Mit dem Ende des Steuerjahres, das sich schnell nähert, werden viele Menschen in letzter Minute kämpfen, um den gesamten Papierkram zu finden, um die Abzüge zu unterstützen, die sie diese Steuerzeit beanspruchen möchten. Wenn Sie organisiert wurden und alles, was Sie brauchen, in einer ordentlichen, gut geordneten Datei aufbewahrt haben, herzlichen Glückwunsch. Aber wenn Sie 11 Monate des Jahres damit verbracht haben, Ihre Steuern völlig zu ignorieren, könnten Sie jetzt Schwierigkeiten haben, Quittungen und Rechnungen für viele der Dinge zu finden, die Sie hätten verlangen können. Da die ATO einen Nachweis verlangt, damit ein Abzug zulässig ist, finden Sie hier unseren Leitfaden, um Ihre Steuerunterlagen im Auge zu behalten.
Schriftliche Beweisregel – Aufzeichnungen, die Sie für Ansprüche von mehr als 300 US-Dollar aufbewahren müssen
Sie müssen über schriftliche Nachweise verfügen, um Ihre Abzugsansprüche nachzuweisen, wenn Ihre Gesamtansprüche 300 US-Dollar überschreiten. Die Aufzeichnungen, die Sie führen, müssen den Gesamtbetrag belegen, nicht nur den Betrag über 300 US-Dollar.
Die Grenze von 300 USD gilt nicht für Ansprüche auf Auto-, Essens-, Prämientransport- und Reisekosten. Für diese Ansprüche gibt es spezielle schriftliche Beweisregeln (z. B. das Logbuch für KFZ-Freibeträge).
Was ist, wenn mein Anspruch weniger als 300 US-Dollar beträgt?
Wenn der beanspruchte Gesamtbetrag 300 USD oder weniger beträgt, müssen Sie nachweisen können, wie Sie Ihre Ansprüche berechnet haben, benötigen jedoch keine schriftlichen Nachweise.
Es gibt ein weit verbreitetes Missverständnis, dass Sie automatisch Abzüge im Wert von 300 US-Dollar geltend machen können, ohne sich um deren Nachweis kümmern zu müssen. Das ist nicht der Fall. Wenn Ihnen die Kosten nicht tatsächlich entstanden sind und Sie nicht nachweisen können, wie Sie den Betrag Ihres Abzugs berechnet haben, können Sie keinen Anspruch geltend machen.
Was sind schriftliche Beweise?
Schriftliche Nachweise können sein:
1. Ein Dokument (z. B. eine Rechnung oder Quittung) des Lieferanten der Waren oder Dienstleistungen, aus dem hervorgeht:
• der Name des Lieferanten
• die Höhe der Kosten
• Eine Beschreibung der gekauften Waren oder Dienstleistungen. Wenn nicht angezeigt, können Sie dies auf das Dokument schreiben
• das Datum, an dem die Kosten entstanden sind
• das Datum des Dokuments
2. Beweise, die Sie selbst aufgezeichnet haben:
• Für Ausgaben von jeweils 10 USD oder weniger, wenn die Summe dieser Ausgaben 200 USD oder weniger beträgt, oder wenn Sie keine schriftlichen Beweise erhalten konnten – zum Beispiel für Maut- oder Parkgebühren, bei denen Sie keine Quittung erhalten können.
• Ihre Unterlagen müssen dieselben Angaben enthalten wie ein Dokument eines Lieferanten, wie oben beschrieben.
In den meisten Fällen ist eine Rechnung oder Quittung für einen Kauf das bevorzugte Mittel zur Begründung, aber in einigen Fällen kann eine Bank- oder Kreditkartenabrechnung eine akzeptable Begründung sein.
Wie lange müssen Sie Ihre Unterlagen aufbewahren?
Sie müssen Ihre schriftlichen Nachweise für fünf Jahre ab dem 31. Oktober nach dem Ende des Steuerjahres oder, wenn Sie später einreichen, für fünf Jahre ab dem Datum, an dem Sie Ihre Steuererklärung einreichen, aufbewahren. Wenn Sie sich am Ende dieses Zeitraums in einem Streitfall mit der ATO befinden, der sich auf einen Arbeitsaufwand bezieht, müssen Sie die entsprechenden Aufzeichnungen aufbewahren, bis der Streitfall beigelegt ist.
Für die Abschreibung von Vermögenswerten müssen Sie Aufzeichnungen für den gesamten Zeitraum führen, in dem Sie Abzüge für den Wertverlust dieser Vermögenswerte verlangen. Sie müssen Ihre Unterlagen ab dem Datum Ihres letzten Anspruchs weitere fünf Jahre aufbewahren. Die fünf Jahre beginnen am 31 Oktober nach dem Ende des Steuerjahres oder, wenn Sie später einreichen, ab dem Datum, an dem Sie Ihre Steuererklärung einreichen. Diese Frist verlängert sich, wenn Sie sich nach Ablauf der fünf Jahre in einem Rechtsstreit mit der ATO befinden, der sich auf einen wertmindernden Vermögenswert bezieht.
Wenn Sie Informationen aus Ihren Unterlagen in einer späteren Steuererklärung verwenden, müssen Sie die Unterlagen möglicherweise länger aufbewahren. Wenn Sie also einen steuerlichen Verlust vortragen, müssen Sie die Aufzeichnungen bis zum Ende eines Überprüfungszeitraums für die Einkommensteuererklärung aufbewahren, in dem der Verlust vollständig abgezogen wird.
Wenn Sie einen Vermögenswert besitzen, der bei der Veräußerung der Kapitalertragsteuer unterliegt, müssen Sie Aufzeichnungen über die gesamte Eigentumsdauer bis 5 Jahre nach Einreichung der Steuererklärung über die Veräußerung des Vermögenswerts führen.
Papier oder elektronische Kopie?
Traditionell führen Steuerzahler Aufzeichnungen in Papierform, um ihre Ansprüche zu belegen, aber die ATO erlaubt die Aufbewahrung elektronischer Kopien. Da Papierunterlagen leicht verloren gehen und im Laufe der Zeit häufig verblassen, kann die Aufbewahrung elektronischer Kopien (z. B. eines Fotos auf einem mobilen Gerät) effizienter sein, vorausgesetzt, Sie stellen sicher, dass elektronische Aufzeichnungen regelmäßig auf einem sicheren Speicherplatz gesichert werden. Es gibt Apps auf dem Markt, mit denen Sie Kopien von Datensätzen sicher speichern können.