Ein sicherer Weg, um die Effizienz Ihres Boards zu verbessern, ist, bessere Minuten zu nehmen. Was macht Minuten gut? Wir hören von Regisseuren, dass gute Minuten kurz sind, einfach zu scannen und darauf zurückzugreifen.
Die Erstellung klarer und prägnanter Sitzungsnotizen ist für Compliance-Zwecke und auch für die zukünftige Referenz Ihrer Vorstandsmitglieder von entscheidender Bedeutung. Schließlich fassen Sitzungsprotokolle nicht nur Besprechungen zusammen – sie sind eine schriftliche Aufzeichnung, die den Teilnehmern auch ein Verständnis für die als Ergebnis zu ergreifenden Maßnahmen vermittelt.
Wenn Sie jedoch neu in Ihrer Rolle als Protokollführer sind oder die Effektivität Ihrer Besprechungsprotokolle verbessern möchten, kann es schwierig sein zu wissen, wo Sie anfangen sollen. Erfahren Sie, wie Sie klare, prägnante und wertvolle Besprechungsprotokolle mit unserem vollständigen Leitfaden erstellen, der Folgendes enthält:
- 10 einfache Schritte zum Protokollieren bei einer Vorstandssitzung
- Vorlage für Vorstandsprotokolle
- Musterprotokoll für Vorstandssitzungen
- 6 praktische Tipps für effektivere Vorstandsprotokolle
10 einfache Schritte zur Protokollierung bei einer Vorstandssitzung
Verstehen Sie Ihre Rolle & Die Richtlinien Ihres Vorstands
Bevor Sie beginnen, sollten Sie die Erwartungen an Ihre Rolle als Protokollführer klar verstehen. Überprüfen Sie Roberts Ordnungsregeln und die spezifischen Richtlinien Ihres Boards und klären Sie dann alles, worüber Sie sich nicht sicher sind, mit Ihrem Vorstandsvorsitzenden oder Manager.
Bereiten Sie Ihre Protokollvorlage im Voraus vor
Das Vorbereiten einer Vorlage im Voraus kann Ihnen helfen, während der Protokollierung während einer Vorstandssitzung organisiert zu bleiben. Es kann Besprechungsnotizen viel einfacher machen und Ihnen helfen, Zeit zu sparen, indem Sie wissen, welche Abschnitte und Informationen ausgefüllt werden müssen. Die Verwendung eines konsistenten Formats ermöglicht es einem Stand-In auch, bei jedem Meeting dieselbe effektive Vorlage für vertraute Minuten zu verwenden.
Wenn möglich, besorgen Sie sich die Tagesordnung der Vorstandssitzung, um Ihre Vorlage vorzubereiten. Beginnen Sie dann mit dem Aufbau der folgenden Abschnitte mit den Informationen, die Sie haben:
- Art der Sitzung, z. B. regulär oder speziell
- Datum, Uhrzeit und Ort der Sitzung
- Name des Vorstandsvorsitzenden und des Sekretärs
- Namen der erwarteten Teilnehmer, einschließlich Referenten und Gäste
- Übersicht über die vorherigen Sitzungsprotokolle und Ergebnisse
- Alle Tagesordnungspunkte
- Geplante Stunde der Vertagung
- Alle geplanten Executive / in Camera Sessions
Wenn zusätzliche Materialien wie Berichte oder Handouts in der Tagesordnung enthalten sind, notieren Sie diese in den entsprechenden Abschnitten.
Benötigen Sie eine Vorlage zum Starten? Laden Sie hier die Aprio Board Meeting Minute-Vorlage herunter.
Bringen Sie die Materialien mit, die Sie zur Vorstandssitzung benötigen
Einige Vorstandssekretäre verwenden lieber einen Laptop, um Besprechungsprotokolle zu erstellen, während andere altmodische Stifte und Papier bevorzugen. Was auch immer Sie bevorzugen, stellen Sie sicher, dass Sie die Notwendigkeiten packen und vorbereiten, die Sie benötigen, einschließlich Notebook, Netzkabel, Stift usw. Möglicherweise möchten Sie auch sicherstellen, dass Sie eine Sicherungsmethode für Minuten haben, falls Ihre erste Option fehlschlägt.
