Die klare Definition des Projektumfangs hilft dabei, die Erwartungen der Stakeholder effektiv zu verwalten und sicherzustellen, dass alle Elemente des Projekts auf die Ziele ausgerichtet sind — was die Erfolgschancen erhöht. Hier ist, was Sie über die Definition des Projektumfangs wissen müssen.
Projektumfangsdefinition
Projektumfangsdefinition ist ein detaillierter Überblick über alle Aspekte eines Projekts, einschließlich aller damit verbundenen Aktivitäten, Ressourcen, Zeitpläne und Ergebnisse sowie der Projektgrenzen. Ein Projektumfang beschreibt auch wichtige Stakeholder, Prozesse, Annahmen und Einschränkungen sowie worum es im Projekt geht, was enthalten ist und was nicht. Alle diese wesentlichen Informationen sind in einer Umfangserklärung dokumentiert.
Die Erklärung zum Projektumfang
Die Erklärung zum Projektumfang ist ein Schlüsseldokument, das allen Beteiligten ein klares Verständnis dafür vermittelt, warum das Projekt initiiert wurde, und seine Hauptziele definiert. Die meisten Project Scope-Anweisungen enthalten diese Elemente.
- Eine Projektarbeitsanweisung (SOW), die eine detaillierte Aufschlüsselung aller von einem Projektteam auszuführenden Arbeiten und aller wichtigen Elemente darstellt, die sich auf das Ergebnis auswirken können
- Einschränkungen, die das Ergebnis des Projekts einschränken oder negativ beeinflussen können, einschließlich Ressourcen, Beschaffungsprobleme, Zeitplan oder Mangel an Informationen
- Anwendungsbereichsausschlüsse, bei denen es sich um alles handeln kann, was nicht Teil des Projekts oder seiner Ergebnisse ist
- Meilensteine, die das genaue Datum angeben, an dem etwas geliefert oder abgeschlossen wird
- Die endgültigen dem Kunden am Ende des Projekts zur Verfügung gestellt werden — zum Beispiel ein Bericht, eine Softwarefunktion, Prozesserkenntnisse oder -analysen oder ein Produkt oder eine Dienstleistung, die ein Kunde benötigt
- Akzeptanzkriterien, die genau angeben, wie der Erfolg gemessen wird
- Endgültige Genehmigung, bei der der Kunde die Geltungsbereichserklärung unterschreibt und bestätigt, dass alle Parameter enthalten sind und das Dokument vollständig und korrekt ist
Wichtige Schritte zur Definition Ihres Projektumfangs
Die richtige Definition des Umfangs eines Projekts ist der Schlüssel zum erfolgreichen Projekt. Hier sind die Schritte, die Sie ausführen können, um Ihren Projektumfang zu definieren.
- Arbeiten Sie mit wichtigen Stakeholdern zusammen, um eine Scope-Anweisung zu definieren und zu erstellen, indem Sie identifizieren, was innerhalb und außerhalb des Geltungsbereichs liegt. Die Zusammenarbeit mit Stakeholdern trägt dazu bei, dass wesentliche Dinge nicht durch die Ritzen fallen.
- Annahmen identifizieren, dokumentieren und kommunizieren. Annahmen sind diejenigen Elemente, die sich auf das Projekt beziehen und für die Dauer des Projekts als wahr angenommen werden. Annahmen sind notwendig, um eine Schätzung der Kosten und des Zeitplans für die Bereitstellung des Projektumfangs während der Planungsphase eines Projekts bereitzustellen.
- Gewinnen Sie Buy-In für die Scope-Erklärung mit den am stärksten betroffenen Stakeholdern, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind.
Projektumfangsbeispiel
Angenommen, Sie sind ein Projektmanager, der den Umfang für ein Content-Marketing-Projekt definiert. Eine sehr einfache Project Scope-Anweisung kann Folgendes enthalten.
Einleitung
Dieses Content-Marketing-Projekt wird für das Unternehmen XYZ durchgeführt, um einen Artikel zu erstellen, der auf seiner Website veröffentlicht werden soll, um Markenbekanntheit zu schaffen.
