Was ist eine Mitarbeiterdatei?
Arbeitgeber sollten eine Mitarbeiterdatei verwenden, um alle HR-, Lohn-, Leistungs- und Compliance-Dokumente an einem Ort zu erfassen und zu verwalten. Mit der Entwicklung der HR-Technologie sollten Arbeitgeber alle wesentlichen Personaldokumente für jeden Mitarbeiter in ihrem HR-System speichern. Wenn die Dokumentation nicht ordnungsgemäß gepflegt und erstellt wird, kann dies zu Compliance-Verstößen oder potenziellen Geldstrafen führen.
Dokumente, die durch Datenschutzgesetze geschützt sind, wie Kranken- / Versicherungsunterlagen und Referenz- / Hintergrundprüfungen, sollten nicht in die grundlegende Mitarbeiterakte eines Mitarbeiters aufgenommen werden.
Hier ist eine Momentaufnahme der Elemente, die in eine grundlegende Mitarbeiterdatei aufgenommen werden können:
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Stellenbeschreibung
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Bewerbung und/oder Lebenslauf
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Stellenangebot
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IRS-Formular W-4
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Empfang oder unterzeichnete Bestätigung des Mitarbeiterhandbuchs
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Leistungsbeurteilungen
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Formulare für Leistungen an Arbeitnehmer
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Formulare für Notfallkontakte
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Beschwerden von Kunden und/ oder Mitarbeitern
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Auszeichnungen oder Zitate für hervorragende Leistungen
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Aufzeichnungen über die Teilnahme oder den Abschluss von trainingsprogramme
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Verwarnungen und/oder andere Disziplinarmaßnahmen
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Hinweise zur Anwesenheit oder Verspätung
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Jeder Vertrag, schriftliche Vereinbarung, Empfang, oder Bestätigung zwischen dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber
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Dokumente im Zusammenhang mit dem Ausscheiden des Arbeitnehmers aus dem Unternehmen
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