Eine reibungslose interne und externe Kommunikation ist einer der Eckpfeiler des täglichen Geschäftsbetriebs. Heutzutage wird Voice over Internet Protocol (VoIP) zunehmend zur goldenen Regel der modernen Unternehmenskommunikation. Einfach gesagt, es ist eine bewährte Technologie, mit der Menschen über die Internetverbindung telefonieren können. Es wurde 1995 entwickelt und hat sich mit der Entwicklung von Breitband zu einer stabileren und zuverlässigeren Lösung entwickelt, die für immer mehr Unternehmen bei der Aufrüstung ihrer Telefonsysteme die erste Wahl ist.
Diese ausführliche Anleitung führt Sie durch im Grunde alles über VoIP und hilft Ihnen, das Beste daraus zu machen.
Quicklinks
- Was ist VoIP?
- Wie funktioniert VoIP?
- Was sind die Vorteile von VoIP?
- „Benötigt mein Unternehmen ein VoIP-Telefonsystem?“
- Was ist bei der Auswahl eines VoIP-Systems zu beachten?
- VoIP Telefon System Käufer der Guide
Was ist VoIP (Voice Over Internet Protocol)?
Traditionell übertragen ältere Telefonsysteme Sprachsignale über analoge Telefonleitungen, sodass zum Tätigen und Empfangen von Anrufen eine Schaltungsverkabelung eingerichtet werden muss. Unter diesen Umständen wird eine spezielle Hardwareausrüstung namens Private Branch Exchange (PBX) verwendet, um interne Telefonerweiterungen an das öffentliche Telefonnetz anzuschließen.
Anstatt Datenpakete über ein herkömmliches leitungsvermitteltes Netzwerk zu senden, ist VoIP, die Abkürzung für Voice over Internet Protocol, manchmal auch als IP-Telefonie bezeichnet, eine Technologie, die Sprache in digitale Signale umwandelt, die über Internet übertragen werden können digitale Datenpakete über Ihr lokales Netzwerk / WAN / andere Infrastruktur, um Anrufe zu ermöglichen. VoIP verwendet RTP (Real-Time Protocol), um sicherzustellen, dass diese Pakete rechtzeitig zugestellt werden. Sie können entweder ein Ethernet-Kabel oder eine Highspeed-WLAN-Verbindung für VoIP verwenden.
Hier ist ein kurzes Video, damit Sie in einer Minute verstehen, was VoIP ist.
Wie funktioniert VoIP?
Wie oben erwähnt, wandelt VoIP im Wesentlichen analoge Telefonsignale in digitale Signale um, um die Telefonie über das Internet zu erleichtern. Lassen Sie uns nun etwas tiefer in den Prozess eintauchen.
SIP-Protokoll und SIP-Trunking
Voice over IP arbeitet mit Protokolltechnologien und SIP ist ein Protokoll, das VoIP ermöglicht. Session Initiation Protocol (SIP) ist ein Kommunikationsprotokoll für VoIP-Anrufe und andere Text- und Multimedia-Sitzungen wie Instant Messaging und Video. SIP-Trunking, basierend auf dem SIP-Protokoll, ist im Grunde ein Dienst, der virtuell über Ihre Internetverbindungen eingerichtet und von Internet Telephony Service Providern (ITSP) bereitgestellt wird, wodurch die physische Verbindung zu einer Telefongesellschaft entfällt.
Ausrüstung, die Sie möglicherweise benötigen, um VoIP zu verwenden
VoIP-Telefonsysteme (PBX)
Eine VoIP-Telefonanlage (Private Branch Exchange) ist eine Geschäftstelefonanlage, die Telefongespräche über das LAN- oder WAN-Datennetz des Unternehmens und nicht über die leitungsvermittelten Netzwerke ermöglicht.
Die VoIP-Telefonanlage ist in zwei Bereitstellungsoptionen verfügbar – lokal und cloudbasiert. Bei einer lokalen Sprachlösung wird die Hardware vor Ort in Ihrem Büro oder Rechenzentrum installiert und ausgeführt, während ein Cloud-PBX-System vollständig über das Internet bereitgestellt und vollständig von einem Dienstanbieter verwaltet wird.
