Die Steuersaison steht vor der Tür, und viele Arbeitnehmer fragen sich, wie lange ihre derzeitigen oder früheren Arbeitgeber ihre W-2-Formulare aufbewahrt haben. Die Aufbewahrung von Aufzeichnungen hängt von der betreffenden Dokumentation ab, Es gibt jedoch spezifische Vorschriften für die Aufbewahrung von W-2. Der Internal Revenue Service (IRS) kann kleine Unternehmen bis zu drei Jahre vor dem laufenden Steuerjahr prüfen. Aus diesem Grund ist es unerlässlich, die Vorschriften zur Arbeitgeberbindung zu kennen, unabhängig davon, ob Sie Arbeitgeber oder Arbeitnehmer sind.
Wenn Sie nach Ihren W-2-Formularen aus ein paar Jahren suchen, haben Sie Glück. Der IRS befiehlt Geschäftsinhabern, diese Dokumente bis zu vier Jahre lang zu speichern. Viele Arbeitgeber entscheiden sie länger nur für den Fall zu halten, aber die Bundesanforderung, wenn es darum geht, D zu kopieren (Arbeitgeber Kopie) W-2 Formen, die allgemeine Regel ist ein Minimum von vier Jahren. Wenn Sie innerhalb dieses Zeitraums Kopien Ihrer W-2-Formulare erhalten möchten, sollte Ihr Arbeitgeber diese innerhalb von 30 Tagen nach Ihrer Anfrage an Sie senden können.
Wenn Sie nie ein W-2 erhalten haben, als Sie sollten, sollte Ihr Arbeitgeber noch eine Kopie Ihres W-2 für das betreffende Jahr bis zu sechs Jahre zuvor haben. Einige W-2 kommen am Ende als „unzustellbar“ zurück, und der IRS verlangt, dass diese W-2 für mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden. Die sechs Jahre sollten nach dem ersten Liefertermin beginnen. Wenn Sie Ihre Adresse geändert haben oder das Formular in der E-Mail verloren gegangen ist, haben Sie weiterhin Zugriff auf die betreffenden Formulare, solange dies innerhalb dieses Zeitraums von sechs Jahren erfolgt.
Die Einreichung von Steuern ist für viele ein hektischer Prozess, daher ist es nicht ungewöhnlich, dass Steuerformulare irgendwie verlegt werden. Glücklicherweise müssen sie, egal wie klein das Unternehmen ist, für das Sie arbeiten, W-2-Formulare für den Zeitraum von vier Jahren aufbewahren. Wenn Sie sich an Ihren Arbeitgeber wenden und eine Kopie des Formulars Kopie D anfordern, sind Sie für alle zukünftigen Geschäfte in Bezug auf diese spezifischen W-2 bereit.