Projektumfang
Dieses Projekt umfasst die Recherche, die Inhaltsstrategie, das Schreiben des Artikels und die Veröffentlichung auf der XYZ-Website unter dem XYZ-Blog. Es wird auch das Teilen des Artikels in den sozialen Medien für den Monat April 2020 beinhalten. Alle Aktivitäten werden von Joe Smith von ABC Company durchgeführt.
Projektergebnisse
Die Projektergebnisse umfassen einen gut recherchierten schriftlichen Artikel mit bis zu 1.000 Wörtern, der per E-Mail an [email protected] nicht später als ___ Datum.
Projektannahmekriterien
Jane von XYZ company wird die endgültige Artikelversion vor der Veröffentlichung überprüfen und genehmigen.
Projektausschlüsse
Dieses Projekt beinhaltet keine Zahlung an externe Anbieter für Forschungs- oder ausgelagerte Dienstleistungen.
Projektbeschränkungen
Einschränkungen können Kommunikationsverzögerungen, Änderungen des Umfangs oder technische Schwierigkeiten umfassen.
Sobald die Erklärung zum Projektumfang vollständig und genehmigt ist und ein Projekt im Gange ist, muss der Projektumfang sorgfältig verwaltet werden, um ein Kriechen des Umfangs zu vermeiden.
Was ist Scope Creep?
Scrope Creep bezieht sich auf ein Szenario, bei dem Änderungen nach dem Start des Projekts auftreten und die Änderungen nicht in der Scope-Anweisung definiert oder antizipiert werden. Wenn ein Scope Creep auftritt, kann sich dies negativ auf den Projektzeitplan, die Qualität der zu liefernden Ergebnisse, die Ressourcen, das Budget und andere Aspekte auswirken. Wenn Sie den Umfang Ihres Projekts verwalten, können Sie unerwünschte Überraschungen vermeiden.
Projektumfangsmanagement
Zusätzlich zur laufenden Überprüfung und Überwachung der Projektaktivitäten sollten Schritte unternommen werden, um den Umfang des Projekts zu verwalten, um ein Kriechen des Umfangs zu vermeiden.
- Ermitteln Sie, ob es Änderungen an den Anforderungen für Ihr Projekt gibt. Dies ist ein wichtiger Schritt, da sich diese Änderungen direkt auf die Projektziele und alle damit verbundenen Aktivitäten auswirken.
- Ermitteln Sie, wie sich die Änderungen auf das Projekt auswirken. Bevor Sie Anpassungen am Umfang des Projekts vornehmen können, müssen Sie verstehen, wo und wie sich Änderungen auf das Ergebnis auswirken.
- Holen Sie die Genehmigung für Änderungen ein, bevor Sie mit einer Änderung der Aktivitäten oder der Richtung fortfahren.
- Implementieren Sie die genehmigten Änderungen rechtzeitig, um Verzögerungen und Risiken zu reduzieren.
Projektumfangsvorlage
– Projektumfangsvorlage
Einführung
Die Einführung bietet einen allgemeinen Überblick über das Projekt.
Projektumfang
Geben Sie den Umfang des Projekts an. Dies sollte beinhalten, was das Projekt tut und was nicht. Dies hilft zu klären, was im Projekt enthalten ist, und hilft, Verwirrung bei Projektteammitgliedern und Stakeholdern zu vermeiden.
Projektergebnisse
Geben Sie die geplanten Ergebnisse für das Projekt an.
Projektabnahmekriterien
Definieren Sie die Abnahmekriterien. Welche Ziele werden erreicht und wie wird der Erfolg gemessen?
Projektausschlüsse
Was ist nicht im Rahmen dieses Projekts enthalten.
Projektbeschränkungen
Geben Sie Einschränkungen für das Projekt, harte Daten, Einschränkungen des Personals oder der Ausrüstung, finanzielle oder budgetäre Einschränkungen oder technische Einschränkungen an.
Wenn Sie ein solides Verständnis für den Zweck eines Projekts entwickeln und Ihren Projektumfang klar definieren, dokumentieren und verwalten, können Sie sicherstellen, dass Sie gut positioniert sind, um ein erfolgreiches Projekt zu liefern, ohne sich mit Umfangskriechen auseinandersetzen zu müssen.