VoIP-Telefone oder IP-Telefone
VoIP-Telefone oder IP-Telefone sind die physischen Bürotelefone, die Sie mit einem VoIP-Telefonsystem verwenden können. Optisch unterscheiden sie sich nicht wesentlich von den herkömmlichen stationären Telefonen, die Sie zu Hause oder auf Ihrem Schreibtisch finden. Aus diesem Grund ist es für Mitarbeiter recht einfach, sich an neuere VoIP-Telefone anzupassen. Der einzige grundlegende Unterschied besteht darin, dass sie internetfähig sind, egal ob über WLAN oder Ethernet. Ihnen werden IP-Adressen zugewiesen, um Anrufe über Ihr Netzwerk zu erleichtern.
Mobiltelefone, Computer, netzwerkfähige Geräte
Neben IP-Telefonen können Sie auch mit Ihrem eigenen Mobilgerät, Computer und anderen netzwerkfähigen Geräten mit installierten VoIP-Apps oder Softphone-Anwendungen auf VoIP-Telefonsysteme zugreifen. Heute können Sie geschäftliche Anrufe jederzeit und überall mit Ihren eigenen mit dem Internet verbundenen Geräten tätigen und empfangen, ohne sich Gedanken über den Verlust der VoIP-Anrufqualität machen zu müssen. Mitarbeiter sind nicht mehr an ein Tischtelefon gebunden und können jedes Gerät ihrer Wahl verwenden.
VoIP-Gateways
Ein VoIP-Gateway ist ein Hardwaregerät, das den herkömmlichen Telefonieverkehr (analog oder digital) in Datenpakete umwandelt und Verbindungen zwischen einer älteren Telefonie-Infrastruktur und IP-basierter Kommunikation ermöglicht und als Brücke zwischen einem IP-Netzwerk, dem PSTN (Public Switched Telephone Network) und dem Mobilfunknetz fungiert.
Was sind die Vorteile von VoIP?
Moderne Unternehmen nutzen VoIP-Telefondienste gerne über herkömmliche Telefonleitungen, da sie viel mehr Wert erzielen können, als nur die Unternehmenskommunikation zu verbessern. Im Folgenden finden Sie einige der vielen Möglichkeiten, wie VoIP Unternehmen zugute kommt.
Kosteneinsparungen
VoIP ist eine kostengünstige Möglichkeit, ein Geschäftskommunikationssystem einzurichten. VoIP-Dienste können auf einer direkten IP-Verbindung zu Ihrem Telefondienstanbieter, einfach auf Ihrer vorhandenen Internetverbindung oder einer Kombination aus beidem basieren. Daher werden die Kosten für interne Anrufe in Ihrem Unternehmen auf praktisch keine gesenkt, die Kosten für externe und internationale Geschäftsanrufe erheblich gesenkt und erhebliche Investitionen in den Kauf herkömmlicher Telefonleitungen, die Installation und die laufende Wartung eingespart.
Lokale und Cloud-basierte VoIP-Systeme sind beide kostengünstig, weisen jedoch einige Unterschiede in Bezug auf die Kosten auf. Obwohl Sie für ein Op-Premises-System vollständig im Voraus bezahlen müssen, schützt es Sie vor dem Risiko von Gebührenerhöhungen und bedeutet niedrigere monatliche Kosten, nachdem die Ausgaben gedeckt sind. Bei den Cloud-basierten gehosteten VoIP-Diensten entscheiden Sie sich normalerweise für ein OpEx-Modell mit günstigeren monatlichen oder jährlichen Gebühren und niedrigen Erstausrüstungskosten.
Wenn Ihre Sprach- und Datenlösungen derzeit getrennt sind, können Sie Geld sparen, indem Sie beide unter einem Anbieter kombinieren. Zusätzlich zu den Kosteneinsparungen können Sie sowohl den Internetdienst als auch den Telefonie-Support konsolidieren.
Einfach zu Installieren
Im vergleich zu traditionellen telefon systeme, die installation und konfiguration von VoIP systeme könnte super einfach. Traditionell erfordern Bürotelefone bei einem Festnetztelefon physische Leitungen, um den Telefondienst zu empfangen. VoIP-Telefonsysteme machen die Installation physischer Telefonleitungen überflüssig. Sie müssen lediglich IP-Telefone über Ethernet-Leitungen mit dem Unternehmensnetzwerk verbinden.
