Una carta de cotización es escrita por una empresa con la intención de proporcionar una cotización para sus productos o servicios. Una carta de cotización debe describir claramente los productos o servicios que se cotizan para que el destinatario pueda tomar una decisión de compra informada. Por ejemplo, su destinatario puede tomar una mejor decisión sabiendo los materiales exactos de las tuberías que pretende instalar en un hogar. Cuando un cliente potencial está comparando tres cotizaciones de plomería, conocer el material involucrado es tan importante como conocer el precio.
Su cotización puede ser simple o complejo. Podría considerar ofrecer materiales de mayor calidad a un precio más alto y materiales estándar a un precio estándar. Por ejemplo, ofrecer una valla de privacidad de madera con soportes de poste de metal o con soportes de poste de madera permite al cliente varias opciones a diferentes precios. Permitir la elección aumenta la probabilidad de que su empresa asegure el trabajo.
Cosas a Tener en Cuenta Al Escribir una Carta de Cotización
Puede ofrecer su presupuesto por correo (carta) o por correo electrónico. De cualquier manera, debe contener el nombre y el logotipo de su empresa, la dirección y la información de contacto.
Una carta de cita es un documento profesional, y debe escribirse en un tono formal. Ofrezca sus productos o servicios en un formato de membrete claro y fácil de leer. El uso de viñetas y tablas es común en las cartas de cotización porque facilitan la comprensión de las diferencias entre los servicios que proporciona o señalan las cualidades de sus productos.
Sus materiales, servicios o productos deben describirse con el mayor detalle posible, sin hacer que la cita suene como un anuncio. Su cliente potencial ya sabe algo sobre lo que necesita. Sea claro, pero no cree un argumento de venta.
Qué incluir en una Carta de Presupuesto
Su cotización necesita tener ciertos elementos para ser efectiva. Esto es lo que debe incluir:
- Información básica de la empresa
- Una muestra de gratitud por ser considerado
- Lista de productos y/o servicios
- Su(s) precio (s) de cotización
- Precio total del paquete
- Opciones, si es posible
- Información de contacto
Consejo: Una muestra de gratitud es uno de los elementos más esenciales en cualquier correspondencia profesional. Siempre haz saber a tu cliente que los aprecias
Formato de carta de cotización
{su nombre}
{nombre y logotipo de su empresa}
{dirección de su empresa}
{su dirección de correo electrónico}
{fecha}
{nombre del destinatario}
{dirección del destinatario}
Estimado {destinatario}:
Gracias por considerarnos para sus necesidades de {producto o servicio}. Aquí está la cotización que solicitó.
Cita para {productos o servicios}
| {producto o servicio} | Descripción | Cantidad | Precio | > Total |
{Esta área puede ser usado para la garantía de la información y descargos de responsabilidad, si cualquier}
estoy feliz de discutir esta cita con usted y contestar cualquier pregunta que usted pueda tener. Puede comunicarse conmigo en mi teléfono celular en {número de teléfono}, o por correo electrónico en {dirección de correo electrónico}.
Gracias de nuevo por su solicitud de presupuesto.
Atentamente,
{su firma}
{su nombre}
Carta de cita de muestra
Aquí hay una carta de muestra basada en el formato básico anterior. La empresa que cotiza hace la fabricación de piezas. Están pujando por un contrato para múltiples piezas, que crearán utilizando sus instalaciones de mecanizado por chorro de agua.
Jason Mitford
Allied Manufacturing, Inc.
2000 West Highland
Bedford, MI 90776
25 de junio de 2022
Jessica Morant
Total Aircraft Manufacturing, Inc.
3046 South Ford Street
Bedford, MI 90775
Querida Jessica:
Gracias por considerarnos para sus necesidades de mecanizado por chorro de agua. Aquí está la cotización que solicitó.
Cita para la Fabricación de Partes de Aeronaves
| Producto | Descripción | Cantidad | Precio | > Total |
| Titanio Parte | «Trasero Llave» por su dibujo no. 78996 y especificaciones | 82 | $47.00 | $3,854.00 |
| Titanio Parte | «Delantero» por su dibujo no. 78997 y especificaciones | 82 | $47.00 | $3,854.00 |
| Acero Inoxidable | «Izquierda» Detalle por su dibujo no. 89564 y especificaciones | 46 | $26.00 | $1,196.00 |
| Acero Inoxidable | «a la Derecha Detalle» por su dibujo no. 89565 y especificaciones | 46 | $26.00 | $1,196.00 |
| Precio Total | $10,100.00 |
vamos aprovisionamiento de las materias primas de acuerdo a sus especificaciones. Cada pieza está sujeta a la aprobación de control de calidad en su instalación.
Nota: No hemos incluido ningún otro requisito de acabado que los especificados en sus dibujos.
Me complace discutir esta cita con usted y responder cualquier pregunta que pueda tener. Puede comunicarse conmigo en mi teléfono celular al (382) 977-6558, o por correo electrónico a I can easily stop by to see you and talk about your manufacturing needs.
Gracias de nuevo por su solicitud de presupuesto.
Atentamente,
Jason Mitford
Importante: Como puede ver, esta carta de muestra contiene una garantía implícita sobre las piezas: «Cada pieza está sujeta a la aprobación de control de calidad en su instalación.»Si se rechaza una pieza, el destinatario puede devolverla para que se vuelva a trabajar o se desguace sin costo alguno para el destinatario.
La empresa también ha observado que no se incluyen requisitos de acabado distintos de los de los planos suministrados. En otras palabras, si alguna de las piezas necesita ser pintada, anodizada o terminada de cualquier otra manera que la especificada en los dibujos, este acabado no está incluido en el presupuesto.
Plantilla de carta de cotización
- MS Word
Carta de cotización del precio del producto
- MS Word
Cotización de precio de servicio
- MS Word
Solicitud de Cotización Letra
- MS Word
Conclusión
Todas las empresas deberían tener un formato o plantilla, el uso de citas. El formato anterior funciona para presupuestos de servicios o productos. Las partes más importantes de cualquier carta de cita son una muestra de gratitud y la voluntad de discutir la cita. Los productos y servicios y sus precios deben ser claros, descriptivos y fáciles de entender.