Medir el éxito de un proyecto y definir las métricas adecuadas para implementarlo es crucial en cualquier proyecto realizado por una organización.
Algunos consideran que el éxito de los proyectos es un asunto trivial que hay que examinar y evaluar una sola vez cada vez que se celebra una reunión oficial relacionada con la evaluación de la actuación profesional. Esto no es bueno. La medición del éxito del desempeño incluso podría hacerse de manera informal. Aparte de eso, también se sugiere medir constantemente el éxito para que cualquier pequeño defecto pueda abordarse de inmediato. También puede considerar medir el éxito incluso cuando el proyecto aún está en curso.
Medir el éxito de un proyecto se beneficia en términos de aumentar aún más el rendimiento en el futuro. Hacer esto ayudará a detectar cualquier defecto o falta que pueda mejorarse. Esto sostendrá la longevidad y asegurará el éxito de dichos proyectos si las organizaciones tienen la intención de repetir la ejecución del proyecto en el futuro. El fracaso podría prevenirse si se mide el éxito de manera eficiente.
El éxito del proyecto podría definirse de acuerdo con numerosos factores. En este artículo, el autor explicará cinco criterios que se usan comúnmente para medir el éxito junto con las métricas para cada criterio. Los cinco criterios son el alcance, el calendario, la calidad, el presupuesto y la satisfacción del cliente. Ahora, echemos un vistazo a cada uno de los criterios mencionados.
Alcance
Alcance se refiere a cómo el proyecto cumple con las expectativas y metas establecidas para el proyecto. ¿El resultado obtenido por el proyecto después de un cierto período alcanza el rendimiento o los objetivos previstos alineados en el marco? ¿Se ajusta al presupuesto asignado?
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En la mayoría de los casos, el alcance es la métrica principal, pero puede incluir otros indicadores más reducidos.
Algunos proyectos no proporcionan un alcance completo al comienzo del proyecto. En este caso, puede omitir el alcance de los indicadores de éxito de rendimiento. Tenga en cuenta que el alcance de un proyecto más grande también requiere un gran presupuesto. Si tiene la intención de aumentar el alcance, asegúrese de aumentar el presupuesto también. Esta situación, conocida como scope creep, podría ser un desafío para una empresa si no se maneja bien.
Hay varias maneras de monitorear el alcance de un proyecto. Puede colaborar con las partes interesadas en el seguimiento del alcance del proyecto. Puede comenzar por determinar todos los requisitos establecidos para el proyecto. A continuación, divide los requisitos en varios entregables específicos. Estos entregables se anotan con los recursos clave y las tareas necesarias para completarlos. Una vez que se haya completado esa etapa, describa el calendario para cada tarea. Por último, pero no por ello menos importante, se recomienda indicar también el camino crítico de ese proyecto.
Después de que se hayan realizado todos estos procesos necesarios, es hora de trazar su alcance en una presentación. Puede optar por utilizar gráficos al visualizar el proyecto, como el gráfico de Gantt. Mostrará que los requisitos de su proyecto están en camino con el presupuesto y el tiempo asignados. El diagrama de Gantt es una de las herramientas efectivas preferidas por la mayoría de las empresas debido a sus datos concisos y presentables.
Gráfico de Gantt de Wrike (Extraído de https://blog.capterra.com/criteria-for-measuring-project-success/#1)
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Horario
Como su nombre indica, el horario está relacionado con los criterios de tiempo dispuestos del proyecto cuando está en planificación o cuando se ejecuta. Al planificar un proyecto, determine el marco temporal o los hitos esperados para el proyecto. Definir cuáles son los objetivos esperados que deben cumplirse dentro de un cierto período de tiempo. No se trata solo de la fecha de entrega final, sino también de las fechas importantes a lo largo del proceso de desarrollo. Este calendario podría dividirse en a largo o a corto plazo, según la naturaleza del proyecto.
Mantener el horario inicial es difícil. Incluso los gerentes de proyecto experimentados no pueden negar que hubo numerosas ocasiones en las que tuvieron que adaptar constantemente el calendario debido a las limitaciones de tiempo para lograr los objetivos. Es un reto, pero no imposible. Si evalúa diligentemente su progreso, usar la línea de tiempo original hasta el final es una tarea posible.
Mantenga el programa de su proyecto actualizado con frecuencia. El período sugerido es semanal, pero está sujeto a otras opciones dependiendo de las necesidades de su proyecto. Esta medición podría ir seguida de una evaluación más formal de los horarios, que normalmente se realiza anualmente en las reuniones de la empresa.
