Obwohl sich die Welt immer mehr in Richtung papierloser Büros bewegt, ist die Realität, dass die meisten Unternehmen immer noch mit viel Papierkram arbeiten. Während viele Dokumente aufbewahrt werden müssen, wissen Sie, dass es viele gibt, die verworfen werden können. Einige Dokumente mit geringem Risiko können möglicherweise weggeworfen oder recycelt werden, aber viele Dokumente mit hohem Risiko enthalten vertrauliche Informationen, die Sie und Ihr Unternehmen gefährden könnten, wenn Sie von jemandem aus böswilliger Absicht erhalten werden.
Welche Dokumente soll ich zerkleinern?
Die Verfolgung der Zerkleinerungs- und Aufbewahrungsfristen verschiedener Dokumente kann sich wie ein Vollzeitjob anfühlen. Welche Dokumente sollten Sie also zerkleinern und wann sollten Sie sie zerkleinern?
Während Ihr Unternehmen variieren kann, gibt es bestimmte Dokumente, die zu Ihrer eigenen Sicherheit geschreddert werden müssen. Im Moment werden wir uns an fünf Arten von Dokumenten halten, die ganz oben auf Ihrer Liste stehen sollten.
- Kreditkarten- und Stromrechnungen
- Kontoauszüge
- I-9-Formulare
- W-2- und W-4-Formulare
- Steuerunterlagen
Kreditkartenabrechnungen und Stromrechnungen sind Dokumente, die ganz oben auf der Liste der Schredder stehen sollten. Rechnungen dieser Art enthalten in der Regel sehr sensible Informationen. Sobald die Zahlung bestätigt ist und Sie diese Rechnung nicht mehr referenzieren müssen, stellen Sie sicher, dass das Dokument zerstört wird.
So verlockend es auch sein mag, diese Art von Rechnungen auch nach Bestätigung der Zahlung und Auflösung festzuhalten, der beste Weg, Identitätsdiebstahl aus diesen Dokumenten zu verhindern, besteht darin, sie zu zerstören. Das heißt, wenn diese Rechnungen für Ihre Steuererklärungen relevant sind, dann gelten die folgenden Richtlinien zum Schreddern.
Es wird empfohlen, ein Jahr lang an Kontoauszügen festzuhalten und diese dann zu zerkleinern. Gleiches gilt für Pay Stubs. Auch hier handelt es sich um Dokumente mit wichtigen Finanzinformationen, nach denen die Diebe suchen.
Wenn Sie Ihre Kontoauszüge online erhalten möchten – oder Rechnungen für diese Angelegenheit – möchten Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen sicher papierlos wird.
Die I-9-Steuerformulare bestätigen die Identität eines Mitarbeiters und müssen entweder drei Jahre oder 1 Jahr nach der Kündigung eines Mitarbeiters aufbewahrt werden, je nachdem, welcher Zeitraum länger ist. Diese Dokumente enthalten alle Informationen, die jemand benötigt, um die Identität einer Person zu stehlen, und müssen sicher und geschützt zerstört werden.
Sie sollten W-2- und W-4-Dokumente sicher vernichten, nachdem Sie sie vier Jahre lang aufbewahrt haben. Auch hier handelt es sich um Personaldokumente, die hochsensible Informationen wie Sozialversicherungsnummern und Steuernummern enthalten.
Ein Unternehmen sollte drei Jahre lang Steuerunterlagen aufbewahren, da Sie in diesem Zeitraum eine Steuererklärung ändern können. Sieben Jahre ist die herkömmliche Zahl, denn wenn der IRS Sie auditieren würde, würden sie diese Informationen benötigen, bevor Sie diese Dokumente sicher zerstören können.
Soll ich Kontoauszüge von geschlossenen Konten vernichten?
Ja. Sobald Sie die Bestätigung haben, dass das Konto geschlossen und das Geld überwiesen (oder entfernt) wurde, sollten Sie Kontoauszüge und andere vertrauliche Informationen im Zusammenhang mit dem Konto vernichten. Gleiches gilt für abgelaufene Kreditkarten und andere ähnliche Dokumente. Wenn jedoch einer dieser Datensätze für eine Prüfung erforderlich sein könnte, gelten die Steueraufzeichnungsregeln und sollten nach Ablauf dieses Zeitraums vernichtet werden.
Wie entsorgen Sie Geschäftsdokumente?
Während einige Leute sich sicher fühlen, einen Home-Office-Aktenvernichter zu verwenden, um sich um ihre Dokumentenvernichtungsbedürfnisse zu kümmern, sind sie nicht für die große Menge an Dokumenten ausgestattet, die viele Unternehmen haben. Persönliche Schreddern kann auch zeitaufwendig sein, und sie sind nicht so sicher wie mit einem professionellen Service. Die ordnungsgemäße Vernichtung von Dokumenten ist nicht nur etwas, was Sie aus der Güte Ihres Herzens tun müssen … es ist das Gesetz.
Storage Quarters sind die Experten für den Umgang mit Ihren Anforderungen an die Dokumentenvernichtung
Die Fachleute von Storage Quarters sind so ausgestattet, dass Sie alle Ihre Anforderungen an die Dokumentensicherheit und -vernichtung erfüllen können. Wir bieten eine sichere Dokumentenspeicherung, um sensibles Material außerhalb des Standorts aufzubewahren. Wir haben auch mobile Zerkleinerungseinheiten, die direkt in Ihr Büro kommen, Ihre Dokumente vor Ort abholen und sofort zerstören, um Ihnen Sicherheit zu geben. Sie können unsere mobilen Zerkleinerungseinheiten regelmäßig planen, um Ihr Büro sicher und aufgeräumt zu halten. Wenden Sie sich noch heute an die Informationsspezialisten von Storage Quarters, um ein kostenloses Angebot zu erhalten.