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No estamos gestionando proyectos ahora de la misma manera que la gente gestionaba proyectos hace años. Los enfoques adoptados por muchas empresas y organismos profesionales para la gestión de proyectos son diferentes ahora a cuando empecé en el campo en 2000.
Entonces, ¿por qué ha sucedido eso y cuáles han sido los mayores cambios en la evolución de la gestión de proyectos?
Hay una serie de cosas en las que enfocarse, incluso comparando mis propias experiencias desde cuando comencé a administrar proyectos hace más de 10 años hasta el lugar de trabajo de hoy.
En primer lugar, echemos un vistazo a la historia de la gestión de proyectos, antes de entrar en los cambios que hemos visto en el campo más recientemente.
¿Cuánto tiempo ha existido la gestión de proyectos?
¡Más de lo que he estado trabajando en el campo!
La gestión de proyectos ha existido desde justo después de la Segunda Guerra Mundial. Al menos, la década de 1950 fue cuando la gestión de proyectos surgió como una disciplina para ayudar a las iniciativas de fabricación, construcción y gobierno a entregar de manera más confiable y con mayor repetibilidad.
Si lo piensas, hacer el trabajo para completar proyectos es una habilidad que se ha necesitado desde Stonehenge o las Pirámides. Las personas siempre han necesitado unirse para lograr un objetivo común, y eso es lo que realmente es la gestión de proyectos.
El diagrama de Gantt ha existido desde que Henry Gantt lo usó para su trabajo en la década de 1910.
Con toda esa historia, es extraño pensar que incluso ahora estamos viendo una gran aceleración de cómo la gestión de proyectos ha cambiado a lo largo de los años. Hoy en día, los gerentes de proyecto trabajan en todas las industrias, incluida la gestión de proyectos legales, la atención médica, la hospitalidad y el marketing.
Aquí está mi opinión sobre cuáles han sido los principales cambios en la gestión de proyectos.
Tecnología
Muchas cosas han cambiado en el campo de la tecnología, incluso en el pasado reciente. Estas son algunas de las principales innovaciones tecnológicas que han llevado a una evolución en la forma en que gestionamos los proyectos.
Herramientas de colaboración
Hemos visto la introducción de herramientas de colaboración en el lugar de trabajo. No olvidaré presentarme en la conferencia APM en 2008, donde hablé sobre cómo funcionaba el resto de las empresas en comparación con cómo trabajaban los gerentes de proyectos, y por qué deberíamos adoptar la tecnología y las herramientas de redes sociales.
Creo que mucha de la audiencia se sorprendió, y ciertamente tuve algunas conversaciones interesantes con personas desconcertadas después.
Hemos pasado de las redes de amigos Reunificados a sistemas colaborativos para toda la empresa que nos ayudan a trabajar mejor profesionalmente, tanto con redes externas como con colegas en el mismo proyecto. No habríamos tenido ese uso de la tecnología hace 10 años.
Hablo sobre cómo elegir, comenzar y colaborar con la tecnología en mi libro más vendido de PMI, Collaboration Tools for Project Managers.
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Trae tu propio Dispositivo
Junto con el uso de fuentes de colaboración y estilo de redes sociales en el lugar de trabajo, también hemos visto el auge de BYOD (Trae tu propio dispositivo).
He tenido una tableta durante varios años y ha marcado la diferencia en cómo trabajo. Además, hay literalmente docenas de aplicaciones que proclaman que lo ayudarán a hacer las cosas mejor/más rápido/más barato. Toma un tiempo encontrar algunos que te gusten personalmente.
Creo que el siguiente paso aquí será obtener algún tipo de tecnología de portal que tome todas mis aplicaciones favoritas y feeds de redes sociales y los reúna para que no tenga que usar varios sistemas para la gestión de proyectos.
Algunas herramientas de software de gestión de proyectos tienen como objetivo reunir tanto los aspectos colaborativos de la gestión de tareas en equipo como las características «técnicas» que necesitamos como gerentes de proyecto, pero aún no he visto una herramienta que lo haga todo bien.
En mi experiencia, los equipos a menudo terminan con una solución híbrida que pueden usar en varios dispositivos porque se adapta a su forma de trabajar.
IA y Big Data
La automatización robótica de procesos está aquí para quedarse, junto con IA, procesamiento de lenguaje natural, big data y todos los demás procesos basados en datos. Junto con estos desarrollos, se hace hincapié en la protección de datos en los proyectos.
Y lo bueno que es para la gestión de proyectos. Esta es una forma en que la tecnología ha cambiado el papel del gerente de proyecto para mejor, y aún lo está cambiando.