La forma más sencilla de hacer un seguimiento de su horario es presentándolo en un informe visual. El diagrama de Gantt es un ejemplo. Al hacer esto, puede comparar si el estado actual de su proyecto está alineado con los hitos previstos establecidos en el cronograma inicial. Tan simple como suena, te da una imagen más amplia de tu ritmo actual. Una presentación visual también es agradable a los ojos que puede incluir toda la información significativa que necesita en este momento.
Ejemplo de Diagrama de Gantt de Programación (Extraído de https://www.projectmanager.com/blog/5-ways-to-measure-project-success)
Variación de programación
La variación de programación es una métrica comúnmente utilizada para medir el éxito. Es averiguar cuál es la diferencia entre las tareas programadas y las completadas. Las unidades son monetarias.
La fórmula es la siguiente:
Variación del horario (SV) = Costo Presupuestado del Trabajo Realizado-Costo Presupuestado del Trabajo Programado
Si el SV está en forma positiva, entonces se adelanta al horario. Si la respuesta es negativa, significa que el horario se está retrasando. Es hora de acelerar un poco el ritmo. Cero SV indica que estás justo a tiempo.
Calidad
Una de las cosas más importantes para determinar qué tan bueno es la calidad del producto. A veces, cumplir los objetivos no es suficiente para obtener un lugar seguro en el mercado. También es recomendable y fundamental superar las expectativas. La calidad es relativamente ambigua en comparación con otros criterios. En cualquier caso, es un aspecto notable de un producto o proyecto.
La garantía de calidad es uno de los criterios más buscados en la evaluación de un proyecto o producto. A partir de esto, es obvio que la calidad podría ser uno de los criterios para medir el éxito de un proyecto. Una revisión de calidad debe hacerse rigurosamente para evitar que surjan problemas no deseados.
Como se mencionó anteriormente, la calidad es ambigua. Es seguro decir que no está solo. Hay muchas ramas que podrían estar relacionadas con la calidad del proyecto. La calidad podría definirse por el número de características que coincidan con los requisitos. Otro aspecto de la calidad podría ser la aceptación del proyecto por parte de los clientes. Aparte de eso, también puede evaluarse por la mejora constante realizada en dicho proyecto.
Además de los factores que influyen en la calidad del proyecto, es fundamental anotar el costo de la calidad del proyecto mencionado.
La fórmula de costo de calidad (COQ) se escribe a continuación:
Costo de calidad = Costo de Buena Calidad + Costo de Mala Calidad
Esta fórmula podría especificarse de la siguiente manera:
Costo de Calidad ( COQ) = Costos de Prevención + Costos de Evaluación + Costos de Falla Interna + Costos de Falla Externa
La utilización de esta fórmula ayuda a las empresas a diferenciar los costos utilizados para resultados de buena o mala calidad. Esto proporcionará una evaluación más clara del producto y se podrían abordar adecuadamente otras improvisaciones para reducir los costos. Hacer esto sería ventajoso si su empresa se esfuerza por sobrevivir en el mundo de los negocios durante mucho tiempo.
Presupuesto
Durante la etapa de planificación de un producto o proyecto, uno de los puntos que debe escribirse claramente es el presupuesto especificado para el proyecto. El presupuesto podría ser uno de los indicadores para determinar el éxito de un proyecto. El éxito en la entrega de un proyecto sin exceder el presupuesto podría considerarse como uno de los mayores logros en cualquier empresa.
Al medir el éxito de un proyecto con arreglo al criterio presupuestario, podrían prestarse atención a varios aspectos. Esto incluye costos directos e indirectos, costos fijos y variables, mano de obra, recursos, herramientas y cualquier otra cosa que pueda influir en los gastos de su proyecto.
Al medir el presupuesto, siempre proporcione dos columnas diferentes; planificada y real. Esto puede facilitar efectivamente el proceso de comparación. Una presentación de datos clara y visible puede evitar cualquier gasto innecesario fuera de la pista que influirá negativamente en su proyecto.
- Margen de beneficio bruto
Esto se refiere a la cantidad de beneficios que el proyecto aporta al negocio. Cuanto mayor sea el margen medido, mayor será el beneficio obtenido del producto.
Margen de Beneficio bruto = (Beneficio Total-Costes Totales)/100
- Valor ganado
El valor ganado (EV) compara el valor del trabajo completado con el presupuesto asignado.
