Teil 1 in einer Reihe von 3 – ursprünglich geschrieben in 2014 und aktualisiert in 2018
Der traditionelle Ansatz zur Auswahl und Einbindung von Anbietern ist für vorsichtige Kunden weniger überzeugend und weniger aussagekräftig geworden. Sie wenden sich unweigerlich an das allmächtige RFP (Request for Proposal). Und es gibt etwas zu sagen über einen Übergang zum Unternehmensverkauf oder den „Capture“ -Prozess, wie er von Shipley-Schülern und staatlichen Auftragnehmern bezeichnet wird.
Das Erstellen und Beantworten von Ausschreibungen kann jedoch für jedes Unternehmen leicht zu komplexen, umständlichen und zeitaufwändigen Aufgaben werden. Sie erfordern Organisation, überlegene Kommunikation und jahrelange Erfahrung im Verständnis der Feinheiten der Beschaffung. Für viele in der Personalbranche haben Ausschreibungen den traditionellen Vertrieb und die Beschaffung praktisch ersetzt; Zumindest sind sie jetzt eng in diese Prozesse eingebunden. Und wir wollen helfen.
In dieser Serie beleuchten wir, wann Ausschreibungen verwendet oder vermieden werden sollten, und Best Practices, die auf den gefürchteten Ausschreibungsprozess angewendet werden können, unabhängig davon, ob Sie ein MSP oder eine Personalagentur sind, die ein Kundengebot erhalten und sicherstellen möchten, dass Sie einen besseren Prozess und folglich eine bessere Gewinnrate haben, oder ob Sie die Entität sind, die die Ausschreibung an potenzielle Talentlieferanten ausgibt.
Verwendung von Ausschreibungen
Ausschreibungen sollten verwendet werden, wenn ein Projekt ausreichend komplex ist, viele technische Informationen erfordert, harte Daten zur Analyse und zum Vergleich anfordert und somit ein formelles Angebot eines Lieferanten rechtfertigt. Sie werden am besten verwendet, wenn Sie Antworten und Anbieter wirklich objektiv vergleichen müssen. Ein häufiger Fehler besteht darin, eine Ausschreibung zu senden, weil es einfacher zu sein scheint, Verkaufsgespräche durchzusitzen, oder weil die Leute sagen, dass dies das „Richtige für Sie“ oder „gute Form“ ist.“ Wenn Sie zweifelsfrei wissen, welche Anbieter Sie wahrscheinlich von Anfang an auswählen werden, laden Sie Ihre identifizierten Interessenten ein, ihre Lösungen vorzustellen.
Wenn Sie beispielsweise versuchen, sich zwischen zwei bekannten und zuvor identifizierten Personaldienstleistern zu entscheiden, planen Sie diese Personen ein, um ihre Fähigkeiten in einer Präsentation zu demonstrieren. Bewerten Sie, wie jeder Anbieter seine Lösungen an Ihre spezifischen Ziele und Ihre Kultur anpasst. Das Meeting kann ein Online-Video-Hangout oder ein persönliches Interview sein. Es ist am besten, sich nicht auf eine Telefonkonferenz zu verlassen, da Sie eine gewisse Sichtbarkeit wünschen – ein Mittel, um die zwischenmenschlichen Interaktionen zu hinterfragen. Messen Sie die Körpersprache und das Selbstvertrauen der Moderatoren, insbesondere als Antwort auf Fragen.
Laden Sie danach einen formellen Vorschlag für ein Gebot ein. Das nennen wir Request for Quote (RFQ). Und ehrlich gesagt, das ist alles, was ein RFQ sein sollte. Stopfen Sie es nicht mit RFP-Fragen. Wir gehen in diesem Fall nicht diesen Weg, erinnerst du dich? Wir reden hier über Preise. Sie haben alles andere gesehen, was Sie sehen müssen.
Wenn das Projekt und der erwartete Verkaufszyklus Komplexitäten annehmen, die über den Rahmen eines traditionellen „Let’s do Lunch“ -Ansatzes hinausgehen, ist der RFP-Prozess sehr sinnvoll. Mit einem Angebot erhalten Sie einen besseren Einblick in die wichtigsten Angebote und Kernkompetenzen des Bieters, relativ feste Preismodelle, umfassende Antworten auf wichtige Fragen und ein robustes Dokument, das sich für eine eingehendere Analyse durch Ihre Stakeholder eignet.
Wann Ausschreibungen zu vermeiden sind
Der Ausschreibungsprozess fällt schnell auseinander, wenn er zu häufig, unnötig oder ausschließlich als Verkaufsinstrument verwendet wird. So oft Bieter mit einem Vorschlag den Punkt verpassen, verpassen Beschaffungsprofis den Punkt bei der Erstellung ihrer Ausschreibungen. Vermeiden Sie die Verwendung eines übermäßig komplizierten RFP-Prozesses, um einfache Fragen zu beantworten, die in einem traditionellen Verkaufstreffen prägnant und direkt hätten beantwortet werden können. Letztendlich laufen Sie Gefahr, potenzielle Bieter zu entfremden, die Ihre übermäßige Abhängigkeit von unnötigem Papierkram und Bürokratie wahrnehmen und die Teilnahme ablehnen. Obwohl Sie es nicht merken, beeinträchtigen Sie möglicherweise Ihre Chancen, den perfekten Anbieter zu finden. Wenn Sie jedoch in einem stark regulierten Umfeld oder im öffentlichen Sektor tätig sind, in dem Ausschreibungen vorgeschrieben sind, bemühen Sie sich, Ihre Fragen relevant, direkt und zielgerichtet für das Programm zu halten.
Wenn Sie sich dafür entscheiden, diesen Prozess als breitere Angelexpedition zu nutzen, ist es weniger wahrscheinlich, dass Sie Fische an Ihren Haken locken. Und diejenigen, die beißen, werden wahrscheinlich früh genug zurückgeworfen.
Suchen Sie ein RFP-Toolkit? Hier ist es.
Um RFPs zu einer schmerzlosen und effizienten Möglichkeit für MSPs zu machen, ihre Ziele zu erreichen, sind wir stolz darauf, eine komplette RFP-Toolbox zu präsentieren, die als guter Ausgangspunkt für Ihre nächste Sourcing-Runde dienen kann. Trotz der formalen Prozesse, endlosen Formen und des arkanen RFP-Kauderwelschs ist die vorherrschende Denkweise, die Sie anwenden können, um zu gewinnen, Ockhams Rasiermesser: Der einfachste und direkteste Ansatz ist wahrscheinlich der beste. Wir haben daher ein Paket mit gesundem Menschenverstand vorbereitet, das auf einfache Weise Ergebnisse liefert. Wir verstehen auch, dass niemand Ihnen eine RFP-Vorlage geben und sagen sollte: „Verwenden Sie diese einfach so, wie sie ist.“ Der Sinn unseres Toolkits besteht darin, Ihnen eine solide, anpassbare Grundlage zu bieten, auf der Sie eine einzigartige Ausschreibung erstellen können, die auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist und von Tools begleitet wird, die bei der Bewertung, Bewertung und Preisgestaltung helfen.
Im zweiten Teil unserer Serie werden wir einige spezifische Best Practices in Bezug auf Transparenz und Informationsaustausch untersuchen, die Ihnen helfen können, die aussagekräftigsten Antworten von jeder Ausschreibung zu erhalten, die Sie an Personallieferanten richten.
Lesen Sie Teil 2: Vereinfachen Sie Ihren RFP-Prozess, indem Sie diese Dinge zu Ihrem RFP hinzufügen.