Papierkram kann so Kopfschmerzen bereiten. Es ist jedoch auch ein integraler Bestandteil Ihrer eigenen Zahnarztpraxis.
Sie müssen sich mit den normalen Papierkramaufgaben eines Unternehmens befassen. Außerdem bearbeiten Sie die Krankenakten Ihres Patienten. Dies kann schwierig werden, wenn man staatliche Vorschriften und Datenschutzgesetze berücksichtigt.
Wie sieht Compliance aus? Wie lange muss eine Zahnarztpraxis Patientenakten führen? Wo kannst du sie aufbewahren? Wenn Sie sie loswerden können, wie machen Sie es?
Um diese Fragen zu beantworten, werfen wir einen Blick darauf.
Warum sind zahnärztliche Aufzeichnungen wichtig?
Eine vollständige und genaue zahnärztliche Aufzeichnung ist für den Patienten sehr vorteilhaft. Mit den Informationen in der Akte können Zahnärzte die bestmögliche Versorgung bieten – auch wenn sie den Patienten noch nie gesehen haben.
Zahnärztliche Unterlagen sind auch für Sie als Zahnarzt wichtig. Wenn Sie sich jemals am falschen Ende einer Fehlverhaltensklage befinden, können Sie die Aufzeichnungen als Beweis vorlegen, um sich zu verteidigen.
Wenn Sie jemals ein Krimidrama im Fernsehen gesehen haben, werden Sie dieses kennen. Die Zähne eines jeden Menschen sind einzigartig. So können Behörden zahnärztliche Aufzeichnungen verwenden, um Leichen und vermisste Personen zu identifizieren.
Wie lange muss eine Zahnarztpraxis Patientenakten führen?
Es wäre schön, wenn es eine schnelle und einfache Antwort auf diese Frage gäbe. Leider gibt es das nicht.
Die Gesetze variieren nicht nur von Staat zu Staat, sondern auch je nach Patient. Um die spezifischen Informationen für Ihren Staat herauszufinden, sollten Sie sich an das Board of Dentistry für Ihren Staat wenden.
Als allgemeine Faustregel verlangen die meisten Staaten, dass Sie Aufzeichnungen für 5 bis 7 Jahre aufbewahren. Der tatsächliche Bedarf kann jedoch nur 2 bis 10 Jahre betragen.
Beachten Sie, dass Medicare / Medicaid 5 Jahre Aufbewahrung für Abrechnungszwecke erfordert. Selbst wenn Ihre staatliche Anforderung geringer ist, müssen Sie Aufzeichnungen für Patienten führen, die diese Dienste mindestens 5 Jahre lang nutzen.
Andere besondere Umstände umfassen:
- Minderjährige: Sie müssen in der Regel Aufzeichnungen für einen bestimmten Zeitraum nach dem Volljährigkeitsalter führen
- Ein inkompetenter Patient: Normalerweise bis nach dem Tod des Patienten
- Service dispute: Zerstören Sie den Datensatz nicht, bis der Streitfall beigelegt ist, auch wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist
Sobald Sie die Aufbewahrungsinformationen für Ihren Status haben, stellen Sie sicher, dass Ihr gesamtes Personal das richtige Protokoll für jede Art von Datensatz versteht und befolgt. Sie wollen nicht in Schwierigkeiten geraten, wenn Sie eine Platte zwischen die Ritzen fallen lassen.
Wie sollten zahnärztliche Unterlagen aufbewahrt werden?
Aus Datenschutzgründen sollten Sie zahnärztliche Aufzeichnungen nicht dort speichern, wo andere Personen darauf zugreifen können. Nur autorisiertes Personal, z. B. Ihr Büropersonal, kann auf diese Aufzeichnungen zugreifen.
Die meisten Zahnarztpraxen sind so klein, dass die Aufbewahrung von Unterlagen in Papierform vor Ort einfach und praktisch ist. Sie müssen jedoch an einem sicheren Ort aufbewahrt werden.
Datenschutzgesetze schreiben nicht vor, dass die Aufzeichnungen in abschließbaren Schränken aufbewahrt werden müssen. Beachten Sie jedoch, dass es in Ihrer Verantwortung liegt, sicherzustellen, dass nicht autorisierte Personen nicht auf die Datensätze zugreifen.
