Una forma segura de mejorar la eficiencia de su junta directiva es tomar mejores minutos. ¿Qué hace que los minutos sean buenos? Escuchamos de los directores que los buenos minutos son cortos, fáciles de escanear y consultar.
Tomar notas claras y concisas de la reunión es crucial para fines de cumplimiento y también para la referencia futura de los miembros de la junta. Después de todo, las actas de las reuniones de la junta directiva no solo resumen las reuniones, sino que son un registro escrito que también proporciona a los asistentes una comprensión de las acciones que se deben tomar como resultado.
Pero si eres nuevo en tu rol de tomador de actas o quieres mejorar la efectividad de las actas de tus reuniones, puede ser difícil saber por dónde empezar. Aprenda a producir actas de reuniones claras, concisas y valiosas con nuestra guía completa que incluye:
- 10 pasos sencillos sobre cómo tomar minutas en la reunión de la junta
- Plantilla de minutas de la junta
- Ejemplo de minutas de la junta
- 6 consejos prácticos para actas de la junta más eficaces
10 pasos sencillos sobre cómo tomar minutos en la reunión de la junta
Comprender su función & las políticas de su junta
Antes de comenzar, debe tener una comprensión clara de las expectativas de su función como tomador de minutos de la reunión. Revise las Reglas de Orden de Robert y las políticas específicas de su junta directiva, luego aclare cualquier cosa que no esté seguro con el presidente o gerente de su junta directiva.
Prepare su plantilla de actas con anticipación
Preparar una plantilla con anticipación puede ayudarlo a mantenerse organizado mientras toma actas durante una reunión de la junta directiva. Puede hacer que las notas de la reunión sean mucho más fáciles y le ayudará a ahorrar tiempo al saber qué secciones e información tendrá que completarse. El uso de un formato uniforme también permite que un suplente siga la misma plantilla efectiva para las actas familiares de cada reunión.
Para preparar su plantilla, obtenga la agenda de la reunión de la junta, si es posible. Luego, comience a construir las siguientes secciones con la información que tiene:
- Tipo de reunión, como ordinaria o especial
- Fecha, hora y lugar de la reunión
- Nombre del presidente y el secretario de la junta
- Nombres de los asistentes previstos, incluidos oradores e invitados
- Descripción general de las actas y resultados de la reunión anterior de la junta
- Todos los temas del programa
- Hora planificada de suspensión
- Cualquier sesión ejecutiva/en cámara planificada
Si hay algún material complementario, como informes o folletos incluidos en la agenda, anótelos en las secciones apropiadas.
Necesita una plantilla para empezar? Descargue la plantilla de acta de reunión de la junta directiva de Aprio aquí.
Lleve los materiales que necesita a la reunión de la junta
Algunas secretarias de la junta prefieren usar una computadora portátil para tomar las actas de las reuniones, mientras que otras prefieren lápiz y papel anticuados. Sea cual sea su preferencia, asegúrese de empacar y preparar las necesidades que necesitará, incluido el cuaderno, el cable de alimentación, el bolígrafo, etc. También es posible que desee asegurarse de tener un método de copia de seguridad para tomar minutos en caso de que su primera opción falle.
Cómo tomar minutas para una Reunión: Durante la reunión de la junta directiva
Tenga en cuenta la asistencia a la reunión de la junta directiva
Dependiendo de la preferencia de su junta directiva, asista inmediatamente antes de que comience la reunión de la junta directiva o al principio. Algunos métodos comunes para tomar asistencia incluyen tachar nombres en la plantilla de actas de reuniones de la junta directiva o distribuir una hoja de registro.
Asegúrese de anotar a los directores que lleguen tarde. Es importante contar con precisión quién estuvo y quién no presente en cada movimiento.
Rellene la plantilla a medida que avanza la reunión de la junta
A medida que avanza la reunión de la junta, rellene la plantilla de actas de la reunión de la junta. Puede elegir organizar sus notas anotando el número del punto del orden del día al que corresponde cada minuto. Esto le facilitará la preparación de su documento de actas de reunión finalizado después de la reunión.
