Aktualisiert September 2020
HR-Frage:
Wir haben in letzter Zeit viele Lebensläufe erhalten – einige waren für Positionen, die wir gepostet haben, und einige sind unaufgefordert. Müssen wir alle diese Lebensläufe aufbewahren, und wenn ja, wie lange müssen wir die Lebensläufe und Bewerbungen aufbewahren?
HR Antwort:
Lassen Sie uns zunächst ansprechen, was mit unerwünschten Lebensläufen zu tun ist. Sie sind nicht verpflichtet, unerwünschte Lebensläufe zu speichern; Es ist jedoch wichtig, mit Ihrem Ansatz konsistent zu sein. Wenn es unerwünschte Lebensläufe gibt, die Sie zur weiteren Prüfung aufbewahrt haben, ist es am besten, alle unerwünschten Lebensläufe für den gleichen Zeitraum aufzubewahren, in dem Sie Ihre angeforderten Lebensläufe aufbewahren.
Für Lebensläufe und Bewerbungen, die Sie in Bezug auf eine Stellenausschreibung erhalten haben, gibt es einige Bundesgesetze, die Arbeitgeber verpflichten, Bewerbungen und zugehörige Dokumente für einen Zeitraum von ein bis zwei Jahren ab dem Datum der Einstellungsentscheidung aufzubewahren (das Datum, an dem die Stelle besetzt und nicht ausgeschrieben wurde). Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, die Bundesgesetze zu befolgen, unter die sie fallen, sowie alle vertraglichen Anforderungen, die sie möglicherweise haben (d. H. Gewerkschaftsverträge), die zusätzliche Zeit für die Führung von Aufzeichnungen erfordern.
Ein weiterer wichtiger Punkt in Bezug auf die Bewerberaufzeichnung ist, dass Sie nicht nur Bewerbungen für eine Stelle, sondern die gesamte Einstellungsaufzeichnung führen müssen. Einstellungsunterlagen können Bewerbungen, Lebensläufe, Screening-Tools und -Bewertungen, Hintergrundprüfungen und Referenzprüfungen enthalten. Alles, was Sie verwenden, um Sie bei einer Beschäftigungsentscheidung zu unterstützen, wird als Teil Ihrer Einstellungsunterlagen betrachtet.
Zu den wichtigsten Bundesgesetzen, die sich mit den Anforderungen an die Aufbewahrung von Beschäftigungsunterlagen befassen, gehören:
- Titel VII des Civil Rights Act von 1964 – Verlangt von Arbeitgebern, verschiedene Beschäftigungsunterlagen, einschließlich Bewerbungen, für ein Jahr ab dem Datum des Antragseingangs aufzubewahren.
- Altersdiskriminierung im Beschäftigungsgesetz – Verlangt von Arbeitgebern, Arbeitsanträge ein Jahr lang aufzubewahren. Es gibt jedoch eine Sprache, die anzeigt, wenn Sie wissen, dass der Antragsteller über 40 Jahre alt ist, sollten Sie es so lange wie zwei Jahre behalten.
- Americans with Disabilities Act – Verlangt von Arbeitgebern, Bewerbungen und Dokumente für ein Jahr aufzubewahren. Es gibt einige Unterschiede, je nachdem, ob die Anträge angefordert oder nicht angefordert werden, Die maximale Aufbewahrung beträgt jedoch zwei Jahre.
- Executive Order 11246 – Wenn Sie ein staatlicher Auftragnehmer sind und weniger als 150 Mitarbeiter oder einen Vertrag über mindestens 150.000 US-Dollar haben, müssen Sie diese Aufzeichnungen ein Jahr lang aufbewahren. Wenn Sie mindestens 150 Mitarbeiter oder mehr und einen Vertrag über 150.000 US-Dollar haben, müssen Sie die Aufzeichnungen zwei Jahre lang aufbewahren. Wenn Sie einen Lebenslauf aus einer früheren Suche zur Hand haben und ihn Monate später für eine neue Position in Betracht ziehen, müssen Sie diesen Lebenslauf oder diese Bewerbung für die erforderliche Zeit aufbewahren, basierend auf der letzten Anzeige des Dokuments (z., 1-2 Jahre nach dem Besetzungsdatum der zweiten Position).
Ein Wort der Vorsicht – wenn ein Diskriminierungsvorwurf oder eine rechtswidrige Beschäftigungspraxis gegen den Arbeitgeber erhoben wird, müssen Arbeitsanträge aufbewahrt werden, bis die Angelegenheit geklärt ist. Dies kann schwierig werden, wenn jemand Diskriminierung geltend macht, weil er keine Beförderung erhalten hat; Der Arbeitgeber muss dann alle für diese Beförderung eingegangenen Anträge aufbewahren, bis der Anspruch geklärt ist. Mit einer langwierigen Klage und Rechtsstreitigkeiten, Dies könnte eine längere Zeit sein.
Im Allgemeinen empfiehlt es sich, Lebensläufe und Bewerbungen von nicht eingestellten Personen zwei Jahre nach Abschluss des Einstellungsverfahrens für eine Stelle aufzubewahren (dh ab dem Zeitpunkt, zu dem der neue Mitarbeiter seine Arbeit aufnimmt). Denken Sie daran, die staatlichen Gesetze zusätzlich zu den Bundesvorschriften zu konsultieren, wenn Sie bestimmen, wie lange die Mitarbeiterunterlagen aufbewahrt werden sollen.
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