La licitación es quizás más común en el sector público, con universidades, consejos, hospitales y departamentos gubernamentales que la usan regularmente para adquirir bienes y servicios, ya sea catering y seguridad, o equipos de TI y marketing digital.
También hay muchas oportunidades interesantes para trabajar con grandes corporaciones del sector privado, especialmente en la construcción, que depende en gran medida de contratistas y subcontratistas para entregar proyectos.
Si no tiene experiencia en procesos de licitación, dar sus primeros pasos puede resultar desalentador. La razón por la que hay tantas empresas de redacción de ofertas por ahí es porque se necesita tiempo y habilidad para hacerlo bien. Pero muchas pequeñas empresas han visto cómo sus fortunas se transformaban cuando aseguraban nuevos y repetidos negocios como proveedor aprobado, por lo que sus esfuerzos ciertamente pueden dar sus frutos.
Ya sea que decida contratar a alguien para que escriba su oferta, o planee hacerlo usted mismo, esta guía le mostrará cómo licitar para el trabajo.
¿Qué es la licitación?
La licitación es un proceso formal en el que se invita a las empresas a presentar ofertas para contratos de organizaciones del sector público o privado, que necesitan habilidades específicas para un proyecto, o bienes y servicios de forma continua.
Pocas organizaciones tienen la capacidad de hacer todo internamente, por lo que tiene sentido subcontratarlo a aquellos que tienen los recursos y la experiencia para entregarlo en su nombre. Las empresas siempre están en busca de especialistas que puedan ayudarles en cualquier cosa, desde la construcción de un sitio web hasta una carretera.
El proceso de licitación está diseñado para ser justo y transparente. Cuando los proyectos están financiados con fondos públicos, o simplemente hay grandes sumas en juego, las organizaciones necesitan obtener la mejor relación calidad-precio para los contribuyentes o las partes interesadas, y demostrar que no han adjudicado contratos injustamente.
Las licitaciones tampoco se limitan a las grandes empresas: las PYMES representan más del 99,9% de la población empresarial y el Gobierno se ha comprometido a gastar un tercio de su presupuesto de adquisiciones con ellas para 2022.
El proceso de licitación explicado
Una buena cosa de la licitación es que no necesita una gran cantidad de contactos comerciales para ganar trabajo: una búsqueda en línea le dará una buena idea de las opciones disponibles.
El gobierno del Reino Unido ejecuta un servicio de búsqueda de contratos para cualquier contrato actual o futuro del sector público por valor de más de £10,000. Puede buscar las últimas oportunidades en función de su industria, ubicación, valor e incluso si es adecuado para PYMES.
Junto con el Buscador de contratos, el sitio web del gobierno sugiere otras rutas, como el Diario Electrónico de Licitaciones (TED) para el trabajo en la UE, el Mercado Digital para proveedores de servicios digitales y la Iniciativa de Investigación para Pequeñas Empresas (SBRI). También es una buena idea ponerse en contacto con su consejo local para averiguar cómo convertirse en un proveedor aprobado y buscar avisos en publicaciones relevantes de la industria.
Los contratos del sector público para Escocia, Gales e Irlanda del Norte aparecen en sitios web separados, Public Contracts Scotland, Sell 2 Wales y eSourcing NI y eTenders NI.
A diferencia del sector público, no existe una ventanilla única para trabajar con el sector privado. Puede obtener información sobre oportunidades en eventos, en sitios web de la empresa, en publicaciones comerciales o poniéndose en contacto directamente con las empresas. Es importante ser proactivo, así que tómese el tiempo para establecer contactos, crear el perfil de su empresa en publicaciones relevantes y asegurarse de que su sitio web y los canales de redes sociales reflejen sus capacidades.
Al igual que con cualquier cosa, vale la pena ser estratégico, ya que un enfoque de pistola de dispersión solo consumirá sus recursos sin entregar resultados. Busque contratos que coincidan con sus habilidades y experiencia para tener la mejor oportunidad de al menos ser preseleccionado.
Es igual de importante establecer qué valor aportará el contrato a su negocio, después de todo, no tiene sentido asegurar un proyecto si solo cubre sus costos.
Piense en los recursos que necesitará para entregar el trabajo a un alto nivel y si necesitará invertir en personal adicional, incluidos trabajadores de agencias, y equipos nuevos.
Compruebe que no se le excluirá automáticamente porque no tiene las habilidades, cualificaciones o acreditaciones profesionales adecuadas y, cuando corresponda, tenga en cuenta el costo del viaje a la ubicación del cliente. Algunas organizaciones, como los consejos, le piden que se registre en línea antes de pujar, así que identifique a sus clientes potenciales clave y cree una cuenta para ahorrar tiempo y conocer los últimos proyectos que se ofrecen desde el principio.
