En este artículo, cubriremos cómo preparar un presupuesto en efectivo. Por lo general, el dinero en efectivo juega un papel fundamental en todos los negocios. Tener suficiente efectivo permite a una empresa optimizar su operación; especialmente ayuda en las actividades de inversión. Para ayudar a una empresa a administrar su efectivo para actividades de inversión y financiación, se necesita un presupuesto de efectivo adecuado. Entonces, ¿cómo preparar un presupuesto en efectivo?
Antes de entrar en detalles, repasemos una definición básica del presupuesto en efectivo.
¿Qué es un Presupuesto en efectivo?
El presupuesto en efectivo también se conoce como pronóstico de efectivo. Es un estado de las entradas y salidas de efectivo planificadas de una empresa para un período determinado. O simplemente, un presupuesto en efectivo muestra los ingresos en efectivo y los gastos en efectivo esperados durante el período presupuestario de una entidad comercial. Por lo general, el presupuesto en efectivo se utiliza para estimar las necesidades de efectivo a corto plazo para usos operacionales, así como para financiar cualquier decisión de inversión.
El presupuesto en efectivo se prepara normalmente para cubrir un corto período de tiempo, generalmente dentro de un período de un año con un desglose mensual o trimestral. La mayor frecuencia de presupuesto en efectivo interno depende de qué tan estacional sea el negocio. La posición más estacional o incierta de un negocio conduce a que el presupuesto en efectivo se prepare con más frecuencia.
Para una empresa en la que los patrones de flujo de efectivo son tan estacionales, el presupuesto de efectivo se preparará mensualmente. Esto se debe a que ayudará a esa empresa a ver su situación de caja con frecuencia y a planificarla con anticipación para cualquier necesidad de financiación o de funcionamiento.
Propósito del Presupuesto de efectivo
El propósito principal en la preparación de un presupuesto de efectivo es conocer la situación de efectivo al final de cada mes o trimestre. Esto se debe a que la empresa puede decidir sobre cualquier financiación necesaria si hay escasez de efectivo y decidir sobre oportunidades de inversión cuando la empresa tiene excedentes de efectivo.
Cuando una empresa tiene escasez de efectivo o por debajo de un saldo de efectivo mínimo, la empresa puede considerar concertar acuerdos de financiación. Esto es típicamente a través de notas a pagar u obtener el servicio de sobregiro del banco.
Alternativamente, si la compañía tiene superávit o mucho efectivo, la compañía puede considerar invertir en cualquier valor negociable a corto plazo; por ejemplo, un acuerdo de recompra a un día o un certificado de depósito negociable a corto plazo (CDs).
¿Cómo preparar un Presupuesto en Efectivo?
Preparar un presupuesto en efectivo no es una tarea fácil. Implica varias consideraciones, incluida la incorporación de datos anteriores y un enfoque orientado al futuro. Hay varios pasos para preparar un buen presupuesto en efectivo.
En la sección posterior a continuación, ilustraremos cómo preparar un presupuesto en efectivo paso a paso.
Estos son los siguientes:
Paso 1-Preparar la Proyección de Recibo de efectivo
Básicamente, el punto de partida para preparar el presupuesto de efectivo es hacer las proyecciones de recibo de efectivo. Los recibos de efectivo incluyen todos los ingresos de efectivo de una empresa de un período determinado.
Los componentes más comunes de los recibos de efectivo son las ventas en efectivo, el cobro de las ventas a crédito de sus cuentas por cobrar y otros recibos de efectivo.
A continuación se muestra la proyección simple de la recepción de efectivo:
Ejemplo:
ABC Co está preparando su presupuesto de efectivo para el último trimestre del año de octubre a diciembre de 20X9. Las ventas reales de ABC Co para agosto y septiembre de 20X9 son de 1 150,000 y 3 350,000 respectivamente. La empresa ha proyectado sus ventas para octubre, noviembre y diciembre por $300,000, $400.000 y 450.000 dólares, respectivamente.
Históricamente, ABC Co tiene el 20% de sus ventas en efectivo y el 60% de sus ventas a crédito se pueden cobrar después de 1 mes, con el 20% restante después de 2 meses. Para simplificar, ABC Co ha ignorado la deuda incobrable en la preparación de su presupuesto de efectivo.
