Los eventos musicales son algunos de los eventos más emocionantes para ser parte de ellos. Es fácil asumir que todo es «rock and roll» y sucede orgánicamente, pero saber planificar un evento musical es clave. Mucha organización y planificación es en realidad lo que impulsa la creatividad y la diversión.
Hemos recopilado algunos pasos clave para ayudarte a planificar un evento musical. También hemos incluido consejos y recursos específicos que puedes usar.
Estos pasos no son particularmente glamurosos. Pero pregúntale a cualquier promotor musical: Le dirán que cualquier cosa que ahorre tiempo y acelere el proceso es bienvenida.
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Establezca su presupuesto
Hay una razón por la que el presupuesto es el primer consejo de esta lista. El dinero que tienes que gastar dictará la mayoría de las decisiones que tomes. Si no establece un presupuesto, es casi seguro que gastará en exceso.
No tienes que gastar una fortuna. Se han organizado muchos conciertos legendarios en la trastienda de los pubs con bandas de las que la mayoría de la audiencia no ha oído hablar.
Lo importante es averiguar cuánto dinero puede permitirse gastar. De esta manera, no tendrás de tu bolsillo. Un evento exitoso incluso terminará obteniendo ganancias (o al menos un punto de equilibrio).
El presupuesto para cada concierto variará ligeramente. Piensa en cuántas personas esperas llegar al evento. ¿Cuál es un precio realista para las entradas? Su presupuesto nunca debe exceder lo que planea hacer en la puerta. Si no, acabarás perdiendo dinero.
Encuentra el lugar adecuado
El lugar es una gran parte del concierto. Se suma al ambiente. Algunas personas visitan religiosamente los mismos lugares de eventos y son fanáticos del espacio tanto como de la banda.
Google es definitivamente útil para encontrar lugares, pero hay otros métodos.
Sitios web como Venuefinder son útiles: ya han recopilado detalles importantes, como acceso para discapacitados e información de contacto. También hay muchos locales que no son de música. Asegúrese de que el lugar sea adecuado para conciertos o perderá el tiempo para ponerse en contacto.
Otro buen método es hacer ingeniería inversa a los listados de conciertos. Echa un vistazo a conciertos similares en la zona. Compruebe el lugar indicado. Desde aquí, puede encontrar los contactos relevantes en el lugar. Bands in Town es un sitio web donde se pueden buscar y explorar miles de eventos por área.
Claro, un lugar debe tener todas las instalaciones necesarias. Pero también debe tener ese poco de ambiente que no se necesita para, por ejemplo, una conferencia. Considere no solo la capacidad, las instalaciones y la ubicación del lugar, sino la reputación que tienen para la música.
Regístrese para bandas y artistas
Este paso es intercambiable con la búsqueda de un lugar. Probablemente estés planeando un evento musical porque ya tienes bandas y artistas en mente. Si no, prepárate para la difícil (pero gratificante) tarea de encontrar y contratar a tus músicos.
La escala de tu evento musical es una gran consideración aquí. Las bandas que recién están comenzando probablemente estarán felices de tocar en pubs y clubes. Los pequeños conciertos al comienzo de una carrera son un rito de iniciación para los músicos.
No gaste una fortuna en contratar artistas que son caros si está comenzando a pequeña escala.
Por otro lado, piensa en la banda o bandas que traen fans. Al menos una de las bandas de tu alineación debería ser un empate y traer a muchos de sus propios fans. Contratar a tres bandas desconocidas para un lugar con capacidad para 1.000 personas es una receta para el desastre.
Encontrar bandas requiere un poco de trabajo de campo. Esto es especialmente cierto si no tienes ninguna en mente.
Una búsqueda en Google producirá resultados como función y alianzas de boda. Estos son costosos y reproducirán versiones de canciones. Probablemente no es lo que tienes en mente para tu evento musical.
El mejor método es ir a donde los músicos pasan el rato, tanto en línea como fuera de línea.
