Los restaurantes han recorrido un largo camino desde los días de servicio de campanas y camareras en patines, entonces, ¿por qué su caja registradora parece que fue construida por Ben Franklin?
Los sistemas de Punto de Venta (POS) de restaurantes están cambiando la forma en que operan los restaurantes, llevando los datos desde la parte trasera de la casa a los servidores, cajeros y recibidores en la parte delantera. Pueden permitirle recibir pagos desde casi cualquier lugar de su restaurante, en la parte delantera, a la salida o incluso en línea. Unificar estos flujos de pago es fundamental, especialmente cuando considera que los pedidos en línea han crecido hasta un 3,868% en algunos lugares desde febrero.
En este artículo, cubriremos cómo usar un sistema POS en un restaurante, cómo mejoran la eficiencia de su restaurante y cómo evaluar cuál funciona mejor para sus necesidades.
¿Qué es un sistema POS de restaurante?
Un sistema POS de restaurante es un nombre elegante para el sistema que acepta pagos con tarjeta de débito o crédito. En otras palabras, su punto de venta es donde sus clientes pagan por sus servicios. Puede ser en el mostrador, en la mesa, o incluso en línea. Los modernos sistemas POS rastrean pagos, recibos, inventario, datos de clientes y ventas, e incluso pueden ayudarlo a administrar a sus empleados.
También conocido como el punto de compra, la caja registradora se ubicaba tradicionalmente cerca de la salida para que los clientes pudieran pagar al salir. A medida que los restaurantes, y además la idea de comer, han cambiado, el concepto de punto de venta ha cambiado con él, lo que permite más libertad y flexibilidad en términos de dónde pueden pagar los clientes y dónde pueden recibir su dinero los restaurantes.
En la mayoría de los restaurantes de hoy en día, los sistemas POS son la unidad central de procesamiento para casi toda la información que entra y sale del negocio. Cada transacción financiera se registra en el punto de venta, y su sistema POS puede conectar esa información con su inventario, hacer referencias cruzadas con los elementos de su menú y producir informes financieros detallados cortados de cualquier manera que pueda imaginar.
¿Cómo se utiliza un sistema POS en un restaurante?
Puede usar un sistema POS para una variedad de funciones más allá de tomar el dinero de su cliente. Los sistemas POS se pueden utilizar para:
- Pedidos rápidos
- Seguridad de datos
- Gestión de inventario
- Informes financieros
- Optimización de menús
- Programación y control del personal
Y mucho más. Para aprovechar al máximo su sistema POS, debe integrarlo con tantas operaciones como pueda, incluida su plataforma de gestión de inventario, sus soluciones de gestión de personal y su sistema de gestión financiera. Las integraciones son realmente donde los sistemas POS brillan más y donde pueden hacer más por su negocio. MarketMan, por ejemplo, puede integrarse con su punto de venta para ayudar a unificar su cadena de suministro de inventario y operaciones de alimentos con sus ventas y finanzas. Para averiguar con qué sistemas POS nos integramos, consulte nuestra página sobre integraciones.
¿Cómo ayuda un sistema POS de restaurante a su negocio?
Los sistemas POS pueden ayudar a optimizar las operaciones de su restaurante y unificar las tareas de la parte delantera y trasera de su restaurante en un solo sistema fácil de usar. Los sistemas POS pueden ayudar con las reservas, la comunicación frente y detrás de la casa, la preparación de alimentos, la reducción de residuos y robos, la optimización del menú y los informes de rendimiento.
Reservas y asientos en su sistema de punto de venta
Tomar reservas es una de las partes más complicadas de la experiencia del cliente: los planes cambian, ocurren accidentes y, a veces, su grupo de cuatro de las 6 de la tarde es en realidad un grupo de siete.
En los viejos tiempos, los restaurantes llevaban un libro de papel con reservas junto con un plano de piso laminado para administrar los asientos. Al final de la noche del viernes, el libro estaba garabateado y reescrito, y el plano de planta estaba tan manchado con rotulador que apenas podía distinguir qué era un nombre y qué era una mesa.
Los modernos sistemas POS pueden integrar sus reservas por teléfono y en línea, lo que le permite intercambiar tablas, nombres y horarios con facilidad. Esto alivia la carga de su personal de servicio y espera cuando las reservas se cancelan o cambian.
