Ausschreibung ist vielleicht am häufigsten im öffentlichen Sektor, mit Universitäten, Räte, Krankenhäuser und Ministerien regelmäßig IT verwenden, um Waren und Dienstleistungen zu beschaffen – sei es Catering und Sicherheit oder IT-Ausrüstung und digitales Marketing.
Es gibt auch viele aufregende Möglichkeiten, mit großen Unternehmen des privaten Sektors zusammenzuarbeiten, insbesondere im Baugewerbe, das bei der Lieferung von Projekten stark auf Auftragnehmer und Subunternehmer angewiesen ist.
Wenn Sie keine Erfahrung mit Ausschreibungsprozessen haben, können sich Ihre ersten Schritte entmutigend anfühlen. Der Grund, warum es so viele Bid-Writing-Unternehmen gibt, ist, dass es Zeit und Geschick braucht, um es richtig zu machen. Aber viele kleine Unternehmen haben gesehen, wie sich ihr Schicksal verändert hat, wenn sie sich als zugelassener Lieferant neue und wiederholte Geschäfte sichern, sodass sich Ihre Bemühungen sicherlich auszahlen können.
Egal, ob Sie sich entscheiden, jemanden zu beschäftigen, um Ihr Gebot zu schreiben, oder planen, es selbst zu tun, dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie für die Arbeit ausschreiben.
Was ist Ausschreibung?
Die Ausschreibung ist ein formeller Prozess, bei dem Unternehmen aufgefordert werden, für Aufträge von Organisationen des öffentlichen oder privaten Sektors zu bieten, die bestimmte Fähigkeiten für ein Projekt oder Waren und Dienstleistungen benötigen.
Nur wenige Unternehmen sind in der Lage, alles intern zu erledigen, daher ist es für sie sinnvoll, es an diejenigen auszulagern, die über die Ressourcen und das Fachwissen verfügen, um es in ihrem Namen bereitzustellen. Unternehmen sind immer auf der Suche nach Spezialisten, die ihnen bei allem helfen können, vom Aufbau einer Website bis zur Roadmap.
Das Ausschreibungsverfahren ist fair und transparent gestaltet. Wenn Projekte öffentlich finanziert werden oder einfach große Summen auf dem Spiel stehen, müssen Organisationen das beste Preis-Leistungs-Verhältnis für Steuerzahler oder Interessengruppen erzielen und nachweisen, dass sie keine Aufträge unfair vergeben haben.
Ausschreibungen sind auch nicht auf große Unternehmen beschränkt – KMU machen mehr als 99,9% der Geschäftsbevölkerung aus, und die Regierung hat sich verpflichtet, bis 2022 ein Drittel ihres Beschaffungsbudgets für sie auszugeben.
Das Ausschreibungsverfahren erklärt
Eine gute Sache bei Ausschreibungen ist, dass Sie nicht viele Geschäftskontakte benötigen, um Arbeit zu gewinnen – eine Online-Suche gibt Ihnen eine gute Vorstellung von den verfügbaren Optionen.
Die britische Regierung betreibt einen Contracts Finder Service für jeden aktuellen oder zukünftigen öffentlichen Auftrag im Wert von mehr als £ 10.000. Sie können nach den neuesten Möglichkeiten suchen, basierend auf Ihrer Branche, Ihrem Standort, Ihrem Wert und sogar, ob sie für KMU geeignet sind.
Neben Contracts Finder schlägt die Website der Regierung andere Wege vor, darunter Tenders Electronic Daily (TED) für Arbeit in der EU, den digitalen Marktplatz für digitale Dienstleister und die Small Business Research Initiative (SBRI). Es ist auch eine gute Idee, sich an Ihren Gemeinderat zu wenden, um herauszufinden, wie Sie ein zugelassener Lieferant werden, und nach Hinweisen in relevanten Branchenpublikationen zu suchen.
Öffentliche Aufträge für Schottland, Wales und Nordirland werden auf den separaten Websites Public Contracts Scotland, Sell 2 Wales und eSourcing NI und ETENDER NI veröffentlicht.
