Es ist wichtig, Eigentum Aufzeichnungen für eine Reihe von finanziellen und rechtlichen Gründen zu halten. Unabhängig davon, ob es sich um Steuerdokumente, zukünftige Kreditanträge oder juristische Dokumente handelt, müssen Sie sicherstellen, dass Sie Zugriff auf eine physische Kopie der relevanten Informationen haben. Aber es gibt keine definitive Politik, wie lange Eigentum Aufzeichnungen zu halten: es gibt viele verschiedene Arten von Dokumenten, und einige, die Sie nur für eine bestimmte Zeit behalten müssen.
Welche Arten von Aufzeichnungen sollten Sie aufbewahren?
Es gibt zwei Hauptkategorien von Immobiliendatensätzen, die beibehalten werden sollten: permanente und temporäre Datensätze.
Permanente Aufzeichnungen
Permanente Aufzeichnungen sind diejenigen, die für die Dauer Ihrer Zeit in der Immobilie aufbewahrt werden müssen. Diese Arten von Dokumenten umfassen:
- Stempelsteuer Grundsteuer
- Landtransaktionssteuer (nur in Wales erhältlich)
- Der Kaufvertrag
- Anwaltsbriefe und Dokumente
- Hypothekendokumente
- Kaufvertrag
Temporäre Aufzeichnungen
Temporäre Aufzeichnungen beziehen sich auf den Betrieb der Immobilie sowie die Rechnungen, Quittungen und Rechnungen auf der Immobilie. Dazu gehören:
- Anwaltskosten
- Sicherheitsüberprüfungen für Gas und Strom
- Hypothekenzinszahlungen
- Gemeindesteuer und Stromrechnungen
- Sachversicherungsdokumente
- Allgemeine Reparatur und Wartung
Wenn Sie ein Gebäude für nicht-häusliche Zwecke nutzen (wie z. B. für die b. ein Geschäft, ein Büro oder ein Lager) müssen Sie wahrscheinlich Geschäftstarife zahlen. Dies sind Steuerunterlagen, die es auch wert sind, für die Dauer der Nutzung der Immobilie aufbewahrt zu werden.
Also, wie lange sollten Sie Eigentumsaufzeichnungen aufbewahren?
Temporäre Aufzeichnungen sollten drei bis sieben Jahre lang aufbewahrt werden, da dies Ihnen hilft, Ihre Hypothek (falls vorhanden) und Ihre Immobilie allgemeiner zu verwalten.
Es kann verlockend sein, alle Ihre Aufzeichnungen digital zu speichern, aber es ist wichtig, Originale in einem Hardcopy-Format aufzubewahren. Wenn Sie wegen irgendetwas, das mit der Immobilie zu tun hat, vor Gericht gehen müssen, benötigen Sie Ausdrucke all dieser Aufzeichnungen.
Es ist auch sehr wichtig, alle Hardcopies an einem sicheren Ort aufzubewahren, der Einbruchalarme, Brandmeldeanlagen und CCTV umfasst. Wenn Ihnen dies nicht sofort zur Verfügung steht, können Sie Anwälte dazu bringen, Ihre Dokumente sicher aufzubewahren, oder Sie können sie an einen Records Management Service auslagern. Sie sollten auch in chronologischer Reihenfolge aufbewahrt werden, um das Abrufen zu erleichtern.
Verwalten Ihrer Immobiliendatensätze
Es kann einige Zeit dauern, sich an ein gutes Dokumentenmanagement zu gewöhnen. Sie müssen Speicherplatz für Ihre Aufzeichnungen und einen Zeitplan für die Aufbewahrung und eventuelle Zerstörung erstellen. Nehmen Sie sich zu Beginn eines jeden Monats etwas Zeit, um neue Datensätze zu sortieren und abzulegen, und überlegen Sie, ob sie dauerhaft oder vorübergehend sind und ob sie auf unbestimmte Zeit gespeichert werden können oder ob sie regelmäßig abgerufen werden müssen.
Wenn Sie Ihre Unterlagen längere Zeit aufbewahren, lohnt es sich, in spezielle Archivboxen zu investieren, um Ihre Dokumente zu schützen. Wenn Sie nur elektronische Kopien erstellen möchten, stellen Sie zumindest sicher, dass Sie mehrere Backups Ihrer Dateien erstellen. Es muss jedoch wiederholt werden, dass Sie nach Möglichkeit physische Kopien von Originaldokumenten aufbewahren sollten.
Wenn Sie weitere Informationen zur Verwaltung Ihrer Immobiliendatensätze wünschen, wenden Sie sich noch heute an unsere Experten für Datensatzverwaltung und Dokumentenscanning bei Access Records Management. Wir können Ihnen helfen, alle Ihre Aufzeichnungen zu verwalten und zu speichern, von Eigentum über geschäftliche bis hin zu persönlichen.
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