Podrá realizar cambios universales en una tableta o computadora, para que todos puedan mantenerse informados sobre quién está sentado en una parte superior alta, qué familia comparte los palitos de mozzarella y quién no mostró su cena de aniversario.
Comunicación al frente y al fondo de la casa a través de un sistema de punto de venta
Cada restaurante necesita un sistema para tomar pedidos para la cocina y el bar, y compartir esos pedidos con chefs, camareros y camareros. Tradicionalmente, las operaciones de restaurante en la parte delantera y trasera de la casa funcionan de manera muy diferente, dada la naturaleza de sus trabajos. Debido a eso, es fácil que se produzcan interrupciones en las comunicaciones, ya que los flujos de trabajo tienen diferentes cosas que suceden en diferentes momentos.
Los sistemas POS pueden ayudar a simplificar este proceso: tener camareros anotando pedidos, acompañándolos a la cocina y respondiendo preguntas del chef deja mucho espacio para errores y falta de comunicación.
Los servicios y camareros pueden ingresar pedidos directamente en su sistema de punto de venta con notas y comentarios, para que los chefs puedan recibirlos en el momento en que se realiza el pedido. Algunos restaurantes tienen tabletas u otros dispositivos para permitir que el personal ingrese los pedidos mientras esperan a los clientes, mientras que otros les dan a los clientes las tabletas para que puedan pedir ellos mismos.
Sistemas de punto de venta y preparación de alimentos
Calcular los costos de los alimentos es una de las mejores formas de controlar la salud de su restaurante, pero ¿alguna vez ha intentado hacerlo a mano? Por suerte para ti, lo dejamos atrás con teléfonos rotativos y disquetes.
La mayoría de los sistemas POS están diseñados para rastrear su inventario, así como los ingredientes utilizados para cada elemento del menú. Por lo tanto, cuando su servidor escriba «1 hamburguesa sin queso, doble encurtido», su inventario reflejará esos cambios.
Para mantenerse al tanto de sus costos de alimentos, necesita datos precisos que los sistemas POS puedan proporcionar, para que nada se escape. Si no está ganando suficiente dinero con un elemento de menú costoso, podrá verlo a través de informes en tiempo real de su punto de venta.
Además, muchos sistemas de punto de venta se integran con su sistema de gestión de inventario para que pueda agilizar el proceso aún más, lo que significa que cuando esa hamburguesa de doble pepinillo vacía su último frasco de Vlasic, puede programar un pedido de inmediato. Además, los datos recopilados por su punto de venta lo ayudarán a evaluar las discrepancias entre sus recetas, pedidos e inventario real, para que pueda identificar áreas de desperdicio, robo o donde simplemente puede ser un poco más eficiente.
Minimizar el desperdicio y robo de alimentos
Probablemente haya escuchado el dicho: «Lo que se mide, se gestiona», y eso no podría ser más cierto para el negocio de los restaurantes. Un sistema de punto de venta, integrado con una plataforma de gestión de inventario de restaurantes, puede permitirle rastrear los costos y el desperdicio de alimentos durante el curso normal del negocio.
Podrá comparar el inventario recibido de sus proveedores, así como las facturas, con el uso y los pedidos reales para encontrar cualquier discrepancia y áreas para mejorar. Al hacer un seguimiento de su inventario junto con las ventas, puede obtener información valiosa sobre dónde se pueden mejorar sus operaciones.
Después de todo, el desperdicio de alimentos no solo daña el medio ambiente, es una de las principales razones por las que los restaurantes fracasan. Los pequeños costos individuales derivados del desperdicio de alimentos pueden acumularse muy rápidamente, desviando el dinero innecesariamente. Ya sea porque sus porciones son demasiado grandes o porque sus cocineros de preparación no están utilizando los ingredientes de manera efectiva, el desperdicio de alimentos es un gasto innecesario que se puede descontrolar con la misma facilidad que se puede manejar.
Por otra parte, el robo de empleados es una realidad desafortunada para muchos restaurantes. Dado que las cosas son tan agitadas en la cocina, a veces puede ser difícil saber cuándo alguien está robando la parte superior. Unos pocos bocados aquí y un bistec extra allí pueden sumar pérdidas graves con el tiempo, especialmente si se consideran los márgenes de beneficio de la mayoría de los restaurantes. Combinar los datos de punto de venta con los datos de gestión de inventario puede ayudarlo a atrapar a los ladrones antes de que puedan robarle a ciegas.