Para cada punto del orden del día que requiera una decisión, asegúrese de tomar nota:
- Las acciones tomadas y en qué momento
- El texto exacto de las mociones tomadas, el resultado y la persona que presentó la moción
- Los directores que votaron a favor, en contra o se abstuvieron en cada una de las mociones
- Cualquier conflicto de intereses y cómo se manejaron
Asegúrese también de registre si se aprobaron las actas de las reuniones anteriores, las cuestiones de orden y apelaciones, cualquier asunto nuevo y cualquier sesión ejecutiva. Tenga en cuenta que las actas de las reuniones no se toman durante las sesiones ejecutivas, pero es importante tener un registro de su ocurrencia.
Deje que su plantilla guíe sus minutos y, a medida que escribe, intente centrarse en los puntos críticos, siendo lo más objetivo y claro posible. Es útil enfocarse en temas y resultados en lugar de tratar de grabar las discusiones al pie de la letra. Sepa que es perfectamente aceptable escribir «una discusión de las opciones que siguieron.»Si necesita aclaraciones sobre algo, asegúrese de preguntar.
Registre la hora en que se levantó la reunión
Una vez que termine la reunión, asegúrese de registrar la hora de la suspensión. Si se ha decidido la fecha y hora de la próxima reunión, obsérvelo también.
Obtenga copias de todos los informes
Si se presentaron nuevos informes durante la reunión o si le falta algún informe, hable con la persona que los presentó para asegurarse de recibir una copia antes de que finalice la reunión.
Obtenga más información sobre el Software del Portal de Juntas Aprio
Después de la reunión de la junta
Transcriba las minutas de la reunión de la junta
Intente escribir la copia «buena» de las minutas de la reunión de la junta tan pronto como pueda después de que finalice la reunión, cuando los detalles aún estén frescos en su mente. Tómese el tiempo para revisar cuidadosamente los minutos que ha grabado y, si es necesario, agregue notas adicionales para mayor claridad. Asegúrese de que cada acción tomada por la junta incluya una breve explicación y justificación de la decisión, y si no está seguro de algo, pregunte al presidente de la junta.
Es importante ayudar a hacer cumplir la responsabilidad de la organización y del director. Al final de las actas de la reunión, tome nota de los compromisos con las acciones hechas por el equipo de liderazgo y los directores para que el presidente de la junta pueda responsabilizarlos.
Por último, asegúrese de adjuntar cualquier documento o informe adicional con las actas como apéndice, o al menos explique dónde se pueden encontrar.
Distribuir las minutas de las reuniones
Algunas juntas eligen distribuir las minutas de sus reuniones finalizadas por correo electrónico o en papel. Sin embargo, es más seguro usar el software de portal para juntas directivas. Los portales para juntas directivas también le permiten enlazar de forma segura a documentos complementarios desde sus minutas y los miembros de la junta directiva pueden agregar directamente sus comentarios para discutirlos si es necesario.
Almacenar minutos para referencia futura
Las actas de las reuniones de la junta directiva siempre deben almacenarse en un lugar seguro y accesible para referencia futura. Muchas juntas eligen almacenar sus actas de reuniones en línea, pero solo asegúrese de que el método que elija sea seguro, esté protegido con contraseña y solo esté disponible para los miembros de la junta. Muchas opciones de software de portal para juntas directivas le permiten hacer precisamente eso.
Además, asegúrese de guardar cualquier documento adicional con sus actas finalizadas para referencia futura de su junta y para los miembros de la junta que no puedan asistir a la reunión.