Wenn Ihre IT-Mitarbeiter wichtigere und umsatzgenerierende Projekte priorisieren müssen, anstatt das Telefonsystem zu verwalten, überlassen gehostete Telefondienste die Arbeit dem Dienstanbieter, und Sie müssen sich keine Gedanken über Netzwerkprobleme machen. Dies wäre auch für kleine Unternehmen und Start-ups von Vorteil, denen es an technischem Fachwissen oder Ressourcen mangelt.
Klare Sprachqualität
Bei der Einführung von Voice over IP war die Anrufqualität in der Tat unbefriedigend. Diese Zeiten sind dank der Weiterentwicklung der Breitband- und Voice-over-Internetprotokoll-Technologie selbst längst vorbei. Die „schlechte Anrufqualität“ ist wahrscheinlich das größte Missverständnis über VoIP jetzt.
Seien Sie versichert, solange Sie über eine schnelle und stabile Internetverbindung verfügen. Die meisten VoIP-Anbieter bieten eine Vielzahl verschiedener Protokolle und Codecs an, um eine HD-Klangqualität zu gewährleisten. Mit einer robusten Lösung und einer ordnungsgemäßen Implementierung kann die Sprachqualität von VoIP genauso gut oder sogar besser sein als bei Festnetzanrufen. Sie können nicht einmal den Unterschied erkennen.
Mobilität & Geografische Flexibilität
VoIP ermöglicht es Unternehmen, ihr Kommunikationssystem über SIP-fähige Geräte auf Remote-Büros und Mitarbeiter von unterwegs auszudehnen. Für Remote-Mitarbeiter ist das Büro dort, wo sie es machen, solange die Internetverbindung verfügbar ist.
Durch den Einsatz eines VoIP-Systems mit mehreren Standorten können nicht nur alle verteilten Niederlassungen nahtlos miteinander verbunden werden, sondern auch die steigenden Anrufkosten zwischen den Büros gesenkt werden. Mit Softphones können Mitarbeiter ihre Büroerweiterungen mit einer Vielzahl von Anrufbearbeitungsfunktionen mobil machen. Darüber hinaus erleichtern Cloud-Telefonsysteme die Verbindung geografisch verteilter Büros unter einem Telefonsystem, und der IT-Administrator kann es problemlos von jedem Ort aus verwalten.
Skalierbarkeit
Skalierbarkeit bezieht sich als eines der wertvollsten Merkmale für Unternehmen auf die Fähigkeit eines Systems, eine wachsende Arbeitslast zu bewältigen, normalerweise durch Hinzufügen von Ressourcen zum System, ohne die Gesamtleistung oder Effizienz zu beeinträchtigen.
VoIP ist eine skalierbare Lösung, die mit Ihrem Unternehmen wachsen kann, insbesondere der Cloud-basierte VoIP-Dienst, der Unternehmen mit Personalzuwachs oder -abbau mehr Flexibilität bietet. Die Erhöhung und Verringerung der Telefonerweiterungen kann sofort vorgenommen werden, und Unternehmen zahlen nur für das, was sie benötigen, ohne zusätzliche Hardware oder neue Standleitungen zu kaufen. Dies alles kann praktisch in Echtzeit erfolgen. Wenn Sie ein saisonales Unternehmen mit schwankenden Kommunikationsbedürfnissen sind oder ein schnelles Wachstum erleben, kann ein gehostetes Modell perfekt zu Ihnen passen.
Fülle an Funktionen
VoIP-Dienste bieten eine Reihe von Funktionen, die von herkömmlichen Telefonsystemen entweder nicht oder nur gegen eine zusätzliche Gebühr unterstützt werden. Diese Funktionen sind mehr als ‚Extras‘. Viele Unternehmen haben die Verwendung von VoIP als einfach empfunden und sind mit der vollständigen Palette der integrierten Funktionen wettbewerbsfähiger geworden. Einige Funktionen können Unternehmen dabei helfen, wichtige Sicherheitsanforderungen zu erfüllen, einschließlich der Möglichkeit, sich mit Notdiensten zu verbinden, während sie Internet-VoIP verwenden.
