsorge (z. B. Rentenpapiere, Rentenverträge usw.); und
- Versicherungsdokumente (Lebensversicherung, Hausbesitzerversicherung / Dachdeckung usw.).
Was tun, wenn Sie unsicher sind, ob ein Dokument aufbewahrt werden soll?
Wenn ein Dokument, das nicht in der obigen Liste aufgeführt ist, wichtig erscheint, ist es in der Regel besser, es zu speichern, als es wegzuwerfen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie ein bestimmtes Dokument aufbewahren sollen, sollten Sie es an Ihren Nachlassverwaltungsanwalt senden, der es überprüfen und Sie über das weitere Vorgehen beraten kann.
Wie lange sollten diese Dokumente aufbewahrt werden?
Mit Ausnahme von Geburtsurkunden, Sterbeurkunden, Heiratsurkunden und Scheidungsurkunden, die Sie auf unbestimmte Zeit aufbewahren sollten, sollten Sie die anderen Dokumente mindestens drei Jahre nach dem Tod einer Person oder drei Jahre nach der Einreichung einer Erbschaftssteuererklärung aufbewahren, je nachdem, was später ist.
Was ist mit der restlichen Dokumentation zu tun?
Sobald Sie die Papiere der verstorbenen Person sortiert und die oben genannten Dokumente beiseite gelegt haben, bleibt möglicherweise ein Stapel Papiere übrig. Im Allgemeinen ist es eine gute Idee, Dokumente mit persönlichen oder finanziellen Informationen zu vernichten, um das Risiko von Identitätsdiebstahl zu verringern.
Wenn Sie keinen Aktenvernichter haben oder das Volumen der Papiere so groß ist, dass es unpraktisch wäre, sie zu Hause zu zerkleinern, können Sie eine Dokumentenverwaltungsfirma beauftragen, die Papiere abzuholen und sie in einer externen Einrichtung sicher zu zerkleinern. Die Kosten für die Einstellung einer Dokumentenverwaltungsgesellschaft sind in der Regel erstattungsfähige Kosten des Nachlasses.