Im Gegensatz zum öffentlichen Sektor gibt es keine zentrale Anlaufstelle für die Zusammenarbeit mit dem privaten Sektor. Sie können sich auf Veranstaltungen, auf Unternehmenswebsites, in Fachpublikationen oder durch direkte Kontaktaufnahme mit Unternehmen über Möglichkeiten informieren. Nehmen Sie sich also die Zeit, sich zu vernetzen, Ihr Unternehmensprofil in relevanten Publikationen aufzubauen und sicherzustellen, dass Ihre Website und Ihre Social-Media-Kanäle Ihre Fähigkeiten widerspiegeln.
Wie bei allem istEs lohnt sich, strategisch zu sein, da ein Scattergun-Ansatz nur in Ihre Ressourcen frisst, ohne Ergebnisse zu liefern. Suchen Sie nach Verträgen, die Ihren Fähigkeiten und Erfahrungen entsprechen, um sich die besten Chancen zu geben, zumindest in die engere Wahl zu kommen.
Genauso wichtig ist es festzustellen, welchen Wert der Vertrag für Ihr Unternehmen bringt – schließlich macht es keinen Sinn, ein Projekt zu sichern, wenn Sie nur Ihre Kosten decken.
Überlegen Sie, welche Ressourcen Sie benötigen, um die Arbeit auf hohem Niveau zu erledigen, und ob Sie in zusätzliches Personal, einschließlich Leiharbeiter, und neue Ausrüstung investieren müssen.
Check Sie werden nicht automatisch ausgeschlossen, weil Sie nicht über die richtigen Fähigkeiten, Qualifikationen oder beruflichen Akkreditierungen verfügen und gegebenenfalls die Reisekosten zum Standort des Kunden berücksichtigen. Identifizieren Sie also Ihre wichtigsten Interessenten und richten Sie ein Konto ein, um Zeit zu sparen und sich frühzeitig über die neuesten angebotenen Projekte zu informieren.
Im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens werden wahrscheinlich sowohl öffentliche als auch private Organisationen Ihren Unternehmenskredit-Score überprüfen, um festzustellen, wie finanziell stabil das Unternehmen ist. Eine schlechte Bonität ist ein Warnsignal dafür, dass Sie Ihre Versprechen möglicherweise nicht einhalten können, da Sie Ihre eigenen Lieferanten nicht bezahlen können.
Manchmal kann ein scheinbar geringfügiges Versehen, wie das Nichtaktualisieren Ihrer Daten bei Companies House, Ihre Punktzahl senken und Sie benachteiligen. Führen Sie vor dem Bieten einen finanziellen Gesundheitscheck für Ihr Unternehmen mit dem My Business Profile-Service von Experian durch, und Sie werden sofort sehen, welche Faktoren sich auf Ihre Punktzahl auswirken, und beginnen, sie zu verbessern.
Last, but not least, entscheiden Sie, ob Sie Ihr Gebot im eigenen Haus schreiben oder einen Fachmann beauftragen, es für Sie zu tun. Es mag zwar kostengünstiger erscheinen, dies selbst zu tun, aber denken Sie daran, dass Sie Ressourcen von abrechenbarer Arbeit ablenken und möglicherweise nicht über die Erfahrung verfügen, um effektiv zu arbeiten. Die Einstellung eines Fachmanns könnte Ihre Chancen verbessern, aber es ist auch ein zusätzlicher Aufwand, der nur dann Renditen liefert, wenn Sie den Vertrag sichern.
Wie funktioniert das Ausschreibungsverfahren?
Im Allgemeinen gibt es zwei Arten von Ausschreibungen – offen und eingeschränkt.
Was sind offene Ausschreibungen?
Eine offene Ausschreibung beinhaltet die Beantwortung einer ausgeschriebenen Gelegenheit, dann sendet das Beschaffungsteam eine Ausschreibung (ITT) oder eine Ausschreibung (Request for Proposal) aus.
Was sind Ausschreibungen?
