Un manual de usuario, o guía de usuario, es un documento de comunicación técnica que está diseñado para educar a los usuarios sobre un producto en particular. Producidos en forma impresa o digital, se pueden escribir sobre casi cualquier producto, pero son más comunes con software y hardware de computadora, dispositivos electrónicos y videojuegos.
Escrito generalmente por escritores técnicos o diseñadores de productos, su propósito es informar a los usuarios y ayudarlos a resolver cualquier problema relacionado con el producto. Como un componente vital de la distribución de productos, la calidad de su manual puede tener un gran impacto en la experiencia general del cliente, por lo que desea hacerlo bien.
En este artículo, compartiré consejos sobre cómo escribir un manual de usuario que transmita información a sus clientes de forma clara, y le mostraré cómo puede organizarlo el proceso de escritura en Zenkit.
Consejos para escribir un manual de usuario
Hay mucho que hacer para escribir un manual de usuario. Desde descripciones de funciones, instrucciones de reparación, hasta todos los detalles legales y advertencias de seguridad. Estos son algunos consejos a tener en cuenta cuando se trata de escribirlo:
- Conozca su objetivo
Cada manual de usuario debe tener un propósito. Por lo general, es para ayudar a los usuarios a resolver problemas relacionados con su producto, pero con eso también debe decidir cómo desea ayudarlos. Una vez que haya decidido el ángulo que desea tomar, divida la información en secciones e instrucciones paso a paso que sean lo suficientemente sencillas de seguir.
- Determine el usuario
Es imperativo conocer el tipo de público que leerá su manual de usuario, ya que influirá en la forma en que lo escriba. Conocer a su usuario promedio puede darle una idea del idioma que debe usar al escribir el manual del usuario, el formato y el estilo general. Por ejemplo, escribir para especialistas en TI expertos en tecnología será muy diferente a escribir para padres con familias jóvenes.
- Use un idioma accesible
Independientemente de quién sea su público, el idioma del texto del manual del usuario debe ser accesible incluso para la persona más no técnica. Tienes que asumir que el lector no tiene ningún conocimiento sobre tu producto, por lo que debe ser comprensible, claro y conciso. Debe dirigirse al lector y el uso de la jerga debe ser limitado.
- Hágalo visual
Se sabe que los seres humanos procesan datos visuales 60.000 veces más rápido que el texto, por lo que desea que su manual de usuario incluya imágenes. Los manuales de usuario casi siempre incluyen imágenes relevantes con el texto. Algunos productos incluso comparten imágenes de captura de pantalla de instrucciones paso a paso o son simplemente imágenes (los manuales de IKEA son famosos por no tener texto). Las imágenes realmente pueden ayudar a transmitir el mensaje que desea comunicar a su lector.
- Mejore la capacidad de búsqueda
Acéptelo, nadie va a leer el manual de usuario completo, por lo que para que los lectores encuentren valor en él, debe hacerlo lo suficientemente simple para que la gente lo hojee y encuentre lo que está buscando. Dale un formato limpio al tener un diseño consistente de página a página y asegúrate de que haya mucho espacio entre trozos de texto. Utilice palabras clave familiares relacionadas con el producto y asegúrese de que la fuente sea simple y legible.
Cómo planificar su manual de usuario
Zenkit es una gran herramienta para planificar un manual de usuario. La herramienta de gestión de proyectos está repleta de funciones que le permiten recopilar datos y luego estructurarlos para crear un flujo de trabajo optimizado. Estos son los pasos para organizar el proceso de escritura del manual del usuario.
Paso 1:
Regístrese para obtener una cuenta Zenkit gratuita e inicie sesión.
Paso 2:
Una vez que hayas personalizado tu perfil, haz clic en «nueva colección», dale un nombre a tu colección y presiona enter o «crear». Se le dirigirá a la vista Kanban predeterminada.
Puedes darle a tu colección un pequeño carácter personalizando un icono para ella. Para ello, haga clic en el título de la colección, seleccione «personalización» y elija los colores y el logotipo del icono que desee.
Personalmente, soy un fanático del uso de un tablero Kanban para trazar visualmente un plan de proyecto. El sistema de programación visual es ideal para identificar cuellos de botella y problemas que pueden surgir durante el proceso de planificación. También puede darte una visión clara de cómo progresa tu proyecto.