Sin conexión
Compruebe los listados de conciertos para los que las bandas están «haciendo el circuito» localmente. Salas de práctica locales y lugares son un buen lugar para encontrar los nombres y géneros de algunas bandas en persona. Pregunte a sus amigos, especialmente a aquellos que se consideran aficionados a la música.
En línea
Twitter, Soundcloud y Facebook son lugares útiles para buscar. Reverb Nation tiene una función que le permite buscar por ubicación. Esto es un salvavidas si estás buscando bandas locales. Envía mensajes a los artistas intérpretes o ejecutantes para preguntarles cómo reservarlos y comprobar su disponibilidad.
Bandas en la ciudad es ideal para encontrar lugares, pero también tiene un montón de listas de conciertos. Esto puede darte una lista de bandas para explorar para tu propio evento.
La guía sin firmar es un directorio de música que es un recurso muy detallado y útil para cualquier persona que trabaje en la industria de la música. Tienen una lista de más de 70 agentes de reservas y los datos de contacto de todos ellos. No es de acceso gratuito, pero si te tomas en serio la búsqueda de talentos en ascenso, vale la pena la tarifa mensual de £4.99.
Asegúrate de reservar bandas de géneros similares para no desanimar a tus clientes. Lleva mucho tiempo, pero encontrar artistas también es divertido.
Planificar equipo y tecnología
Hay muchas posibilidades de que no tenga que lidiar con el equipo y los ingenieros de sonido al reservar un concierto, pero es mejor comprobarlo.
Mientras que muchos lugares tendrán su propio sistema de megafonía y el personal para ejecutarlo, asegúrese de preguntar. Vea si necesita contratar o comprar algo adicional.
Siempre debe pedir a los artistas una lista de cualquier equipo específico que necesiten (que no planeen traer ellos mismos). Establezca quién está preparando el equipo y quién está dirigiendo la mesa de mezclas en la noche. La comunicación es clave aquí.
Heat on the Street ha creado una lista de verificación para eventos que le ayudará a realizar un seguimiento de todos los costos y consideraciones de producción.
Considere la logística de eventos
La logística es un tema bastante amplio. Si eres del tipo creativo, es probable que solo la palabra en sí misma haga que tu piel se degrade.
Ciertas cosas siempre tendrán que ser discutidas y consideradas mucho antes del concierto. La siguiente lista muestra algunos de los aspectos logísticos en los que tendrá que pensar para asegurarse de que todo funcione sin problemas. Asegúrate de que:
- Reserve el lugar en una fecha adecuada para todas las fiestas, incluidos los artistas intérpretes o ejecutantes.
- Configure canales de marketing como páginas de eventos, invitaciones y carteles.
- Establezca una línea de tiempo para el día del concierto, incluso cuando los artistas y el personal necesiten llegar.
- Planifique el personal de seguridad y de puertas para manejar la venta de entradas del día, reparta insignias de eventos,etc. (Pregunte en el lugar si se espera que proporcione personal.)
- Seguir el protocolo de salud y seguridad. El lugar podrá ayudar con esto, pero debe alertar a los artistas, al personal y a los asistentes. Este artículo tiene algunos consejos excelentes sobre salud y seguridad para eventos.
- Ordena tus precios y entradas. La emisión de boletos se hace mucho más fácil mediante el uso de una plataforma como Billetto. Puede crear varias categorías de entradas y establecer la capacidad máxima para que no tenga que preocuparse por la venta excesiva.
- Compruebe si hay algún toque de queda o problemas de licencia. Fije un tiempo firme que tenga que terminar. Crea una orden de marcha. Los artistas pueden sentirse tentados a invadir, así que advierta que esto no es posible. Diles que el sistema de megafonía podría cortarse.
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Obtenga los conceptos básicos clavados y prospere
A medida que adquiera experiencia en la planificación de un evento musical, verá que hay mucho que considerar. Los consejos anteriores son un excelente punto de partida para asegurarse de que tiene los conceptos básicos cubiertos.
A medida que se acerque al evento, tendrá que considerar todo, desde el marketing hasta los jinetes. Manténgase atento a publicaciones más detalladas sobre la promoción y organización de eventos musicales aquí en el blog.