Bei einer eingeschränkten Ausschreibung handelt es sich in der Regel um ein zweistufiges Verfahren, bei dem interessierte Parteien anhand eines Fragebogens zur Vorqualifizierung (PQQ) in die engere Wahl gezogen werden. Dies liegt normalerweise daran, dass die Organisation eine große Anzahl von Bewerbungen erhält und schnell diejenigen identifizieren muss, die ihre Anforderungen erfüllen. In der Regel werden Sie aufgefordert, Unternehmens- und Finanzinformationen sowie Details zu Ihren Erfahrungen, Fähigkeiten, Kapazitäten und Qualitätsstandards einzureichen. Obwohl das Ausfüllen eines PQQ sich wie ein weiterer Reifen anfühlt, durch den man springen kann, können Sie Zeit sparen, wenn Sie für Arbeiten bieten, für die Ihr Unternehmen nicht in Frage kommt.
Schreiben Sie Ihre Ausschreibungsunterlage
Ob Sie die PQQ bestanden haben oder direkt zur Ausschreibung eingeladen wurden, Ihre Ausschreibungsunterlage ist eine Chance, Ihre Fähigkeiten detaillierter zu präsentieren und die Konkurrenz in den Schatten zu stellen. Machen Sie sich klar, welchen Wert Sie hinzufügen können, und stellen Sie sicher, dass Ihre Aussage prägnant ist, ohne an Details zu sparen.
Es versteht sich von selbst, dass Sie jede Frage beantworten und wichtige Informationen wie Ihre Kosten, den Zeitrahmen, die Erfahrung und die Art und Weise, wie Sie das Projekt durchführen würden, angeben sollten. Sie müssen auch unterstützende Informationen bereitstellen, z. B. eine ISO-Zertifizierung. Obwohl Sie möglicherweise nicht unbedingt verlieren, wenn Sie diese Zertifizierung nicht haben, können Sie verlieren, wenn andere Bieter dies tun.
Achten Sie bei der Mehrheit der harten Arbeit darauf, dass Sie nicht an der letzten Hürde herunterfallen. Nehmen Sie sich genügend Zeit und bitten Sie mindestens eine andere Person Ihres Vertrauens, Ihre Ausschreibungsunterlagen auf Lesbarkeit sowie Rechtschreib- und Grammatikfehler zu überprüfen. Begründen Sie Ihre Ansprüche immer mit Beweisen und denken Sie daran, dass Sie an einer strengen Frist arbeiten.
Was passiert als nächstes?
Nachdem Sie Ihr Gebot abgegeben haben, können Sie nur noch abwarten, ob Sie gewonnen haben oder nicht. Die ITT (Ausschreibung) legt das Bewertungssystem fest, das zur Beurteilung von Anträgen verwendet wird, und ist in der Regel eine Aufteilung zwischen Preis und Qualität – beispielsweise ein Gewicht von 60% auf den Preis und 40% auf die Qualität. Ein häufig verwendetes Scoring-System ist als wirtschaftlich vorteilhafteste Ausschreibung (FLEISCH) bekannt.
Sobald das Beschaffungsteam eine Entscheidung getroffen hat, wird das Gewinnerunternehmen kontaktiert und beginnt gemäß dem vereinbarten Zeitrahmen mit der Arbeit an dem Projekt.
Versuchen Sie jedoch, nicht entmutigt zu sein, wenn Sie den Vertrag nicht gewonnen haben, insbesondere bei Ihrem ersten Versuch. Der Wettbewerb ist hart und das Schreiben von Angeboten ist, wie wir gesehen haben, eine Fähigkeit, deren Perfektion Jahre dauern kann. Überlegen Sie stattdessen, was Sie in Zukunft besser machen könnten, und bitten Sie immer um Feedback – etwas, das Organisationen des öffentlichen Sektors innerhalb von 15 Tagen bereitstellen müssen.
Konstruktives Feedback gibt Ihnen den Anstoß, Verbesserungen in Ihrem gesamten Unternehmen vorzunehmen, Ihre Ausschreibungsaktivitäten zu informieren und Sie auf den richtigen Weg für zukünftige Gewinne zu bringen.
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