Es gibt viele verschiedene Arten von Finanzdokumenten, die Sie im Laufe Ihres Lebens ansammeln werden, und wenn Sie älter werden und mehr Finanzprodukte herausnehmen, wird die Zahl wahrscheinlich wachsen und diversifizieren. Finanzdokumente können sehr wichtig sein, nicht nur für die Verfolgung Ihrer Ausgaben, Kredite und Einnahmen, sondern auch als Nachweis bei der Beantragung von Krediten, der Korrektur von Fehlern bei Ihrer Bank oder der Überprüfung Ihrer Steuerveranlagung bei HM Revenue and Customs (HMRC).
Einige dieser Dokumente werden auf Papier sein, aber zunehmend werden Kontoauszüge und Rechnungen elektronisch gesendet. Online-Papierkram kann Platz, Geld und Bäume sparen, aber auch ganz neue Probleme beim Speichern und Schützen Ihrer Dokumente verursachen. Zum Beispiel die Möglichkeit, dass Dokumente gestohlen werden oder verloren gehen, was die Wahrscheinlichkeit eines Identitätsdiebstahls erhöhen kann.
Welche Finanzdokumente muss ich aufbewahren und wie lange?
Zu den wichtigsten Dokumenten gehören gehaltsbezogene Elemente wie Ihre Gehaltsabrechnungen, P60s und P45s, die nützlich sein können, wenn Sie Ihr Einkommen aus Steuer- oder Kreditgründen nachweisen müssen. HMRC schlägt vor, Gehaltsabrechnungen für mindestens 22 Monate nach dem Ende des Steuerjahres, in dem sie ausgestellt wurden, aufzubewahren. Wenn möglich, könnte es jedoch nützlich sein, an all Ihren Gehaltsabrechnungen oder zumindest an Ihren P60 festzuhalten, damit Sie später im Leben Beweise für Dinge wie Sozialversicherungsbeiträge haben.
Kontoauszüge und Stromrechnungen müssen nicht für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden, wenn Sie nicht selbstständig sind, aber auch hier kann es nützlich sein, diese Art von Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre, wenn nicht länger, aufzubewahren. Auch wenn Sie derzeit nicht planen, einen Kredit oder ein anderes Finanzprodukt aufzunehmen, wenn Ihr Kreditgeber nach Kontoauszügen aus dem vergangenen Jahr fragt, wird es viel einfacher sein, diese Dokumente zur Hand zu haben. Ebenso sollten Kreditauszüge auch dann aufbewahrt werden, wenn Sie alle Rückzahlungen geleistet haben, damit Sie im Falle von Streitigkeiten Beweise haben.
Die Versicherungsdokumentation sollte bis zum Ablauf der Police aufbewahrt werden, und Sie möchten möglicherweise sogar an alten Policen festhalten, um die Bedingungen und Kosten mit Ihren neuen Vereinbarungen zu vergleichen.
Wenn Sie eine Hypothek beantragen, werden die oben genannten Dokumente noch wichtiger. Wenn Sie sich bewerben, müssen Sie Ihrer Bank oder Bausparkasse einen Einkommensnachweis vorlegen, damit diese berechnen kann, wie viel Sie zurückzahlen können. Dazu gehören Ihre letzten drei Monate Gehaltsabrechnungen, Ihre letzten P60 und sechs Monate Kontoauszüge. Wenn Sie Leistungen in Anspruch nehmen oder Investitionen tätigen, müssen Sie auch Unterlagen vorlegen, um den Kreditgebern ein vollständiges Bild Ihres Einkommens zu vermitteln.
Wie kann ich Finanzdokumente sicher aufbewahren?
Sowohl Papierdokumente als auch elektronische Dokumente müssen vor Verlust, Beschädigung und Diebstahl geschützt werden. Finanzdokumente können für Kriminelle, die Identitätsdiebstahl begehen möchten, sehr wertvoll sein, insbesondere Kontoauszüge und Stromrechnungen, die als Identitäts- oder Adressnachweis verwendet werden können. Verlorene oder zerstörte Kontoauszüge können auch schmerzhaft sein, wenn Sie Ihr Einkommen nachweisen oder einen Streit über ein Finanzprodukt beilegen müssen.
Papierdokumente, die Sie aufbewahren möchten, sollten an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, z. B. in einem verschlossenen Aktenschrank oder sogar in einem Safe, falls Sie einen haben. Ältere Dokumente, die Sie nicht behalten möchten, sollten geschreddert werden, bevor Sie in den Recycling- oder Mülleimer geworfen werden. Das Aufreißen eines Briefes reicht nicht immer aus, da er wieder zusammengefügt werden kann, um wichtige Informationen preiszugeben.
Elektronische Dokumente sollten auch mit gesicherten Passwörtern und Verschlüsselung gesperrt werden. Wenn Sie Kontoauszüge oder Rechnungen in Ihrer E-Mail oder auf einem Cloud-Server speichern, stellen Sie sicher, dass Sie ein sicheres, zufälliges Kennwort für das Konto verwenden, und aktivieren Sie nach Möglichkeit die Bestätigung in zwei Schritten. Wenn Sie Dokumente auf einer Festplatte speichern, stellen Sie sicher, dass sie sich in einem kennwortgeschützten Ordner auf einem sicheren Computer befinden.
Wenn Sie einen Computer oder eine Festplatte loswerden, stellen Sie sicher, dass Sie die Dateien an einen sicheren Ort übertragen und dann das Laufwerk löschen, um alle Dateien zu löschen. Nur das Löschen der Dateien reicht nicht immer aus, da sie mit der richtigen Software abgerufen werden können. Es können spezielle Programme heruntergeladen werden, die die alten Daten überschreiben, und es gibt auch Dienste, die das Schreddern von Festplatten anbieten, mit denen alte Computer und Festplatten physisch zerstört werden.
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