6-7 Jahre aufbewahren
Genau wie bei Unternehmen ist es wichtig, Ihre Gehaltsabrechnungen so lange aufzubewahren, bis Sie sie mit den Jahresberichten abgleichen können – das heißt, Sie sollten Ihre Gehaltsabrechnungen 6-7 Jahre lang aufbewahren. Es ist wichtig, Aufzeichnungen über Ihre Finanzinformationen zu führen, einschließlich Gehaltsabrechnungen. Unternehmen benötigen möglicherweise Dutzende von Arten von Steuer- und Unterstützungsdokumenten für bis zu sechs Jahre. Wenn Sie ein Unternehmen sind, kann die Aufbewahrung von Steuerunterlagen für sechs oder mehr Jahre Platz beanspruchen und die Kosten können sich summieren. Vermeiden Sie steigende Kosten für die Dokumentenspeicherung – arbeiten Sie noch heute mit Blue-Pencil und ziehen Sie eine externe Speicherung in Betracht. Erhalten Sie innerhalb von 30 Minuten ein Angebot für den preisgekrönten Dokumentenspeicherservice von GTA.
Wie lange Pay Stubs in Kanada zu halten
Die Canada Revenue Agency (CRA) gibt an, dass Sie alle Belege sechs Jahre lang aufbewahren sollten, wenn es um Einkommensteuerunterlagen geht. Auch wenn Sie bestimmte Datensätze nicht an Ihre Steuererklärung anhängen müssen, ist es dennoch wichtig, sie im Falle einer Überprüfung zu speichern.
Laut der CRA können sie während einer Überprüfung sogar inoffizielle Dokumente wie stornierte Schecks oder Kontoauszüge anfordern, um als Beweis für einen Abzug oder eine Gutschrift zu dienen, die Sie geltend gemacht haben.
Da es so wichtig ist, alle Belege zur Hand zu haben, schlagen viele vor, dass Sie Ihre Gehaltsabrechnungen und andere Finanzdokumente sieben Jahre lang aufbewahren, nur um sicherzugehen. Der Zeitraum von sechs Jahren beginnt am Ende der Steuersaison und basiert auf Ihrem Dateidatum. Wenn Sie Ihre Steuererklärung verspätet einreichen, beginnt auch die Sechsjahresfrist verspätet! Deshalb ist es am besten, alle Belege als Faustregel sieben Jahre lang aufzubewahren (Quelle).
Wie lange Pay Stubs in Kanada zu halten – Eine Infografik
Fühlen Sie sich frei, diese Infografik zu teilen oder sogar auszudrucken, wenn Sie der Meinung sind, dass es hilfreich wäre!
Gehaltsabrechnungen führen – Informationen für Unternehmen
Am Arbeitsplatz ist es sehr wichtig zu wissen, wie lange Dokumente und Mitarbeiterakten gespeichert werden müssen. Eine gute Organisation ist für alle hilfreich und auch wichtig, um staatliche Regeln und Vorschriften einzuhalten. Das Festhalten an Dokumenten, die entweder zu lang oder nicht lang genug sind, kann Unternehmen tatsächlich viel kosten. Hier ist, was Sie über die Aufbewahrung von Gehaltsabrechnungen und anderen wichtigen Dokumenten wissen müssen.
Wie lange Gehaltsabrechnungen aufbewahrt werden: 6-7 Jahre aufbewahren
Es ist wichtig, die Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter so lange aufzubewahren, bis Sie sie mit den Jahresberichten abgleichen können. Nach Ablauf des Zeitraums von sechs (oder sieben) Jahren sollte es sicher sein, eine sichere Schredderlösung zu verwenden, um die Vertraulichkeit zu gewährleisten. Stellen Sie sicher, dass Pay Stubs an einem sicheren Ort gespeichert werden, da Pay Records als persönliche Informationen gelten. Lesen Sie hier mehr über das Recht eines Mitarbeiters auf Privatsphäre beim Office of the Privacy Commissioner of Canada.
Wie Gehaltsabrechnungen zu halten – Best Practices
Nach dem Ontario Ministry of Labour (MOL): „Das Employment Standards Act (ESA) verlangt, dass Arbeitgeber für einen bestimmten Zeitraum schriftliche Aufzeichnungen über jeden Mitarbeiter führen. Aufzeichnungen können entweder vom Arbeitgeber oder von jemandem aufbewahrt werden, der befugt ist, sie im Namen des Arbeitgebers aufzubewahren.“
Es ist wichtig, dass Arbeitgeber Gehaltsabrechnungen und andere persönliche und finanzielle Mitarbeiterinformationen auf organisierte und sichere Weise aufbewahren. Nur wenige ausgewählte autorisierte Personen sollten auf Mitarbeiterdatensätze zugreifen können. Sie können Pay Stubs sowohl in Papierform als auch online aufbewahren, nur für den Fall, dass etwas passiert.
Wo Gehaltsabrechnungen aufzubewahren sind
Wie können Sie sicherstellen, dass sowohl physische als auch Computerkopien von Gehaltsabrechnungen und anderen Aufzeichnungen sicher sind? Die Verwendung eines Aufzeichnungsverwaltungsdienstes kann Ihnen helfen, organisiert zu bleiben und sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen privat bleiben.
Wenn Sie Ihre Unterlagen vor Ort aufbewahren möchten, empfiehlt es sich, sie in einem Raum oder an einem Ort mit eingeschränktem Zugang aufzubewahren. Möglicherweise möchten Sie auch sicherstellen, dass der Speicherort feuersicher und vor unerwünschten Besuchern geschützt ist.