Protokollieren einer Sitzung – Während der Vorstandssitzung
Teilnahme an der Vorstandssitzung notieren
Nehmen Sie je nach Präferenz Ihres Vorstands unmittelbar vor Beginn der Vorstandssitzung oder ganz am Anfang teil. Einige gängige Methoden zur Teilnahme sind das Durchstreichen von Namen in Ihrer Vorlage für Sitzungsprotokolle oder das Verteilen eines Anmeldeblatts.
Achten Sie darauf, alle Direktoren zu beachten, die zu spät kommen. Es ist wichtig, genau zu zählen, wer bei jeder Bewegung anwesend war und wer nicht.
Füllen Sie Ihre Vorlage im Verlauf der Vorstandssitzung aus
Füllen Sie im Verlauf der Vorstandssitzung Ihre Vorlage für das Sitzungsprotokoll aus. Sie können Ihre Notizen organisieren, indem Sie die Nummer des Tagesordnungspunkts aufschreiben, dem jede Minute entspricht. Dies erleichtert Ihnen die Vorbereitung Ihres endgültigen Besprechungsprotokolls nach dem Meeting.
Für jeden Tagesordnungspunkt, der eine Entscheidung erfordert, beachten Sie bitte:
- Die ergriffenen Maßnahmen und zu welchem Zeitpunkt
- Der genaue Wortlaut der ergriffenen Anträge, das Ergebnis und die Person, die den Antrag gestellt hat
- Die Direktoren, die für jeden der Anträge gestimmt haben, dagegen gestimmt haben oder sich enthalten haben
- Interessenkonflikte und wie sie gehandhabt wurden
Achten Sie notieren Sie, ob das Protokoll der vorangegangenen Sitzungen genehmigt wurde, die Geschäftsordnungsanträge und Rechtsmittel, alle neuen Geschäfte und alle Vorstandssitzungen. Beachten Sie, dass Besprechungsprotokolle nicht während Exekutivsitzungen erstellt werden, aber es ist wichtig, eine Aufzeichnung ihres Auftretens zu haben.
Lassen Sie Ihre Vorlage Ihr Protokoll leiten und versuchen Sie beim Schreiben, sich auf die kritischen Punkte zu konzentrieren, während Sie so objektiv und klar wie möglich sind. Es ist hilfreich, sich auf Themen und Ergebnisse zu konzentrieren, anstatt zu versuchen, Diskussionen wörtlich aufzuzeichnen. Wisse, dass es durchaus akzeptabel ist, „eine Diskussion über die Optionen zu schreiben.“ Wenn Sie etwas klären müssen, fragen Sie unbedingt.
Notieren Sie die Zeit, zu der die Besprechung vertagt wurde
Wenn die Besprechung beendet ist, stellen Sie sicher, dass Sie die Stunde der Vertagung erfassen. Wenn Datum und Uhrzeit des nächsten Treffens festgelegt wurden, beachten Sie dies ebenfalls.
Erhalten Sie Kopien aller Berichte
Wenn während der Besprechung neue Berichte vorgelegt wurden oder Ihnen Berichte fehlen, sprechen Sie mit der Person, die sie vorgelegt hat, um sicherzustellen, dass Sie vor Ende der Besprechung eine Kopie erhalten.
Erfahren Sie mehr über die Aprio Board Portal-Software
Nach der Vorstandssitzung
Protokoll der Vorstandssitzung transkribieren
Versuchen Sie, die „gute“ Kopie Ihres Vorstandsprotokolls so schnell wie möglich nach Abschluss der Sitzung zu schreiben, wenn die Details noch frisch im Kopf sind. Nehmen Sie sich die Zeit, die von Ihnen aufgezeichneten Minuten sorgfältig zu überprüfen, und fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Notizen hinzu, um Klarheit zu schaffen. Stellen Sie sicher, dass jede vom Vorstand ergriffene Maßnahme eine kurze Erklärung und Begründung für die Entscheidung enthält.