Esperamos que, con el tiempo, nuestras herramientas se vuelvan más inteligentes y podamos dedicar más tiempo al trabajo de valor agregado como el siguiente punto.
Participación de las partes interesadas
Finalmente, los organismos profesionales de gestión de proyectos se han despertado a la idea de que las personas importan.
Hay más énfasis en las personas hoy en día. Y menos en seguir procesos rígidos. Afortunadamente. La introducción de una sección sobre la gestión de grupos de interés en la Guía PMBOK® es un ejemplo de esto, aunque hemos visto el cambio hacia mejores modelos de participación de equipos y grupos de interés en los últimos años.
APM se centra en gran medida en la participación de los grupos de interés (y escribí el libro para ellos sobre el tema, vea este espacio para la fecha de publicación).
Puede parecer extraño decir que las personas en proyectos importan más hoy que hace 10 años, pero realmente creo que este es el caso. Hay un mayor énfasis en la colaboración, el trabajo en equipo y los gerentes de proyectos que tienen habilidades blandas para complementar su capacidad para programar tareas y administrar riesgos.
La satisfacción de las partes interesadas también cuenta para más hoy.
Y la mentalidad de mando y control está casi muerta.
Equipos virtuales
La gestión de proyectos ha cambiado con el tiempo porque el lugar de trabajo ha cambiado con el tiempo.
Uno de los grandes cambios en la forma en que la tecnología ha cambiado la gestión de proyectos es que ahora tenemos la opción de elegir entre los mejores recursos de todo el mundo, dondequiera que se encuentren. No necesitamos elegir a nuestros colegas de la siguiente ciudad, solo porque pueden llegar a la oficina para estar con nosotros.
Con el trabajo virtual y remoto de los equipos viene off-shoring, nearshoring, y una mayor dependencia de terceros para hacer todas las cosas que queremos hacer el trabajo.
Administrar un equipo remoto y trabajar de forma remota puede ser genial, pero también conlleva desafíos.
Complejidad
La complejidad es uno de los desafíos que presentan los equipos repartidos por todo el mundo. Otros factores que afectan la complejidad del proyecto incluyen:
- El número de variables e interfaces entre equipos y sistemas
- Altos niveles de incertidumbre y falta de conciencia
- Altos niveles de imprevisibilidad para que no pueda planificar con anticipación y predecir lo que sucederá
- Un rápido ritmo de cambio (para el entorno o la solución)
- El número de partes interesadas y sus relaciones
- El sistema en el que opera el proyecto y las interdependencias entre ese entorno y la cultura organizacional en general.
Básicamente, es probable que los proyectos en los que trabajamos hoy involucren a más personas, más cambios transformadores, más interfaces y nos lleven a trabajar en cosas que no hemos hecho antes, lo que se suma al desafío.
Es una de las razones por las que las técnicas como la programación en cadena crítica son más importantes ahora, al menos para que usted esté al tanto de los conceptos, incluso si la organización no se ha tragado totalmente la idea.
Si quieres saber cómo ha cambiado la tecnología en la gestión de proyectos, este es otro ejemplo. Las organizaciones ahora tienen docenas de sistemas, y hay un trabajo por hacer con la integración y la migración lejos de las herramientas heredadas.
Momentos divertidos.
Un cambio hacia el liderazgo
Finalmente, también hay más énfasis en el liderazgo.
Los gerentes de proyecto realmente necesitan dar un paso adelante y liderar. Como profesión, no estamos haciendo lo suficiente de esto, y eso tiene que cambiar.
Como parte de eso, hay un cambio hacia saber por qué está haciendo lo que está haciendo en su proyecto. Anteriormente, existía la creencia de que los gerentes de proyecto implementaban las estrategias de otras personas y éramos responsables de cumplir con los plazos y hacer un seguimiento del dinero.
Hoy en día, vemos a los gerentes de proyectos asumir un papel en el que pueden desafiar a los gerentes sénior sobre por qué se están realizando los proyectos y asesorar sobre el cierre prematuro del proyecto cuando sea necesario. Este es un movimiento masivo hacia el liderazgo de proyectos en lugar de simplemente implementar procesos.
En estos días, tenemos que hacer más, y es aún más importante ser productivos y efectivos en el trabajo.
Esto evolucionará aún más: si puede liderar un proyecto, puede liderar otras áreas de negocio, por lo que la trayectoria profesional de los gerentes de proyectos durante los próximos 10 años esperamos ver a más de nosotros ramificando proyectos, programas y carteras en la administración de unidades de negocio a niveles ejecutivos.
Así que eso es lo que he visto. ¿Qué otros cambios ha visto en los últimos 10 años que le han hecho darse cuenta de cómo ha avanzado la gestión de proyectos?