Daher können große Institutionen feststellen, dass es sicherer ist, Aufzeichnungen in verschlossenen Schränken aufzubewahren. Die meisten Zahnarztpraxen sind jedoch klein und nur wenige Menschen haben Zugang zu den Aufzeichnungsräumen. Sie können Ihre eigene Risikobewertung durchführen und bestimmen, welche Methode der Lagerung für Ihre Praxis richtig ist.
Was ist, wenn mir der Speicherplatz ausgeht?
Nachdem Sie einige Jahre im Geschäft waren (oder wenn Ihre Praxis ein voller Erfolg ist!) Möglicherweise geht Ihnen der Speicherplatz aus. In diesem Fall haben Sie einige Optionen, um zusätzlichen Platz zu schaffen.
Die erste und einfachste Möglichkeit besteht darin, einfach eine externe Speichereinheit zu mieten. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Einrichtung sicher und nahe genug für einen einfachen Zugang ist. Sie können dort inaktive Patientenakten speichern, um Platz für die aktiven in Ihrem Vor-Ort-Speicher freizugeben. Klicken Sie für weitere Informationen.
Eine andere Möglichkeit, Platz zu sparen, besteht darin, Datensätze in Mikrofilm zu konvertieren. Mikrofilm (oder Mikrofiche) nimmt viel weniger Platz ein als Papieraufzeichnungen.
Sie können sich auch für einen Datensatzspeicherdienst entscheiden. Diese Methode kostet Sie im Laufe der Jahre ein gutes Stück Geld. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass die richtigen Formulare und Vereinbarungen ausgefüllt werden, um die Datenschutzgesetze einzuhalten.
Elektronische Speicherung ist eine weitere großartige Option. Sie müssen sicherstellen, dass Sie Ihren Speicherdienst sorgfältig auswählen. Lassen Sie die Patientenakten niemals anfällig für einen Hackerangriff. Denken Sie daran, dass Sie für deren Vertraulichkeit und Integrität verantwortlich sind.
So entfernen Sie Zahnaufzeichnungen
Aus Datenschutzgründen können Sie Zahnaufzeichnungen nicht einfach in den Papierkorb werfen und als gut bezeichnen. Sie müssen ein bestimmtes Protokoll befolgen und sicherstellen, dass die Informationen Ihres Patienten vertraulich behandelt werden. Dies gilt auch, wenn der Patient, dessen Aufzeichnungen Sie loswerden, verstorben ist.
Die gebräuchlichste Methode, um sicherzustellen, dass Datensätze vollständig und sicher zerstört werden, besteht darin, sie zu zerkleinern. Einige Praktiken entscheiden sich dafür, dies selbst zu tun, während andere die Arbeit an ein professionelles Zerkleinerungsunternehmen auslagern. Denken Sie daran, dass Sie genau wie bei der Speicherfirma eine Datenschutzvereinbarung benötigen.
Nur für den Fall, dass Sie denken, dass ein Hinterhoffeuer eine gute Zerstörungsmethode ist, lassen wir Sie wissen, dass dies nicht der Fall ist. Die Röntgenaufnahmen in zahnärztlichen Aufzeichnungen geben Metalle frei, wenn sie verbrannt werden, und dies ist weder für Sie noch für die Umwelt gesund.
Verdienen Sie stattdessen etwas mehr Geld, indem Sie den Silbergehalt dieser alten Röntgenstrahlen zurückgewinnen und verkaufen.
Einpacken
Wie lange muss eine Zahnarztpraxis Patientenakten führen? Wir hoffen, dass wir geholfen haben, das Rätsel zu lösen.
Informieren Sie sich über die spezifischen Zeitpläne in Ihrem Bundesstaat und befolgen Sie unsere praktischen Tipps zur Aufbewahrung und Speicherung. Das richtige Protokoll stellt sicher, dass Sie Ihre Zahnarztpraxis nicht für Probleme mit Datenschutzbedenken öffnen.
Vergessen Sie nicht, den Rest unseres Blogs zu lesen, um weitere großartige Tipps und Tricks für die bestmögliche Zahnarztpraxis zu erhalten!