Por lo tanto, un sistema de punto de venta, integrado con su plataforma de gestión de inventario, es crucial para administrar un restaurante en 2020.
Optimización de menús
Si no lo sabe a estas alturas, un sistema POS puede mejorar seriamente su juego de gestión de inventario. Una de las formas más poderosas de hacerlo es proporcionándote datos para optimizar tu menú. Tradicionalmente, tendría que vigilar la cantidad de personas que están comiendo y alterar los precios de forma incremental para optimizar sus precios, opciones de menú y tamaños de porción.
Con un sistema POS, puede reducir el trabajo de semanas en unos pocos minutos. Podrá ver los platos preferidos, identificar los puntos débiles de su menú y hacer referencias cruzadas con los datos de ventas y los costos de los alimentos. Eliminarás todas las conjeturas y ajustarás los precios y el orden del menú sobre la marcha, haciendo que la configuración del menú sea menos un experimento y más una ciencia.
Además, al combinar la información de ventas con el inventario y los costos de desperdicio de alimentos, podrá ver qué artículos del menú no valen la pena y qué recetas se pueden modificar sin mover el bote.
Informes de rendimiento del personal y del restaurante
Su sistema POS puede ayudarlo a realizar un seguimiento de las métricas clave de los empleados, como ventas por empleado, propinas promedio, asistencia y más. También puede realizar un seguimiento de cosas como el número de clientes atendidos, la rotación de mesas y el número de nuevos clientes sentados en cualquier momento.
Comparar las estadísticas relacionadas con los empleados y los restaurantes semanalmente, mensualmente y anualmente a través de su punto de venta puede ayudarlo a mantenerse al tanto de la salud financiera de su restaurante, administrar el rendimiento del personal y tomar medidas para mejorar el rendimiento en todos los ámbitos. Obtener estos datos es fundamental para poder administrar a los empleados de la casa y de la parte posterior de la casa, armándole con datos de informes relevantes, oportunos y precisos para tomar decisiones sobre el personal y más.
Además, su sistema de punto de venta le permitirá hacer que su restaurante sea más eficiente en todas las áreas. Por ejemplo, si sabe que su tiempo promedio para sentarse es de más de 20 minutos, su tiempo promedio para servir es de más de una hora y su visita promedio de clientes es de una hora y media, puede deducir que necesita algunos cambios serios de eficiencia.
Sin un sistema POS, tendría que controlar esto usted mismo, registrando estos datos a mano o haciendo que sus gerentes lo vigilen. A través de un sistema POS, puede administrar todo esto al instante y ajustar sus planes, asientos y personal en una fracción del tiempo.
Cómo elegir un sistema POS
Hay muchos sistemas POS diferentes, con toneladas de características, complementos e integraciones, pero no todos son iguales. Para encontrar el que mejor se adapte a tu restaurante, concéntrate en los criterios esenciales. Hágase estas preguntas:
- ¿Acepta transacciones de crédito y débito en mi ubicación?
- ¿Se puede integrar con mi otro software?
- ¿Tiene las métricas de informes que necesito?
Las integraciones y los informes son diferenciadores claros para su sistema POS. Parte de lo que los hace tan poderosos es que los datos se pueden usar en todas las operaciones de su restaurante para mejorar su toma de decisiones. Los sistemas POS que se pueden integrar con plataformas de gestión de inventario,por ejemplo, pueden eliminar las conjeturas en la gestión de inventario, la optimización de menús y mucho más. Tendrá todos los datos a su alcance para calcular los costos de los alimentos, ajustar los precios de los menús y abordar el desperdicio de alimentos.
También puede realizar un seguimiento del inventario en todos los ámbitos, desde el momento en que alguien pide una hamburguesa hasta el momento en que un cocinero de preparación abre otro paquete de carne molida. Un sistema POS integrado puede brindarle un control completo sobre su proceso de producción y venta de alimentos. MarketMan ofrece un sistema de gestión de inventario líder en la industria que se integra a la perfección con casi cualquier sistema POS para ayudarlo a aprovechar al máximo su restaurante y pasar menos tiempo preocupándose por los números y más tiempo haciendo lo que ama. Para obtener más información sobre lo que MarketMan puede hacer por usted, solicite una demostración o contáctenos hoy mismo.