¿Su cliente se negó a pagar el dinero que le debe? Si es así, debe cancelar la factura y evitar el impuesto sobre las ventas. Esto asegurará que los ingresos netos de su cuenta se mantengan actualizados. Si no tiene idea de cómo cancelar una factura en QuickBooks Online o QuickBooks Desktop, estamos aquí para iluminarlo.
¿Por qué necesita Cancelar una Factura en QuickBooks Online?
Como propietario de un negocio, debe haber caído en un escenario en el que los clientes se niegan a pagar la deuda. Puede haber cualquier razón detrás de ello. Por ejemplo, sus clientes no pueden pagar el dinero debido a errores técnicos o el cliente cambia de opinión y no está dispuesto a pagar la deuda debido a ciertas razones.
Como resultado, estas facturas van en vano. Al mismo tiempo, no puede guardar estas facturas impagadas en QuickBooks, ya que es posible que deba pagar el impuesto sobre las ventas (que ni siquiera cobró). Por lo tanto, la cancelación de la factura es la única opción que le queda.
Cancelar facturas En lugar de Eliminarlas
Como se indicó anteriormente, cancelar las facturas se convierte en una tarea necesaria si el cliente no paga la deuda. Sin embargo, algunos usuarios podrían pensar en eliminar la factura por completo de su cuenta de QuickBooks.
Hacerlo puede dar lugar a problemas inesperados. Aquí están las siguientes cosas que uno debe considerar al eliminar o cancelar las facturas en QuickBooks.
- Al eliminar la factura, perderá información valiosa, como detalles del cliente y del producto. Por otro lado, al cancelar las facturas, puede mantener seguros los detalles importantes para el futuro. Además, le ayudará a rastrear el porcentaje de las facturas que cancela en QuickBooks.
- Cuando elimine la factura, se considerará no facturada. Además, estos elementos aparecerán cada vez que interactúes con tu cliente. Su registro contable puede desorganizarse.
En consecuencia, eliminar la factura puede crear conflictos en su negocio. Por lo tanto, es mejor cancelar las facturas como deudas incobrables y evitar que se equivoque con la cuenta de responsabilidad por pagar del impuesto sobre las ventas.
¿Cuáles Son las Formas de Cancelar Facturas?
Los usuarios pueden cancelar las facturas de diferentes maneras. Por ejemplo, puede usar manualmente la función de cancelación de facturas de QuickBooks Online o usar la herramienta de cancelación de facturas en QuickBooks Online accountant. Los usuarios de QuickBooks Desktop también pueden cancelar la deuda incobrable fácilmente. Entendamos todo el procedimiento en detalle.
¿Cómo cancelar facturas en QuickBooks Desktop?
En QuickBooks Desktop, uno puede cancelar facturas fácilmente. Todo lo que tiene que hacer es crear un campo de cliente, deuda incobrable, agregar el artículo como deuda incobrable y cancelar la factura. Vamos a saber cómo cancelar facturas en QuickBooks Desktop.
- Inicie «QuickBooks Desktop» en su computadora.
- Vaya a la pestaña» Clientes » ubicada en la barra de menú superior.
- Haga clic en la opción» Centro de atención al cliente».
- Cuando se abra la nueva ventana, agregue el nombre del cliente a la izquierda.
- Elija la factura de la lista disponible.
- Ahora, haga clic en la pestaña» Clientes » de nuevo desde la parte superior.
- Seleccione la opción «Crear Memo de crédito / Reembolsos».
- Cuando se abra la ventana» Nota de crédito», introduzca el nombre del cliente. Además, mencione la fecha de cancelación de la factura. Esto completará automáticamente el número de nota de crédito.
- Ahora, cree una » Deuda incobrable «haciendo clic en la opción» Elemento».
- Luego, haga clic en el botón» Agregar nuevo».
- Seleccione el tipo «Otros cargos».
- Luego, haga clic en el » Elemento «y elija»Deuda incobrable».
- Agregue un producto utilizando la «deuda incobrable» que creó como elemento.
- Ahora, elimine el cheque de la opción «Está sujeto a impuestos».
- Pulse el botón» Guardar y cerrar».
- Aquí, mencione la cantidad de pretexto de la deuda impagada o incobrable.
- Elija la factura que desea cancelar.
- Luego, seleccione «Usar crédito para aplicar a la factura» ubicado en la parte superior.
- Haga clic en el botón «Guardar y cerrar».
¿Cómo Cancelar una Factura en QuickBooks Online?
Si prefiere cancelar una factura en QuickBooks Online, puede usar la función de Nota de crédito. Esto restaurará la cuenta de responsabilidad del impuesto sobre las ventas al estado original como estaba antes del problema de la deuda incobrable. Aquí le mostramos cómo cancelar facturas impagadas en QuickBooks Online.