La vista Kanban presenta tres columnas predeterminadas etiquetadas como «Tareas pendientes, En curso y Terminadas». Puede cambiar el nombre de las columnas simplemente haciendo clic en uno de los nombres de las etiquetas y yendo a la sección nombre en el cuadro de menú que aparece. Para agregar más etapas a su flujo de trabajo, todo lo que tiene que hacer es hacer clic en «+ Agregar etapa», darle una etiqueta a la columna y hacer clic en «crear» o presionar enter.
Por supuesto, puede seleccionar tantas etapas como desee para su flujo de trabajo y etiquetarlas como mejor le parezca. Las etapas por las que fui son las siguientes:
- Info & Recursos
- Comentarios & Instrucciones
- Secciones
- Borradores
Paso 3:
Una vez determinada la estructura de su flujo de trabajo, puede comenzar a agregar otros elementos como elementos debajo de cada columna.
Como mencioné al principio de este artículo, un proyecto como escribir un manual de usuario implica una gran cantidad de contenido; contenido que debe desglosarse en varios capítulos y secciones, y secciones de secciones.
Los subítems de Zenkit son la característica perfecta para dividir tareas más grandes en tareas más pequeñas. Uno de los 12 campos personalizados de nuestra herramienta de gestión de proyectos, presenta todos sus elementos de una manera estructurada para que pueda trabajar con un cronograma manejable.
Para agregar un subítem a uno de sus elementos, simplemente haga clic en el elemento para abrirlo. Luego haga clic en el signo » + «que se encuentra encima de la sección de comentarios, luego seleccione»campo personalizado». En la sección» Tipo», desplácese hacia abajo y seleccione el campo «subítems». No olvides darle un nombre al campo!
Paso 4:
Para agregar más estructura a su flujo de trabajo, puede usar la vista de jerarquía de Zenkit. Para activar esta vista en tu colección, haz clic en «Kanban» (o el nombre de la vista en la que te encuentres) que encontrarás en la esquina superior derecha y selecciona «Nueva vista». Debería aparecer una extensión de menú y simplemente seleccionar «Jerarquía».
Paso 5:
La primera vez que use la vista de jerarquía, encontrará que sus elementos no están conectados. Puede conectarlos arrastrando y soltando cada elemento en el panel de jerarquía principal. Si arrastra un elemento principal, encontrará que los subítems vendrán con él.
La jerarquía asignada a un elemento depende de dónde lo coloque. Por ejemplo, los elementos arrastrados a la parte superior tendrán una jerarquía de nivel uno y los elementos que se arrastran debajo de otro se convertirán en un subítem de ese elemento.
La vista jerarquía muestra cada elemento que ha agregado a la jerarquía de sus elementos mediante el uso de sangrías para indicar cuándo un elemento se convierte en un subítem. Puede obtener una visión general de las tareas principales solo o ver todo en su proyecto a la vez colapsando o abriendo los elementos.
Planificación de otros tipos de documentos y materiales de texto
Al igual que la planificación de un manual de usuario, Zenkit se puede usar para planificar otros documentos o materiales con mucho texto. La función de vista jerárquica y subítem es perfecta para planificar cualquier proyecto que requiera organizar una gran cantidad de contenido que deba desglosarse en diferentes secciones, como una novela o una tesis universitaria.
Plan de escritura de novelas
Escribir una novela puede tardar años en completarse, por lo que es una buena idea tener un lugar donde anotarlo todo. Usando una plantilla similar a la guía del manual del usuario, puedes estructurar tu novela capítulo por capítulo y realizar un seguimiento de todos los detalles del personaje, la trama y el tema en una sola plataforma.
Plan de tesis/disertación
Desde ideas de temas hasta investigación y recopilación de datos, escribir una tesis o disertación requiere mucha planificación. Al usar Zenkit para administrarlo todo, puede ayudarlo a completar su tesis a tiempo y asegurarse de que no pasará por alto algo importante.
Haga clic aquí para usar nuestra plantilla de Planificación de Tesis / Disertación.
Un gran manual de usuario comunica información claramente al lector para que pueda superar cualquier problema que pueda surgir con el producto. Usar Zenkit para planificar el proceso de escritura, y aprovechar la función de vista jerárquica y subítem, puede ayudarlo a producir un manual de usuario de calidad que puede brindar a sus clientes la mejor experiencia posible.
¿Cuál fue el último manual de usuario que le resultó útil?
Saludos,
Dinnie y el equipo de Zenkit