Es ist wichtig, die Verantwortlichkeit der Organisation und des Direktors durchzusetzen. Notieren Sie sich am Ende des Sitzungsprotokolls die Zusagen des Führungsteams und der Direktoren zu Maßnahmen, damit der Vorstandsvorsitzende sie zur Rechenschaft ziehen kann.
Stellen Sie schließlich sicher, dass Sie dem Protokoll zusätzliche Dokumente oder Berichte als Anhang beifügen oder zumindest erklären, wo sie zu finden sind.
Verteilen von Sitzungsprotokollen
Einige Boards verteilen ihre endgültigen Sitzungsprotokolle per E-Mail oder in Papierform. Es ist jedoch am sichersten, Board Portal-Software zu verwenden. Board-Portale ermöglichen es Ihnen auch, innerhalb Ihres Protokolls sicher auf ergänzende Dokumente zu verlinken, und Board-Mitglieder können ihre Kommentare bei Bedarf direkt zur Diskussion hinzufügen.
Protokolle für zukünftige Referenzzwecke speichern
Sitzungsprotokolle sollten immer an einem sicheren und für zukünftige Referenzzwecke zugänglichen Ort aufbewahrt werden. Viele Boards speichern ihre Besprechungsprotokolle online, aber stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Methode sicher, passwortgeschützt und nur für Board-Mitglieder verfügbar ist. Viele Board Portal Software-Optionen ermöglichen es Ihnen, genau das zu tun.
Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie alle zusätzlichen Dokumente mit Ihrem endgültigen Protokoll für die zukünftige Referenz Ihres Boards und für Board-Mitglieder, die nicht an der Sitzung teilnehmen können, aufbewahren.
Vorlage für Sitzungsprotokolle
Stellen Sie sicher, dass diese wichtigen Elemente in Ihrer Vorlage für Sitzungsprotokolle enthalten sind:
- Datum, Uhrzeit, Ort
- Art der Vorstandssitzung — regulär, speziell oder jährlich
- Anwesenheit des Vorstandsvorsitzenden, der Vorstandsmitglieder, des Sekretärs und anderer Gäste
- Bei Erfüllung der Beschlussfähigkeit
- Genehmigung früherer Sitzungsprotokolle
- Berichte und Präsentationen mit Namen und Titeln des Vortragenden
- Erforderliche Aktionsschritte
- Anhänge von Präsentationen oder Dokumenten, die in Umlauf gebracht wurden
- Abschlusszusammenfassung mit Zeitstempel der Vertagung, Datum und Uhrzeit der nächsten Sitzung sowie Genehmigungssignatur von präsident
Benötigen Sie eine Vorlage zum Starten? Laden Sie hier die Aprio Board Meeting Minute-Vorlage herunter.
Musterprotokoll der Vorstandssitzung
Raynor Inc.
Sitzungsprotokoll des Vorstands: Juni 2021
1:00 PST, von Zoom, Vancouver, BC
Vorstandsteilnehmer:
Anwesend: Carol Devoe, Ryan Santos, Nicholas Paulino, Keith Lewis, Diann Wilson, Matthew Lowell, Dean Stephens, Tammy Burke
Reue: Cara Johnson
Gäste: Exec. Direktor Sheila Swanson, Charles Stallworth, beratender Buchhalter
Quorum vorhanden? Ja
Auf Bestellung anrufen
- 1:00 p.m. von Chair, Carol Devoe
Aufträge des Geschäfts
BERICHTE
Bericht des Chief Executive von Executive Director, Sheila Swanson
- Swanson präsentierte dem Vorstand eine Zusammenfassung der verschiedenen Ziele des Unternehmens, einschließlich Aktualisierungen zu Marketinginitiativen, Vertrieb, Neueinstellungen und Produktentwicklungen. Die Direktoren stellten mehrere Fragen, die zu ihrer Zufriedenheit beantwortet wurden, und es folgte eine Diskussion.