Del ejemplo anterior, podemos preparar los recibos de efectivo proyectados en tres componentes principales de la siguiente manera:
- Ventas previstas: Estas ventas previstas se utilizan para proporcionar una ayuda con el fin de calcular los ingresos en efectivo proyectados en las cuentas por cobrar de la experiencia anterior.
- Ventas en efectivo: Las ventas en efectivo aquí representan el 20% de las ventas en efectivo de la empresa.
- Cobro de cuentas por cobrar: Representan el cobro de sus cuentas por cobrar como resultado de ventas a crédito para cada mes basado en el historial pasado.
Los recibos de efectivo previstos se presentarán de la siguiente manera:
Retraso de 1 mes: Representa el cobro de cuentas por cobrar de las ventas de 1 mes anterior. las colecciones de September 90,000 en septiembre representan el 60% de las ventas de agosto. Las recaudaciones de October 210,000 en octubre representan las ventas de 3 350,000 para septiembre y así sucesivamente.
Retraso de 2 meses: Representa el cobro de cuentas por cobrar de 2 meses anteriores. $30 representa las colecciones del 20% de las ventas de August 150,000 de agosto, mientras que la colección de 7 70,000 representa las colecciones de las ventas de September 350,000 de septiembre y así sucesivamente.
Otros recibos de efectivo son generalmente los recibos de intereses, dividendos, proceder de ventas de propiedades, planta y equipo, etc.
Paso 2 – Preparar la Proyección de desembolso de efectivo
Los desembolsos de efectivo también se denominan pagos en efectivo. Estos incluyen todas las salidas de efectivo de una empresa durante un período determinado. A continuación se presentan los componentes comunes de los desembolsos en efectivo:
- Compras en efectivo
- Pago de cuentas por pagar
- Pagos de alquiler o arrendamiento
- Sueldos y salarios
- Pagos de impuestos
- Pagos de activos fijos
- Pagos de intereses
- Pagos de dividendos en efectivo
- Reembolsos del principal del préstamo
- Pagos de recompras o retiradas de existencias
Tenga en cuenta que la depreciación y otras partidas no monetarias no están incluidas en el presupuesto de efectivo. Por lo tanto, durante la preparación del presupuesto en efectivo, tenga en cuenta excluir esas partidas.
Ejemplo:
Siguiendo la proyección de recibos de efectivo, continuemos con los desembolsos de efectivo para ABC Co de octubre a diciembre de 20X9. De la historia pasada, las compras de ABC Co representan el 70% de las ventas. Históricamente, el 20% de estas se paga en efectivo, el 60% se paga en el mes siguiente y el 20% restante se paga en el segundo mes de la compra. A continuación se muestran los otros pagos proyectados de octubre a diciembre de 20X9:
- Los pagos de alquiler son de 5 5,000 por mes
- Sueldos y salarios: El costo del salario fijo por año es de 9 96,000 o 8 8,000 por mes. Los salarios se estiman en el 10% de las ventas mensuales.
- Pagos de impuestos: Se estima que los impuestos se pagarán en diciembre por 3 30,000.
- Activos fijos: proyecto de ABC Co para comprar maquinaria nueva por 1 120,000 en noviembre.
- Pagos de intereses: El pago de intereses de 15.000 dólares debe pagarse en diciembre.
- Reembolsos de préstamos de principal: ABC Co tiene un plan de reembolso de principal 25,000 del principal de un préstamo del banco en diciembre.
- Pagos de dividendos en efectivo: ABC Co tiene previsto pagar dividendos a sus accionistas de 3 30,000 en octubre.
- Recompra o retiro de existencias: No se espera recompra o retiro de existencias de octubre a diciembre de 20X9.
De la información anterior, podemos preparar la proyección de desembolsos en efectivo de la siguiente manera:
A continuación se muestra el resumen de los datos proporcionados en la ilustración anterior:
Compras: Los datos de compras anteriores provienen del 70% de las ventas totales que ilustramos en la proyección de recibos de efectivo anterior. Por ejemplo, 2 210,000 en octubre vinieron de 70%*300,000 y así sucesivamente.