Nachfolgend finden Sie eine Liste der unverzichtbaren VoIP-Funktionen, die die Effizienz Ihrer Geschäftskommunikation steigern:
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Anrufweiterleitung
Wenn der Angerufene nicht erreichbar ist, hilft die Anrufweiterleitung, eingehende Anrufe an ein anderes gewünschtes Ziel umzuleiten, z. B. die Mobiltelefonnummer oder andere Telefonnummern. Sie können auch verschiedene Regeln für verschiedene Szenarien einrichten. Leiten Sie beispielsweise Anrufe automatisch an eine andere Nebenstelle weiter, wenn Sie beschäftigt sind, klingeln Sie mit Ihrem Mobiltelefon, wenn niemand Anrufe an Ihr Tischtelefon entgegennimmt, und bitten Sie Anrufer, im Urlaub Sprachnachrichten zu hinterlassen. Vor allem Vertriebsmitarbeiter und Außendienstmitarbeiter müssen sich keine Sorgen mehr machen, dass sie nicht am Schreibtisch sitzen.
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Interaktive Sprachantwort (IVR)
IVR hilft auch kleinen Unternehmen, einen 24/7-Kundenservice ohne kostspielige Personalressourcen anzubieten. Wenn Kunden anrufen, werden sie durch aufgezeichnete Begrüßungen mit minimaler Wartezeit zum am besten geeigneten Ziel geleitet. Mit IVR können Sie den Kundenservice automatisieren, rechtzeitig zufriedenstellende Antworten geben, einen guten Eindruck bei Ihren Kunden hinterlassen und ein professionelles Firmenimage aufbauen.
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Ring Gruppe
Fügen Sie eine Gruppe von Nebenstellen in eine Ringgruppe ein, sodass bei einem eingehenden Anruf alle verfügbaren Nebenstellen gleichzeitig oder nacheinander bis zu verschiedenen von Ihnen festgelegten Klingelstrategien klingeln. Es ist sehr nützlich, um Anrufe effektiv zwischen Mitarbeitern in bestimmten Abteilungen zu teilen und zu verteilen. Dadurch wird die Gesamtproduktivität Ihres Teams gesteigert und die schnellste Reaktion auf Kundenanrufe garantiert.
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Warteschlange
Es ist ein kluger Schachzug, einen eingehenden Anruf in die Warteschlange zu stellen, während auf einen verfügbaren Agenten gewartet wird. Besser als in der Warteschleife zu sein, zur Voicemail zu gehen oder einen Besetztton zu erhalten, wird der Kunde darüber informiert, dass derzeit kein Agent verfügbar ist, der den Anruf entgegennimmt, und er oder sie steht gerade in der Warteschleife. Es reduziert die Anzahl der verpassten Anrufe sowie die negativen Auswirkungen von Besetztzeichen auf das Kundenerlebnis. Durch die Segmentierung von Agenten in mehrere Warteschlangen können Sie sogar unterschiedliche Service-Levels für verschiedene Kundengruppen bereitstellen.
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Musik in der Warteschleife
Telefonanrufe können manchmal auf Eis gelegt werden, wie die Intervalle, während Sie einen Anruf an eine andere Nummer weiterleiten, oder die Wartezeit, wenn Personen an einer Telefonkonferenz teilnehmen, oder niemand mag unangenehme Stille, Laden Sie einfach einige Audiodateien hoch und passen Sie die Wartemusik an, um Ihren Kunden zu gefallen und Ihr Unternehmensimage zu verbessern.
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Anrufaufzeichnung
VoIP-Telefonsysteme können so eingerichtet werden, dass jedes Telefongespräch, das über das System geführt wird, einschließlich eingehender und ausgehender Anrufe, automatisch erkannt und aufgezeichnet wird. Unternehmen nutzen Anrufaufzeichnungen in der Regel als Schulungs- oder Coaching-Tool, zur Beilegung von Streitigkeiten, zur Überprüfung und Bestätigung, zur Einhaltung ihrer Vorschriften und zur Nachverfolgung, ob Kunden zufrieden sind oder nicht. VoIP-Technologie macht sie alle vereinfacht.