Bericht des Finanzausschusses von der Vorsitzenden Carol Devoe
- Devoe stellte Charles Stallworth vor, der die Buchhaltungsverfahren der Organisation überprüfte und für zufriedenstellend hielt, um sich auf die bevorstehende jährliche Finanzprüfung vorzubereiten. Stallworth empfiehlt, dass unser Unternehmen sicherstellt, dass der Abschlussprüfer zusammen mit dem Prüfungsfinanzbericht ein Managementschreiben vorlegt.
- Der nächste Quartalsfinanzbericht steht für die Vorstandssitzung im nächsten Monat zur Verfügung.
UNVOLLENDETE GESCHÄFTE
- Die Protokolle vom 14.Mai 2021 wurden geändert und genehmigt
NEUES GESCHÄFT
- Devoe gab bekannt, dass sie kürzlich eine neue Sekretärin, Karla Porter, eingestellt habe.
- Lewis bestätigte, dass Diann Wilson aus persönlichen Gründen aus dem Vorstand zurücktritt und eine Lücke im Finanzausschuss hinterlässt. Darüber hinaus wies Lewis den Vorstand darauf hin, dass der Suchausschuss wöchentliche Updates vom Suchberater erhalte und dass Anfragen des Vorstands willkommen seien.
Zukünftige Handlungsschritte
Devoe ist verantwortlich für die Vorbereitung des nächsten Quartalsfinanzberichts bis zum 15. Juli 2021 vor der nächsten Sitzung.
Schließen
- Sitzung um 2:30 Uhr vertagt
- Nächster Sitzungstermin: Juli 26, 2021 um 2:00 Uhr
Protokoll übermittelt von: Tammy Burke
________________
Unterschrift des Präsidenten
Nachdem Sie nun die Grundlagen kennen und Beispiele für Sitzungsprotokolle des Vorstands gesehen haben, finden Sie hier 6 zusätzliche Tipps, um Notizen effektiver zu gestalten.
Erfahren Sie mehr über Aprio Board Portal Software
6 praktische Tipps für effektivere Board Meeting minutes
Vorbereitung ist alles.
Bereiten Sie sich auf die spezifische Vorstandssitzung vor, für die Sie sich Notizen machen werden. Auf diese Weise erfahren Sie, was für die Zusammenfassung relevant ist, und erleichtern die Aufgabe erheblich. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um das Protokoll der vorherigen Vorstandssitzung sowie die bevorstehende Tagesordnung zu überprüfen. Stellen Sie sicher, dass Sie den Zweck der bevorstehenden Besprechung kennen – ist es eine reguläre oder besondere Besprechung, wer voraussichtlich teilnehmen wird, was besprochen wird und welche Dokumente überprüft oder in Umlauf gebracht werden.
Ziel für präzise und präzise.
Gute Protokolle sind eine Zusammenfassung dessen, was geschehen ist und worüber man sich geeinigt hat, nicht eine Aufzeichnung von allem, was gesagt wurde. Überspringen Sie also die ausführliche Beschreibung und fassen Sie Fakten und Handlungen kurz und prägnant zusammen. Zum Beispiel „wir haben ernannt , zu , für , auf „.
Beachten Sie das Fehlen von Adjektiven, Adverbien, Emotionen oder farbenfroher Sprache. Vermeiden Sie Akronyme und Jargon – alle Direktoren sind möglicherweise nicht mit Ihren Branchenbegriffen vertraut, Legalese und Insider sprechen. Es braucht Übung und sorgfältige Bearbeitung für diejenigen, die neu in Notizen sind. Stellen Sie sicher, dass Sie überprüfen, ob:
- verwendung einer einfachen Sprache, die leicht zu interpretieren ist
- richtige Grammatik und Zeichensetzung
- korrekte Schreibweise
Verwenden Sie eine objektive Stimme.
Sitzungsprotokolle müssen kurz, faktenbasiert und unvoreingenommen sein. Befolgen Sie diese Richtlinien, um sicherzustellen, dass Ihre Protokolle objektiv sind:
- Halten Sie sich strikt an die Berichterstattung über Fakten und Entscheidungen und bleiben Sie dabei neutral.