Plantilla de minutos para reuniones de la junta
Asegúrese de que estos elementos esenciales estén incluidos en su plantilla de minutos para reuniones:
- Fecha, hora, lugar
- Tipo de reunión de la junta: regular, especial o anual
- Asistencia del presidente de la junta, los miembros de la junta, el secretario y otros invitados
- Si se cumplen los requisitos de quórum
- Aprobación de actas de reuniones anteriores
- Informes y presentaciones, incluidos los nombres y 4915>
- Medidas necesarias
- Anexos de las presentaciones o documentos distribuidos
- Resumen de clausura que incluya la fecha y hora de la suspensión, la fecha y hora de la próxima sesión y la firma de aprobación de presidente
¿Necesita una plantilla para comenzar? Descargue la plantilla de acta de reunión de la junta directiva de Aprio aquí.
Ejemplos de minutas de reuniones de la junta
Raynor Inc.
Minutas de la Reunión de la Junta: Junio de 2021
1:00 p. m.PST, Por Zoom, Vancouver, BC
Asistentes a la Junta:
Presentes: Carol Devoe, Ryan Santos, Nicholas Paulino, Keith Lewis, Diann Wilson, Matthew Lowell, Dean Stephens, Tammy Burke
Arrepentidos: Cara Johnson
Invitados: Exec. Directora Sheila Swanson, Charles Stallworth, Contador Consultor
¿Quórum presente? Sí
Llamada al pedido
- 1:00 p. m.por la Presidenta, Carol Devoe
Órdenes de negocios
INFORMES
Informe del Director Ejecutivo proporcionado por la Directora Ejecutiva, Sheila Swanson
- Swanson presentó a la Junta un resumen de los diversos objetivos de la compañía, incluidas actualizaciones sobre iniciativas de marketing, ventas, nuevas contrataciones y desarrollos de productos. Los directores hicieron varias preguntas, que fueron respondidas a su satisfacción, y a continuación se entabló un debate.
Informe del Comité de Finanzas proporcionado por la Presidenta, Carol Devoe
- Devoe presentó a Charles Stallworth, quien revisó los procedimientos de contabilidad de la organización y los encontró satisfactorios, en preparación para la próxima auditoría financiera anual. Stallworth recomienda que nuestra compañía se asegure de que el auditor proporcione una carta de gestión junto con el informe financiero de auditoría.
- El próximo informe financiero trimestral estará listo para compartir en la reunión de la junta del próximo mes.
ASUNTOS PENDIENTES
- Los minutos del 14 de mayo de 2021 fueron modificados y aprobados
NUEVOS ASUNTOS
- Devoe anunció que recientemente había contratado a una nueva secretaria, Karla Porter.
- Lewis confirmó que Diann Wilson dimite de la Junta por razones personales, dejando un vacío en el Comité de Finanzas. Además, Lewis informó a la Junta de que el Comité de Búsqueda recibía actualizaciones semanales del Consultor de Búsqueda y que las consultas de la Junta eran bienvenidas.
Pasos de acción futuros
Devoe es responsable de preparar la próxima financiera trimestral para el 15 de julio de 2021 antes de la próxima reunión.
Clausura
- Se levanta la sesión a las 14.30 horas
- Fecha de la próxima sesión:26 de julio de 2021 a las 14.00 horas
Minutos presentados por: Tammy Burke
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Firma del presidente
Ahora que tiene los conceptos básicos y ha visto ejemplos de minutas de reuniones de la junta, aquí hay 6 consejos adicionales para hacer que la toma de notas sea más efectiva.
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6 consejos prácticos para actas de reuniones de juntas más eficaces
La preparación lo es todo.
Prepárese para la reunión específica de la junta para la que tomará notas. Esto lo guiará para saber lo que será pertinente resumir y hacer la tarea mucho más fácil. Tómese tiempo suficiente para revisar las actas de las reuniones anteriores de la junta, así como la próxima agenda. Asegúrese de conocer el propósito de la próxima reunión: si es una reunión regular o especial, quién se espera que asista, qué se discutirá y cualquier documento que se revisará o distribuirá.
Apunta a ser conciso y preciso.
Los buenos minutos son un resumen de lo que sucedió y se acordó, no un registro de todo lo que se dijo. Por lo tanto, omita la larga descripción y mantenga los minutos como un resumen breve y sucinto de hechos y acciones. Por ejemplo, «hemos designado , para, para, en».