„Benötigt mein Unternehmen ein VoIP-Telefonsystem?“
Wir verstehen, dass einige Unternehmen möglicherweise schon lange traditionelle Telefonsysteme verwenden und sich nicht sicher sind, ob ein VoIP-Telefonsystem für ihr Unternehmen sinnvoll ist. Es gibt in der Tat signifikante Unterschiede zwischen VoIP und traditionellem Festnetz. Hier sind einige Fragen, die Sie sich stellen können, bevor Sie eine fundierte Entscheidung treffen.
1) Erlebt Ihr Land die ISDN-Abschaltung?
Da der technologische Fortschritt und die Anforderungen an die Geschäftskommunikation rasant wachsen, können die traditionellen PSTN- und ISDN-Leitungen den Erwartungen der heutigen Unternehmen kaum gerecht werden und geraten allmählich immer weiter in die Obsoleszenz. Nun findet die ISDN-Abschaltung rund um den Globus statt. Da große Telekommunikationsunternehmen ISDN und PSTN sukzessive abschalten müssen, erleben Deutschland, Australien, Italien und viele andere Länder rund um den Globus einen Wandel vom traditionellen Festnetz zu All-IP-Lösungen.
Wenn Sie unter den Trend sind, ist es wichtig, f eine nahtlose und zuverlässige VoIP-Lösung als Reaktion auf die Abschaltung zu finden. Andernfalls könnten Sie Ihren Telefondienst verlieren. Wenn Sie nicht mit einer sofortigen ISDN-Abschaltung konfrontiert sind, achten Sie auf dieses Problem, da Sie möglicherweise feststellen, dass Ihre eigene Nation dies in Zukunft vorschreibt. Sie können zukünftigen Entwicklungen einen Schritt voraus sein, indem Sie planen, die VoIP-Technologie früher als später zu implementieren.
2) Haben Sie Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten?
Seit dem Ausbruch von COVID-19 haben viele Unternehmen, die früher auf traditionelle Festnetzanschlüsse beschränkt waren, auf VoIP-Telefonsysteme umgestellt, um eine Telearbeitsumgebung zu ermöglichen. Dank VoIP können die Remote-Mitarbeiter Geschäftsanrufe mit derselben Nummer tätigen und empfangen, die sie im Büro mit ihren eigenen Geräten haben, und auf dieselben Anruffunktionen zugreifen.
VoIP ist zu einem unverzichtbaren Tool für Remote-Arbeiten und auch zu einem wichtigen Schritt in Richtung digitale Transformation geworden. Darüber hinaus wird Ihre Konversation durch die Verwendung einer VPN-Verbindung (Virtual Private Network) zusammen mit der VoIP-Lösung durch einen Verschlüsselungstunnel abgeschirmt. Ein zuverlässiger VoIP-Dienstanbieter sollte in der Lage sein, detaillierte Informationen darüber bereitzustellen, wie er die Fern- und Fernkommunikation für Kunden sichert, die seine geschäftlichen VoIP-Lösungen verwenden.
3) Kann Ihr aktuelles analoges System Ihren Anforderungen gerecht werden?
Es gibt mehrere große Probleme, die traditionelle Telefondienste plagen.
Zuallererst erfordern herkömmliche Telefonanlagen eine hohe Vorabinvestition, einschließlich des Kaufs von Telefonleitungen und Hardware (die ebenfalls von erfahrenen Technikern installiert werden muss) sowie laufender Wartungsgebühren. Nach der Installation kann es auch teuer und schwierig sein, das System zu skalieren, wenn Sie Expansionsbedarf haben, z. B. einen erheblichen Personalzuwachs oder zusätzliche Zweigstellen.
Außerdem bieten herkömmliche Telefonsysteme im Allgemeinen nur grundlegende Anruffunktionen und können anspruchsvollere Geschäftskommunikationsszenarien nicht bewältigen. Mit einer zunehmenden Anzahl von mobilen und Remote-Mitarbeitern wird mangelnde Mobilität zu einem der Hauptnachteile. Analoge Telefondienste sind auf physische Leitungen angewiesen, um den Sprachverkehr zu übertragen, wodurch Mitarbeiter an Schreibtischen verkettet werden, um Geschäftsanrufe abzuwickeln.