Valor ganado (EV) = % del Trabajo Completado / Presupuesto al Finalizar (BAC)
- Costo real
El uso de esta fórmula proporcionará un recuento preciso de cuántos gastos se utilizan en un proyecto.
Costo real ( AC) = Costos totales por Período de Tiempo × Período de Tiempo
- Variación de costos
Esta es una de las fórmulas más importantes que debe aplicar cada empresa comercial. La fórmula proporcionará la diferencia entre el presupuesto previsto y los costos reales utilizados dentro de un período específico. Si el costo es negativo, significa que el proyecto ha excedido el presupuesto previsto. CV positivo, por el contrario, significa que usted está en el buen camino.
Variación de costos (CV) = Costo Presupuestado de trabajo – Costo Real de trabajo
- Rendimiento de costos
Esta fórmula es la métrica para la eficiencia de costos.
Índice de Rendimiento de Costos (IPC) = Valor Ganado / Costos Reales
Satisfacción del cliente
Por último, pero no menos importante, el criterio más visible para evaluar el éxito del proyecto es la satisfacción del cliente. Una vez que se ha llevado a cabo el proyecto, es posible que desee solicitar comentarios de sus clientes o clientes. No solo los clientes, sino que también es importante conocer la satisfacción de las partes interesadas.
A veces, mientras que el equipo de producción logra producir un producto lo más cerca posible del plan inicial, eso no significa que el producto sea lo que los clientes están buscando. Incluso si su producto parece perfecto a simple vista, todavía existen los riesgos de que los clientes cambien a otros proveedores. Algunos incluso pueden dejar de usar su servicio por completo. La satisfacción de los clientes no gira únicamente en torno al proyecto, sino a todo el proceso de entrega del producto a los clientes.
Conocer las opiniones de los clientes con respecto al proyecto o servicio ayuda mucho a identificar cuáles son los aspectos que se podrían mejorar. Esto podría ayudar a proporcionar la mejor experiencia para los clientes. Podría garantizar la longevidad de la dependencia hacia dicho producto, por lo tanto, manteniendo altas demandas de los clientes.
En la mayoría de los casos, este criterio es el indicador más subjetivo. Es bastante difícil de presentar estadísticamente. Puede elegir obtener retroalimentación en las formas de calificación de 1 a 10, o incluso obtener información subjetiva. Los conocimientos más profundos adquiridos ayudan mucho a mejorar su proyecto. La mayoría de las veces, la empresa recurre a construir su métrica de satisfacción del cliente en función del proyecto en el que esté trabajando. Determinar las variables adecuadas que estén altamente relacionadas con el proyecto. Por ejemplo, los resultados de la encuesta, los ingresos de los clientes, los clientes repetidos o perdidos, las quejas, el servicio al cliente, etc. La plataforma más fácil para evaluar la satisfacción del cliente es proporcionar una encuesta justo después de recibir su servicio. Incluya una mezcla de formato de calificación, así como respuestas abiertas. Hay un sinnúmero de generadores de encuestas que puede usar libremente en Internet en caso de que su empresa no quiera construir su plataforma de encuestas.
El Índice de Satisfacción del cliente (CSI) es uno de los sistemas más conocidos para evaluar la satisfacción del cliente. Algunos otros sistemas, como Net Promoter Score (NPS), pueden incluso proporcionar la probabilidad de que un cliente recomiende el producto utilizado. El NPS se puede calcular en cualquier aplicación o herramienta. Es posible que desee comenzar a utilizar estos sistemas.
Incluso si su empresa proporciona exclusivamente su métrica, hay una fórmula sugerida para medir este aspecto. Puede proporcionar datos más claros y presentables para comparar el nivel de satisfacción de acuerdo con las variables que ha descrito.
Las fórmulas son las siguientes:
Puntuación de satisfacción del cliente = (Puntuación Total de Puntos de la Encuesta / Preguntas Totales) × 100
Net Promoter Score = % Promotores – % Detractores
En la red se puede encontrar una medición de NPS más completa y elaborada, dependiendo de las herramientas que esté utilizando para medirla.
Conclusión
Hay algunos otros que podrían tenerse en cuenta al medir el éxito del proyecto. Puede encontrar numerosas referencias en la red sobre esta información. Los factores suelen ir acompañados de las métricas adecuadas que podrían utilizarse para evaluar el éxito del proyecto.