Con el fin del año fiscal que se acerca rápidamente, muchas personas se involucrarán en una batalla de último minuto para encontrar todo el papeleo para respaldar las deducciones que les gustaría reclamar este tiempo de impuestos. Si ha sido organizado y ha guardado todo lo que necesita en un archivo ordenado y ordenado, enhorabuena. Pero si ha pasado 11 meses al año ignorando por completo sus impuestos, ahora podría tener dificultades para encontrar recibos y facturas de muchas de las cosas por las que podría haber reclamado. Con la ATO que requiere una justificación para permitir una deducción, aquí está nuestra guía para mantenerse al día con el mantenimiento de su registro de impuestos.
Regla de evidencia por escrito: registros que debe mantener para reclamos de más de 3 300
Debe tener evidencia por escrito para probar sus reclamos de deducción si el total de sus reclamos excede los $300. Los registros que mantenga deben probar la cantidad total, no solo la cantidad superior a $300.
El límite de 300 dólares no se aplica a las solicitudes de reembolso de gastos de automóvil, comida, transporte de premio y gastos de viaje. Existen reglas especiales de evidencia escrita para estas reclamaciones (como el cuaderno de bitácora para las asignaciones de automóviles).
¿Qué pasa si mi reclamo es inferior a $300?
Si el total reclamado es de 3 300 o menos, debe poder mostrar cómo calculó sus reclamaciones, pero no necesita pruebas escritas.
Existe una idea errónea generalizada de que puede reclamar deducciones por valor de 3 300 automáticamente, sin tener que preocuparse por probarlas. Ese no es el caso. Si en realidad no incurrió en los gastos, y no puede mostrar cómo calculó el monto de su deducción, no puede presentar una reclamación.
¿Qué es la evidencia escrita?
Las pruebas escritas pueden ser:
1. Un documento (como una factura o recibo) del proveedor de los bienes o servicios, que muestre:
• el nombre del proveedor
• el importe del gasto
• Una descripción de los bienes o servicios adquiridos. Si no se muestra, puedes escribir esto en el documento
• la fecha en que incurrió en el gasto
• la fecha del documento
2. Evidencia que usted mismo ha registrado:
* Para gastos de 1 10 o menos cada uno cuando el total de estos gastos es de these 200 o menos, o cuando no ha podido obtener evidencia por escrito, por ejemplo, para cargos de peaje o estacionamiento donde no puede obtener un recibo.
* Sus registros deben mostrar los mismos detalles que un documento de un proveedor como se describe anteriormente.
En la mayoría de los casos, una factura o recibo de una compra es el medio preferido de fundamentación, pero en algunos casos, un extracto bancario o de tarjeta de crédito puede ser una fundamentación aceptable.
¿Cuánto tiempo necesita mantener sus registros?
Debe conservar su evidencia escrita durante cinco años a partir del 31 de octubre siguiente al final del año fiscal o, si presenta más tarde, durante cinco años a partir de la fecha en que presenta su declaración de impuestos. Si al final de este período tiene una disputa con la ATO relacionada con un gasto de trabajo, debe mantener los registros pertinentes hasta que se resuelva la disputa.
Para los activos depreciados, debe mantener registros de todo el período durante el cual reclama deducciones por la disminución del valor de esos activos. Debe mantener sus registros por otros cinco años a partir de la fecha de su última reclamación. Los cinco años comienzan el 31 de octubre siguiente al final del año fiscal o, si presenta más tarde, a partir de la fecha en que presenta su declaración de impuestos. Este período se extiende si, al finalizar los cinco años, usted está en una disputa con la ATO relacionada con un activo depreciable.
Si utiliza la información de sus registros en una declaración de impuestos posterior, es posible que tenga que mantener los registros por más tiempo. Por lo tanto, si arrastra una pérdida de impuestos, debe mantener los registros hasta el final de cualquier período de revisión para la declaración de impuestos sobre la renta en el que la pérdida se deduzca por completo.
Si es propietario de un activo que estará sujeto al impuesto sobre las ganancias de capital en la enajenación, deberá mantener registros que cubran todo el período de propiedad hasta 5 años después de la presentación de la declaración de impuestos que registre la enajenación del activo.
¿Copia en papel o electrónica?
Tradicionalmente, los contribuyentes mantienen registros en papel para respaldar sus reclamaciones, pero la ATO permite que se conserven copias electrónicas. Dado que los registros en papel se pierden fácilmente, y a menudo se desvanecen con el tiempo, mantener copias electrónicas (como una fotografía en un dispositivo móvil) puede ser más eficiente, siempre que se asegure de que los registros electrónicos se respaldan regularmente en un espacio de almacenamiento seguro. Hay aplicaciones en el mercado que le permiten almacenar copias de registros de forma segura.