Excel: el software que literalmente todo el mundo sabe usar totally de acuerdo con sus currículums.
Excel es, ante todo, un software de negocios. Pero, es difícil precisar lo que eso significa en realidad. ¿Cómo se usa Excel en los negocios? ¿Hay una lista definitiva y específica de tareas y procesos para los que se utiliza?
La variedad de aplicaciones potenciales del software es tan amplia que solo puede haber un puñado de empresas que lo usen de la misma manera. Aún así, hay algunos usos populares de Excel que pueden adaptarse a las necesidades de la mayoría de las empresas que necesitan la plataforma.
En este artículo, analizaré algunas de esas aplicaciones y daré una descripción general de alto nivel de cómo crear un modelo de negocio en Excel.
¿Para qué se utiliza Excel en los negocios?
Excel es una de las aplicaciones empresariales más destacadas y versátiles disponibles. Es un elemento básico en las operaciones comerciales de la mayoría de las empresas, por lo que es difícil precisar cualquier tipo de forma definitivamente universal en que las organizaciones lo utilizan. El software puede ayudar con la entrada y el almacenamiento de datos, la contabilidad, el análisis y la previsión de datos, la compilación de listas de verificación y varias otras responsabilidades y tareas administrativas y relacionadas con el negocio.
Cómo usar Excel para negocios
Contabilidad
Prácticamente todos los profesionales de contabilidad usan Excel en cierta capacidad. En muchos sentidos, la contabilidad podría considerarse la función principal de toda la aplicación. Excel es compatible con procesos como la creación de balances, la preparación de estados financieros y el establecimiento de presupuestos. También se puede utilizar para el seguimiento de gastos, la previsión y el cálculo de préstamos.
Seguimiento de inventario
El seguimiento de inventario es fundamental para el éxito de cualquier negocio que venda un producto físico. Aunque hay sistemas y aplicaciones diseñados específicamente y mejor equipados para manejar la gestión de inventario, Excel sigue siendo una opción confiable y asequible para facilitar el proceso.
La gestión de inventario en Excel requiere mucha supervisión manual y, a su vez, es más propensa a errores humanos que sus alternativas más caras. Por lo tanto, el uso de Excel para la gestión de inventario suele ser una mejor opción para las empresas emergentes o pequeñas que aún están en proceso de despegar.
Compilación de listas de correo y contactos
La gama de aplicaciones de Excel se extiende mucho más allá del cálculo de números; también es una excelente manera de almacenar y mantener registros de la información de contacto de clientes potenciales y clientes. Tiene recursos para administrar y clasificar cantidades masivas de ese tipo de datos para diferentes tipos de proyectos, promociones o esfuerzos de divulgación.
Si estás interesado en llevar a cabo una campaña de correo electrónico masivo personalizada, puedes usar una función de Excel llamada Combinación de correspondencia para adaptar los correos electrónicos masivos a los contactos específicos que has enumerado en una hoja de cálculo.
Visualizaciones
Las visualizaciones de datos le permiten transmitir los resultados de cualquier análisis de datos que haya realizado de forma sucinta, accesible y convincente. Los posibles inversores, directivos o compañeros de trabajo tendrán más facilidad para comprender sus datos echando un vistazo a un gráfico de puntos o de barras que si vadearan una enorme hoja de números.
Excel cuenta con varias opciones de visualización diferentes para hacer que las páginas límite incomprensibles de datos sin procesar sean visualmente atractivas y fáciles de entender.
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Gestión de recursos humanos
Excel es un recurso increíblemente útil para los gerentes de recursos humanos. Recursos humanos es un campo de gran alcance que abarca una amplia y ecléctica gama de responsabilidades. Las personas detrás de un departamento de recursos humanos tienen mucho de lo que estar al tanto. Su día a día podría incluir todo, desde la adquisición de talento hasta la realización de capacitación y la coordinación de programas de beneficios de la empresa.
Con tanto que hacer un seguimiento, es esencial que los gerentes de recursos humanos permanezcan organizados. Excel puede hacer mucho para ayudar en ese proceso. Puede proporcionar un medio confiable para que los profesionales de recursos humanos organicen los horarios de trabajo de los empleados, controlen el tiempo de vacaciones y más.
Listas de comprobación y Listas de tareas
Estas pueden ser las aplicaciones más simples y sencillas de Excel, pero eso no significa que no sean útiles o que no valga la pena mencionarlas. Excel se puede utilizar para realizar un seguimiento del progreso de diferentes proyectos, enumerar y detallar ofertas específicas, y controlar las tareas individuales que deben cubrirse día a día.
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Registros de tiempo
El seguimiento de las horas de los empleados es fundamental para mantener la responsabilidad en una empresa, tanto para la administración como para los empleados. Excel puede ser una forma económica y confiable de garantizar que el proceso se lleve a cabo de manera consistente y adecuada. Es una excelente manera de mantener las hojas de tiempo. Microsoft incluso ofrece plantillas descargables dedicadas específicamente a ese propósito.
¿Cómo puede ayudar un CRM?
Un CRM puede producir datos valiosos en forma de hoja de cálculo. Se pueden integrar varios CRM con Excel, lo que ayuda a los vendedores a manejar procesos como el seguimiento de contactos, la creación de tareas de calendario y la planificación de eventos empresariales con hojas de cálculo.
Las capacidades de automatización que ofrecen muchos CRM también alivian la presión de los profesionales de ventas al reemplazar las tareas de Excel tradicionalmente manuales. Por ejemplo, el CRM de HubSpot puede transferir automáticamente cualquier información de listas de contactos estáticas a hojas de cálculo de Excel y viceversa. Lo mismo ocurre con la información sobre ofertas nuevas, actuales o anteriores.
Cómo Crear un Modelo de Negocio en Excel
Excel es un gran recurso para la construcción de un áspero modelo de su negocio. Es una forma sólida de ayudarlo a rastrear y comprender los aspectos técnicos esenciales de su empresa, incluida la estructura legal de su negocio, las fortalezas y debilidades competitivas y el plan de ingresos.
Crear un modelo de negocio presenta mucho que desempacar y que tiene sentido. Afortunadamente, Microsoft proporciona algunas plantillas útiles para hacer que el proceso sea un poco más fácil.
Puede encontrar plantillas para dar forma a la estructura de su negocio.
Construir planes de ingresos detallados.
Comprender las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de su negocio.
Y más.
Excel tiene presencia en prácticamente todas las industrias — y por una buena razón. Es una de las aplicaciones empresariales dinámicas y de aplicación universal disponibles. No importa lo que haga su negocio, cuántas personas emplee y cuán avanzado esté en su desarrollo, probablemente todavía tenga algo que ganar con un uso inteligente de la aplicación.