Im Gegensatz zu einer modernen Option wie VoIP sind Anpassung und Integration auf älteren Telefonsystemen ziemlich begrenzt. Sie sind nicht in der Lage, sich in das heutige Ökosystem der Geschäftskommunikation zu integrieren, das aus einer komplexen Reihe fortschrittlicher Anwendungen besteht und Sprachanrufe von den übrigen Informationssystemen eines Unternehmens fernhält.
Lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren, ob ein VoIP-Telefonsystem für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.
Was ist bei der Auswahl eines VoIP-Dienstes zu beachten?
Es könnte einen großen Einfluss auf Ihr Unternehmen haben, wenn Sie sich für eine Geschäftskommunikationslösung entscheiden. VoIP mag die beste Lösung sein, aber es ist wichtig, zuerst eine aktuelle Status- und Bedarfsanalyse durchzuführen. Dann können Sie feststellen, ob Business VoIP für Sie funktioniert. Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, Ihre Bedürfnisse zu ermitteln und kluge Entscheidungen zu treffen.
1) Möchten Sie vorhandene Geräte behalten? Unterstützt es Ihre Bedürfnisse?
Wenn Sie die herkömmliche Telefonanlage verwenden und ein begrenztes Budget für einen vollständigen Austausch der vorhandenen Geräte haben, stellen Sie sicher, dass Sie eine VoIP-Lösung auswählen, mit der Sie einen schrittweisen Übergang vornehmen können. Ob das neue VoIP-System mit Ihrem herkömmlichen Telefonsystem kompatibel ist, wie Sie sie miteinander verbinden, wie Sie sicherstellen können, dass das Upgrade die Geschäftskontinuität nicht beeinträchtigt usw. Es ist auch wichtig zu überprüfen, ob die VoIP-Dienstanbieter, die Sie in Betracht ziehen, diese Geräte unterstützen. Dies ist eine Phase, in der die direkte Kommunikation mit dem VoIP-Anbieter der Schlüssel ist.
2) Welche Art von Unified Communications-Funktionen bietet es?
VoIP-Telefonsysteme bieten eine Reihe von Telefonie-Funktionalitäten für Audioanrufe, aber die Kommunikation mit Kollegen und Kunden beschränkt sich nicht nur auf Sprache. Aus diesem Grund wird Unified Communications in die Geschäftskommunikationslandschaft eingeführt und UC sollte bei der Bewertung Ihrer VoIP-Optionen eine der obersten Prioritäten sein.
Bei Unified Communications geht es im einfachsten Sinne darum, eine Fülle von Kommunikationskanälen und -optionen zu einem einzigen Zugangspunkt zu machen. Tatsächlich basieren die meisten UC-Produkte auf VoIP als Kerngrundlage, und viele VoIP-Anbieter bieten einige UC-Funktionen in ihrem Portfolio an, um die Funktionen und Flexibilität weiter zu erweitern.
Zu den allgemeinen UC-Funktionen gehören:
- Unified Messaging
- Instant Messaging (Chat)
- Präsenz
- Unternehmensverzeichnis
- Videokonferenzen
- Zusammenarbeit im Team
3) Ist es möglich, in andere Plattformen und Tools zu integrieren?
Es ist entscheidend für Unternehmen, in einer sich schnell verändernden Welt agil und bereit zu bleiben. Da immer mehr Systeme, Plattformen und Software am Arbeitsplatz auftauchen, erwarten sowohl Manager als auch Mitarbeiter eine einheitliche und integrierte Lösung, um die Effizienz zu verbessern.
Wenn Ihr Telefoniesystem mit anderen geschäftsfördernden Tools verbunden ist, können Sie und Ihr Team einfacher kommunizieren, zusammenarbeiten, miteinander interagieren und den gesamten Workflow optimieren. Glücklicherweise gibt es VoIP-Anbieter, die sicherstellen, dass ihr Telefondienst mit einigen gängigen Tools für Zusammenarbeit und Kommunikation kompatibel ist.
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