Gehaltsabrechnungen führen – Informationen zur Führung persönlicher Aufzeichnungen
Bewahren Sie Ihre Gehaltsabrechnungen 6-7 Jahre lang auf
Genau wie bei Unternehmen ist es wichtig, Ihre Gehaltsabrechnungen so lange aufzubewahren, bis Sie sie mit den Jahresberichten abgleichen können – das heißt, Sie sollten Ihre Gehaltsabrechnungen 6-7 Jahre lang aufbewahren.
Gehaltsabrechnungen aufbewahren – Best Practices
Die Führung persönlicher Aufzeichnungen kann eine Herausforderung sein! Viele Menschen haben Schwierigkeiten, zu Hause organisiert zu bleiben. Dies kann dazu führen, dass sich die Steuersaison wie ein kompletter Albtraum anfühlt. Es gibt jedoch viele Methoden zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen und zur persönlichen Organisation, die hilfreich sein können. Jeder ist anders, und es dauert oft ein paar Versuche, bevor Sie mit einem neuen System zufrieden sind. Schauen Sie sich dieses kurze YouTube-Video von Do It On A Dime an, das zeigt, wie einfach es ist, Ihre wichtigen Dateien zu organisieren!
Für persönliche Aufzeichnungen ist es auch wichtig, Ihre eigenen Gehaltsabrechnungen sechs bis sieben Jahre lang aufzubewahren. Autorin Gail Vaz-Oxlande aus MoneySense.com stellt zwei Fragen, wenn man darüber nachdenkt, welche Dokumente aufbewahrt oder weggeworfen werden sollen:
- Benötigen Sie das Dokument wahrscheinlich erneut als Referenz?
- Sind Sie verpflichtet, dieses Dokument aufzubewahren, falls die Regierung oder ein Beamter beschließt, Sie zu überprüfen?
Wenn es um Pay Stubs geht, lautet die Antwort auf diese beiden Fragen: Ja! Sie können diese allgemeinen Fragen auch verwenden, wenn es um andere Dokumente geht, bei denen Sie sich nicht sicher sind, ob Sie aufbewahrt oder geschreddert werden sollen. Wenn Sie versuchen zu entscheiden, was Sie behalten möchten, denken Sie daran, dass es wichtig ist, finanzielle Aufzeichnungen zu führen.
Warum sollten Einzelpersonen Gehaltsabrechnungen aufbewahren, wenn ihr Arbeitgeber Gehaltsabrechnungen in den Akten führen muss? Es ist wichtig, dass sowohl Sie als auch Ihr Arbeitgeber diese finanziellen Aufzeichnungen im Auge behalten. Sie müssen Ihr Einkommen während der Steuersaison melden, und wenn Sie Ihre Gehaltsabrechnungen organisiert halten, können Sie potenzielle Probleme vermeiden, z. B. die Strafe „wiederholtes Versäumnis, Einkommen zu melden“.
Gehaltsabrechnungen aufbewahren
Es kann eine gute Idee sein, Gehaltsabrechnungen und andere wichtige Finanzdokumente in einem separaten Aktenschrank zu Hause aufzubewahren. Wenn Sie möchten, können Sie sogar einen feuerfesten Aktenschrank kaufen, um besonders sicher zu sein. Kaufen Sie für zusätzliche Sicherheit einen Aktenschrank mit Schloss. Es gibt viele verschiedene Arten und Stile von Aktenschränken für jedes Budget und jeden persönlichen Geschmack.
Wichtige Dokumente im Auge behalten
Unabhängig davon, ob Sie Angestellter oder Geschäftsinhaber sind, kann es eine entmutigende Aufgabe sein, sechs oder mehr Jahre lang Finanzunterlagen zu führen. Es gibt Do-it-yourself-Methoden sowie Organisationen, die dazu beitragen, dass diese Aufgabe weniger überwältigend erscheint.
- Smartsheet – Kostenlose Vorlagen für Gehaltsabrechnungen, mit denen Sie Ihre Gehaltsabrechnungen sowie Abzüge, Urlaubszeit und mehr im Auge behalten können.
- Meridian – Payroll Management (muss Mitglied sein)
- Blue-Pencil – Dokumenten-und Records-Management-Programm zu helfen, speichern und halten Sie Ihre Pay Stubs organisiert
Halten Sie Ihre Aufzeichnungen mit Blue-Pencil organisiert!
Blue-Pencil versetzt kanadische Unternehmen in die Lage, mit freundlichen und effizienten Dokumentenmanagementdiensten neue Höhen zu erreichen. Kundenservice ist nicht nur ein Slogan, sondern etwas, das wir praktizieren, indem wir in unsere strategischen Partner investieren.
Mit Sitz in Oakville haben wir unser Geschäft mit Dokumentensicherheit in den letzten 10 Jahren ausgebaut und betreuen mehr als 6.000 Organisationen, darunter kleine und mittlere Unternehmen sowie Fortune-500-Unternehmen.
„Sie sind zuverlässig, freundlich, höflich und wenn es darum geht, unsere Konsolen zu leeren, sind sie so schnell ein und aus, dass Sie nie wissen würden, dass sie hier sind! Wir würden Blue-Pencil’s Shredding jedem empfehlen.“
– Jason Ramsay – Lesen Sie mehr Testimonials hier!
Wir haben vor kurzem zwei neue Abteilungen ins Leben gerufen; Documents Storage and Records Managementdivision und Document Imaging and Scanning Solutions Division. Dies ermöglicht es uns, umfassende Lösungen für das Informationssicherheitsmanagement anzubieten. Wir betreuen die GTA und die umliegenden Städte – klicken Sie hier für eine vollständige Liste unserer Servicebereiche. Wenn Sie mehr über uns erfahren möchten und was wir für Sie tun können, kontaktieren Sie uns noch heute!