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Los procedimientos claros y bien escritos en el lugar de trabajo lo ayudarán a lograr un producto de alta calidad constante y a mantener a su equipo seguro.
Si sus instrucciones no son claras o están abiertas a múltiples interpretaciones, las cosas saldrán mal. Esto dañará la calidad de su producto y podría poner en peligro la seguridad de sus trabajadores, lo que en última instancia le costará dinero.
Siga estos cinco sencillos pasos para reducir el riesgo de malos resultados para su equipo y su empresa.
Conoce a tu audiencia
Escribe pensando en tu audiencia. No asumas que el lector sabe de lo que estás hablando. Lo más probable es que tengan una amplia gama de edades, experiencias, culturas e idiomas diversos y habilidades diferentes para aprender cosas nuevas.
Acérquese al proceso con cuidado; no está tratando de «atenuar» las instrucciones que está dando. Ya le has dado a esta persona un trabajo basado en una cierta habilidad y experiencia. Escriba los procedimientos de su lugar de trabajo con eso en mente.
No se olvide, aquellos que lo han estado haciendo durante años son a menudo los que tienen más probabilidades de ignorar los procedimientos escritos, porque «saben cómo se hace».
El proceso y los métodos bien pueden haber cambiado desde que los aprendieron originalmente. El refuerzo constante de los procedimientos es importante para garantizar la coherencia de la calidad del producto y la seguridad en el lugar de trabajo.
Divídalo
Cualquier proceso o proyecto grande o complejo siempre se puede dividir en pasos cada vez más pequeños. Nadie dijo nunca, ‘Construyamos un Gran Colisionador de Hadrones’, y luego comenzó la construcción al día siguiente. Los proyectos y procedimientos complejos siempre se reducen a partes discretas en las que se puede trabajar y entender, y sus procesos no son diferentes.
Cada vez que enumere el siguiente paso en el procedimiento, pregúntese por qué, recordando que «Porque siempre lo hemos hecho de esa manera», es la respuesta completamente incorrecta. Cuando has dividido el proceso en pasos lo suficientemente pequeños, es mucho más fácil entrenar a la gente y reconocer cuándo la persona que estás entrenando lo ha «conseguido».
Usar fotografías
Pedirle a alguien que lea un procedimiento es un comienzo, decirle cómo hacerlo ayuda a transmitir el mensaje, darle imágenes y usted está casi en el camino. Cuando las personas leen u escuchan información, es probable que solo recuerden hasta un 10% de ella tres días después. Muéstreles una imagen junto con la misma información y retendrán hasta el 65% de ella tres días después.
Utilice siempre fotografías como parte integral de sus procedimientos.
Asegúrese de que sean claros y de que realmente ilustren lo que está tratando de transmitir.
Use fotografías para:
- Identificar equipos específicos
- Identificar pasos del proceso
- Para explicar la configuración del equipo
- Resaltar detalles importantes específicos del procedimiento
- Resaltar peligros potenciales
Deben:
- Ser lo suficientemente claro para identificar el equipo o el proceso
- Ser capaz de ser fotocopiado en blanco y negro sin perder contexto o detalle
- No incluir desorden de fondo
- Resaltar puntos clave usando flechas y texto
- Usar texto con moderación pero con suficiente detalle para identificar el elemento o paso del proceso
Pregunte a los expertos
El conocimiento del proceso es crítico. Hable con las personas que realizan estas tareas con frecuencia y averigüe cómo las realizan y si creen que podrían mejorarse.
Pregunte a aquellos que conocen el proceso de adentro hacia afuera sobre qué pasos deben resaltarse específicamente. Estos son los pasos que, si se hacen mal, causarán el mayor daño—a la persona que lleva a cabo la tarea o al producto en el que se está trabajando.
Es importante obtener la aceptación de aquellos que realmente harán el trabajo. Consulte con ellos y tomarán posesión una vez que los procedimientos estén en uso.
Pruébelo
Pruébelo. Dé el nuevo procedimiento a la persona que llevará a cabo la tarea y obtenga su opinión sobre si funciona y tiene sentido. Modificar en consecuencia. Repita hasta que esté bien.
Registre la competencia de sus trabajadores en cada procedimiento y audite regularmente. Estos son documentos en vivo para su uso diario; no escritos, firmados y dejados en un estante.
Por qué todo esto es importante
Desea producir un producto de alta calidad constante. Cuando haya escrito cómo puede lograrlo, puede transmitir esa información a cualquier persona que emplee y obtendrá los resultados que desea.
Cuando se registra cada paso de cada proceso y algo sale mal, puede identificar fácilmente dónde se cometieron los errores y por qué.
Debe registrar esta información para cumplir con las normas y la legislación.
Los procedimientos de su lugar de trabajo le garantizarán una calidad, seguridad y cumplimiento uniformes con un solo conjunto de documentos.
Si todo esto suena como mucho trabajo, es porque lo es, pero las recompensas son enormes.
Si sabe que necesita hacerlo pero no tiene tiempo, llámenos. Con mucho gusto lo haremos por usted o discutiremos formas de ayudar a que el proceso sea más fácil internamente.
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