Vom Nonprofit Risk Management Center
Könnten Sie für den Fall, dass Sie einen Anspruch geltend machen müssen, schnell alle Versicherungspolicen in die Hand nehmen, die einen Vorfall abdecken könnten, einschließlich abgelaufener Ansprüche?
Versicherungspolicen decken Ereignisse ab, die durch Ansprüche angesprochen werden, die dem Beförderer zu einem späteren Zeitpunkt vorgelegt werden. Zum Zeitpunkt des Ereignisses, das einen Anspruch auslöst, ist die ursprüngliche Versicherungspolice, die dieses Ereignis abdeckt, möglicherweise abgelaufen, und die neue Police kann andere Bestimmungen enthalten. Die Fragen, die Sie sich stellen sollten, lauten: „Welche Richtlinie gilt — die alte oder die neue? Und was genau bietet die geltende Richtlinie?“
Manchmal wird ein Haftungsanspruch, der während des Versicherungszeitraums auftritt, erst nach Ablauf der Police entdeckt, vielleicht Jahre später. Ein Paradebeispiel für einen solchen Long-Tail-Anspruch ist der Verlust durch Betrug, der durch eine Kriminalversicherungspolice gedeckt ist. Der Betrug kann über einen Zeitraum von Jahren stattfinden und erst lange nach Ablauf der Police entdeckt werden.
Fehlende Richtlinien
Was ist, wenn Sie Ihre abgelaufenen Richtlinien nicht finden konnten? Könnten Sie sich darauf verlassen, dass Ihr Broker oder Agent eine Kopie zur Hand hat? In einer überraschenden Anzahl von Fällen können selbst Versicherungsunternehmen keine Kopie abgelaufener Policen finden. Unternehmen, die nichts anderes tun, als die Papierspur zu finden, um solche Behauptungen zu stützen, tun dies recht gut. Aber warum das Geld im Nachhinein ausgeben, wenn Sie ein einfaches System einrichten können, das Ihre Richtlinien organisiert und verfügbar hält?
Archivierungsrichtlinien
Solide Risikomanagementpraktiken erfordern ein System zur Archivierung abgelaufener Richtlinien, aber wie lange sollten abgelaufene Richtlinien im Aktenschrank aufbewahrt werden?
Staatliche Gesetze
Staatliche Gesetze variieren, erfordern jedoch im Allgemeinen, dass Versicherungsagenten Kopien der Policen ihrer Kunden für 6-7 Jahre aufbewahren. Da eine gemeinnützige Organisation nicht immer darauf zählen kann, bei Bedarf Zugriff auf die Akten des Versicherungsagenten zu haben, sollte jede gemeinnützige Organisation auch Kopien abgelaufener Policen aufbewahren.
NRMC-Empfehlungen
Das Nonprofit Risk Management Center empfiehlt, dass die Dokumentenaufbewahrungsrichtlinie einer Nonprofit-Organisation vorschreibt, dass alle bis auf Ansprüche erstellten Richtlinien dauerhaft beibehalten werden. Jetzt, da die Policen elektronisch verfügbar sind (Sie können Ihre Policen entweder in Ihr Computersystem einscannen oder den Versicherungsträger auffordern, die Police in elektronischer Form bereitzustellen), nimmt die Speicherung viel weniger Platz in Anspruch. Anstatt überfüllte Aktenschränke oder Bücherregale mit 3-Ring-Ordnern zu füllen, können Sie Richtlinien auf Ihrem Server speichern. Natürlich verfügen Sie über ein solides Backup-System, archivieren Hardcopies der Richtlinien außerhalb des Standorts und informieren wichtige Büromitarbeiter oder wichtige Freiwillige darüber, wo die Backups und Hardcopies aufbewahrt werden. Sie sollten auch Tests der Sicherungsmedien durchführen, um sicherzustellen, dass sie in einer Notfallsituation wiederhergestellt werden können.