Observe la falta de adjetivos, adverbios, emociones o lenguaje colorido. Evite los acrónimos y la jerga: es posible que todos los directores no estén familiarizados con los términos de su industria, la jerga legal y el lenguaje interno. Se necesita práctica y edición diligente para aquellos que son nuevos en tomar notas. Asegúrese de verificar dos veces si:
- uso de un lenguaje sencillo y fácil de interpretar
- gramática y puntuación adecuadas
- ortografía correcta
Utilice una voz objetiva.
Las actas de las reuniones deben ser breves, basadas en hechos e imparciales. Siga estas pautas para asegurarse de que sus minutos sean objetivos:
- Apégate estrictamente a informar hechos y decisiones mientras permaneces neutral en el tono.
- Mantenga las críticas, los argumentos o desacuerdos personales y la política fuera del registro.
- Deja en tus minutos conversaciones inactivas, chistes, resúmenes de eventos actuales o anécdotas personales. Si bien los chats pueden ayudar a mejorar la participación de la junta directiva, si no tienen valor en el gobierno, no documentan.
- Eliminar cualquier cosa que pudiera causar una responsabilidad indebida.
Mantenga responsables a los miembros de la junta.
Las minutas de las reuniones de la Junta sirven como registro de acciones y resoluciones. Una de las tareas más importantes para la toma de minutos es dejar en claro qué tareas, delegaciones y plazos han salido de la reunión para hacer que los miembros de la junta rindan cuentas.
Puede ser útil formatear especialmente resoluciones o acciones de seguimiento en una tabla con negrita o subrayado. Cada resolución debe entenderse fácilmente sin explicación ni contexto en el resto de las actas. Vaya un paso más allá y resuma las resoluciones de la reunión al final del documento para recordarlas más adelante.
No tenga miedo de pedir aclaraciones.
Las reuniones se mueven rápidamente y cubren mucho terreno. Si se olvida de algo o las cosas no están claras para usted, busque inmediatamente una aclaración para que pueda registrar con precisión lo que se decidió o cuál es el siguiente paso. A veces, el lenguaje legal o de la industria puede ser desconocido, así que asegúrese de detenerse y preguntar si no está seguro.
El tiempo es clave.
Escribir y editar los minutos tan pronto como sea posible mientras los temas aún están frescos en su mente hará que tomar notas sea más fácil. También garantiza que las actas de las reuniones se distribuyan a los miembros de la junta para su aprobación de manera oportuna cuando sus recuerdos también estén frescos y las asignaciones y los plazos sean más relevantes.
Mejore la eficiencia de minutos de las reuniones de la junta directiva con Aprio
Ahora que sabe cómo tomar minutos en una reunión de la junta directiva, mejore su eficiencia de minutos con las herramientas proporcionadas en el software de administración de juntas directivas como Aprio.
¿Sabía que Aprio incluye una herramienta de creación de minutos? Esta función le proporciona una plantilla de minutas de reuniones de la junta directiva de inicio que rellena previamente elementos como la lista de asistentes, la fecha y ubicación de la reunión y los elementos de la agenda de la reunión de la junta directiva. También existe la opción de incluir hipervínculos útiles para consultar rápidamente los elementos individuales de la agenda, lo que hace que cada documento de su paquete sea fácilmente accesible y se pueda compartir desde su portal seguro para juntas directivas.
Con Aprio, las actas de las reuniones se almacenan en una biblioteca central que se puede buscar fácilmente, lo que hace que la tarea de obtener aprobaciones sea segura y fácil. Y con una práctica función de clonación, los administradores pueden duplicar fácilmente carpetas y documentos de reuniones para ahorrar tiempo y garantizar la coherencia con los paquetes de juntas.
Permítanos mostrarle cómo Aprio puede ayudarlo a tomar minutos en una reunión de la junta aún más rápido. Obtenga una demostración personalizada.