Wie sende ich verschlüsselte und passwortgeschützte E-Mails? Best guide

E-Mails haben die Art und Weise, wie wir professionell kommunizieren, erleichtert. Sie sind vielleicht der am weitesten verbreitete Kanal für die interne und externe Kommunikation in allen großen und kleinen Organisationen. Wir haben oft mit vertraulichen oder sensiblen Informationen in der Unternehmenswelt zu tun. Beispielsweise muss ein Finanzberater möglicherweise die neuesten Prüfungsberichte an einen Unternehmenssekretär senden. Ebenso müssen Sie möglicherweise einen vertraulichen Bericht per E-Mail an jemanden weitergeben. Wie stellen Sie sicher, dass solche vertraulichen E-Mails an die richtigen Empfänger gesendet werden? Die Lösung besteht darin, Ihre E-Mails entweder zu verschlüsseln oder mit einem Passwort zu schützen. In diesem Beitrag werde ich heute zeigen, wie Sie verschlüsselte E-Mails mit Passwortschutz einfach senden können!

Unterschied zwischen Verschlüsselung und Passwortschutz

Ich werde in diesem Beitrag die Begriffe ‚Verschlüsselung‘ und ‚Passwortschutz‘ verwenden.

Bei der E-Mail-Verschlüsselung wird der Inhalt einer E-Mail-Nachricht von einfach lesbarem Text in verschlüsselten Text (algorithmische Codes) konvertiert, der von niemand anderem als den beabsichtigten Empfängern entschlüsselt werden kann. Dies verhindert, dass der Inhalt Ihrer E-Mail-Nachricht von unbefugten Empfängern gesehen wird. Wir wenden jedoch normalerweise einen Kennwortschutz für E-Mail-Anhänge an, sodass nur autorisierte Empfänger solche vertraulichen Anhänge anzeigen können.

Wann sollten Sie verschlüsselte E-Mails versenden?

Es ist am besten, Ihre E-Mails zu verschlüsseln, wenn Sie etwas Vertrauliches / Sensibles in Ihrer E-Mail-Nachricht ansprechen. Schauen Sie sich zum Beispiel dieses kurze Video von Microsoft an und verstehen Sie den Kontext, in dem die Verschlüsselung von E-Mails nützlich ist!

Wann sollten Sie passwortgeschützte E-Mails senden?

Verwenden Sie am besten den Kennwortschutz, wenn Sie die vertraulichen Informationen lieber als E-Mail-Anhang freigeben möchten, anstatt vertrauliche Informationen in Ihre E-Mail-Nachricht zu schreiben.

Als allgemeine Faustregel sollten Sie kennwortgeschützte E-Mails senden, wenn Sie Dateien haben, die unter eine der folgenden Kategorien fallen:

• Geschäftsverhandlungen / Deals
• Kundenpräsentationen / Arbeitsblätter
• Vertrauliche Dokumente
• Rechtskommunikation
• Finanzinformationen
• Informationen im Zusammenhang mit Management- oder proprietären Informationen

Or…as ein Profi Sie wissen vielleicht am besten, welche Anhänge für Ihr Unternehmen vertraulich sein könnten!

Lassen Sie uns nun verstehen, wie Sie verschlüsselte und kennwortgeschützte E-Mails mit gängigen E-Mail-Clients wie Outlook und Google Mail senden.

Vertrauliche E-Mails in Outlook senden:

Wie sende ich verschlüsselte E-Mails in Outlook?

Mit der kostenlosen Version von Outlook können Sie E-Mails nicht verschlüsseln. Um die Verschlüsselungsfunktion nutzen zu können, müssen Sie ein Upgrade auf den Office365 E3-Plan von Microsoft durchführen. Befolgen Sie nach dem Upgrade einfach diese Schritte, um Ihre E-Mails zu verschlüsseln:

• Melden Sie sich bei Outlook (Web App) auf dem Desktop an.
• Verfassen Sie eine neue Nachricht, wählen Sie im Optionsmenü Verschlüsseln und wählen Sie die Art der Einschränkungen aus, die Sie erzwingen möchten: Nur verschlüsseln oder Verschlüsseln mit Nicht weiterleiten.

Wie kann ich kennwortgeschützte E-Mails in Outlook senden?

Durch die Verschlüsselung und den Kennwortschutz Ihrer Anhänge können Sie den unbefugten Zugriff auf Ihre vertraulichen Informationen einschränken. Abhängig vom Dateityp gibt es verschiedene Möglichkeiten, Ihre E-Mail-Anhänge in Outlook zu verschlüsseln und mit einem Kennwort zu schützen. Dies erhöht jedoch die Komplexität und ist oft verwirrend.

Daher ist es am besten, jeden Dateityp mit 7Zip (kostenlose Software) zu archivieren und dann eine passwortgeschützte 256-Bit-AES-Verschlüsselung hinzuzufügen.