Como parte del proceso de licitación de contratos, es probable que las organizaciones del sector público y privado revisen el puntaje de crédito de su empresa para ver qué tan estable financieramente es el negocio. Una mala calificación crediticia es una señal de advertencia de que es posible que no pueda cumplir sus promesas porque no puede pagar a sus propios proveedores.
A veces, un descuido aparentemente menor, como no actualizar sus datos con Companies House, puede reducir su puntuación y ponerlo en desventaja. Realice un chequeo financiero de su empresa utilizando el servicio de perfil de Mi negocio de Experian antes de pujar e inmediatamente verá qué factores están afectando su puntuación y comenzará a mejorarla.
Por último, pero no menos importante, decide si escribes tu oferta internamente o encargas a un profesional que lo haga por ti. Si bien puede parecer más rentable hacerlo usted mismo, recuerde que podría estar desviando recursos del trabajo facturable y puede carecer de la experiencia para licitar de manera efectiva. Contratar a un profesional podría mejorar tus posibilidades, pero también es un gasto adicional que solo ofrece beneficios si aseguras el contrato.
¿Cómo funciona el proceso de licitación?
Generalmente, hay dos tipos de licitación: abierta y restringida.
¿Qué son las licitaciones abiertas?
Una licitación abierta implica responder a una oportunidad anunciada, luego el equipo de adquisiciones envía una Invitación a Licitar (ITT) o RFP (Solicitud de Propuesta).
¿Qué son las licitaciones restringidas?
Una licitación restringida suele ser un proceso en dos etapas, en el que las partes interesadas son preseleccionadas mediante un Cuestionario de precalificación (PQQ). Esto se debe normalmente a que la organización recibe un gran número de solicitudes y necesita identificar rápidamente a aquellos que cumplen con sus requisitos. Por lo general, se le pedirá que envíe información corporativa y financiera, así como detalles de su experiencia, habilidad, capacidad y estándares de calidad. Aunque completar un PQQ puede sentirse como otro aro por el que saltar, puede ahorrarle tiempo en pujar por un trabajo para el que su negocio no sería elegible.
Escribir su documento de licitación
Ya sea que haya aprobado el PQQ o haya sido invitado a licitar directamente, su documento de licitación es una oportunidad para mostrar sus capacidades con más detalle y eclipsar a la competencia. Tenga claro qué valor puede agregar y asegúrese de que su declaración sea sucinta, sin escatimar en detalles.
No hace falta decir que debe responder a todas las preguntas e incluir información esencial, como sus costos, plazos, experiencia y cómo entregaría el proyecto. También deberá proporcionar información de respaldo, como una certificación ISO. Aunque no necesariamente puede perder si no tiene esta certificación, puede perder si otros postores lo hacen.
Con la mayoría del trabajo duro hecho, tenga cuidado de no caerse en el obstáculo final. Date mucho tiempo y pide al menos a otra persona de confianza que compruebe la legibilidad y los errores ortográficos y gramaticales de tu documentación de licitación. Siempre corrobore sus reclamos con pruebas y recuerde que está trabajando dentro de un plazo estricto, así que asegúrese de que su solicitud llegue a tiempo o será descartada.
¿Qué pasa después?
Con su oferta presentada, todo lo que puede hacer es esperar a saber si ha ganado o no. La ITT (Licitación) establece el sistema de puntuación que se utilizará para juzgar las solicitudes y generalmente se divide entre precio y calidad, por ejemplo, un 60% de ponderación sobre el precio y un 40% sobre la calidad. Un sistema de puntuación comúnmente utilizado se conoce como la oferta económicamente más ventajosa (CARNE).
Una vez que el equipo de adquisiciones ha tomado una decisión, se contacta con la empresa ganadora y comenzará a trabajar en el proyecto, de acuerdo con el plazo acordado.
Sin embargo, trate de no desanimarse si no ganó el contrato, especialmente en su primer intento. La competencia es feroz y escribir ofertas, como hemos visto, es una habilidad que puede tardar años en perfeccionarse. En su lugar, piense en lo que podría hacer mejor en el futuro y siempre solicite comentarios, algo que las organizaciones del sector público deben proporcionar en un plazo de 15 días.
Los comentarios constructivos le dan el impulso para realizar mejoras en su negocio e informar sus actividades de licitación, lo que lo encamina hacia ganancias futuras.
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