- Halten Sie Kritik, persönliche Argumente oder Meinungsverschiedenheiten und Politik geheim.
- Lassen Sie untätige Chats, Witze, Rückblicke auf aktuelle Ereignisse oder persönliche Anekdoten aus Ihren Minuten. Chats können zwar dazu beitragen, das Engagement des Boards zu verbessern, aber wenn sie für die Governance keinen Wert haben, dokumentieren Sie nicht.
- Entfernen Sie alles, was eine unangemessene Haftung verursachen würde.
Halten Sie die Vorstandsmitglieder zur Rechenschaft.
Das Sitzungsprotokoll des Verwaltungsrats dient als Aufzeichnung für Handlungen und Beschlüsse. Eine der wichtigsten Aufgaben für die Protokollierung besteht darin, klarzustellen, welche Aufgaben, Delegationen und Fristen aus der Sitzung hervorgegangen sind, um die Vorstandsmitglieder zur Rechenschaft zu ziehen.
Es kann nützlich sein, Auflösungen oder Folgemaßnahmen in einer Tabelle mit Fettdruck oder Unterstreichung speziell zu formatieren. Jede Entschließung sollte ohne Erklärung oder Kontext aus dem Rest des Protokolls leicht verständlich sein. Gehen Sie noch einen Schritt weiter und fassen Sie die Besprechungsbeschlüsse am Ende des Dokuments zusammen, um sie später leicht abrufen zu können.
Scheuen Sie sich nicht, um Klärung zu bitten.
Meetings bewegen sich schnell und nehmen viel Raum ein. Wenn Sie etwas vermissen oder Dinge für Sie unklar sind, suchen Sie sofort nach Klärung, damit Sie genau aufzeichnen können, was entschieden wurde oder was der nächste Schritt ist. Manchmal legal oder Industrie Sprache kann ungewohnt sein, so sicher sein, zu stoppen und fragen, ob Sie nicht sicher sind.
Timing ist der Schlüssel.
Das Schreiben und Bearbeiten des Protokolls, sobald Sie können, während die Themen noch frisch im Kopf sind, erleichtert das Notieren. Es stellt auch sicher, dass die Sitzungsprotokolle den Vorstandsmitgliedern rechtzeitig zur Genehmigung zur Verfügung gestellt werden, wenn ihre Erinnerungen ebenfalls frisch sind und Aufgaben und Fristen am relevantesten sind.
Verbessern Sie die Minuteneffizienz von Vorstandssitzungen mit Aprio
Jetzt, da Sie wissen, wie Sie bei einer Vorstandssitzung Minuten aufzeichnen, verbessern Sie Ihre Minuteneffizienz mit den Tools, die in einer Vorstandsverwaltungssoftware wie Aprio bereitgestellt werden.
Wussten Sie, dass Aprio ein Minuten-Builder-Tool enthält? Mit dieser Funktion erhalten Sie eine Vorlage für Starter-Board-Besprechungsprotokolle, in der Elemente wie die Teilnehmerliste, das Besprechungsdatum und der Besprechungsort sowie die Elemente in Ihrer Board-Besprechungsagenda vorab ausgefüllt werden. Es besteht auch die Möglichkeit, praktische Hyperlinks zum schnellen Nachschlagen auf einzelne Tagesordnungspunkte einzufügen, sodass jedes Dokument in Ihrem Paket von Ihrem sicheren Board-Portal aus leicht zugänglich und gemeinsam nutzbar ist.
Mit Aprio werden Besprechungsprotokolle in einer zentralen Bibliothek gespeichert, die leicht durchsuchbar ist. Und mit einer praktischen Klonfunktion können Administratoren Besprechungsordner und Dokumente einfach duplizieren, um Zeit zu sparen und die Konsistenz mit Board Packs sicherzustellen.
Lassen Sie uns Ihnen zeigen, wie Aprio Ihnen helfen kann, Minuten bei einer Vorstandssitzung noch schneller zu nehmen. Holen Sie sich eine personalisierte Demo.