Compras en efectivo: Las compras en efectivo en la ilustración de arriba provienen del 20% del total de compras en cada mes. Por ejemplo, los 4 42,000 en octubre anteriores provenían de 20% * 210,000.
Pagos de PA: Los pagos de cuentas por pagar se resumen en dos retrasos como sigue:
- Retraso de 1 mes: Esto representa el 60% del pago en la compra de 1 mes anterior. 6 63,000 en septiembre provino del 60% de las compras en agosto (105,000*60%) mientras que 1 147,000 provino del 60% de las compras en septiembre y así sucesivamente.
- Retraso de 2 meses: Esto representa el último 20% del pago de la compra de los 2 meses anteriores. De la ilustración anterior, $21,000 provino del 20% de las compras en agosto (105,000*20%) mientras que 4 49,000 provino del 20% de las compras en septiembre (245,000*20%) y así sucesivamente.
Sueldos y salarios: Esta cantidad provino de la adición de un salario fijo de 8 8,000 por mes con el 10% de las ventas por mes. Por ejemplo, came 38,000 en octubre vinieron de (8,000 + 10% * 300,000) y así sucesivamente.
Paso 3: Incorpore las Proyecciones de Recibos de Efectivo y Desembolsos de Efectivo
Del paso 1 y el paso 2 anteriores, podemos resumir el presupuesto de efectivo de la siguiente manera:
De la ilustración anterior, podemos describirlo brevemente de la siguiente manera:
- Efectivo inicial: Suponemos que el saldo de efectivo inicial en octubre es de $10,000. A partir de entonces, el saldo final de octubre se convierte en el saldo inicial de noviembre y así sucesivamente.
- Saldo mínimo de caja: Suponemos que el saldo de efectivo mínimo para ABC Co se establece en 2 20,000 cada mes.
- Financiación total requerida: Normalmente procede de las notas a pagar. Si ABC Co no tiene suficiente saldo de efectivo final al final de cada mes por encima del saldo de efectivo mínimo, entonces ABC Co tendrá que financiar a través de notas a pagar. En noviembre, el saldo de caja final es negativo de 4 47,000. Por lo tanto, para mantener un saldo mínimo de 2 20,000, ABC Co deberá financiar a través de pagarés de notes 67,000 (saldo de efectivo negativo de 4 47,000 más saldo de efectivo mínimo de 2 20,000).
- Saldo de caja excesivo: El saldo de caja excesivo de 2 22,000 en octubre después de contabilizar el saldo de caja mínimo se puede invertir en los valores negociables.
Limitación del presupuesto en efectivo
Hay varias limitaciones del presupuesto en efectivo de la siguiente manera:
- Implica estimaciones e hipótesis
El presupuesto en efectivo implica muchas estimaciones e hipótesis. Estas estimaciones y suposiciones podrían no ser correctas. Por ejemplo, ABC Co estimó que el 60% de las ventas a crédito podrían haberse recaudado en el mes siguiente y esta estimación o suposición se ha utilizado a lo largo del proceso de presupuesto en efectivo. Esto podría no ser el caso en la colección real.
- Posibilidad de manipulación
El presupuesto en efectivo es fácil de manipular por el gerente responsable del proceso de presupuesto en efectivo. Para tener una posición de presupuesto de efectivo deseada, el gerente puede exagerar los recibos de efectivo esperados al aumentar las ventas proyectadas y subestimar los gastos. Esto se debe a que el gerente es recompensado por un buen rendimiento del presupuesto en efectivo.
- Falta de factores no financieros
Al preparar el presupuesto en efectivo y en caso de necesidad de financiación, el gerente estimaría el costo del servicio de financiación para incluir el presupuesto en efectivo. Por lo general, los intereses más bajos se considerarían y contabilizarían en el presupuesto en efectivo de un banco. Sin embargo, no tienen en cuenta otros factores no financieros, como una mejor experiencia del cliente o muchos otros beneficios de celebrar acuerdos de financiación con otros bancos.