Wenn Sie das Kalenderfeature in Outlook 2007 nicht absichtlich untersucht haben, denken Sie vielleicht, dass es nur ein langweiliges und banales Feature ist. Sobald Sie es sich jedoch angesehen haben, werden Sie möglicherweise von einigen Funktionen und Freigabefunktionen überrascht sein.
In diesem Tutorial erfahren Sie, wie diese Funktionen nützlich sein können und wie Sie sie verwenden.
Importieren und Erstellen zusätzlicher Kalender
Sie sind nicht auf einen Kalender beschränkt. Outlook kann mehrere Kalender anzeigen und verwalten. Dies ist beispielsweise nützlich, wenn Sie Ihre Arbeits- und persönlichen Zeitpläne trennen möchten. Sie können sogar mehrere verwenden, um die Zeitpläne Ihrer Mitarbeiter anzuzeigen oder zu verwalten. Sie können auch nützlich sein, wenn Sie ein Windows-Konto und Outlook für eine andere Person freigeben, z. B. für Ihren Ehepartner.
Um einen neuen leeren Kalender zu erstellen, wählen Sie die Registerkarte Kalender in Outlook aus und klicken Sie auf Datei > Neu > Kalender. Geben Sie im Dialogfeld einen Namen ein, und klicken Sie auf OK.
Wenn Sie bereits einen Kalender von einem anderen Computer oder einer anderen Anwendung haben, können Sie ihn in Outlook importieren. Zunächst müssen Sie jedoch den vorhandenen Kalender in das iCalendar- oder vCalendar-Format exportieren.
Um die Daten aus einem anderen Outlook zu exportieren, verwenden Sie nicht den Import- und Exportassistenten; Klicken Sie in Outlook auf die Registerkarte Kalender und dann auf Datei > Speichern unter.
Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter auf die Schaltfläche Weitere Optionen, um genau anzugeben, welche Art von Informationen Sie exportieren möchten. Speichern Sie es schließlich im iCalendar (.ics) Format.
Sobald Sie eine iCalendar- oder vCalendar-Datei haben, können Sie die Informationen mit einer von zwei verschiedenen Methoden in Outlook abrufen. Wenn Sie ihn als neuen Kalender öffnen, wird er als separater Kalender angezeigt, während beim Importieren die Daten in den vorhandenen Kalender eingefügt werden.
Um ihn als neuen Kalender zu öffnen, klicken Sie auf Datei > Öffnen > Kalender. Für beide Methoden können Sie den Import- und Exportassistenten verwenden. Klicken Sie auf Datei > Importieren und Exportieren, wählen Sie die Kalenderoption aus, klicken Sie auf Weiter, suchen und wählen Sie die Datei aus, und wählen Sie dann die zu verwendende Methode aus.
Sie haben drei verschiedene Anzeigemodi, mit denen Sie die Kalender anzeigen können. Im Standardmodus können Sie jeden Kalender einzeln anzeigen, indem Sie auf die entsprechende Registerkarte klicken. Der Side-by-Side-Modus versucht, jeden Kalender in das Fenster zu drücken, damit Sie sie alle auf einmal sehen können. Der Overlay-Modus (siehe Abbildung 1) zeigt Informationen von allen in einem universellen Kalender an mit farbcodierten Schriftarten, um zwischen den Quellkalendern zu unterscheiden. Sie können jeden Kalender einzeln in die Modi versetzen, indem Sie auf die Pfeile auf den Kalenderregistern klicken.
Sie können auch die Sichtbarkeit jedes Kalenders umschalten. Im linken Bereich aktivieren und deaktivieren Sie einfach die Kalender. Dies ist nützlich, wenn Sie viele Termine und Notizen in den Kalendern haben, damit Sie besser zwischen ihnen unterscheiden können. Sie können in Abbildung 1 sehen, dass ich meinen Hauptkalender deaktiviert / ausgeblendet habe.