- Inicie sesión en su «QuickBooks Online».
- Abra la factura que desea cancelar.
- Seleccione el icono «+ Nuevo » situado a la izquierda.
- Haga clic en la opción» Ventas».
- Seleccione la opción «Clientes».
- Agregue el nombre del cliente y seleccione la factura de la lista.
- Ahora, crea una nueva nota de crédito. Para ello, abra una nueva pestaña en su navegador web.
- Luego, vaya al icono «+ Nuevo » a la izquierda.
- En la pestaña» Clientes», haga clic en la opción» Nota de crédito».
- Cuando aparezca una ventana de» Nota de crédito», agregue la información requerida, como el nombre del cliente, la fecha y la dirección de facturación de la factura que está cancelando.
- Luego, cree un elemento de deuda incobrable yendo a «Productos y Servicios».
- Haga clic en el botón» Agregar nuevo».
- Cuando aparezca una nueva ventana, agregue la «Deuda incobrable» en el campo nombre.
- Además, seleccione «Deuda incobrable» para «Tipo de cuenta»y » Categoría».
- Vaya al icono «Engranaje».
- haga Clic en «Productos y Servicios».
- Agregue un nuevo producto e ingrese «Deuda incobrable» como nombre. Además, elija la cuenta de «Deudas incobrables» que acaba de crear.
- Mencione el importe de la factura que está cancelando.
- También puede habilitar la opción «Impuesto sobre las ventas».
- A continuación, pulse el botón» Guardar y cerrar».
- Para implementar esta «Nota de crédito», haga clic en el icono» +Nuevo».
- A continuación, haga clic en el botón «Recibir pago».
- En la» Transacción pendiente», elija la factura y el cliente que desea cancelar.
- Ahora, vaya a la sección» Crédito», seleccione la nota de crédito que creó anteriormente.
- Después de aplicar la nota de crédito, la cantidad debe ser Cero.
- Haga clic en el botón «Guardar y cerrar».
Hemos discutido cómo cancelar una factura en QuickBooks Online. Todo lo que tiene que hacer es crear una cuenta de gastos por deudas incobrables, crear un elemento de deuda incobrable, crear una nota y aplicar esta nota de crédito a la factura.
¿Cómo usar la herramienta de Cancelación de facturas en QuickBooks Online Accountant?
Para usar la función de amortización de facturas de QuickBooks Online, uno tiene que usar la herramienta de amortización de facturas. La herramienta está disponible para usuarios contables. Aquí está la guía paso a paso que puede seguir:
- Haga clic en «Herramientas de contabilidad».
- Elija la opción «Cancelar facturas».
- Ahora, ajusta las opciones «Hasta la fecha»,» Saldo inferior a «y» Antigüedad de la factura » para buscar en tu factura.
- Haga clic en «Buscar facturas».
- Dentro de la columna «Cliente», revise el nombre.
- Haga clic en las casillas de verificación con la factura que desea cancelar.
- Luego, haga clic en la opción «Cancelar».
- Ahora, use el menú desplegable «Cuenta» para elegir la cuenta que desea usar para las deudas incobrables.
- Pulse el botón «Aplicar».
Estos son los pasos para cómo cancelar una factura no pagada en QuickBooks Desktop. En caso de que cancele la factura con fecha anterior a la fecha de cierre, no tiene que agregar la contraseña de fecha de cierre.
Para resumir
es común caer en una situación en la que un cliente no paga la deuda. Aunque probablemente no reciba el dinero del cliente, cancelar la factura puede evitar que pague el impuesto sobre las ventas por el producto por el que ni siquiera recibió el pago.
por eso es importante que marque dichas facturas como las deudas incobrables y de escribir. Esto almacenará los detalles del producto o del cliente (si es necesario en el futuro). Además, puede mantener la contabilidad organizada.
¿Desea obtener más información sobre la creación de facturas y notas de crédito en QuickBooks? Siga las siguientes guías:
- ¿Cómo crear Facturas en QuickBooks?
- ¿Cómo crear una nota de crédito en QuickBooks?
Preguntas Frecuentes
Sí, definitivamente puede cancelar la factura tanto en QuickBooks Online como en QuickBooks Desktop. Para la versión en línea, todo lo que tiene que hacer es crear un campo cliente, deuda incobrable, agregar el elemento como deuda incobrable y cancelar la factura.
Los clientes a menudo no pagan el dinero que le deben. Si ese es el caso, debe cancelar la factura que creó para el cliente. Esto le ahorrará la responsabilidad del impuesto sobre las ventas y mantendrá la información del cliente/producto guardada simultáneamente.
Sí, hay que recordar que al eliminar la factura se pueden eliminar los detalles del producto y del cliente. Por lo tanto, es mejor cancelar la factura en lugar de eliminarla de forma permanente.