So können Sie jeden Dateityp mit 7zip verschlüsseln und mit einem Passwort schützen:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, die Sie in Ihrer E-Mail anhängen möchten.
• Wählen Sie im 7zip-Menü ‚Zum Archiv hinzufügen‘
• Geben Sie nun in den ‚Archiv‘-Einstellungen Ihr gewünschtes Passwort ein und setzen Sie die Verschlüsselungsmethode auf ‚AES-256‘

Das war’s. Sobald Ihre Datei verschlüsselt wurde .zip-Format, können Sie es anhängen und senden Sie die vertrauliche E-Mail. Um diese Datei zu öffnen und anzuzeigen, müssen Ihre Empfänger sie mit dem von Ihnen festgelegten Kennwort entpacken. Sie können dieses Passwort entweder in einer SMS teilen oder sie persönlich informieren.

Senden vertraulicher E-Mails in Google Mail:

Verwenden Sie zum Senden verschlüsselter E-Mails in Google Mail den speziellen ‚Vertraulichen Modus‘, während Sie Ihre E-Mail-Nachricht verfassen. Wenn Sie eine E-Mail in Google Mail mit aktiviertem vertraulichen Modus senden, haben die Empfänger keine Möglichkeit, die Anhänge weiterzuleiten, zu kopieren, zu drucken oder herunterzuladen.

Da das Herunterladen von Anhängen nicht zulässig ist, können Sie nichts in Ihrer E-Mail anhängen, wenn der vertrauliche Modus aktiviert ist. Was ist mehr? Sie können die E-Mail-Ablaufzeit und SMS-Passwörter für die Überprüfung festlegen, sodass nur autorisierte Empfänger den Inhalt Ihrer E-Mail-Nachricht anzeigen können.

Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Senden verschlüsselter E-Mails in Google Mail:

• Klicken Sie auf ‚Verfassen‘, um eine neue Nachricht zu starten
• Im Verfassungs-Fenster finden Sie ein Schloss-Symbol in der unteren Symbolleiste.
• Klicken Sie auf das Schlosssymbol (im Screenshot unten hervorgehoben), um den vertraulichen Modus in Google Mail zu aktivieren.
• Ihre Empfänger können Ihre E-Mails nicht weiterleiten, kopieren, drucken oder herunterladen.
• Jetzt können Sie die Ablaufzeit und die Überprüfung des SMS-Passcodes so einstellen, dass nur autorisierte Empfänger Ihre E-Mail anzeigen können und Ihre E-Mail automatisch aus ihrem Posteingang verschwindet, sobald sie das angegebene Zeitlimit überschreitet.

Senden von passwortgeschützten Anhängen in Google Mail

Der Vorgang zum Senden von passwortgeschützten Anhängen in Google Mail ist genau derselbe wie im obigen Beitrag für Outlook erläutert. Sie müssen lediglich 7zip verwenden, um die Datei, die Sie als Anhang senden möchten, zu archivieren und mit einem Kennwort zu schützen.

Möchten Sie noch mehr Sicherheit und Privatsphäre? Versuchen Sie Proton Mail

Wenn Sie nicht mit Outlook und Google Mail für die Arbeit eingeschränkt sind, werde ich Sie ermutigen, einen Blick auf Proton Mail zu nehmen. Sie müssen verschiedene Einstellungen in Outlook und Google Mail konfigurieren, um vertrauliche E-Mails zu senden. Mit Proton Mail sind Ihre E-Mails jedoch sofort hochsicher und privat.

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Nach meiner Erfahrung ist Proton Mail eine überlegene Alternative zu Google Mail und Outlook für die allgemeine E-Mail-Sicherheit und den Datenschutz:

Funktion	Outlook / Gmail	Proton Mail
E-Mail-Verschlüsselung	Sie müssen	Sofort konfigurieren
Tracking	Microsoft und Google verfolgen alle Benutzeraktivitäten, einschließlich der IP-Adresse	Keine Verfolgung und Protokollierung
Anzeigen basierend	Ja	Nein
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung	Nein	Ja
Sicherheit im Falle einer Datenschutzverletzung	Ihre E-Mails am wahrscheinlichsten, wenn Gmail / Outlook einen Angriff auf eine Datenverletzung erleidet	Keine Möglichkeit, E-Mails auch im Falle einer Datenverletzung offenzulegen, da Proton Mail nur verschlüsselte Nachrichten speichert
Datenschutzgesetze	US	Schweizerisch und europäisch

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Wie versenden Sie vertrauliche E-Mails?

Jemandem eine E-Mail zu senden ist einfach, aber der Schutz Ihrer vertraulichen Daten vor unerwünschten oder neugierigen Blicken ist heutzutage das Schwierigste. Wie schützen Sie Ihre Daten, wenn Sie jemandem eine E-Mail senden? Bitte teilen Sie Ihre Gedanken in den Kommentaren unten.